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辦公室文件制度

時(shí)間:2021-11-01 18:49:34 制度 我要投稿

辦公室文件制度范本

  在當(dāng)下社會(huì),我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值,其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編精心整理的辦公室文件制度范本,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

辦公室文件制度范本

  辦公室文件制度1

  一、上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記,來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚,其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面,并送總經(jīng)理批示,總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱,總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的,辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果,并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回,分類(lèi)別分單位存入檔案袋。

  二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草,部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草,凡以文件或紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡,由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后,并詳細(xì)填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔,沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

  三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫(xiě)文件送達(dá)登記簿,由接收文件人簽字后方可,否則,不能擅自將文件交予他人,而不辦理簽收手續(xù)。

  四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā),宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)形式印發(fā),每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。

  五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀,以免機(jī)密外泄。

  六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù),否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員,重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日

  辦公室文件制度2

  第一條 管理要點(diǎn)

  1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

  3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。

  4、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

  2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

  5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

  6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

  第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

  1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

  3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

  辦公室文件制度3

  一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。

  二、公文的'簽收

  1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

  2. 公文的編號(hào)保管

  (1)、辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

  (2)、公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

  3. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  (1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要立即辦。

  (2)、一般文、函、電等,分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。

  (3)、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

  4.文件的傳閱與催辦

  (1)、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  (2)、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”,“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  (3)、文件閱完后,應(yīng)送交辦公室,切忌橫傳。

  (4)、辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

  辦公室文件制度4

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  一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確,促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門(mén)的信息溝通,提高各部門(mén)組織管理工作的效率。

  二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見(jiàn)及規(guī)定等等,上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的各類(lèi)公文,以及各部門(mén)上報(bào)的各類(lèi)文件資料。

  三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

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  1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記,填寫(xiě)應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí),并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

  2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急,及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

  3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無(wú)缺,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

  4、分團(tuán)委各部門(mén)每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng),應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié),未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

  5、各部門(mén)上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿,打印稿應(yīng)存放在各部門(mén)文件夾中,電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。

  6、上交上來(lái)的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內(nèi)容,做好相應(yīng)的登記。

  7、分團(tuán)委所屬各部門(mén)可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容,查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

 。ㄈ、發(fā)文制度:

  1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

  2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交有關(guān)人員審定,審定合格后方可發(fā)放。

  3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記,學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存,不得遺失。

  4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

  5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

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