物業(yè)企業(yè)檔案管理制度

時(shí)間：2022-07-26 01:29:49 制度我要投稿

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物業(yè)企業(yè)檔案管理制度范本

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。我們?cè)撛趺磾M定制度呢？以下是小編整理的物業(yè)企業(yè)檔案管理制度范本，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

物業(yè)企業(yè)檔案管理制度范本

　　物業(yè)企業(yè)檔案管理制度1

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5、客戶資料補(bǔ)充

　　6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的.資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10、客戶維修記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1、及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;

　　3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5、接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

　　物業(yè)企業(yè)檔案管理制度2

　　1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的.作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。