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公司文件管理制度

時(shí)間:2024-10-15 18:55:21 偲穎 制度 我要投稿

公司文件管理制度(通用21篇)

  隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展,越來越多人會(huì)去使用制度,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。到底應(yīng)如何擬定制度呢?下面是小編整理的公司文件管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。

公司文件管理制度(通用21篇)

  公司文件管理制度 1

  一、總則及范圍

  為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。

  二、管理業(yè)務(wù)與分工

  1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。

  2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

  三、管理內(nèi)容與要求

  1.技術(shù)文件的種類

 。1)技術(shù)類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

  (2)管理類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。

  2.文件登記

  (1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》,掌握技術(shù)部全文件的'情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括:編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。

  (2)文件接收后,技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。

  3.文件的歸檔及保管

  技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

  4.文件的借用

 。1)文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  5.文件的修改與審批

 。1)當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí),由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)分析確定是否需要修改。

 。2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)填寫《設(shè)計(jì)更改單》。

  《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容:

 。╝)技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào);

 。╞)更改理由;

  (c)會(huì)審意見、會(huì)審簽名;

 。╠)設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名;

 。╡)修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。

 。3)技術(shù)文件的批準(zhǔn)

  一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會(huì)議通過審定后,由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

 。4)技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后,應(yīng)立即著手工作,更改時(shí),必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記)。

 。5)技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記)。

  公司文件管理制度 2

  (一)總則

  第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  第三條按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。

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  第四條公文的簽收

  1、凡來廠公啓文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第五條公文的編號(hào)保管

  1、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

  2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

  第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1、凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。

  3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

  第七條文件的傳閱與催辦。

  1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4、文件閱完後,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書,切忌橫傳。

  5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意後,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

  6、按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

  (三)發(fā)文的管理

  第八條發(fā)文的規(guī)定

  1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

  3、對(duì)全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第九條發(fā)文的.范圍:

  1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

  2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於:

 。1)公布全廠規(guī)章制度;

  (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;

 。3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

 。4)公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

  (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

  (6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);

  3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於:

  (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

 。2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

  4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。

  5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。

 。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求

  第十條發(fā)文程式規(guī)定:

  1、各單位元需要發(fā)文,應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng);

  2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

  3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

  4、文稿擬就後,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);

  5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

  6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

  7、對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙列印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚;

  8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;

  9、文稿審核會(huì)簽後,按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

  10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列;

  11、文件列印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

  12、文件打字後,由兩辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

  (五)文件的借閱和清退

  第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

  第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般爲(wèi)月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

  第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

 。┪募。立卷與歸檔

  第十五條文件的歸檔范圍:

  1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

 。1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

 。2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

  (3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;

 。4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

 。5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

 。6)叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;

 。7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

  (8)反映本廠生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

 。9)工廠日志和大事記;

  (10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  2、業(yè)務(wù)科室,各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十六條立卷要求

  1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2、立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

 。ㄆ撸┪募匿N毀

  第十七條對(duì)於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

  公司文件管理制度 3

  一、目的

  加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語(yǔ)和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

  動(dòng)中所直接形成的`對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦

  盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  公司文件管理制度 4

  一、收文

  1、建立《收文登記表》,由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。

  2、實(shí)行收文登記批辦制度,收文由秘書辦理登記,填《公司收文批辦單》,統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人,辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé),傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。

  3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字,有關(guān)工作完成后,將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件,經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。

  4、各部門收到的函件,應(yīng)交辦公室即時(shí)登記,交簽字后2、3條處理。

  5、各有關(guān)人員注意保密,不得泄露本公司機(jī)密。

  二、發(fā)文

  1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草,建立《發(fā)文登記表》,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。

  2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意,并留底存欄。

  3、各部門對(duì)公司所發(fā)的`內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

  4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件,由辦公室派專人,按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

  5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件,需要辦公室打印的,需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。

  三、文件查詢

  1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件,均需申請(qǐng)、登記。

  2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件,只能在公司辦公室查閱,允許復(fù)印的文件,不得帶出公司,只能在公司復(fù)印。

  公司文件管理制度 5

  1、目的

  規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

  2、適用范圍

  適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

  3、職責(zé)

  3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

  3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

  3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。

  3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

  4、實(shí)施程序

  4.1歸檔保存的文件

  4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

  4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

  4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

  4.2文件、資料歸檔的要求。

  4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

  4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

  4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

  4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

  4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

  4.3檔案資料的保管。

  4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

  4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

  4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

  4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。

  4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

  4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

  4.4檔案資料借閱管理。

  4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

  4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

  4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

  4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

  4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

  4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;

  4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

  4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.4.6調(diào)離或辭職的`人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

  4.5檔案鑒定和銷毀

  4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

  4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

  4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

  4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。

  4.5.3確定保管期限原則

  4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

  4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

  4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

  4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

  4.5.6銷毀檔案的程序包括:

  4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。

  4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。

  4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

  5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

  5.1《檔案管理制度》

  5.2《保密規(guī)定》

  5.3《文件發(fā)放登記表》

  5.4《文件借閱登記表》

  公司文件管理制度 6

  總則:為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作,維護(hù)檔案的完整和安全,特制定本制度。

  適用范圍:適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

  一、文件的收集

  公司需收集文件的范圍:凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體內(nèi)容包括:

  1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;(主要收集部門:行政部)

  2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;(主要收集部門:行政部)

  3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。((主要收集部門:行政部)

  4、會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等;(主要收集部門:行政部)

  5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié);(主要收集部門:行政部)

  6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件(主要收集部門:行政部)

  7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;(主要收集部門:行政部)

  8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)電子盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;(主要收集部門:財(cái)務(wù)部)

  9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

  10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的.重要信件、電話記錄;以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;(主要收集部門:行政部)

  11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;(主要收集部門:財(cái)務(wù)部、行政部)

  12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;(主要收集部門:行政部)

  13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;(主要收集部門:行政部)

  14、公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部門:行政部)

  15、公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇(職)等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;(主要收集部門:行政部)

  16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根;(主要收集部門:人力資源及行政部)

  17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);(主要收集部門:財(cái)務(wù)部、行政部)

  18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;(主要收集部門:行政部)

  20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件(主要收集部門:人力資源及行政部)

  21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版,最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。(主要收集部門:曬圖室)。

  二、立卷歸檔

  文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

 。1)各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料,由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

  (2)歸檔的文件材料必須按年度立卷,業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制文件材料的編號(hào)類別。

  (3)文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理后歸檔。

 。4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

  三、檔案保管

  1、檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

  3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

  4、庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

  四、檔案借閱

  1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

  2、借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。

  3、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

  4、歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

  5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

  6、底圖一般不予外借。

  五、檔案銷毀

  經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  六、檔案保密

  1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

  2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

  3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

  公司文件管理制度 7

  第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

  (二)收文的管理

  第四條公文的簽收

  1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

  2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第五條公文的編號(hào)保管

  1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號(hào)、保管。

  2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

  第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

  第七條文件的傳閱與催辦。

  1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

  5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

  6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

  (三)發(fā)文的管理

  第八條發(fā)文的規(guī)定

  1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

  3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第九條發(fā)文的范圍:

  1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

  2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

  (1)公布單位規(guī)章制度;

  (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;

  (3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

  (4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

  (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

  (6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

  3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

  (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

  (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

  4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

  5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  (四)發(fā)文程序與要求

  第十條發(fā)文程序規(guī)定:

  1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);

  2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

  3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

  4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);

  5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

  6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

  7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

  8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;

  9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

  10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打;

  11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

  12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

  (五)文件的借閱和清退

  第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

  第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

  (六)文件的立卷與歸檔

  第十五條文件的歸檔范圍:

  1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:

  (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

  (2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

  (3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;

  (4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

  (5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

  (6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的`文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;

  (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

  (8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

  (9)單位日志和大事記;

  (10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十六條立卷要求

  1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

  (七)文件的銷毀

  第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

  公司文件管理制度 8

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作,維護(hù)檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、適用范圍

  1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

  2、會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

  3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件

  4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

  5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

  6、公司制定的章程、制度等文件材料

  7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

  二、檔案保管

  1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

  2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系,合并整理,分類保存。

  3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理后歸檔。

  4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

  三、檔案借閱

  1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

  2、借閱的`案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改。

  3、借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入私人場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。

  4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還,如因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

  4、歸還檔案時(shí),由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。

  5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

  四、檔案銷毀

  經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。

  五、檔案保密

  1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

  2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

  3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

  公司文件管理制度 9

  一、總則:

  為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。

  二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn):

  1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制,工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的'正確性、合理性負(fù)責(zé)。

  2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。

  3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。

  4、技術(shù)文件包括:

  a、圖紙;

  b、工藝操作規(guī)程;

  c、設(shè)備操作規(guī)程;

  d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);

  e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范;

  f、采購(gòu)技術(shù)要求等。

  三、技術(shù)文件的更改:

  1、技術(shù)文件更改的前提:

  a、顧客要求更改;

  b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;

  c、技術(shù)要求過高,生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。

  2、各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改,須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單,報(bào)工程部審核,廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn);

  3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容:

  a、更改原因;

  b、更改前參數(shù);

  c、更改后參數(shù)。

  4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批:

  a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批;

  b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽;

  c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令(書面文件);

  5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

  a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;

  b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī);

  c、工程部負(fù)責(zé)更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改,工程部做好技術(shù)文件更改記錄;

  d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。

  四、技術(shù)文件的管理:

  1、技術(shù)文件發(fā)放:技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門,并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。

  2、文件使用和保管:

  a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;

  b、使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù);

  c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];

  d、技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管;

  e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;

  f、對(duì)無使用及保存價(jià)值的文件,由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];

  g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件,應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí),并用專柜保存,以防誤用。

  公司文件管理制度 10

  1目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

  2適用范圍

  適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

  3職責(zé)

  3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門,負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3.3各部門產(chǎn)生的.內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

  3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文(通知、通告)等文件。

  3.4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。

  3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

  3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

  3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件,并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。

  3.4.6設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件(設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試)等文件。

  3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件(由打樣工廠負(fù)責(zé))。

  3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制,公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前,應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,并獲得文件號(hào)。

  3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布,依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

  4.定義

  4.1文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

  4.2受控文件:需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件,

  4.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無“受控”標(biāo)識(shí),文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  4.4外來文件:指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)

  5.工作程序

  5.1文件的分類

  5.1.1文件屬性分類

  (1)質(zhì)量體系文件:質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。

 。2)行政性文件:公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。

 。3)管理性文件:公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等,如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。

 。4)技術(shù)性文件:產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。

  (5)外來文件:國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。

  5.1.2文件階層分類

 。1)一階文件:公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。

 。2)二階文件:公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。

 。3)三階文件:管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。

 。4)四階文件:各記錄表單、報(bào)表等。

  公司文件管理制度 11

  1、目的

  規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

  2、適用范圍

  適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

  3、職責(zé)

  3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

  3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

  3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

  3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

  4、相關(guān)文件

  《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

  《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

  5、工作程序和管理辦法

  5.1文件的產(chǎn)生

  5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

  5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

  5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

  5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

  5.2文件、資料的類別

  5.2.1受控文件

  a)內(nèi)業(yè)資料;

  b)圖紙資料;

  c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

  d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

  e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

  f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

  管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

  5.2.2非受控文件

  與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

  a)內(nèi)行文、外行文:1

  b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

  c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3

  d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

  e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

  f)照片、錄像帶:6

  g)電腦貯存:7

  5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

  x-x.x-xx

  文件盒編號(hào)

  同號(hào)柜序列號(hào)

  文件柜編號(hào)

  文件類別編碼

  5.4文件、資料歸檔與管理

  5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

  5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

  5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

  5.5文件、資料的發(fā)放

  5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

  5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

  5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

  5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

  5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

  5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

  5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

  a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的'調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

  c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

  d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

  e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

  f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

  g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

  5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

  5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

  5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。

  5.8文件、資料的更新

  文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

  5.9文件的作廢與銷毀

  5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

  5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

  5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

  5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

  6、使用的記錄表格

  略。

  公司文件管理制度 12

  一、總則

  1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況,特制定本制度。

  2、文件管理內(nèi)容包括:上級(jí)政府部門函、電、來文,同級(jí)合作企業(yè)函、電、來文,本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

  3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

  二、發(fā)文管理

  1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦部門擬稿,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

  2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。

  3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到,對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

  4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記,并標(biāo)注發(fā)送單位、日期,由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的,由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

  5、發(fā)文辦理工作程序:

 。1)擬稿:公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿,擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

 。2)核稿:核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改,為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

  (3)會(huì)簽:凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜,需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種、公文格式是否正確等。

 。4)簽發(fā):以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改,應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

  (5)發(fā)文登記:此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容,并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào),確定份數(shù)后印制。

 。6)用。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的`公文進(jìn)行蓋章。

 。7)存檔:在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔(應(yīng)包含底稿、正文兩份,及有關(guān)電子文檔,并定期將電子檔備份到專門的硬盤)。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

  三、收文管理

  1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等),由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào),送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理,為避免文件擠壓,一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

  2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門,辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交,并由接收人簽收。

  3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室,直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理,并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

  4、辦公室收到文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌,送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理,根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

  5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍,所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人,閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

  7、收文辦理工作程序:

 。1)簽收:簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字,表示收到。公司所有公文由辦公

  室簽收、拆封,對(duì)需納入收文辦理的,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

 。2)收文登記:收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

 。3)擬辦:在收文登記后,由辦公室人員送辦公室主任處審核,符合有關(guān)規(guī)定的,辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議,送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

 。4)批辦:批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫出指示性意見,并指定辦理部門和傳閱范圍。

 。5)承辦:承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見,指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后,要認(rèn)真及時(shí)辦理,急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件,主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理,并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

 。6)催辦:催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見,由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

 。7)注結(jié):文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié),注明辦理日期,并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。

  (8)存檔:在收文辦理結(jié)束后,應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn),可以定期銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

  四、保密文件管理

  1、嚴(yán)格遵守保密制度,保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等,并嚴(yán)格把關(guān)。

  2、制發(fā)保密文件時(shí),經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級(jí)、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

  3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

  4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì),發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。

  五、文件的銷毀

  1、對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),按照公司有關(guān)規(guī)定,辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

  2、經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

  六、附則

  1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

  2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

  公司文件管理制度 13

  一、目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

  二、適用范圍

  適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

  三、定義

  1、文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

  2、受控文件:需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

  3、非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無“受控”標(biāo)識(shí),文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  4、外來文件:指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

  四、職責(zé)

  1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門,負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3、文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

  (1)各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

 。2)管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

 。3)人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門,負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

  五、文件分級(jí)分類

  文件分級(jí)

  1、一級(jí)文件:公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等。

  2、二級(jí)文件:規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

  3、三級(jí)文件:各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

  4、四級(jí)文件:表格、表單類文件,凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

  六、文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制

 。ㄒ唬┪募幪(hào):[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間

  注:各部門代號(hào)

  部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

 。ǘ┪募臉(biāo)識(shí)與控制

  1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,不作標(biāo)識(shí);

  2、長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí),控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;

  3、一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效,以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí),不必跟蹤回收其過期版本。

  七、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

 。ㄒ唬、行政文件與管理性文件的編制與審批

  (1)公司級(jí)行政性文件:公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負(fù)責(zé)編制。

  (2)公司級(jí)管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度,由各部門依本制度3條負(fù)責(zé)編制。

  (3)各部門行政性文件:各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

  (4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  (5)公司及各部門所有管理性文件的.審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

 。ǘ、文件歸檔、發(fā)放、保管

  1、文件歸檔

  (1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

  (2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

  2、文件發(fā)放

  公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放:

  (1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

  (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

  (3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本,人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量,填寫發(fā)放編號(hào),并由領(lǐng)用者簽名。

  (4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

  3、文件保管與借閱

  (1)文件保管:所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識(shí)別。

  a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

  b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

  c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

  (2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù),各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。

  (3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份,并作出版本標(biāo)識(shí),采用密碼進(jìn)行保護(hù),限定查閱及使用范圍,由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。

  (4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職,應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

  八、文件的更改與回收作廢

 。ㄒ唬、文件更改

  (1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí),由文件歸口部門提出,并實(shí)施具體更改工作,文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性,必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。

  (2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。

  (3)文件修改內(nèi)容較少時(shí),可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。

  (4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號(hào)最高是10,當(dāng)超過10次時(shí),文件換版,即由A版升為B版,以此類推。特殊情況下,換版不受此限制。

  (5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所,對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查,并確認(rèn)更改效果。

  (6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題,提出文件更改意見。

 。ǘ⑽募淖鲝U與銷毀

  (1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí),原文件應(yīng)作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,并登記標(biāo)明回收日期。

  (2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí),對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀,并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

  (3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

 。ㄈ⑼鈦砦募芾

  外來文件接收與歸口

  (1)國(guó)家法律、法規(guī);國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件,由人事行政部統(tǒng)一收集管理,并建立《外來文件清單》。

  (2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

  (3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行,履行完畢后,由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,交檔案室備檔。

 。ㄋ模⒈C芪募墓芾

  1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

  2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則:

 。1)文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍

 。2)絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

 。3)機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員,機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

 。4)秘密公司部門主管級(jí)以上人員,秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

  公司文件管理制度 14

  一、為建立組織,健全制度,使公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)范化、,特制訂本規(guī)定,凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。

  二、本公司員工任用、擔(dān)保、工作時(shí)間、請(qǐng)假休假、出差、培訓(xùn)、福利、考勤考核、獎(jiǎng)懲、年資、離職等事項(xiàng)除國(guó)家有規(guī)定外,皆按本規(guī)定辦理。

  三、本公司員工應(yīng)團(tuán)結(jié)友愛,忠于職守,遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度,服從各級(jí)主管人員的合理指揮與安排,不得陽(yáng)奉陰違或敷衍塞責(zé)。

  四、本公司員工應(yīng)遵紀(jì)守法,努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí),不斷提高自身修養(yǎng)。

  五、本公司員工對(duì)內(nèi)應(yīng)認(rèn)真工作,愛惜公物,減少損耗,提高業(yè)務(wù)水平和工作效率,對(duì)外應(yīng)嚴(yán)守公司商業(yè)機(jī)密(公司的.產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計(jì)劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機(jī)密)。

  六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽(yù),除辦理本公司指定外,不得擅用本公司名義,嚴(yán)禁用公司名義在外招搖撞騙。

  七、本公司員工對(duì)外接洽事項(xiàng)時(shí)(包括電話洽談),應(yīng)態(tài)度謙和,特別注意文明用語(yǔ),不得滿懷不滿情緒,有損害公司形象的行為。

  八、本公司員工應(yīng)遵守國(guó)家法律,嚴(yán)禁有酗酒鬧事,吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。

  九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神,心胸豁達(dá),勤奮敬業(yè),始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。

  十、本制度經(jīng)行政會(huì)議通過后,試用實(shí)施,若試用期間有疑問,可向行政部以書面形式提出意見,再由行政部組織會(huì)議研究修訂,其他任何人員不得擅自修改。

  公司文件管理制度 15

  一、總則

  第一條、為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  二、收文的管理

  第三條、公文的簽收

  1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,在簽收和拆封時(shí),秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電單據(jù)等,由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天。

  第五條、文件的傳閱與催辦

  1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處,閱批文件一般不得超過兩天,閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4、文件閱完后應(yīng)送交秘書,切忌橫傳。

  5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

  三、文件借閱和清退

  第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門主管簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

  第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

  第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  四、文件的立卷與歸檔

  第九條、文件的歸檔范圍

  凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔:

  1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

  2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。

  3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的'報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

  4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。

  5、企業(yè)日志和大事記。

  第十條、立卷要求

  1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2、立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  五、文件的銷毀

  第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  六、附則

  第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

  第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

  公司文件管理制度 16

  1、樹立正確的科學(xué)態(tài)度,自覺地按照法律和道德行為使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行與信息有關(guān)的活動(dòng)。

  2、學(xué)生進(jìn)入本室要衣冠整潔,要穿鞋套,要注意室內(nèi)衛(wèi)生,不準(zhǔn)亂扔紙屑雜物,不準(zhǔn)帶入食物飲料,以保持機(jī)房的整潔干凈。嚴(yán)禁喧嘩、打鬧,要保持室內(nèi)安靜。

  3、學(xué)生上課、上網(wǎng)要按指導(dǎo)教師的要求,嚴(yán)格操作規(guī)程,不準(zhǔn)隨意操作,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與老師聯(lián)系。

  4、愛護(hù)設(shè)備設(shè)施,不準(zhǔn)在電器或桌椅上亂刻亂畫,如有損壞,照價(jià)賠償,也不得擅自拆卸電腦,取走電腦設(shè)備的零部件。違者,以盜竊行為論處。

  5、未經(jīng)指導(dǎo)教師或管理人員批準(zhǔn)嚴(yán)禁私自在微機(jī)內(nèi)安裝應(yīng)用程序和拷貝游戲軟件,不準(zhǔn)使用非本室軟件。

  6、要上有利于身心健康發(fā)展的.網(wǎng)站,學(xué)會(huì)從網(wǎng)絡(luò)中獲取信息的方法,并能合理使用所獲取的信息資源。

  公司文件管理制度 17

  一、目的

  為進(jìn)一步完善公司文件管理,讓公司文件的下發(fā)更加規(guī)范、合理,從而提高公司下發(fā)文件的質(zhì)量和提升下發(fā)文件的效率,特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于公司各部門的文件下發(fā)工作。

  三、管理責(zé)任

  1、綜合辦是公司文件的統(tǒng)一管理部門,主管本公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的'文件下發(fā)工作。

  2、公司各部門在文件管理中必須嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)保密規(guī)定,確保公司信息安全。

  四、發(fā)文規(guī)則

  1、公司文件的下發(fā)由相關(guān)部門起草,未涉及跨部門事項(xiàng)的文件,歸各部門管理,由部門經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,呈交總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)之后生效;涉及跨部門事項(xiàng)的文件,發(fā)文部門起草后,應(yīng)先征求相關(guān)部門意見,并經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,呈交總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后生效。

  2、綜合辦設(shè)立專門人員對(duì)公司文號(hào)及發(fā)文格式進(jìn)行管理。批準(zhǔn)生效后的文件原件及電子檔備份由綜合辦存檔,并

  統(tǒng)一編制文號(hào),最后將修訂好的電子文檔或書面文檔發(fā)至相關(guān)部門,并保存發(fā)文記錄。

  五、文件格式

  1、文件一律采用A4或B5型號(hào)的紙張打印,頁(yè)面邊距

  按標(biāo)準(zhǔn)版面。

  2、主標(biāo)題(又稱一級(jí)標(biāo)題)為二號(hào)宋體(加粗);二級(jí)標(biāo)題為三號(hào)黑體;三級(jí)標(biāo)題為三號(hào)宋體加粗;正文均為三號(hào)宋體。

  3、所有正式的下發(fā)文件要求統(tǒng)一編號(hào),各部門代字如下:

  副總辦江總字

  綜合辦公室江辦字

  工程部江工字市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部江市字

  財(cái)務(wù)部江財(cái)字

  人力資源部江人字

  六、文件的校正程序

  先由相關(guān)出臺(tái)文件的責(zé)任部門起草,綜合辦負(fù)責(zé)初步編制文件,公司文件若需修改,由相關(guān)部門提出書面意見,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后,由綜合辦按規(guī)范進(jìn)行修改。修改之后的文件經(jīng)綜合辦統(tǒng)一以電子文檔或書面形式發(fā)往相關(guān)部門。無保留價(jià)值的原書面文件需送還綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一銷

  七、文件審批程序

  1、公司的文件采取逐級(jí)審批的程序,應(yīng)將擬制的文件報(bào)送直接上級(jí)審核。

  2、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,再由綜合辦統(tǒng)一發(fā)放至相關(guān)部門。

  3、文件審核(批)的重點(diǎn)是:是否需要行文;是否符合公司的規(guī)章制度;是否應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規(guī)定等。

  4、公司頒布的規(guī)章制度以及涉及公司全局的文件,正式發(fā)文前應(yīng)先經(jīng)總經(jīng)理審核,由總經(jīng)理簽字或蓋章確認(rèn)。

  八、文件發(fā)放辦法

  1、按各部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)劃分的規(guī)定,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)職權(quán)范圍內(nèi)報(bào)送的文件。

  2、有關(guān)規(guī)章制度、管理辦法以及關(guān)系公司全局的文件由總經(jīng)理簽發(fā)。

  3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權(quán)的人員簽發(fā)。

  4、文件在公司領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后生效。

  5、文件發(fā)放人員負(fù)責(zé)本部門的發(fā)文工作,對(duì)于公司全部發(fā)文,要進(jìn)行登記,即填寫《發(fā)文登記表》。

  6、文件收發(fā)人員應(yīng)將原件進(jìn)行歸檔管理,將文件的復(fù)印件發(fā)至抄送部門,并將相關(guān)文件電子版上傳到公司群共

  九、收發(fā)效率與管理

  1、公司綜合辦負(fù)責(zé)公司的文件發(fā)放工作,所有針對(duì)公司全部人員下發(fā)的文件一律由綜合辦人員進(jìn)行登記,即填寫《發(fā)文登記表》。

  2、文件發(fā)放人員必須盡職盡責(zé),在發(fā)文的各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格登記手續(xù),使文件的流轉(zhuǎn)方向和辦理過程一目了然。

  3、文件收發(fā)人員應(yīng)在收文后一小時(shí)之內(nèi)將文件及時(shí)送達(dá)各收文部門(個(gè)人),不得在手中積存,以免造成辦公效率低下。

  4、文件審核人、審批人原則上應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)將所交批文件簽署意見并批轉(zhuǎn)或交辦。

  5、所有辦畢文件都應(yīng)立卷歸檔。

  公司文件管理制度 18

  第一條為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案,明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé),規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作,提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平,依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和公司設(shè)備管理制度,制定本制度。

  第二條本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容,檔案管理的要求等。

  第三條各車間設(shè)備管理部門應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料,建立設(shè)備臺(tái)帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案,各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的全部設(shè)備檔案。

  第四條各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料,并結(jié)合本單位實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

  第五條各單位應(yīng)逐臺(tái)建立健全設(shè)備檔案,主要內(nèi)容應(yīng)包括:

 。ㄒ唬┰O(shè)備一般特點(diǎn)及技術(shù)特性(如設(shè)備編號(hào)、位號(hào)、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點(diǎn)、投產(chǎn)日期、操作運(yùn)行條件等);

 。ǘ┰O(shè)備檢驗(yàn)總結(jié)報(bào)告;

 。ㄈ└綄僭O(shè)備明細(xì)表;

 。ㄋ模┲卮笕毕萦涗洠

 。ㄎ澹┌惭b試車記錄;

 。┰O(shè)備檢修記錄;

 。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄;

 。ò耍┰O(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間累計(jì);

 。ň牛┰O(shè)備技術(shù)改造和更新記錄;

 。ㄊ┰O(shè)備故障及事故記錄;

  (十一)潤(rùn)滑說明表;

 。ㄊ┰O(shè)備腐蝕情況及防腐措施記錄;

 。ㄊ┰O(shè)備狀態(tài)監(jiān)測(cè)及故障診斷記錄;

 。ㄊ模┢渌枰w檔的`設(shè)備技術(shù)資料。

  第六條設(shè)備技術(shù)檔案管理要求

 。ㄒ唬┰O(shè)備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設(shè)備管理部門,一并存入設(shè)備技術(shù)檔案;

 。ǘ└鲉挝粚(duì)主要設(shè)備零部件(潤(rùn)滑油脂)進(jìn)行改替代和技術(shù)改造等,應(yīng)按照有關(guān)程序進(jìn)行審批,并及時(shí)修訂設(shè)備技術(shù)檔案;

 。ㄈ┰O(shè)備遷移,其檔案隨設(shè)備調(diào)出,主要設(shè)備報(bào)廢后,檔案由設(shè)備管理部門封存;

 。ㄋ模┘夹g(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理,建立清冊(cè)。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時(shí)整理填寫。人員變更時(shí),主管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真組織按項(xiàng)交接。

  公司文件管理制度 19

  1.目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

  2.范圍

  公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

  3.內(nèi)容

  3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理:主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息;培訓(xùn)記錄;標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;事故調(diào)查報(bào)告;檢查、整改記錄;職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄;安全生產(chǎn)會(huì)議記錄;安全活動(dòng)記錄;法定檢測(cè)記錄;關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案;應(yīng)急演習(xí)信息;承包商和供應(yīng)商信息;維護(hù)和校驗(yàn)記錄;技術(shù)圖紙;人員資格證;安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。

  3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交行政部集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

  3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

  3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

  3.5歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

  3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

  3.7歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

  3.8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

  3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

  3.10外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

  3.11為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

  3.12歸檔范圍及保管期限

  3.13歸檔時(shí)間:

 。1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

 。2)凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  (3)外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

 。4)工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

 。5)每年形成的財(cái)務(wù)檔案,由行政部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

 。6)電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

  (7)榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

 。8)聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

 。9)相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議),在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

 。10)外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

 。11)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

 。12)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

 。13)公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

  3.14檔案查(借)閱制度

  檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

 。1)凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。

  (2)本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

 。3)借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

 。4)外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

 。5)凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

  3.15檔案的保密制度

  (1)凡屬密級(jí)檔案,必須正確地標(biāo)明密級(jí),并妥善存放。

 。2)非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部,行政部門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。

 。3)全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

 。4)凡查閱密級(jí)檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

  (5)查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

  (6)檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

 。7)定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

  3.16行政部管理制度

 。1)檔案存入檢查:

  1)檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。

  2)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

  (2)行政部管理:

  1)行政部未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進(jìn)入。

  2)檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

  3)行政部門窗須安裝窗簾,行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。

  4)避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

  5)行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

  8)行政部須做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

  9)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

  10)建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

  3.17檔案鑒定、銷毀制度

 。1)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

 。2)保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長(zhǎng)。

 。3)從檔案的.內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

  (4)檔案通過鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

 。5)銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字。

  3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

 。1)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

 。2)負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

  (3)積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

 。4)做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

 。5)嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

  (6)負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

  公司文件管理制度 20

  1、凡是店里員工一律不準(zhǔn)玩游戲機(jī)。上班時(shí)間不準(zhǔn)玩手機(jī)。如果服務(wù)員有意把顧客數(shù)字多記一點(diǎn)或是少記一點(diǎn),被查出一次罰十倍,后果自負(fù)。

  2、大堂經(jīng)理的最高權(quán)限是顧客回家沒有打的錢,最多50-100元,服務(wù)員和大堂經(jīng)理簽字。

  3、店里的處理額度一律為10%,大堂經(jīng)理簽字。按規(guī)定僅能在第二天處理。

  4、服務(wù)員錯(cuò)帳一律要賠。顧客沒有會(huì)員卡一律不準(zhǔn)上分。

  5、上班時(shí)間大堂經(jīng)理和服務(wù)員一律不準(zhǔn)睡覺,如果因睡覺錯(cuò)帳(機(jī)器上分偷去)機(jī)器門撬開,大堂經(jīng)理和服務(wù)員一起賠錢。

  6、地面和機(jī)器上面的衛(wèi)生,服務(wù)員一律要搞干凈。

  7、店里的錢服務(wù)員一定要放好.遺失要賠,若服務(wù)員遺失店里的`錢財(cái),要按原價(jià)、原數(shù)賠償。

  8、天天遵守店里的8條服務(wù)態(tài)度。

  公司文件管理制度 21

  為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

  一、文件、資料的來源和范圍

  文件、資料的來源有兩種:接收和發(fā)放。

  1、接受到文件時(shí)填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

  2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。

  文件、資料的來源范圍分為:公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。

  二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類

  本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

  1、行政類:

  本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類證照。

  2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類:

  公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。

  3、人事類:

  勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

  4、政府類:政府下發(fā)至公司的各類文件。

  5、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

  6、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

  三、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

  公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的.原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

  1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫合并來做編號(hào)之首。如:公司辦公室的編號(hào)首為FNB;總公司財(cái)務(wù)部發(fā)來的文件編號(hào)為SZC;燃?xì)鈪f(xié)會(huì)人事部發(fā)來文件為SWR。

  2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為:

  1行政類;2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類;3人事關(guān)類;4政府類;5財(cái)務(wù)類;6音像類。

  3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以年月日加十位進(jìn)行歸編。

  4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“B”代表重要級(jí),“C”代表機(jī)密級(jí)。“A”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等!癇”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等!癈”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

  5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號(hào)+(受密級(jí))。

  例如:將總公司辦公室公開發(fā)布的通知?dú)w檔為20xx年5月3日第一份檔案,其編號(hào)為:JZB12013050301(A)。

  四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還

  1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。

  2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

  3、公司檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》。一般級(jí)公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱,不得復(fù)制或帶走。

  5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》上填寫的時(shí)間內(nèi),歸還時(shí)必須填寫《文檔歸還登記表》。

  五、歸檔保存期限

  1、永久保存:本公司章程、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

  2、五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。

  4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

  六、檔案的銷毀

  1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

  2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)表》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須部門主管批準(zhǔn)后方可銷。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

  3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

  七、附表的管理

  本制度暫定8個(gè)附表,附表的管理由檔案管理者兼管,分類管理每個(gè)附表,便于填寫和查閱。附表的編號(hào)為:?jiǎn)⒂脮r(shí)的年月日+十位。

  八、其它

  本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

  本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

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