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人事檔案日常管理制度

時間:2024-07-28 19:39:56 制度 我要投稿

人事檔案日常管理制度范本(通用5篇)

  在當(dāng)下社會,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰?下面是小編收集整理的人事檔案日常管理制度范本(通用5篇),供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

人事檔案日常管理制度范本(通用5篇)

  人事檔案日常管理制度1

  第一章總 則

  第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。

  第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

  第三條貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

  第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時確保檔案的安全。

  第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

  第五條歸檔范圍

  (一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

  (二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。

  (三)審計(jì)工作中涉及個人的有關(guān)處分材料。

  (四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

  (五)評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。

  (六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報告,審查報告,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

  (七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料;個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料,上級批復(fù)等材料。

  (八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:

  1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的.證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見,退黨材料。

  2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。

  3、加入民主黨派的有關(guān)材料。

  (九)表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料:

  勞動模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎、通報表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。

  (十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見,上級批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報告,本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報告,決定(結(jié)論)、上級批復(fù)等。

  (十一)任免、調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。

  (十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。

  (十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表,提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表,批復(fù)材料等。

  (十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。

  (十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會,以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

  (十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。

  (十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。

  第六條收集方法

  (一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。

  (二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

  (三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

  (四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時完成歸檔。

  人事檔案日常管理制度2

  (一)干部人事檔案材料收集制度

  1、嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,明確收集范圍,認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;

  2、檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系,及時掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;

  3、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在形成正式材料后的一個月內(nèi),將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

  4、檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料,要認(rèn)真進(jìn)行核對,對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記,及時催要,對不符合歸檔要求的材料,要及時通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù),形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;

  5、對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。

  (二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

  1、嚴(yán)格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”,對收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格審核;

  2、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

  3、歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備,有承辦單位的簽章或個人署名,有形成材料的`日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入檔案;

  4、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料,不能歸入檔案,不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

  5、干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26、5厘米),材料左邊應(yīng)留出2—2、5厘米的裝訂邊,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫,不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;

  6、凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的材料,應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷,零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

  (三)干部人事檔案查(借)閱制度

  1、查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員,并填寫《查閱干部檔案審批表》,由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字,檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可查(借)閱;

  2、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

  3、查(借)閱檔案時,檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供或是確定提供材料的范圍,凡與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料,不得翻閱,并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;

  4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;

  5、查閱人員未經(jīng)許可,不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;

  6、查閱人員必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重,予以批評教育,直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者,按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

  7、檔案一般不外借,特殊情況須借用時,要說明理由,經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行借閱手續(xù),方可借出,借閱檔案一般不超過15天,并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所參觀、游覽、探親訪友。

  (四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

  1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時、準(zhǔn)確、安全;

  2、干部因工作調(diào)動或職務(wù)變動檔案轉(zhuǎn)出,檔案工作人員在接到調(diào)檔函后,經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后,一個星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;

  3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;

  4、轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封;

  5、干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;

  6、轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個月未收到回執(zhí)的,應(yīng)發(fā)函或打電話詢問,以防丟失;

  7、收到轉(zhuǎn)遞來的檔案,經(jīng)檢查核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

  (五)干部人事檔案檢查核對統(tǒng)計(jì)制度

  1、建立檔案工作臺帳登記制度,做到勤檢查、勤核對,每年全面檢查核對統(tǒng)計(jì)一次檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;

  2、提供利用后的干部人事檔案,入庫前要認(rèn)真檢查,仔細(xì)核對,確認(rèn)無誤后方可入庫;

  3、干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時,要認(rèn)真對照目錄檢查核對,防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;

  4、整理好的干部人事檔案入庫前,還要逐卷逐份逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯及時糾正。

  (六)干部人事檔案的保管、保密制度

  1、嚴(yán)格遵守黨和國家的保密法規(guī),認(rèn)真履行職責(zé),嚴(yán)格照章辦事,做好干部人事檔案的保管保密工作;

  2、非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;

  3、檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù),不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人:

  4、認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

  5、嚴(yán)禁吸煙,保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);

  6、堅(jiān)持庫房檢查制度,每周檢查一次,防止不安全因素發(fā)生,發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時采取措施,確保檔案安全;

  7、堅(jiān)持值班制度,下班前檔案要入庫,關(guān)好門窗,切斷電源;

  8、嚴(yán)禁個人私自保存任何人的檔案材料;

  9、檔案工作人員調(diào)動時,必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);

  10、對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人,應(yīng)視情節(jié)輕重,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。

  (七)人事檔案管理人員職責(zé)

  1、熱愛本職工作,忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案,為國家積累檔案史料;

  2、建立人事檔案臺帳,及時收集、鑒別、整理干部檔案材料,及時報送省管干部檔案材料;

  3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度,認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;

  4、及時登記教職工職務(wù)、工資變動情況;

  5、為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;

  6、維護(hù)人事檔案的完整與安全,做好人事檔案的保密保護(hù)工作;

  7、調(diào)查研究全校人事檔案工作情況,制定和修訂規(guī)章制度,搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);

  8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

  人事檔案日常管理制度3

  為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用人事檔案,更好地為我校人事工作服務(wù),根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》,特制定本制度。

  一、保密制度

  1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定,嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好人事檔案的保密工作。

  2、加強(qiáng)組織紀(jì)律,堅(jiān)守工作崗位。

  3、人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配備鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管人事檔案。

  4、人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發(fā)現(xiàn)問題,立即報告,及時采取措施。

  5、人事檔案庫房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時,必須辦理好交接手續(xù)。

  6、無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。

  7、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料,嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場合和娛樂場合,不得在電話或公共場所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。

  8、對利用人事檔案的人員,進(jìn)行保密宣傳,以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。

  9、人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞,嚴(yán)格密封,通過機(jī)要傳遞或?qū)H怂瓦_(dá),盡量避免本人自帶。

  10、人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

  11、人事檔案一般不外借,但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時,要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),借閱期限一般不得超過五天。

  12、屬歸檔的材料,及時轉(zhuǎn)入本人檔案,須轉(zhuǎn)遞的檔案,做好移交簽字登記手續(xù)。

  13、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

  14、發(fā)現(xiàn)泄密事件,認(rèn)真處理。

  二、歸檔制度

  1、按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。

  2、校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

  3、每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校,沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的,學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼,并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。

  4、收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,格式規(guī)范、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。

  5、不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

  6、人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

  7、每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表,充實(shí)干部人事內(nèi)容。

  8、對收集的材料,要做好收集登記和交接手續(xù)。

  三、鑒別制度

  1、收集的材料必須經(jīng)過鑒別,未經(jīng)鑒別,不得隨意歸檔或擅自銷毀。

  2、鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進(jìn)行。

  3、鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真,確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。

  4、歸檔的材料必須真實(shí)完整,字跡清楚,對象明確,手續(xù)完備;對不該歸檔的材料,要區(qū)別處理,凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

  5、人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

  四、整理制度

  1、整理人事檔案,要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充,并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。

  2、整理要做到:干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。

  3、整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

  4、必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。

  5、人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理,零材料及時裝訂入卷。

  6、不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料,必須認(rèn)真登記,需銷毀的材料,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。

  7、整檔過程中,要切實(shí)做好防火安全保密工作,整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙,嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。

  五、借閱制度

  1、查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任,必須是中共正式黨員。

  2、查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

  3、復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章,方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案,須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可查(借)閱。

  4、查(借)閱檔案,嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。

  5、查閱檔案的單位或個人,不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。

  6、檔案不外借,如必須借出使用時,要說明理由,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

  六、轉(zhuǎn)遞制度

  1、遞人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

  2、人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,一般情況下,不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事部門出具的介紹信,一般介紹信不予辦理。

  3、遞檔案時,必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下,須經(jīng)人事處

  有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的`現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回,以防丟失。

  4、使人事檔案能夠隨著我校的人事變動,干部職務(wù)變動而及時調(diào)整,人事處及組織部應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。

  5、職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下,方可轉(zhuǎn)出。

  6、校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。

  7、不屬于在職人員的代管人事檔案,在檔案轉(zhuǎn)出時,按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。

  8、是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章,有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。

  七、核查制度

  1、事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。

  2、提供利用的人事檔案,再回收時,要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。

  3、理好的人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)錯誤,及時糾正。

  4、出和接收人事檔案時,應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

  5、收集的人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否齊全完整,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。

  人事檔案日常管理制度4

  第一條人事檔案的內(nèi)容。

  員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:

  1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;

  2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價,對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料;

  3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;

  4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;

  5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

  第二條人事檔案保密規(guī)定。

  公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的`人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。

  第三條員工個人情況變更規(guī)定。

  1、員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項(xiàng)目。

  2、項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

  第四條員工人事檔案的使用。

  員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況,為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

  人事檔案日常管理制度5

  一、 目的:

  為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規(guī)則。

  二、 內(nèi)容:

  1、歸檔制度

  (1)對資料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔要求。

  (2)按照資料屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的'具體位置。

  (3)將資料放入檔案,并輸入資料庫。

  2、核查制度

  檢查核對一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進(jìn)行檢查核對

  3、保衛(wèi)制度

 。1)、指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。

 。2)、備齊必要的存檔設(shè)備。

 。3)、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

  (4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

  4、 統(tǒng)計(jì)制度

 。1)人事檔案的數(shù)量。

 。2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

 。3)檔案整理和保管情況。

 。4)檔案及設(shè)備利用情況。

  5、 轉(zhuǎn)遞制度

  檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動等原因引起,

  (1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

  (2)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;

 。3)按發(fā)文要求包裝、密封

  6、借檔制度

 。1)由有關(guān)單位部門開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章。

 。2)其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;

 。3)證明材料由人事處審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。

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