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物業(yè)公司采購管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的物業(yè)公司采購管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)公司采購管理制度1
1.0 總則
1.1 目的
為了規(guī)范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風(fēng)險，減少交易成本，保持并保證對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資，特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門劃分
2.1物資使用部門：負責(zé)《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購部門：負責(zé)物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門：負責(zé)采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗收。
2.4財務(wù)部門：負責(zé)采購貨款的支付結(jié)算。
2.5總經(jīng)理：負責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核，以及采購的監(jiān)督。
2.6集團采購部：對采購的監(jiān)督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類
3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計算機外設(shè)與耗材及其維護服務(wù)；公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設(shè)施維護以及其它行政類物資及服務(wù)。
3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品；小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。
3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。
3.1.5E類物資：固定資產(chǎn)類物資。會同集團采購部統(tǒng)一采購。
凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型，均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計劃采購：各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批，如超出審批權(quán)限，上報集團審批。
3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續(xù)。
3.3采購流程
申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。
3.4采購審批權(quán)限
3.4.1為提高工作效率，采購在20xx元以下的'，由總經(jīng)理審批權(quán)后，可進行采購；
3.4.2采購在20xx以上的由總經(jīng)理審批后，報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批，方可進行采購。
3.5采購價格管理
3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調(diào)查，向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。
3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。
3.6采購實施
3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》，依據(jù)實際情況，進行詢價、定價后，確定供應(yīng)商，進行采購。
3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價格供應(yīng)。
3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商，進行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。
3.7采購貨款的支付與報銷
3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財務(wù)部負責(zé)支付結(jié)算工作。
3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.2臨時供應(yīng)商。要求與其達成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格，做好各種表格的管理
4.0 供應(yīng)商管理
4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應(yīng)商定期評價，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項評價。
4.2不達標的供應(yīng)商。及時調(diào)整，減少對公司的損失。
5.0 采購的監(jiān)督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。
5.2集團采購部、審計部對物業(yè)采購情況進行檢查、監(jiān)督、審計。
6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范
6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。
6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任，不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認可后，方可接受供應(yīng)商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商的邀請。
6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，方可接受供應(yīng)商的邀請，前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動。
6.5采購人員代表公司形象，對于供應(yīng)商方面的工作人員，應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié)，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。
6.7對違反本制度的行為，公司有權(quán)進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節(jié)嚴重的移交司法機構(gòu)處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負責(zé)解釋；
7.2本制度報集團總經(jīng)辦審批備案后生效。
物業(yè)公司采購管理制度2
物業(yè)分公司采購分包管理制度
1、總則
1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包，不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本，倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進行。
1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù)，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：
a)物料、設(shè)備采購；
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；
c)服務(wù)分包等。
2、相關(guān)職責(zé)界定
2.1物業(yè)分公司負責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。
2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3、供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；
b)有資質(zhì)證書；
c)固定的營業(yè)地點；
d)充足的供貨資源；
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù)；
f)合理的產(chǎn)品價位；
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；
h)供貨及時性達到95%以上；
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進行了解，以便與其配合達到滿足服務(wù)的需求。
3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點；
b)滿足服務(wù)項目的能力；
c)良好的社會信譽；
d)合理的承包價格；
e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進行供方初評，至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性；
b)價格；
c)信譽--履約信譽與社會信譽度；
d)售后服務(wù)；
e)付款方式；
f)交貨方式、交貨周期；
g)公共關(guān)系；
h)品牌；
i)供方內(nèi)部運作狀況；
3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結(jié)論。品質(zhì)部負責(zé)復(fù)核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽程度。
3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責(zé)列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責(zé)建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名稱、注冊地址；
b)評審結(jié)果和記錄；
c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；
d)資質(zhì)等級證書；
e)質(zhì)量保證書；
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u估周期和方式，包括：
a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估；
b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進行一次綜合評估；
c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方，應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。
3.3.3
物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估：
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況；
b)供方產(chǎn)品價格的變化；
c)社會信譽的變化；
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；
e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的.任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)實施，品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。
4、招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。
4.1.2招標計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)擬訂招標文件，招標文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：
a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；
b)招標項目簡介，包括項目內(nèi)容、項目要求等；
c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等；
d)評標標準及方法；
e)評標活動方案，包括招標組織機構(gòu)，開標時間及地點等；
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責(zé)整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標小組成員，全過程參與招標工作。
4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類招標項目預(yù)選投標單位應(yīng)不少于三家。投標單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定：
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標。
4.4發(fā)標
4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責(zé)組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應(yīng)形成書面記錄，其中招標答疑記錄應(yīng)作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。
4.5開標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應(yīng)形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。
4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù)不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內(nèi)，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5、物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量，包括工程設(shè)備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時，必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃，并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應(yīng)急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；
b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；
c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6、物料保管
6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放，并做好防護措施。
6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格，出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。
7、服務(wù)(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求，包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒�，包�?不限于)：
a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等)，應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定，對供方服務(wù)質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控；
b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責(zé)任部門負責(zé)指派專責(zé)人員進行監(jiān)理，并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認；
c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責(zé)任部門負責(zé)指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應(yīng)形成書面記錄。
8、相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表
8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃
8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表
8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃
8.9WDWY-FR-MM6208零星(應(yīng)急)物料采購申請單
物業(yè)公司采購管理制度3
1.引言
本采購管理制度的目的是確保物業(yè)公司在采購過程中遵守法律法規(guī)，保證公平、透明的采購環(huán)境，提高采購效率，降低采購成本。本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)所有采購活動，包括物資采購、設(shè)備采購、工程采購等。
2.采購政策與目標
2.1 物業(yè)公司的采購政策是公開、公平、公正的原則。
2.2 采購目標是通過有效的供應(yīng)商管理和采購流程管理，實現(xiàn)采購的高質(zhì)量、高效率和低成本。
3.采購組織與職責(zé)
3.1 確立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)制定和監(jiān)督采購政策、制度和流程。
3.2 設(shè)立采購部門，負責(zé)具體采購活動的執(zhí)行、管理和監(jiān)督。
3.3 確定采購員的職責(zé)，包括采購計劃、采購準備、供應(yīng)商篩選、采購合同簽訂等。
4.采購流程
4.1 采購需求發(fā)布：根據(jù)業(yè)務(wù)部門需求，編制采購需求計劃，并發(fā)布采購需求公告。
4.2 供應(yīng)商篩選：采用公開招標、邀請招標或詢價等方式進行供應(yīng)商篩選，并組織供應(yīng)商評審。
4.3 投標評審：對符合要求的供應(yīng)商進行投標評審，根據(jù)評審結(jié)果確定中標供應(yīng)商。
4.4 合同簽訂：與中標供應(yīng)商簽訂合同，明確采購的內(nèi)容、價格、交付周期等相關(guān)條款。
4.5 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評價制度，定期對供應(yīng)商進行評價，根據(jù)評價結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。
4.6 采購執(zhí)行：監(jiān)督采購過程中的交付、支付等環(huán)節(jié)，確保采購過程的完整性和合規(guī)性。
4.7 采購結(jié)算：根據(jù)合同約定，及時結(jié)算采購款項，并保留相關(guān)憑證和文件。
5.采購合同管理
5.1 建立采購合同檔案，包括合同備案、合同變更、合同履行、合同結(jié)算等各個環(huán)節(jié)的文件和憑證。
5.2 對采購合同進行審查，確保合同的合法性和有效性。
5.3 監(jiān)督合同履行情況，及時處理合同履行中的問題。
5.4 完成合同結(jié)算工作，確保采購款項的及時支付和憑證的妥善保管。
6.供應(yīng)商管理
供應(yīng)商管理是物業(yè)公司采購管理中的一個重要環(huán)節(jié)，其目的是建立和維護長期合作的供應(yīng)商關(guān)系，以確保物業(yè)公司獲得高質(zhì)量、可靠且具有競爭力的供應(yīng)商資源。
6.1供應(yīng)商評選和篩選
6.1.1制定供應(yīng)商評價指標體系，包括供應(yīng)商的信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準時性、客戶反饋等方面。
6.1.2 建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，實時更新和搜集供應(yīng)商的相關(guān)信息。
6.1.3 根據(jù)需求，發(fā)布供應(yīng)商招標公告或發(fā)出邀請函。
6.1.4 對報名的供應(yīng)商進行評審，確定符合要求的供應(yīng)商候選名單。
6.2供應(yīng)商評估和選擇
6.2.1 進行供應(yīng)商現(xiàn)場考察，了解其生產(chǎn)能力、品質(zhì)控制、設(shè)備水平等情況。
6.2.2 對供應(yīng)商進行評估，根據(jù)評估結(jié)果確定中選供應(yīng)商。
6.2.3 與中選供應(yīng)商進行談判，確定合作細節(jié)和合同條款。
6.2.4 簽訂供應(yīng)商協(xié)議或合同，明確雙方權(quán)責(zé)和合作方式。
6.3供應(yīng)商績效評估與管理
6.3.1 建立供應(yīng)商績效評估體系，包括對供應(yīng)商交貨準時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進行評估。
6.3.2 定期對供應(yīng)商進行績效評估，與供應(yīng)商進行溝通和反饋。
6.3.3 根據(jù)評估結(jié)果，對績效不合格的供應(yīng)商采取相應(yīng)的處理措施，包括警告、限制采購、解除合作等。
6.4供應(yīng)商合作與發(fā)展
6.4.1 建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，全面了解供應(yīng)商的變動情況和發(fā)展動態(tài)。
6.4.2 與供應(yīng)商建立積極的合作關(guān)系，加強溝通與協(xié)作。
6.4.3 定期舉辦供應(yīng)商會議，分享公司需求和采購計劃，共同探討解決方案。
6.4.4 鼓勵供應(yīng)商不斷創(chuàng)新和提升，支持其技術(shù)改進和產(chǎn)品升級。
6.5供應(yīng)商退出管理
6.5.1 對于長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)提前進行退出溝通和準備工作。
6.5.2 建立退出管理制度，確保供應(yīng)商退出過程的順利進行。
6.5.3 在供應(yīng)商退出后，及時尋找替代供應(yīng)商，保障采購的連續(xù)性。
7.質(zhì)量的把控
質(zhì)量把控是物業(yè)公司采購管理中的重要環(huán)節(jié)，確保所采購的物品和服務(wù)符合公司的要求和標準。
7.1設(shè)定明確的采購標準和要求
確定所采購物品或服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、性能要求、質(zhì)量標準等，包括產(chǎn)品的外觀、功能、性能、可靠性、耐久性等方面的要求。
7.2與供應(yīng)商建立質(zhì)量控制機制
與供應(yīng)商合作時，應(yīng)明確雙方義務(wù)和責(zé)任，建立質(zhì)量控制機制，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的質(zhì)量要求。例如，可以要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。
7.3 內(nèi)部驗收和抽樣檢驗
在收到所采購的物品或服務(wù)之后，進行內(nèi)部驗收和抽樣檢驗，檢查是否符合采購標準和要求�？梢灾贫ㄏ鄳�(yīng)的驗收標準和檢驗方法，確保物品和服務(wù)的質(zhì)量達到預(yù)期。
7.4建立供應(yīng)商績效評估體系
對供應(yīng)商的質(zhì)量績效進行評估，包括交貨準時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，依據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行排名和分類，從而能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商質(zhì)量問題。
7.5建立質(zhì)量投訴處理機制
建立質(zhì)量投訴處理流程和機制，對于接收到的.質(zhì)量投訴及時進行處理和調(diào)查，并采取相應(yīng)的糾正措施，以減少類似問題的發(fā)生，并提高采購質(zhì)量。
7.6建立反饋機制和持續(xù)改進
建立與供應(yīng)商的持續(xù)溝通和反饋機制，及時向供應(yīng)商反饋質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取糾正措施。同時，也要及時總結(jié)和分析采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，并制定相應(yīng)的改進措施，提高采購質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。
8.采購績效評估
8.1 建立采購績效評估指標體系，包括供應(yīng)商績效、采購效率和采購成本等方面。
8.2 定期對采購績效進行評估，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)小組報告評估結(jié)果。
8.3 根據(jù)評估結(jié)果，及時調(diào)整采購策略和管理措施，提高采購績效。
9.違規(guī)處理與監(jiān)督
9.1 建立采購違規(guī)處理機制，對采購活動中的違規(guī)行為進行嚴肅處理。
9.2 加強采購活動的監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正采購中存在的問題。
9.3 設(shè)立投訴舉報渠道，接受員工和供應(yīng)商的舉報，并及時處理。
10.培訓(xùn)與溝通
10.1 對采購人員進行培訓(xùn)，提高其采購知識和技能。
10.2 定期召開采購工作會議，交流經(jīng)驗、解決問題，提升采購效能。
10.3 向員工和供應(yīng)商廣泛宣傳公司的采購政策和制度，增強采購的透明度和可操作性。
11.附則
11.1 本制度由物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)解釋和修訂。
11.2 本制度自發(fā)布之日起生效，廢止之前的任何采購管理制度。
11.3 本制度的解釋權(quán)歸物業(yè)公司所有。
物業(yè)公司采購管理制度4
1.0目的
保證供方提供的物資和服務(wù)符合組織要求達到的規(guī)定標準,對產(chǎn)品服務(wù)的最終實現(xiàn)提供優(yōu)質(zhì)保障;
2.0適用范圍
適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務(wù)的管理;
3.0職責(zé)
3.1管理部根據(jù)實際情況,選擇物資供應(yīng)商和供方,并進行供方評審確定物資供應(yīng)商和供方名單;
3.2辦公室負責(zé)員工標識、辦公用品等物資的采購,管理部負責(zé)其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;
3.3各相關(guān)責(zé)任部門負責(zé)物業(yè)管理過程供方提供服務(wù)的控制;
3.4各倉庫由各部門(管理處)負責(zé)管理,倉管員負責(zé)各類已采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、驗收及采購物資的保存;
3.5總經(jīng)理負責(zé)審批《物資采購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關(guān)專業(yè)人員配合管理部選擇物資供應(yīng)商或服務(wù)供方,選擇依據(jù)包括但不限于:
a)公司現(xiàn)狀及發(fā)展目標;
b)供方基本情況,例如服務(wù)態(tài)度、營業(yè)執(zhí)照及地理位置等,服務(wù)供方還應(yīng)考察人員基本素質(zhì)及服務(wù)水平是否能達到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進行供方評審,評審內(nèi)容包括但不限于:
a)營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品經(jīng)營資格證書或執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書;
b)顧客滿意率及行業(yè)中的聲譽和口碑;
c)有人員和設(shè)備能保證及時提供配件和售后服務(wù),從業(yè)人員的持證上崗率合格;
d)評審時的物資樣品質(zhì)量達到100%,現(xiàn)場操作人員服務(wù)質(zhì)量達到100%的合格;
e)在保證質(zhì)量的前提下考慮價格;
f)評審?fù)戤?管理部填寫《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應(yīng)商在《合格物資供應(yīng)商名單》中登記,合格服務(wù)供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經(jīng)理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應(yīng)商和供方每年進行復(fù)評,填寫《物資供應(yīng)商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力,復(fù)評不合格者,應(yīng)從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門、小區(qū)與合格的服務(wù)供方簽訂服務(wù)分包合同時在合同中應(yīng)明確:
a)提供服務(wù)的范圍、期限、質(zhì)量要求;
b)公司對供方所提供服務(wù)的監(jiān)督方法和供方的`保證措施;
c)雙方的權(quán)利和義務(wù);
d)違約責(zé)任,賠償?shù)仁马?
4.3當(dāng)合格物資供應(yīng)商和供方在提供產(chǎn)品或服務(wù)中出現(xiàn)問題時,各責(zé)任部門應(yīng)會同采購人員采取以下措施,以保證產(chǎn)品、服務(wù)符合要求:
a)與供應(yīng)商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現(xiàn)不合格產(chǎn)品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。
b)嚴密采購的驗證或檢驗過程,嚴格監(jiān)控供方提供服務(wù)的過程。
c)根據(jù)合同限制或停止物資供應(yīng)商供貨/供方的服務(wù),并從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中另選供應(yīng)商或供方以保證產(chǎn)品實現(xiàn)。
4.4采購
4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據(jù)各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,
《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應(yīng)包括:采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量及所購物資的質(zhì)量等級和要求;
4.4.3采購人員根據(jù)《物資采購計劃單》內(nèi)容在《合格物資供應(yīng)商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應(yīng)商中選購時,采購人員應(yīng)上報綜合辦經(jīng)理,由綜合辦經(jīng)理組織人員重新選擇物資供應(yīng)商進行臨時評審,臨時評審準則根據(jù)實際情況而定,至少應(yīng)包括供方評審內(nèi)容中的a、d'項;
4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領(lǐng)取本月所需物資,如遇突發(fā)事件需另外購買時,部門(管理處)負責(zé)人可決定臨時購買,但應(yīng)向綜合辦經(jīng)理說明,各小區(qū)管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;
4.4.5服務(wù)供方項目應(yīng)由相關(guān)部門根據(jù)顧客要求進行評審,并填寫《服務(wù)分包申請計劃》、《服務(wù)分包申請計劃單》包括:服務(wù)項目范圍、質(zhì)量要求、期限等,經(jīng)授權(quán)人審批后報管理部。
4.4.6綜合辦根據(jù)《服務(wù)分包申請計劃單》內(nèi)容在合格的供方名單中選擇適當(dāng)?shù)墓┓健?/p>
4.5物資的驗證與接收。
4.5.1所有采購的物資,由有關(guān)采購部門或申購部門根據(jù)具體產(chǎn)品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產(chǎn)品進行驗證,并記錄驗證結(jié)果,及時通知倉管員進行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規(guī)程》進行驗收。
4.5.2如果有必要在供方現(xiàn)場檢驗時,應(yīng)檢驗合格后進行記錄才給予放行。
4.5.3對于服務(wù)分包項目應(yīng)由分管部門在服務(wù)過程中對其服務(wù)質(zhì)量進行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務(wù)項目如:外墻清洗,管理處必須加強過程的連續(xù)監(jiān)控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關(guān)規(guī)定和合同的要求。
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