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財(cái)務(wù)請款報(bào)銷制度

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財(cái)務(wù)請款報(bào)銷制度

 第二章 請款報(bào)銷制度

財(cái)務(wù)請款報(bào)銷制度

 
1.目的:為加強(qiáng)內(nèi)部管理,進(jìn)一步規(guī)范公司總部及各分子公司的資金使用、款項(xiàng)支付和報(bào)銷審批權(quán)限和審批程序,特制定本制度。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司和各分子公司。分子公司可以在本規(guī)定范圍內(nèi)制定本單位實(shí)施細(xì)則,并同時將實(shí)施細(xì)則報(bào)公司財(cái)務(wù)部備案。
3.管理原則
3.1貨幣資金實(shí)行收支兩條線管理
公司的貨幣資金嚴(yán)格實(shí)行收支兩條線管理。即:公司(含子公司)的銷售收入全部存入銀行存款基本帳戶,各子公司的銀行存款基本帳戶由公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理。各子公司經(jīng)公司財(cái)務(wù)部核定可單獨(dú)使用一個銀行存款一般帳戶,其生產(chǎn)經(jīng)營所需資金由公司財(cái)務(wù)部按當(dāng)月計(jì)劃撥款,各子公司按工作進(jìn)度和公司有關(guān)規(guī)定自主使用。個別子公司因特殊情況(地域限制、經(jīng)營方式需要等)需要自主使用銀行基本帳戶的,需報(bào)公司總經(jīng)理審批。
3.2日常資金使用實(shí)行計(jì)劃管理
3.2.1每年12月20日前,各分子公司和公司職能部門根據(jù)公司次年的生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和費(fèi)用管理要求編制次年的日常資金使用總計(jì)劃,報(bào)公司財(cái)務(wù)部匯總,經(jīng)公司辦公會審查核準(zhǔn)后下達(dá)年度用款計(jì)劃。公司財(cái)務(wù)部按總用款計(jì)劃編制貨幣資金籌集、使用計(jì)劃。
3.2.2每月4日前,各分子公司和公司職能部門根據(jù)年度資金使用計(jì)劃、上月計(jì)劃執(zhí)行情況和本月工作需要編制本月的日常用款計(jì)劃,報(bào)公司財(cái)務(wù)部匯總,經(jīng)公司辦公會審查核準(zhǔn)后下達(dá)月用款計(jì)劃。公司財(cái)務(wù)部按月計(jì)劃和工作進(jìn)度向各子公司撥款,各子公司財(cái)務(wù)部按計(jì)劃和公司的相關(guān)規(guī)定審核后根據(jù)工作進(jìn)度用款。
3.2.3專項(xiàng)資金使用單項(xiàng)審批
3.2.3.1專項(xiàng)資金使用指計(jì)劃外的業(yè)務(wù)費(fèi)、固定資產(chǎn)購置、投資性支出和專項(xiàng)物資采購等資金使用;
3.2.3.2專項(xiàng)資金使用由各分子公司和公司職能部門等用款單位事先提出單項(xiàng)用款書面申請,說明款項(xiàng)的具體用途及將達(dá)到的效果、用款數(shù)額和具體用款時間,根據(jù)數(shù)額大小報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后才能用款。額度較大的超過總經(jīng)理審批權(quán)限的投資性質(zhì)的資金使用,還需履行國家和公司規(guī)定的有關(guān)審批程序,經(jīng)逐級審核批準(zhǔn)后才能執(zhí)行(審批形式:公司董事會通過、公司董事會和股東大會通過、國家有關(guān)審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)等)。
4.請款程序
4.1各分子公司請款
各分子公司申請當(dāng)月計(jì)劃內(nèi)撥款時,由分子公司財(cái)務(wù)部填制公司財(cái)務(wù)部內(nèi)部銀行“付款憑證”,經(jīng)分子公司經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后交公司財(cái)務(wù)部。若屬專項(xiàng)資金使用或計(jì)劃外的其它支出,則需向公司財(cái)務(wù)部提供經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的書面申請等有關(guān)資料。
4.2個人請款
各公司和個人實(shí)際用款時先由經(jīng)辦人到本公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)取專用請款單(根據(jù)用途分為“出差申請”、“專項(xiàng)借款申請”“應(yīng)付帳款結(jié)算申請”“專項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)申請”)——在請款單上按要求填寫清楚請款的事由和金額等內(nèi)容并由經(jīng)辦人簽字——將請款單連同有關(guān)合同、計(jì)劃、發(fā)票或?qū)m?xiàng)資金單項(xiàng)審批報(bào)告—并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批簽字——報(bào)分子公司負(fù)責(zé)人簽字審批——超過分子公司領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限的,再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批——超過分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的,按規(guī)定報(bào)公司總經(jīng)理審批。
4.3備用金借款
行政、銷售等常有零星支出的公司,允許其有關(guān)人員借支一部分備用金。備用金數(shù)額嚴(yán)格控制,以不超過10天零星支出量為限,由用款公司和財(cái)務(wù)部共同確定。備用金經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實(shí)到人,由經(jīng)辦人憑經(jīng)批準(zhǔn)的借據(jù)到財(cái)務(wù)部借款。備用金到年底須全數(shù)歸還公司,次年再重新辦理借款。
4.4財(cái)務(wù)部審核(指公司財(cái)務(wù)部,各分子公司財(cái)務(wù)部等)
各級財(cái)務(wù)部收到請款單據(jù)時,先審查其用款是否為計(jì)劃內(nèi)開支,如屬計(jì)劃外的開支或?qū)m?xiàng)資金開支,是否有經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的專項(xiàng)報(bào)告;再審核有關(guān)合同和預(yù)算是否已按公司規(guī)定的審批程序核準(zhǔn);最后審查其請款單有關(guān)人員簽字是否齊全,與有關(guān)合同、預(yù)算是否相符,有關(guān)單據(jù)是否真實(shí)合法等。財(cái)務(wù)部審核無誤后才能支付款項(xiàng)。
5.各級領(lǐng)導(dǎo)審核責(zé)任和審批權(quán)限
5.1部門負(fù)責(zé)人:對本部門的開支負(fù)責(zé)。審核各項(xiàng)開支的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性,對開支的數(shù)額和效果發(fā)表明確意見。
5.2各分子公司負(fù)責(zé)人:對本公司的各項(xiàng)開支負(fù)責(zé)。審批本公司計(jì)劃內(nèi)的各項(xiàng)開支(含按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的費(fèi)用、履行按公司規(guī)定程序?qū)徟母黜?xiàng)合同等);審核專項(xiàng)資金使用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性,對開支的數(shù)額和效果發(fā)表明確意見。
5.3公司分管領(lǐng)導(dǎo):對分管工作范圍內(nèi)的開支負(fù)責(zé)。審批公司分管部門日常計(jì)劃內(nèi)的各項(xiàng)開支(含按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的費(fèi)用、履行按公司規(guī)定程序?qū)徟母黜?xiàng)合同等);審批分管各分子公司、分管部門的單筆開支金額在審批權(quán)限以內(nèi)的專項(xiàng)資金,審查超過審批權(quán)限的專項(xiàng)資金并發(fā)表明確意見;審查分管各分子公司、分管部門的年度、月用款計(jì)劃,對計(jì)劃發(fā)表明確意見。
5.4公司總經(jīng)理:審批年度、月用款計(jì)劃;審批正常生產(chǎn)經(jīng)營范圍內(nèi)的大額經(jīng)濟(jì)合同;審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)單筆金額審批權(quán)限以上至總經(jīng)理審批權(quán)限以內(nèi)的專項(xiàng)資金;與董事長共同審批總經(jīng)理審批權(quán)限以上(指本制度規(guī)定限額)、董事會對總經(jīng)理授權(quán)額度以內(nèi)的專項(xiàng)資金和投資性支出(含購買無形資產(chǎn)、大宗固定資產(chǎn),對外投資等);對超過董事會授權(quán)額度的大額支出,報(bào)請公司董事會、股東大會審批。
6.報(bào)銷程序及規(guī)定
6.1報(bào)銷程序:經(jīng)辦人填制報(bào)銷單——部門負(fù)責(zé)人簽字——財(cái)務(wù)部審核單證——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字——財(cái)務(wù)部報(bào)帳
即:報(bào)帳時由經(jīng)辦人填制公司統(tǒng)一的報(bào)銷單,由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交所屬財(cái)務(wù)部審核單證,財(cái)務(wù)審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),領(lǐng)導(dǎo)審批后再交財(cái)務(wù)部據(jù)以報(bào)帳。
6.2財(cái)務(wù)部審核要點(diǎn):有關(guān)單證是否真實(shí)、合法、完整,審批手續(xù)是否完備合規(guī),與有關(guān)合同、預(yù)算是否相符等。如屬實(shí)物購進(jìn)(包括宣傳資料、辦公用品等)是否有收貨人簽名,原材料、包裝材料等是否有入庫單、本單位質(zhì)檢部門檢驗(yàn)合格證明等憑據(jù);固定資產(chǎn)、低值易耗品的驗(yàn)收人簽名、存放地點(diǎn)和使用責(zé)任人是否填寫清楚等。財(cái)務(wù)部審核無誤后方予以報(bào)帳并結(jié)算原借款或補(bǔ)足備用金。
6.3報(bào)帳時限:所有人員必須在公司規(guī)定的時限內(nèi)報(bào)帳。即:差旅費(fèi)借款在出差回單位后三個工作日內(nèi)報(bào)帳(因特殊工作關(guān)系不能及時報(bào)帳的,需在時限內(nèi)書面告知財(cái)務(wù)部,書面報(bào)告需經(jīng)直屬上級批準(zhǔn));市內(nèi)辦事和辦公用品購置一般在當(dāng)天、最遲不超過第三個工作日報(bào)帳;固定資產(chǎn)購置在實(shí)物驗(yàn)收、安裝完后三個工作日內(nèi)報(bào)帳。如未按時報(bào)帳,將按公司規(guī)定扣發(fā)工資,嚴(yán)重時將給予行政處分。定額通訊費(fèi)、交通費(fèi)報(bào)銷時間最長不超過2個月,過期作自動放棄處理,不再報(bào)銷該月費(fèi)用。
7.建立計(jì)劃執(zhí)行情況檢查制度
每月結(jié)束時,各分子公司和公司職能部門對本單位本月用款計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,并在次月4日內(nèi)將計(jì)劃執(zhí)行情況檢查表報(bào)公司財(cái)務(wù)部匯總,公司財(cái)務(wù)部將匯總情況報(bào)告公司辦公會,由辦公會決定對各單位的計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行定期和不定期的審計(jì)。公司將結(jié)合審計(jì)情況調(diào)整各單位的用款計(jì)劃,以確保公司資金的更有效利用。
年度結(jié)束時,各分子公司和公司職能部門對本單位本年用款計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,并在次年首月25日內(nèi)將計(jì)劃執(zhí)行情況檢查表報(bào)公司財(cái)務(wù)部匯總,
8.附則:
8.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

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