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公司接待管理制度

時間:2021-04-01 08:51:38 制度 我要投稿

公司接待管理制度2篇

  在社會發(fā)展不斷提速的今天,制度起到的作用越來越大,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編收集整理的公司接待管理制度,希望能夠幫助到大家。

公司接待管理制度2篇

公司接待管理制度1

  一、總則

  第一條 為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規(guī)范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境,樹立良好企業(yè)形象的目的,特制定本管理辦法。

  二、接待工作的主要任務(wù)

  第二條 安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領(lǐng)導(dǎo)來公司人員的吃、住、行。

  第三條 安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。

  第四條 協(xié)助辦理公司大型會議的會務(wù)工作。

  第五條 協(xié)助開展公共關(guān)系工作,協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。

  三、接待工作的基本原則

  第六條 堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務(wù)的原則,強化公關(guān)意識,增強接待工作深度,宣傳企業(yè)形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。

  第七條 接待工作要堅持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。

  第八條 接待安排應(yīng)根據(jù)來賓的身份和任務(wù),安排不同領(lǐng)導(dǎo)的接待,確定相應(yīng)人員的陪同;既要熱情周到、也要講節(jié)約,量力而出,反對鋪張浪費。

  第九條 堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結(jié)合的原則。辦公室負責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務(wù);對涉及較強業(yè)務(wù)性的接待事務(wù),應(yīng)由有關(guān)項目部牽頭對口接待,辦公室配合。

  第十條 接待工作中應(yīng)自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務(wù),不允許發(fā)生有損我所形象的事件。

  四、接待工作的的程序與規(guī)定:

  第十一條 日常接待工作的規(guī)范:

  1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

  2、在打電話前要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

  3、當(dāng)客人來訪時,應(yīng)熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。

  4、宴請客人時,應(yīng)根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據(jù)來賓的身份,確定不同的.人坐陪。

  第十二條 一般性接待工作的程序:

  1、接待前的準(zhǔn)備工作

  1)、對來賓的基本情況做到心中有數(shù)。

  2)、制定和落實接待計劃。

  3)、做好接待前的細節(jié)工作。

  2、接待中的服務(wù)工作

  1)、安排專人迎接來賓。

  2)、妥善安排來賓的生活。

  3)、商訂活動日程。

  4)、安排公司領(lǐng)導(dǎo)看望來賓。

  5)、精心組織好活動。

  6)、安排宴請和瀏覽。

  7)、為客人訂購返程車船或飛機票。

  3、接待后的工作

  1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

  2)把已經(jīng)訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。

  3)安排送客車輛,如有必要還應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。

  五、接待工作的有關(guān)要求

  每十三條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標(biāo)明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業(yè)心和責(zé)任感,發(fā)揚嚴(yán)細作風(fēng),扎實做好工作。

  每十四條 嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),堅持請示報告制度,在授權(quán)范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。

  每十五條 著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務(wù)熱情、周到、耐心,保持良好的精神風(fēng)貌,從各方面體現(xiàn)恩湃公司的良好形象。

  每十六條 辦公室接待管理人員要不斷加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn),熟悉接待服務(wù)管理知識,掌握公共禮儀規(guī)范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風(fēng)俗民情和風(fēng)景名勝的一般知識,并具備必需的應(yīng)變能力和語言表達能力。

  六、附則

  第十七條 本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。

  第十八條 本辦法由辦公室負責(zé)解釋。

公司接待管理制度2

  一、總則

 。ㄒ唬槭构窘哟ぷ饔兴裱刂贫ū局贫。

  (二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。

 。ㄈ┬姓k公室負責(zé)制度解釋。

  二、接待事務(wù)分類

 。令悾嘿F賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

  B類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。

  c類:普通接待。指一般來客的接待。

  三、接待場所管理

 。ㄒ唬┕净卦O(shè)三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。

 。ǘ┢渌鼒鏊偨(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

  四、接待職責(zé)分工

 。ㄒ唬┙哟ぷ魇枪敬翱谑焦ぷ,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標(biāo),具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。

  (二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:

  1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進行“一般”清掃工作。

  2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導(dǎo)入。

  3.總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。

  4.經(jīng)辦部門:負責(zé)接待洽談并陪同始終。

  5.秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹

 。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責(zé)任。

  五、接待方式

  (一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

 。ǘI(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

 。ㄈ┢胀ń哟簶I(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

  六、接待規(guī)則

 。ㄒ唬┙哟话愠绦

  警衛(wèi)值班詢清來由后指導(dǎo)路線并通報總臺

  總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員

  接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室

  接待洽談,總臺安排食宿

  相關(guān)人員禮貌送客

 。ǘ┙哟Y儀要點

  1.接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生。

  2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。

  3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

 。ㄈ┙哟闷窚(zhǔn)備

  1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

  2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。

  3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

 。ㄋ模┉h(huán)境標(biāo)準(zhǔn)

  1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

  2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;

  3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;

  4.備品齊全。

  (五)參觀規(guī)定

  1.決定參觀須請示辦公室主任批準(zhǔn)。

  2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

  3.非經(jīng)總值班批準(zhǔn)不準(zhǔn)入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。

  4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。

  5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

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