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公司辦公事務管理規(guī)定

時間:2020-10-31 18:40:48 制度 我要投稿

公司辦公事務管理規(guī)定

  第一章 辦公秩序管理

公司辦公事務管理規(guī)定

  第一節(jié) 辦公秩序

  一、出勤準則

  (一)嚴格遵守考勤制度,按時上下班。

  (二)嚴格執(zhí)行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。

  (三)因事請假時,事先要得到主管領導的同意并辦理有關手續(xù)。

  二、員工證

  (一)員工證是百江員工身份標志,應為佩戴它感到自豪和肩負重任。

  (二)上班時間,應嚴格按要求佩戴員工證。

  (三)員工應妥善保管員工證,遺失應立即辦理補領員工證,費用自理。

  三、辦公物品擺放

  (一)應保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無關的.物品。

  (二)文件夾應正確整齊插立于文件架之中,并在夾側(cè)用電腦標簽整齊標注所夾內(nèi)容。

  (三)離開辦公室 30 分鐘以上時,須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。

  (四)簡易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應收入抽屜中。

  (五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開時椅子調(diào)正,并推入桌下。

  (六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi),不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。

  (七)飲水機及其它設備、物品在指定地點擺放,不得隨意移動。

  四、辦公區(qū)守則

  (一)工作時間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。

  (二)若電話中斷,應立即掛上聽筒,等待對方重新打進。

  (三)結(jié)束通話時,要聽到對方掛機后,再掛斷電話。

  (四)通話中若要與他人講話,應向?qū)Ψ街虑福檬治孀÷犕苍僦v話。

  (五)電話里請對方等候,繼續(xù)通話時一定先說“對不起,讓您久等了”。

  (六)若對方要找別人,應手捂聽筒,招呼他人接聽電話。

  (七)自己如果不能決策時,應請示上級后再作答復。

  (八)電話中聽到重要事情,一定要重復一遍,以確認無疑,然后做好筆錄。

  (九)撥錯電話時,應有禮貌地致歉。

  (十)接到撥錯的電話時,應客氣地應對。

  (十一)使用他人電話時應先征詢他人同意。

  (十二)休息日向別人打電話時,需先表示歉意。

  五、公關接待禮儀

  (一)與客人相遇,要主動相讓;與客人同行,應禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。

  (二)接待客人時,要面帶微笑,姿勢端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話、爭辯,講話聲音適度有分寸,語氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽到意見、批評時不辯解,冷靜對待,及時上報。

  (三)遇到客人詢問,做到有問必答,不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。

  (四)接待來客時,如客人職位比自己高時,不應主動要求行握手之禮?腿艘笪帐謺r,應及時應對,并面帶笑容,姿勢端正,用力適度,不能用左手;握手時,左手不得插入口袋里。

  (五)拜訪客人時,通常應優(yōu)先考慮對方,在對方方便時刻,再決定拜訪時間。

  (六)約定時間應嚴格遵守,估計會遲到應在約定時間前通知對方。

  第三節(jié) 工作方法基準

  一、公司員工在工作中應始終堅持高標準、嚴要求,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領導交辦的一切任務。

  二、切忌越級報告,架空直接上司。

  三、請示、匯報工作,應選擇適當?shù)臅r間,并帶全材料和筆記本,將請示內(nèi)容事先列出,并記錄有關指示,臨行前應復述一遍,發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時,應及時直接提出。

  四、報告或提建議時,必須掌握準確資料,事先備妥文件說明。如呈緊急提案,須附上時間期限。

  五、承辦其他部門主管交辦的事情,須先報告本部門主管。

  六、工作中應勇于承擔責任,不推諉。

  七、主管交辦的事情,應立刻去做,切勿拖延;工作過程中應主動向主管匯報進展情況。

  八、未經(jīng)許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。

  九、調(diào)離本職工作時,應與主管、財務及有關部門辦理交接手續(xù)。

  十、下級與上級交談,只談公事,不應涉及上級之間的人際關系與公司機密。

  十一、嚴禁泄露公司機密,未經(jīng)同意,不得以公司名義對外發(fā)布任何消息。

  第四節(jié) 罰則

  本制度的檢查、監(jiān)督部門為綜合行政部,違反此規(guī)定的員工,除按公司正?己送鈱⒘斫o予 30 元~100 元的扣薪處理并進行通報批評。

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