檔案管理規(guī)章制度
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4. 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。
5. 對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3. 借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、 其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
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