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檔案保管制度

時(shí)間:2024-08-07 13:31:43 毅霖 制度 我要投稿

檔案保管制度(精選11篇)

  在當(dāng)下社會,很多地方都會使用到制度,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,以下是小編整理的檔案保管制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

檔案保管制度(精選11篇)

  檔案保管制度 1

  1、根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必要的檔案專用庫房和柜、櫥。

  2、檔案庫房要落實(shí)各項(xiàng)安全保衛(wèi)措施,添置溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、吸塵器、消防等設(shè)備,做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。庫房照明必須使用白熾燈。

  3、檔案人員進(jìn)出庫房應(yīng)隨手關(guān)門,非檔案人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。

  4、嚴(yán)格管理庫房鑰匙,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶出辦公室;下班前認(rèn)真檢查庫房門窗、電燈是否關(guān)閉;定期檢查防火設(shè)備,經(jīng)常處于良好狀態(tài)。

  5、定時(shí)做好每天一次的庫房內(nèi)外溫、濕度記錄,及時(shí)采取措施,力爭達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)(溫度14~24度,濕度50~60)。

  6、照片、底片應(yīng)放入影集;錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤應(yīng)放置密封盒里,放入干燥劑,有條件的應(yīng)添置防磁柜。

  7、庫房中檔案按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。庫房內(nèi)箱柜從左到右,從上至下編號,并編制檔案存放索引和示意圖,

  8、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不堆放雜物,并經(jīng)常保持清潔整齊,每周一次,每季大清掃一次。

  9、建立全宗卷,積累和存儲本機(jī)關(guān)案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個(gè)方面的材料。

  10、定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱和復(fù)制。錄音帶、錄像帶根據(jù)其特點(diǎn),每隔一段時(shí)間翻錄一次,如發(fā)現(xiàn)磁帶變形,斷裂等情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。發(fā)現(xiàn)照片、底片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。對檢查情況要認(rèn)真做好書面記錄。

  11、認(rèn)真做好檔案的.收進(jìn)、移出、借閱登記工作,調(diào)閱完畢的檔案應(yīng)及時(shí)還原,調(diào)卷時(shí)要輕取輕放,減少對檔案磨損。

  12、應(yīng)配備必要的專用的計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等檔案工作設(shè)施,檔案設(shè)備應(yīng)專人負(fù)責(zé)保管,不得隨意私自外借,確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

  13、檔案人員調(diào)動工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。

  檔案保管制度 2

  一、檔案保管制度

  1、檔案實(shí)行專人管理,嚴(yán)格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

  2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

  3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。

  4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。

  5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。

  6、檔案人員調(diào)動工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

  二、檔案保密制度。

  1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。

  2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。

  3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

  4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家和公共場所查閱。

  5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通訊中涉及檔案機(jī)密。

  三、檔案借閱制度:

  1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。

  2、本單位人員查閱涉及本單位機(jī)密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。

  4、查借檔案者要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、溝畫、撕拆、抽取檔案。

  5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。

  6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無誤后接收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。

  四、檔案鑒定制度:

  1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進(jìn)行鑒定工作。

  2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下,由分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進(jìn)行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報(bào)告并注明鑒定日期。

  3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表注明鑒定時(shí)間、意見,由小組負(fù)責(zé)人簽字。

  4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準(zhǔn)手續(xù),寫出書面報(bào)告,編制銷毀消冊,報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、銷毀檔案時(shí)要有2個(gè)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。

  五、檔案移交制度:

  1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級檔案館移交檔案。

  2、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價(jià)值的全部檔案。

  3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

  4、交接雙方必須根移交目錄清點(diǎn)核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

  5、檔案人員調(diào)動工作時(shí),也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)證后方可離開崗位。

  六、檔案立卷歸檔制度:

  1、本部門在工作活動中形成和使用的`各種有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料、錄音錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

  2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

  3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照"年度一機(jī)構(gòu)一問題"和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。

  4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標(biāo)題確切簡單,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。

  5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  6、各處室歸樓的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接收的案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。

  7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

  七、檔案統(tǒng)計(jì)制度:

  1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

  2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺賬,做到數(shù)字準(zhǔn)確。

  3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

  4、每年對全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。

  5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

  八、檔案的開發(fā)利用

  1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)

  2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔、嚴(yán)禁涂改。

  3、對檔案的利用要及時(shí)登記。

  檔案保管制度 3

  檔案資料是黨和國家的寶貴財(cái)富,為了做好檔案保管工作;防止檔案的損毀;延長檔案的壽命;維護(hù)檔案的完整與安全,特制定以下制度:

  一、庫房內(nèi)的檔案資料,要按門類載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號,柜架排列有序。

  二、檔案室的庫房要堅(jiān)固,并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設(shè)施,要定期檢查檔案保管情況,對破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

  三、要注意控制庫房內(nèi)的'溫濕度,不斷改善保管條件,努力達(dá)到溫濕度,不斷改善保管條件,努力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度,濕度一般保持在14度---20度之問;相對濕度45%---65%之間,庫房要清潔衛(wèi)生,定期清掃整。

  四、庫房內(nèi)各種電器閘門要牢固,下班時(shí)要關(guān)閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現(xiàn)象,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。

  五、檔案管理人員調(diào)閱搬運(yùn)檔案資料要輕拿輕放,嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料,以減少檔案機(jī)械磨損。

  六、建立和完善全宗卷;并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計(jì)工作。

  七、要提高警惕,做好保衛(wèi)保密工作,防止發(fā)生任何盜竊破壞檔案資料的事件。

  檔案保管制度 4

  根據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定本校檔案保管制度。

  一、及時(shí)接收歸檔的.檔案材料,辦理交接手續(xù)。發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整時(shí),督促和協(xié)助有關(guān)人員收集齊全,確保檔案資料的完整性。

  二、已進(jìn)庫的檔案資料,要及時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行整理、分類,按編號順序進(jìn)行存放,達(dá)到整齊、美觀、查找方便。

  三、檔案人員要經(jīng)常檢查庫房,落實(shí)“七防”措施,確保檔案安全。

  四、檔案屬國家所有,是國家的寶貴財(cái)富,任何人不得故意損毀、丟失,嚴(yán)禁泄密、涂改、偽造、出賣,如有違紀(jì)要追究責(zé)任。

  五、熱情主動為領(lǐng)導(dǎo)和各處室服務(wù),做好檔案的開發(fā)利用工作。

  六、接收或歸還檔案,要當(dāng)面點(diǎn)清,檢查有無缺頁、破損、污染等情況,對破損的要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)及技術(shù)處理后才歸卷入庫。

  七、變動保管期限,調(diào)整密級,銷毀過期檔案資料,都必須提出意見。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

  八、檔案的管理逐步采用先進(jìn)的管理手段,提高科學(xué)管理水平。

  九、對檔案工作做出顯著成績得要給予表揚(yáng)和獎勵,對玩忽職守,違反有關(guān)規(guī)定造成損失者,視情節(jié)輕重給予懲處。

  檔案保管制度 5

  一、根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)的有關(guān)要求,集中統(tǒng)一管理檔案的'原則,凡是本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理,不得分散保存。

  二、檔案室對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、移交要進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì),做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、詳實(shí)。

  三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火,維護(hù)檔案的完整與安全。

  四、檔案的銷毀、保密、解密,由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案,應(yīng)登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)簽字,報(bào)上級業(yè)務(wù)部門備案,同意后方可銷毀。

  五、查閱檔案時(shí),要履行借閱登記手續(xù),當(dāng)面清點(diǎn),用后及時(shí)歸還。檔案若有破損或字跡模糊,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

  六、檔案工作人員工作調(diào)動,必須辦理移交手續(xù),雙方交接清楚,領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可方能離開崗位。

  檔案保管制度 6

  (1)檔案查借閱及其他非檔案部門工作人員,未經(jīng)許可,一律不得進(jìn)入檔案工作室和庫房。

  (2)要做好辦公室和庫房的安全工作,每天由最后一位離開辦公室的同志負(fù)責(zé)斷電斷水源,鎖好門窗,管理制度《檔案安全保管制度》。

  (3)將檔案按檔號順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下,從左到右豎立排放。各類檔案原則上按檔號存放。檔案柜標(biāo)示舉例,例:xx-dq11-1~80,即xx年黨群檔案綜合類第1-80件。插卷,編入檔案產(chǎn)生年度目錄,并在檢索目錄上注明,存入檔案產(chǎn)生年度柜內(nèi)。

  (4)檔案柜應(yīng)編順序號,各庫、各類檔案均應(yīng)標(biāo)有檔案存放示意圖。

  (5)應(yīng)對檔案進(jìn)行定期安全檢查,積極做好八防工作(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)。發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。

  (6)對破損、褪變檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。

  (7)在檔案柜內(nèi)放置驅(qū)蟲防霉藥物,每月檢查一次蟲、霉情況,發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時(shí)處理。

  (8)查、借閱檔案當(dāng)面注銷,及時(shí)入庫。每學(xué)期結(jié)束前,對庫藏案卷進(jìn)行總清點(diǎn),及時(shí)催還借出的檔案。

  (9)每年對庫存聲像檔案進(jìn)行一次全面核對檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。

  (10)照片、底片要定期(每學(xué)期一次)進(jìn)行檢查,有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。

  (11)錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時(shí)倒帶,并馬上入盒,以防污染,要不定期檢查,如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象,應(yīng)立即進(jìn)行補(bǔ)救。

  (12)聲像檔案保管期限與相應(yīng)文字材料的'保管期限一致,需長期保管的聲像材料,在保管一定時(shí)間后,應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。

  檔案保管制度 7

  一、對本單位各門類、載體檔案均由本單位檔案室集中保管,案卷質(zhì)量必須符合規(guī)范要求,方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。

  二、庫房管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。

  三、堅(jiān)持定期或不定期檢查、統(tǒng)計(jì)檔案,如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。

  四、經(jīng)常保持庫房、柜架整潔整齊,定期對庫房內(nèi)電器、線路、消防設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,檔案人員離開庫房時(shí),必須切斷電源,管好門窗。

  五、堅(jiān)持溫濕度側(cè)記和調(diào)節(jié),檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14度至24度之間,相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。

  六、檔案庫房由專人管理,非庫房工作人員未經(jīng)許可不得擅入,檔案交接應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)。

  檔案保管制度 8

  1、檔案人員必須保護(hù)、保管好檔案,對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列、編號、裝箱,箱柜排放有序,檔案安全保管制度。

  2、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化,及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制,保證檔案的安全完整。

  3、檔案庫房是機(jī)要重地,非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。

  4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各類雜物品,要保持整潔。

  5、檔案庫房必須堅(jiān)固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染等設(shè)施,并要經(jīng)常檢查各項(xiàng)設(shè)施是否有效。

  6、庫房內(nèi)置放溫、濕度監(jiān)測設(shè)備,定期檢查、記錄、分析,保證規(guī)定的.溫濕度。

  7、檔案管理人員離開庫房時(shí)要關(guān)好門窗、拉滅電燈。

  檔案保管制度 9

  1、管理檔案在1000卷以上的單位,應(yīng)做到檔案庫房、閱覽室、檔案管理人員辦公室“三室”分開;檔案較少的單位應(yīng)將檔案庫房與閱檔、辦公室“兩室”分開;數(shù)量太少或不具備保管條件的,由上一級單位代管。

  2、檔案庫房內(nèi)設(shè)置防火、防潮、防蛀、防盜、防塵、防光、防高溫等安全保護(hù)“六防”設(shè)施,不得出現(xiàn)電源明線和電閘。全部使用鐵質(zhì)檔案柜,杜絕木質(zhì)檔案柜。嚴(yán)禁吸煙和帶明火入內(nèi),杜絕堆放易燃、易爆物品和雜物、食品等。

  3、經(jīng)常檢查庫房內(nèi)檔案安全防護(hù)措施,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

  4、不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容,如有泄露或公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理。

  5、嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的.檔案。對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊,違反有關(guān)法規(guī)者,視情節(jié)輕重,予以嚴(yán)肅處理。

  6、嚴(yán)禁用電話索取或提供有關(guān)檔案內(nèi)容的信息。

  7、嚴(yán)禁任何人攜帶檔案材料進(jìn)入公共和娛樂場所。

  8、檔案工作中形成的各種廢紙不得亂仍,一律按保密紙銷毀。

  檔案保管制度 10

  一、本學(xué)校檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,主動了解本學(xué)校各部門對利用檔案的需要,積極做好提供利用工作。

  二、積極配合學(xué)校編寫大事記,全面介紹等。

  三、本學(xué)校工作人員因工作需要可查閱,而不能因個(gè)人私事翻閱,外機(jī)關(guān)工作人員須持機(jī)關(guān)介紹信方可查閱。

  四、查閱人必須愛護(hù)案卷,輕拿輕放,不得亂翻、涂改、折疊、剪裁、撕拆、圈畫,對違反者追究責(zé)任。

  五、查閱檔案需填寫《檔案借閱登記薄》和《利用效果登記卡》。

  六、一般情況不準(zhǔn)帶出室外,確因工作需要必須帶出查閱,要以校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手續(xù),按時(shí)歸還。

  檔案保管制度 11

  1、安全檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)的工作,是學(xué)校管理工作的重要組成部分,因此安全檔案管理人員要有強(qiáng)烈的.責(zé)任心,嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地將各類安全方面的信息、資料、文件歸檔。

  2、檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂。編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋,檔案卷的規(guī)格要求符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

  3、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便入室內(nèi)。

  4、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度,借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

  5、檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機(jī)密,檔案資料人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂扔亂拋,應(yīng)按保密紙?zhí)幚砗弯N毀。

  6、按《檔案法》規(guī)定,要求做好收集、整理裝訂工作。

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