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企業(yè)會計檔案管理制度范本
在現(xiàn)在的社會生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的企業(yè)會計檔案管理制度范本，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
企業(yè)會計檔案管理制度1
一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據(jù)為已有。
二、各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。
三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
四、歸檔內(nèi)容
1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料(文字、圖表、聲像等)均屬歸檔范圍。
2、各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。
3、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。
4、股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業(yè)務(wù)專題會議等重要會議的會議紀(jì)要、記錄的'成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。
5、頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
6、請示與批復(fù)文件。
7、年度工作計劃、總結(jié)、參考價值的考察報告，重要工作匯報材料等。
8、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關(guān)的文件材料。
9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同(協(xié)議)、薪酬制度，以及職務(wù)任免、職級評定、績效考核、培訓(xùn)等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。
10、財務(wù)預(yù)決算、財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿、相關(guān)財務(wù)往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。
11、組織機構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準(zhǔn)執(zhí)行的規(guī)章制度。
12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。
13、月度(或季度)的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物(企業(yè)報、企業(yè)雜志等)的定稿、樣本。
14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。
15、企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。
16、固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。
17、在購置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設(shè)備資料。
18、審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。
19、外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。
五、歸檔要求
1、公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦理完畢，需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。
2、公司各基層單位、部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，在接收相關(guān)文件后的3個工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應(yīng)說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
六、檔案的鑒定與銷毀
1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定進行銷毀。
2、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報總裁批準(zhǔn)后方可銷毀。
七、檔案的借閱
1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準(zhǔn)后方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、機密檔案的借閱需經(jīng)總裁(或分管副總裁)批準(zhǔn)。
4、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。
5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟處罰。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
9、公司人員崗位調(diào)動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。
企業(yè)會計檔案管理制度2
一、會計檔案范圍
按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的范圍執(zhí)行。
二、會計檔案整理
公司形成的會計檔案，由會計部門按照檔案管理的要求，整理、裝訂成冊并由裝訂人員登記保管清冊。
1.會計憑證每月進行整理裝訂，封面所列項目要填寫齊全。
2.年終打印輸出全年各類帳簿，整理裝訂成冊，編寫頁碼，填寫目錄，封皮所列項目要注明單位名稱、年度、帳目名稱、單位負責(zé)人、會計負責(zé)人、裝訂人等。
3.會計報表年終按月排序裝訂成冊，封面所列項目要填寫齊全。
4.其它會計核算資料應(yīng)分類整理，加封面裝訂成冊。
5.按年度編制會計檔案清單。內(nèi)容包括：會計檔案名稱、數(shù)量、號碼和會計檔案移交人、保管人。
三、會計檔案保管
1.實行專人管理。會計憑證、會計賬簿、會計報表由會計部指定專人負責(zé)保管，電子帳套備份由財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)保管。
2.財務(wù)檔案開放部分為上年和本年，超過兩年的`財務(wù)檔案全部封存。
3.電腦財務(wù)帳套開放部分為上年和本年，超過兩年的財務(wù)帳套加密封存。密碼由財務(wù)部經(jīng)理保存。
4.會計檔案專管人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證會計檔案的安全，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
5.更換會計檔案專管人員時應(yīng)按規(guī)定辦理會計檔案管理工作交接手續(xù)。
6.嚴(yán)禁將會計檔案帶出公司，對于須將會計檔案帶出公司查閱的，必須經(jīng)主管財務(wù)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
四、會計檔案查閱
1.嚴(yán)格會計信息、會計檔案的保密制度，除經(jīng)主管財務(wù)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)外，任何部門和個人不得向其他單位或個人提供公司財務(wù)會計信息，或借閱會計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。
2.除國家規(guī)定的外，會計檔案不對外借閱，如遇特殊情況，外部單位需查閱會計檔案，或需要復(fù)制、翻錄、抄錄等，必須經(jīng)主管財務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并做好詳細的登記。
3.兩年以上的財務(wù)檔案查閱須經(jīng)主管財務(wù)的副總批準(zhǔn)，并做好詳細的登記。
4.會計檔案在查閱過程中，不許在會計檔案上做任何記錄、勾、劃和涂改，拆散原卷冊，更不能抽撤單據(jù)。
五、會計檔案銷毀
1.會計檔案按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限進行保存，任何人不得隨意銷毀。
2.會計檔案保管期滿，需銷毀時，由財務(wù)部經(jīng)理提出銷毀意見，會同總經(jīng)辦共同鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
3.對于未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的會計檔案，應(yīng)另行立卷建檔，由會計檔案保管人員保管到結(jié)清為止。
企業(yè)會計檔案管理制度3
1、財務(wù)(包括內(nèi)部核算財務(wù))要根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求，對財務(wù)會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，定期整理，裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時，必須由財務(wù)經(jīng)理核對、清點數(shù)量無誤并簽署存檔記錄表后，檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案柜必須雙鎖開關(guān)，鑰匙由主管會計和財務(wù)經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱財務(wù)檔案，必須由主管會計、財務(wù)經(jīng)理共同開鎖，由主管會計妥善保管，嚴(yán)防失火、損壞、丟失。
2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會計檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案，要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀，須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會計與財務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”。“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。
4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續(xù)。并由財務(wù)經(jīng)理或主管會計監(jiān)交，填寫移交清冊，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計須設(shè)置會計檔案管理記錄簿，檔案收發(fā)調(diào)閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。
6、會計憑證是記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面憑證，是記帳的依據(jù)。會計帳簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍，是編制會計報表的`依據(jù)，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計核算方法中不可缺少的兩項內(nèi)容。
7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關(guān)會計人員對公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨填制，也可根據(jù)原始憑證匯總表填制，每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、有根據(jù)，并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查核。
11、各種帳簿的記錄必須月月核對，做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結(jié)帳前必須將本月內(nèi)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式，必須按上級主管部門的要求處理。
12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復(fù)印必須由財務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn)，否則微機室不予受理。
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