- 相關(guān)推薦
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度(精選18篇)
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中,各種制度頻頻出現(xiàn),制度對社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編為大家整理的進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度,歡迎大家分享。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇1
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn),方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的`安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時(shí)做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇2
為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的`齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇3
一、 總則
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。
2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項(xiàng)目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級(jí)別
1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。
2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的.電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。
十一、附件:集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇4
第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍:
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的'借閱與索取:
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條 檔案的銷毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇5
1.0主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3檔案室主要職責(zé):
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類
3.1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日;顒(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的'原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇6
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中構(gòu)成的對國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作理解檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和帶給利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的構(gòu)成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)潛力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理貼合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價(jià)值的檔案登記造冊,按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)用心做好檔案的帶給利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)帶給及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)務(wù)必為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)帶給真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)帶給利用、公布檔案,不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的.處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作職責(zé)追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責(zé)者,依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇7
一、目的
為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作,確保檔案保管安全,發(fā)揮檔案價(jià)值,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合公司實(shí)際情況,發(fā)布《公司檔案管理制度》(以下簡稱“本制度”)。
二、檔案的定義
。ㄒ唬n案指公司及下屬項(xiàng)目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、工程建設(shè)、經(jīng)營管理、社會(huì)活動(dòng)中所形成的具有參考、保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。
。ǘ┤粘9ぷ髦行纬傻母黝愡^程文件屬于資料,不屬于檔案范疇。
三、管理機(jī)構(gòu)
公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項(xiàng)目公司檔案管理工作,負(fù)責(zé)公司及下屬項(xiàng)目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶;下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)保管公司及下屬項(xiàng)目公司重要檔案。
四、工作職責(zé)
公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員,其工作職責(zé)為:
。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。
。ǘ╅_展檔案管理培訓(xùn),指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。
(三)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用,負(fù)責(zé)檔案室的日常管理。
(四)對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺(tái)賬并定期備份(至少每兩月一次)。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
。ㄒ唬w檔文件的鑒定,包括歸檔范圍、密級(jí)、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計(jì)、鑒定檔案產(chǎn)生情況,梳理歸檔范圍,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于:
。1)公司管理文件:如資質(zhì)文件,包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等;公司、公司形成并下達(dá)的各類正式文件,包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會(huì)議紀(jì)要材料、重要記錄;公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;國家、地方政府政策文件類。
(2)項(xiàng)目資料:如開發(fā)文件類(前期、配套文件);圖紙類;合同類(包括商品房合同);工程技術(shù)文件類;招標(biāo)文件類;項(xiàng)目企劃、銷售資料類;前期市場調(diào)研、土地分析等資料類;竣工報(bào)建資料類。
(3)聲像資料及實(shí)物檔案:如反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料,有紀(jì)念意義的'展覽照片、錄音、錄像等文件材料;公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、項(xiàng)目樓書。
2、密級(jí)鑒定。檔案密級(jí)由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級(jí),泄漏會(huì)使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害,因此,歸檔時(shí)要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級(jí)等級(jí),確保檔案安全。
普通是公司可對外發(fā)布的信息,如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報(bào)告等。
秘密是公司一般的秘密,一旦泄密會(huì)使公司利益受到較大損害,如重要會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、規(guī)章制度等。
機(jī)密是公司重要的秘密,泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害,如董事會(huì)決議、項(xiàng)目投資文件、公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。
(二)到期檔案的鑒定。公司及下屬項(xiàng)目公司對到期檔案進(jìn)行鑒定,確定繼續(xù)保存或進(jìn)行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:
。1)公司章程;
。2)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;
(3)財(cái)務(wù)報(bào)表;
(4)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;
。5)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
。6)工程設(shè)計(jì)圖;
。7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、十年保存:
(1)預(yù)算、決算書類;
(2)會(huì)計(jì)憑證;
。3)其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存:
。1)期滿或解約之合約;
(2)其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存:無長期保存必要的。
5、規(guī)章制度由公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部永久保存,使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對檔案資料進(jìn)行整理。對超過保存期限的檔案,由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》(詳見附件),報(bào)本部門及相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理/董事會(huì)批準(zhǔn)。
7、決定銷毀的檔案資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫《檔案銷毀清冊》(詳見附件),銷毀檔案時(shí)至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案,銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認(rèn)。
8、檔案銷毀后,鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續(xù)保存的過期檔案,應(yīng)明確繼續(xù)保存的時(shí)間期限,并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
。ㄒ唬┦占秶0凑諝w檔范圍進(jìn)行收集。
(二)收集方式。公司及下屬項(xiàng)目公司均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理本部門的文件資料,并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》(詳見附件),隨同已整理的檔案(含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物)一并移交檔案室,檔案管理員接收檔案并簽字確認(rèn),《檔案移交清單》雙方各留一份。
。ㄈw檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件(無原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件)。
2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗(yàn)證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料:要使用耐久性強(qiáng)的碳素型黑色或藍(lán)色簽字筆、鋼筆,不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)、攝相機(jī)等拍攝,要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等,不能使用手機(jī)拍攝。
。ㄋ模┕炯跋聦夙(xiàng)目公司收集以下檔案后,須提交電子檔(含目錄)至檔案管理員處,以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄;股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同;工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關(guān)文件。
。1)合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。
(2)融資擔(dān)保文件:融資公告、報(bào)表、擔(dān)保、抵押等相關(guān)文件,融資合同、協(xié)議等(如發(fā)債、貸款等)。
(3)盡職調(diào)查資料:①盡職調(diào)查報(bào)告;②業(yè)務(wù)約定書;③委托協(xié)議書;④盡職調(diào)查清單及問卷;⑤目標(biāo)企業(yè)提供的有關(guān)書面資料(含工商、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程、市場、人力等文件)。
(4)工程項(xiàng)目檔案。包括土地獲取、項(xiàng)目報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等各階段形成的檔案。
。5)公司及下屬項(xiàng)目公司所獲榮譽(yù)。
注:1。如公司及下屬項(xiàng)目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導(dǎo)致檔案不能安全保管,須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
(一)檔案管理員接收檔案資料后,應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行保管,按檔案編號(hào)順序規(guī)則存放,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保管和使用。
。ǘn案存檔分類主要以公司、項(xiàng)目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜,在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細(xì)表,且在檔案柜上標(biāo)注公司/項(xiàng)目名稱和柜號(hào),并在電腦上做好臺(tái)賬登記(表格/文檔),保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
。ㄈn案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進(jìn)行檢查,切實(shí)做好檔案“八防”(防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲)工作,確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo),并采取補(bǔ)救措施,減少檔案的損失。
。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度,檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管,檔案室非檔案管理員不得入內(nèi),檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
。ㄒ唬┕静块T員工因工作需要,可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。
。ǘ┙栝啓n案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為:借出、復(fù)印、掃描、查詢。
填寫要求:
。1)《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫申請人所在的部門,文件標(biāo)題或摘要填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱,根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否,用途填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項(xiàng)。
(2)《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門,主送單位(或合作、上報(bào)單位等)填寫外借物品所辦理事項(xiàng)的主要單位,外借物品清單及借用時(shí)間填寫所外借的物品,借用時(shí)間必須填寫明確(如20xx年x月xx日xx:xx至20xx年x月xx日xx:xx),如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位,涉及金額根據(jù)實(shí)際情況填寫,用途填寫所要外借文件用于辦理的事項(xiàng)。
(三)檔案管理員對檔案借閱進(jìn)行登記,填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失,否則追究借閱人的責(zé)任,構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。
。ㄈn案應(yīng)按期歸還,歸還時(shí)檔案管理人員要對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查,包括檔案的件數(shù)、頁數(shù),檔案原件完整,無損壞、無涂改等,并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的,借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。
。ㄋ模┩鈫挝唤栝啓n案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
。ㄎ澹n案在使用外借期間,檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔,以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇8
1. 養(yǎng)殖場應(yīng)當(dāng)依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案,取得畜禽養(yǎng)殖代碼,作為養(yǎng)殖檔案編號(hào)。
2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案,需完善以下內(nèi)容:免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報(bào)表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標(biāo)識(shí)使用記錄等。
3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案,每年一月底前將上年度動(dòng)物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機(jī)關(guān)報(bào)告,養(yǎng)殖檔案保存時(shí)間不得低于2年。
4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后,于停業(yè)后30日內(nèi)將《動(dòng)物防疫條件》交回發(fā)證機(jī)關(guān)注銷。
5. 《動(dòng)物防疫條件合格證》丟失的,于15日內(nèi)向發(fā)證機(jī)關(guān)申請補(bǔ)發(fā)。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇9
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時(shí),必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時(shí)準(zhǔn)
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會(huì)議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí),檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況,及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價(jià)值的`各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡明扼要,目錄頁號(hào)編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時(shí),必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇10
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責(zé)對二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上務(wù)必是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的.資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案務(wù)必圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)光不得超過一周,必要時(shí)能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)光、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人職責(zé)。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,務(wù)必外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執(zhí)行。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇11
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件務(wù)必歸檔。
7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的文件、具有保存價(jià)值的`資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的職責(zé)。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇12
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé),包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號(hào)方案。案卷的排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價(jià)值的.公文,可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡報(bào)等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,嚴(yán)守國家機(jī)密
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇13
一、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,做到專人、專室、專柜管理,任何人不得據(jù)為已有。
二、加強(qiáng)庫房管理,防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作,配置必須的保護(hù)設(shè)備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取積極有效措施,保護(hù)檔案的安全。
四、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作,做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀,銷毀失去價(jià)值的.檔案,由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷,禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可離開崗位。
七、因保管不善,造成檔案毀壞和丟失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責(zé)任。
檔案工作人員崗位責(zé)任制
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),刻苦學(xué)習(xí)、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。
二、負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和系統(tǒng)化工作。
四、全面熟悉室藏,開發(fā)檔案信息資源,積極提供利用,做好咨詢工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。
五、加強(qiáng)檔案室管理,做好溫濕度記錄,年終對室藏檔案資料進(jìn)行全面地核對清理,確保檔案的完整與安全。
六、保持室內(nèi)整潔,遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據(jù)國家保密法和國家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定,做好檔案的密級(jí)劃分和密級(jí)的變更工作。
二、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù),檔案查閱只限于閱文室,查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照,更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人;如確因工作需要,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),采取相應(yīng)保密措施,使用后及時(shí)歸還。
三、檔案室房屬機(jī)要重地,無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四、對于造成泄漏檔案機(jī)密的單位和個(gè)人,依照《國家保密法》
有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者,必須填好借閱單,說明利用的目的等項(xiàng)。
二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù),在指定的地點(diǎn)查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的,必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用,按期歸還。
三、重要的資料一律不借出,只限于查閱室查閱。
四、查閱檔案時(shí),不得損污、涂改檔案,不得在文件材料上圍點(diǎn)、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料,要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),由檔案室核對無誤后,力口蓋公章,方可帶走。
六、局黨委會(huì)、局務(wù)會(huì)記錄、人事工作材料及案件討論記錄,除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外,一律不準(zhǔn)查閱,更不得摘抄或復(fù)制。
七、對歸還的案卷,必須全面進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)認(rèn)真處理。
八、借查檔案人員必須嚴(yán)格遵守上述制度,違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇14
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中,嚴(yán)格遵守以下制度:
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。
。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟(jì))、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng),重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。
。ǘw檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料,一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi),將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。
對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當(dāng)延長收集歸檔時(shí)間,但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
。ㄈn的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確,格式規(guī)范,統(tǒng)一打;案卷裝訂整齊美觀,案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,為維護(hù)檔案的完整與安全,制定本制度。
。ㄒ唬└鶕(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
(二)注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。
。ㄈ┙邮諜n案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì),并進(jìn)行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。
。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作,保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序,便于保管和利用,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
。ㄎ澹┍WC庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)(溫度14-24℃,濕度45-65%)。
。⿲Ρ9艿臋n案要每年進(jìn)行一次小檢查,年終進(jìn)行一次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并積極采取措施予以處理。
。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進(jìn)行清點(diǎn)核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作,是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé),為確保黨和國家的安全,制定本制度。
(一)檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習(xí)黨的方針政策,增強(qiáng)黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度一致。
(二)嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的.不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
。ㄈ﹪(yán)格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外,不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴(yán)禁堆放在桌面上。
。⿲`犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查(借)閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時(shí)確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。
。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。
(二)查閱機(jī)密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
(三)檔案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。
。ㄎ澹┎殚啓n案的人員,要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責(zé)任。
(六)查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,方可復(fù)制(手抄、打字、復(fù)印、拍照等),經(jīng)核對無誤后,蓋章生效。
。ㄆ撸┎闄n人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水,以免損壞檔案,不準(zhǔn)大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護(hù)公共財(cái)物。
(八)利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護(hù)工作,確保檔案的完整與安全。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇15
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財(cái)力上給予支持,及時(shí)解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全,并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的'各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道,嚴(yán)格制度,督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號(hào)編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目,并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇16
一、用心宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管狀況,改善檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國家機(jī)密。
四、用心開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、群眾審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的`和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。
三、檔案到達(dá)開放期,由鑒定組作出是否向社會(huì)開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)光、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇17
一、檔案是國家的寶貴財(cái)富,企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì),因此,檔案部門和工作人員,務(wù)必遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴(yán)格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案,務(wù)必經(jīng)檔案人員帶給,任何人不得直接動(dòng)用。
三、借閱檔案務(wù)必嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。
四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴(yán)格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)的,嚴(yán)禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)帶給,任何單位和個(gè)人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、帶給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,務(wù)必追查職責(zé),對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者,要依法追查刑事職責(zé)。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的`檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報(bào)告,及時(shí)追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。
九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度 篇18
1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。
2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密,確保檔案工作的嚴(yán)密性。
4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位,按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時(shí)收存、及時(shí)歸類。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作,確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時(shí)間,各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的`相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時(shí)間較長的檔案,保證檔案不流失。
【進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度】相關(guān)文章:
檔案規(guī)范管理制度(精選16篇)06-08
進(jìn)一步規(guī)范考勤管理制度(通用14篇)08-05
幼兒園檔案規(guī)范化管理制度09-22
檔案管理制度 工作檔案制度03-17
規(guī)范管理制度優(yōu)秀03-24
禮儀規(guī)范管理制度04-09
流程規(guī)范管理制度12-07
規(guī)范項(xiàng)目管理制度11-15