集團(tuán)會(huì)議管理制度

制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則，更規(guī)范的講，它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此，我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率，才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生求職網(wǎng)提供的制度文章供您參考：

　　xx集團(tuán)會(huì)議管理制度

　　1、 目 的

　　為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，加強(qiáng)信息溝通，促進(jìn)公司各部門更好地發(fā)揮職能，特制定本制度。

　　2、 適用范圍

　　本制度適用于xx集團(tuán)會(huì)議管理。

　　3、 管理權(quán)責(zé)：

　　3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

　　3.2 會(huì)議組織人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

　　3.3 會(huì)議的審批權(quán)限詳見(jiàn)“5.1會(huì)議組織與審批”。

　　4、 會(huì)議分類：

　　序號(hào)

　　會(huì)議名稱

　　主題/特點(diǎn)

　　類 別

　　主 持 人

　　參 加 人

　　1

　　例 會(huì)

　　固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序，盡量解決即席提出的問(wèn)題

　　公司例會(huì)

　　主辦部門負(fù)責(zé)人

　　部門/公司全體

　　2

　　動(dòng)員會(huì)

　　發(fā)言固定、沒(méi)有討論程序

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　主辦部門負(fù)責(zé)人

　　會(huì)議組織人提擬

　　3

　　研討會(huì)

　　對(duì)某一課題或問(wèn)題切磋、探討，不一定有結(jié)果

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　部門負(fù)責(zé)人

　　會(huì)議組織人提擬

　　4

　　鑒定/ 評(píng)審會(huì)

　　對(duì)某事物的價(jià)值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　集團(tuán)總經(jīng)理或指定人

　　會(huì)議組織人提擬

　　5

　　專題會(huì)

　　為某一專題而開(kāi)，必須有結(jié)論

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　會(huì)議組織人指定

　　會(huì)議組織人提擬

　　6

　　評(píng)比會(huì)

　　一般在年底或某一重大活動(dòng)結(jié)束后召開(kāi)

　　公司例會(huì)

　　人力資源總監(jiān)

　　會(huì)議組織人提擬

　　7

　　總結(jié)會(huì)

　　總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作

　　公司例會(huì)

　　部門負(fù)責(zé)人

　　會(huì)議組織人提擬

　　8

　　匯報(bào)會(huì)

　　下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)工作情況

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　會(huì)議組織人提擬

　　會(huì)議組織人提擬

　　9

　　調(diào)度會(huì)

　　任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動(dòng)

　　公司臨時(shí)行政會(huì)議

　　會(huì)議組織人提擬

　　會(huì)議組織人提擬

　　10

　　部門例會(huì)

　　部門固定匯報(bào)程序

　　部門會(huì)議

　　部門負(fù)責(zé)人

　　自定

　　5、 會(huì)議管理內(nèi)容

　　5.1 會(huì)議組織與審批。

　　5.1 1 公司月度例會(huì)無(wú)須提擬和審批。

　　5.1.2 公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度例會(huì)由集團(tuán)總經(jīng)理直接組織或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人組織、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.1.3 部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突。其中，部門會(huì)議屬非例會(huì)性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級(jí)主管部門報(bào)批同意;屬例會(huì)性質(zhì)的，由各部門自行提擬方案呈報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　5.2 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。

　　5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開(kāi)的臨時(shí)行政會(huì)議，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。

　　5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。

　　5.2.3 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗�司例�?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。

　　5.3 會(huì)議準(zhǔn)備。

　　5.3.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：

　　5.3.1.1 已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由各部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人。

　　5.3.1.2 屬下列情況之一者，按“誰(shuí)組織，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知：

　　1) 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)組織的會(huì)議。

　　2) 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明。

　　3) 其它組織人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

　　5.3.1.3 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;如有外來(lái)客戶參加的會(huì)議應(yīng)至少提前三個(gè)工作日送達(dá)邀請(qǐng)函。

　　5.3.1.4 會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，會(huì)議通知單以郵件形式發(fā)放;涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。

　　5.3.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

　　5.3.2.1 會(huì)議組織部門應(yīng)至少提前一天通知與會(huì)人會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、需準(zhǔn)備的文件資料等。

　　5.3.2.2 會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交的發(fā)言稿及文件資料等)準(zhǔn)備的組織工作。

　　5.3.2.3 有客人參加的大型、正式會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織部門應(yīng)提前確定會(huì)務(wù)引導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)引導(dǎo)客人入場(chǎng)、介紹領(lǐng)導(dǎo)等工作，由會(huì)議主持人指定人員擔(dān)任。

　　5.3.2.4 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，設(shè)置會(huì)標(biāo)橫幅、布置飾品鮮花、按會(huì)議類型備好座位、設(shè)置坐次牌、準(zhǔn)備會(huì)議器材、擺放禮品、紙、筆、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。

　　5.3.2.5 公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

　　5.3.2.6 部門在總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門書面提出，由會(huì)議室管理部門統(tǒng)籌安排。

　　5.3.2.7 有外部客戶及分公司同事參加的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好食宿及車輛接送安排。

　　5.4 會(huì)議組織。

　　5.4.1 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。

　　5.4.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：

　　5.4.2.1 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。

　　5.4.2.2 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。

　　5.4.2.3 會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，引導(dǎo)與會(huì)人依次發(fā)言并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。

　　5.4.2.4 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議做出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn);對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。

　　5.4.2.5 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。

　　5.4.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：

　　5.4.3.1 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》(詳見(jiàn)附件1)上簽到。

　　5.4.3.2 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。

　　5.4.3.3 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。

　　5.4.3.4 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。

　　5.4.3.5 如無(wú)特殊要求，會(huì)議發(fā)言應(yīng)按職位排列或按座次順序依次進(jìn)行。

　　5.4.3.6 遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)按要求關(guān)閉(或調(diào)至振動(dòng))手機(jī)等通訊工具，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng);會(huì)議過(guò)程中不私下討論與會(huì)議無(wú)關(guān)的事。

　　5.4.3.7 做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。

　　5.4.4 多個(gè)部門參加的臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。

　　5.4.5 公司月度例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意。

　　5.4.6 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。

　　5.5 會(huì)議記錄。

　　5.5.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。

　　5.5.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

　　5.5.2.1 各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員(名單報(bào)總經(jīng)辦備案)，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。

　　5.5.2.2 會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。

　　5.5.2.3 集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

　　5.5.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

　　5.5.3.1 以專用會(huì)議記錄本作好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。

　　5.5.3.2 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

　　5.5.3.3 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。

　　5.5.3.4 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。

　　5.5.3.5 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。

　　5.5.4 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：

　　5.5.4.1 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議。

　　5.5.4.2 須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議。

　　5.5.4.3 其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。

　　5.5.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)行政部一份存檔備查。

　　5.5.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：

　　5.5.6.1 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一歸檔備查。

　　5.5.6.2 本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

　　5.5.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司檔案管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.6 會(huì)議跟進(jìn)。

　　5.6.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則;會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。

　　5.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

　　5.6.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。

　　5.7 獎(jiǎng)懲。

　　5.7.1 獎(jiǎng)勵(lì)。按《獎(jiǎng)懲制度》執(zhí)行。

　　5.7.2 遲到、早退、缺席。

　　5.7.2.1 遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。

　　5.7.2.2 早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退。

　　5.7.2.3 缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。

　　5.7.3 處罰。

　　5.7.3.1 無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。

　　5.7.3.2 無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。

　　5.7.3.3 凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。

　　5.7.3.4 與會(huì)人未在會(huì)議前向組織部門提交發(fā)言稿及相關(guān)會(huì)議資料者處以20元的罰款。

　　5.7.3.5 因接打電話或手機(jī)鈴聲影響會(huì)議進(jìn)程者處以10元/次的罰款。

　　5.7.3.6 會(huì)議過(guò)程中因私下交流與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題被主持人點(diǎn)名者，處以10元/次的罰款。

　　5.7.3.7 會(huì)議結(jié)束與會(huì)人未將各自桌面資料、水杯、煙灰及桌椅等清理整潔者，處以10元的罰款。

　　6、 附則

　　6.1 本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按有關(guān)處罰規(guī)定執(zhí)行。

　　6.3 本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

 

 

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