電子商務(wù)管理制度
在日常生活和工作中，很多情況下我們都會(huì)接觸到制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的電子商務(wù)管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
電子商務(wù)管理制度1
保障電子商務(wù)的安全不但包含技術(shù)手腕的安全性,更首要是管理方面的問題。從以往的案例來看,呈現(xiàn)安全問題大多數(shù)情況都有管理的責(zé)任。電子商務(wù)的安全管理觸及許多方面,不但包含對(duì)于安全技術(shù)的管理,還包含對(duì)于人員的管理、企業(yè)日常保護(hù)等方面,乃至還觸及審計(jì)、稽核方面管理。
一 信息安全管理軌制
國際上對(duì)于計(jì)算機(jī)信息安全定義為“為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)樹立、采用的技術(shù)以及管理的安全進(jìn)行維護(hù),維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件以及數(shù)據(jù)不受偶然因素以及歹意因素的損壞、更改以及泄漏�！币罁�(jù)一九九四年出臺(tái)的《中華人民共以及國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全維護(hù)條例》所述,計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全包含信息的采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸、檢索等方面的安全。
不管是信息的采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸、檢索的哪一個(gè)環(huán)節(jié)的安全,先進(jìn)的信息安全技術(shù)都是信息安全的保障。在采集信息時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于信息內(nèi)容的審查管理,保障信息內(nèi)容的完全性以及真實(shí)性。由專門的系統(tǒng)管理人員對(duì)于所負(fù)責(zé)的信息安全性進(jìn)行測評(píng),并對(duì)于發(fā)現(xiàn)的漏洞及時(shí)采用技術(shù)手腕進(jìn)行補(bǔ)救,防治信息被盜取。在信息的加工處理進(jìn)程中,管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)于加工處理信息的系統(tǒng)按期進(jìn)行安全檢查以及保護(hù),防止在信息的加工處理進(jìn)程中應(yīng)為系統(tǒng)緣由造成在系統(tǒng)內(nèi)處理的信息被損壞。信息的存儲(chǔ)裝備也要有專用的裝備以及專門的人員進(jìn)行管理,存儲(chǔ)裝備也要按期檢查。在信息的傳輸進(jìn)程中是最容易呈現(xiàn)問題的環(huán)節(jié),所以要對(duì)于傳輸介質(zhì)的安全格外重視。
二 網(wǎng)絡(luò)的日常保護(hù)軌制
網(wǎng)絡(luò)的日常保護(hù)瓜葛到整個(gè)電子商務(wù)流動(dòng)的安全,所以致關(guān)首要。尤其是承當(dāng)整個(gè)企業(yè)電子商務(wù)流動(dòng)癥結(jié)環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò),如資金環(huán)節(jié)(銀行網(wǎng)絡(luò)、財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)、稅務(wù)網(wǎng)絡(luò)等)、秘要環(huán)節(jié)(企業(yè)內(nèi)部電子郵件等)。
同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的日常保護(hù)又是1項(xiàng)沉重又瑣碎的工作。1般而言,咱們將電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)的日常保護(hù)分為硬件系統(tǒng)保護(hù)、軟件系統(tǒng)保護(hù)以及數(shù)據(jù)備份3個(gè)部份。
硬件的日常保護(hù)
對(duì)于于硬件而言,計(jì)算機(jī)的廠家、型號(hào)、配置等各不相同,網(wǎng)絡(luò)裝備一樣也有很大不同,且安裝情況不同,所以保護(hù)起來很費(fèi)時(shí)間。服務(wù)器以及用戶機(jī)也需要人工操作以及保護(hù),所以工作量很大。
網(wǎng)絡(luò)裝備:通常對(duì)于于網(wǎng)絡(luò)裝備而言,有相應(yīng)的網(wǎng)管軟件,如WorkWin軟件等。不管網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的大小,基本都是由網(wǎng)絡(luò)管理軟件以及支撐軟件的網(wǎng)絡(luò)裝備組成的。網(wǎng)絡(luò)管理軟件為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供有瓜葛統(tǒng)配置、故障、機(jī)能以及網(wǎng)絡(luò)用戶散布等方面的管理,所以說網(wǎng)管軟件無比首要。
服務(wù)器與用戶機(jī):1般情況下,這部份的日常保護(hù)需要人工來完成。對(duì)于于服務(wù)器以及用戶機(jī)而言,第1步要為每一臺(tái)服務(wù)器樹立完全的記錄,記錄服務(wù)器的型號(hào)、安裝的軟件及使用的數(shù)據(jù)。按期檢查服務(wù)器的電源、硬盤及系統(tǒng)日志,并按期備份。
通訊路線:在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)路線建設(shè)早期,最佳采取結(jié)構(gòu)化布線,這樣盡管會(huì)增添建網(wǎng)投入,但可以大大降低網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)故障的幾率,節(jié)儉了后期保護(hù)本錢。
軟件的日常保護(hù)
軟件分為系統(tǒng)軟件以及利用軟件,系統(tǒng)軟件包含操作系統(tǒng)(Windows、DOS等)、程序設(shè)計(jì)語言(C語言等)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(Foxpro,Access等)以及系統(tǒng)輔助處理程序(調(diào)試程序、編纂程序等)。利用軟件是專門解決各種具體利用問題的軟件,如Word、Excel等。
對(duì)于于操作系統(tǒng)的日常保護(hù),要按期進(jìn)行磁盤碎片收拾以及磁盤碎片掃描,這是最簡單、最直接的法子,可以安全清算臨時(shí)文件、無用文件、備份文件;保護(hù)以及備份系統(tǒng)注冊(cè)表;使用防系統(tǒng)死機(jī)工具保護(hù)系統(tǒng)不亂;查殺病毒等。對(duì)于于利用軟件的日常保護(hù)主要是版本節(jié)制。在服務(wù)器上安裝利用軟件,當(dāng)需要更新時(shí),通過服務(wù)器遠(yuǎn)程對(duì)于每一臺(tái)用戶機(jī)進(jìn)行更新,以保證利用軟件版本1致。
數(shù)據(jù)備份
在對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的日常保護(hù)中,應(yīng)盡可能做到預(yù)防問題的產(chǎn)生,而數(shù)據(jù)備份是用來填補(bǔ)產(chǎn)生問題的最佳方式之1,所以對(duì)于首要數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。目前數(shù)據(jù)備份主要方式有:LAN 備份、LAN Free備份以及SAN Server-Free備份3種。LAN 備份針對(duì)于所有存儲(chǔ)類型均可以使用,LAN Free備份以及SAN Server-Free備份只能針對(duì)于SAN架構(gòu)的存儲(chǔ)。
三 人員管理軌制及保密
通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的電子商務(wù)流動(dòng)擁有很強(qiáng)的隱秘性。同時(shí),進(jìn)行電子商務(wù)交易的人員既要擁有傳統(tǒng)市場營銷的知識(shí)以及手腕,又還必需具備計(jì)算機(jī)知識(shí),熟識(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。所以他們是1群擁有高技術(shù)性的專業(yè)人員,所以加強(qiáng)對(duì)于這部份人員的管理是保護(hù)電子商務(wù)安全的首要1環(huán)。
首先,在人員錄歷時(shí),要嚴(yán)格遵照提拔軌制,要選擇有責(zé)任心,守紀(jì)律,品德好,同時(shí)擁有市場營銷知識(shí)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員。有時(shí)以及專業(yè)知知趣比,人員的品質(zhì)更加首要。其次,要與錄用人員簽訂保密協(xié)定,規(guī)定其應(yīng)該承當(dāng)?shù)呢?zé)任以及義務(wù),規(guī)范其行動(dòng)。按期組織對(duì)于人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)以及安全保密培訓(xùn),對(duì)于人員背規(guī)行動(dòng)要堅(jiān)決依照相干規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理,毫不遷就。第3,堅(jiān)決執(zhí)行網(wǎng)上交易安全運(yùn)作基本原則。包含雙人負(fù)責(zé)原則:首要業(yè)務(wù)不能安全1個(gè)人單獨(dú)管理,應(yīng)當(dāng)由兩人或者兩人以上互相制約管理。任期有限原則:任何人員不允許長時(shí)間擔(dān)任以及安全有關(guān)的職務(wù)。最小權(quán)限原則:明確規(guī)定只有網(wǎng)絡(luò)管理人員才能進(jìn)行物理走訪以及軟件安裝工作。
進(jìn)行電子商務(wù)的進(jìn)程中不可防止會(huì)觸及到企業(yè)的.秘要,比如企業(yè)的財(cái)務(wù)狀態(tài),出產(chǎn)本錢,市場定位及散布等信息。但不是所有的秘要都需要嚴(yán)格的保密措施,1般情況下,對(duì)于于企業(yè)秘要可以分為3個(gè)等級(jí)。
一)絕密級(jí)。這種秘要數(shù)量起碼,包含企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)講演、產(chǎn)品的本錢價(jià)格、公司的戰(zhàn)略計(jì)劃等。這部份網(wǎng)絡(luò)及密碼需要嚴(yán)格保密,通常只允許企業(yè)相干高層管理者掌握。
二)秘要級(jí)。包含企業(yè)的人員組成情況、日常管理工作資料、會(huì)議通知、人員變動(dòng)情況、出差情況等。此部份網(wǎng)絡(luò)及密碼只限企業(yè)中層以上人員使用。
三)秘密級(jí)。包含企業(yè)簡介、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、產(chǎn)品介紹、地址電話、郵箱網(wǎng)站等。這部份網(wǎng)絡(luò)及密碼在網(wǎng)絡(luò)上公然,可供群眾查找。帶需要必定程度上的維護(hù),主要需要避免歹意入侵。
四 跟蹤、審計(jì)、稽核軌制
跟蹤軌制請(qǐng)求企業(yè)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)交易情況進(jìn)行日志式管理,用來記錄網(wǎng)上交易進(jìn)程中系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)。日至式管理請(qǐng)求記錄包含交易操作時(shí)間、操作方式、操作裝備號(hào)碼、登陸次數(shù)、運(yùn)行時(shí)間、交易內(nèi)容等數(shù)據(jù)。同時(shí),這些記錄生成的文件必需是系統(tǒng)自動(dòng)生成,且不可修改的。日志文件對(duì)于之后系統(tǒng)的進(jìn)級(jí)、故障恢復(fù)、運(yùn)行監(jiān)督等方面都有匡助。
審計(jì)軌制是指企業(yè)內(nèi)部對(duì)于系統(tǒng)日志的審查。這類審查是按期進(jìn)行的,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的異樣情況,對(duì)于各種背反安全管理軌制的操作進(jìn)行記錄、監(jiān)控、保留數(shù)據(jù)、保護(hù)以及管理系統(tǒng)日志。
稽核軌制是指國家相干部門,通過稽核業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件對(duì)于企業(yè)電子商務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)營流動(dòng)的情況進(jìn)行調(diào)閱、查詢、審查的軌制。通過稽核軌制,相干部門可以監(jiān)督企業(yè)電子商務(wù)流動(dòng)的情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞以及問題,警示企業(yè),并對(duì)于發(fā)現(xiàn)的背規(guī)行動(dòng)進(jìn)行處分。
電子商務(wù)管理制度2
第一章、員工守則
一、標(biāo)準(zhǔn)：一切以公司利益為重，團(tuán)結(jié)協(xié)作、努力工作、積極進(jìn)取、鉆研業(yè)務(wù)、不斷提高服務(wù)意識(shí)，以贏得客戶的滿意并保守公司的商業(yè)秘密，為公司取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
二、儀容儀表員工的儀容儀表關(guān)系到公司的形象和聲譽(yù)，同時(shí)也是公司管理水平的具體體現(xiàn)：
1、員工必須以飽滿的工作熱情進(jìn)入工作崗位，工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)保持良好的精神面貌，語言文明，舉止端莊。
2、上崗時(shí)員工須保持良好的個(gè)人衛(wèi)生，不得留過長的指甲，身體及口腔不得有異味（上班前不得飲酒及使用刺激性氣味食品）。
3、員工工作時(shí)間必須講普通話；服裝要時(shí)刻保持清潔平整，男員工不得穿拖鞋、布鞋、露腳趾涼鞋在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)入辦公區(qū)。
4、員工發(fā)型要大方端莊并梳理整齊，頭發(fā)要保持清潔，不得留怪異發(fā)型。
三、行為規(guī)范為保證工作秩序，員工應(yīng)遵守下列行為規(guī)范
1、員工按照公司規(guī)定的時(shí)間上下班，不遲到、不早退。
2、接聽工作電話，語氣要溫柔，言語要有禮貌并簡潔明了，嚴(yán)格執(zhí)行崗位規(guī)范，對(duì)于本部門其他員工或其他部門的電話有義務(wù)轉(zhuǎn)達(dá)和告知。
3、員工在崗期間，不準(zhǔn)看非工作性的報(bào)紙和雜志；不得使用公司電腦做其他與工作無關(guān)的活動(dòng)（例如：聊天，網(wǎng)絡(luò)游戲等）。
4、員工在崗期間，不準(zhǔn)處理與工作無關(guān)的事情，不準(zhǔn)串崗、脫崗；嚴(yán)禁長時(shí)間打私人電話，嚴(yán)禁因私打長途電話。除規(guī)定人員外，其他人不得輕易在公司上網(wǎng)，如特殊需要，需經(jīng)經(jīng)理或主管同意方可。
5、員工須按規(guī)定及時(shí)上交在公司內(nèi)拾到的任何物品；愛護(hù)辦公設(shè)備，節(jié)約辦公耗材、下班之前應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源（包括電腦、電燈等），關(guān)好門窗，以免造成不必要的損失，嚴(yán)禁用公司的電腦等設(shè)備進(jìn)行私人圖片、文件、照片等的處理或打印之類與工作無關(guān)的活動(dòng)，違反此規(guī)定的，將處以50-100元的罰款。
6、員工應(yīng)絕對(duì)遵循公司的保密制度，未經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司的技術(shù)、資料、計(jì)劃、決定等商業(yè)機(jī)密向其他非相關(guān)人員甚至公司以外的員工透漏、復(fù)制或者發(fā)送，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理，對(duì)于情節(jié)和后果嚴(yán)重者，公司將保留進(jìn)一步追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
7、如員工無特殊原因，應(yīng)迅速趕赴公司完成工作任務(wù)；如聯(lián)系不上，并對(duì)公司造成損失或延誤工作者，視情節(jié)輕重分別處于警告、罰款等處罰。
8、員工如遇特殊情況不能到崗上班，須提前按公司規(guī)定的請(qǐng)假程序辦理請(qǐng)假手續(xù)。
9、員工必須遵守公司和部門制定的各項(xiàng)管理制度和崗位職責(zé)。
第二章、行政上班制度
一、總述
1、主管負(fù)責(zé)公司考勤工作，包括制度解釋及完善，組織檢查和分析考勤的執(zhí)行情況及管理工作。
2、考勤內(nèi)容包括出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、婚假、喪假、法定假日等。
二、考勤制度
1、周一至周日全員在崗。每天2人值班，1人為主班，1人為配班；其余人員按行政班工作時(shí)間上下班；行政班工作時(shí)間為：上午8:00-11:00，下午14:00-17:00；主班上班時(shí)間為：上午7:30—11：30；下午15:0—022:00；主班第二天休息；配班上班時(shí)間為：9:30—17:00，中午不休息。
2、每日工作時(shí)間為：上午8：00——11：00；下午2：00——5：00。
3、員工應(yīng)自覺遵守上下班時(shí)間，到上班時(shí)間本人還未到崗，即為遲到；凡未到下班時(shí)間，提前離崗，即為早退，早退當(dāng)天按曠工處理。實(shí)際到崗和離崗時(shí)間均以考勤記錄時(shí)間為準(zhǔn)。
4、因公外出不能按時(shí)簽到者在征得直接主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下，由直接主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，交辦公室備案，否則視為曠工；如果直接主管領(lǐng)導(dǎo)出具虛假證明則將承擔(dān)連帶責(zé)任，公司將視情節(jié)輕重給與處罰。
5、員工請(qǐng)假須提前一天申請(qǐng)，經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)人事部備案。事假、病假屬無薪假，即員工請(qǐng)假期間，不計(jì)工資。
6、遲到早退的處罰規(guī)定
�。�1）遲到或早退3次，15分鐘以內(nèi)罰款30元，15分鐘—30分鐘以內(nèi)罰款50元，30—60分鐘罰款100元，半小時(shí)以上按曠工半天論處。
（2）凡每月遲到或早退超過二次者，依情節(jié)輕重給予提醒、警告、張榜等處分，屢教不改者除名。
三、曠工的處罰規(guī)定
1、沒有按規(guī)定程序辦理請(qǐng)假手續(xù)或未經(jīng)批準(zhǔn)離崗1小時(shí)以上者及各種假期逾期而無續(xù)假者依曠工論處。
2、遲到或早退1小時(shí)以上且無正當(dāng)理由辦理補(bǔ)假手續(xù)者視為曠工。
3、委托或代替他人簽到者，一經(jīng)查明，雙方均以曠工處分，同時(shí)罰款300元。
4、不服從公司的崗位調(diào)配而拒絕不上班者按曠工處理。
5、員工無故曠工一次扣人民幣100元，兩次扣人民幣300元，連續(xù)礦工兩日，或一年曠工累計(jì)三日者，公司將予以開除。
6、凡請(qǐng)假須填寫“請(qǐng)假申請(qǐng)單”并報(bào)辦公室，特殊原因電話通知辦公室，否則視為曠工。
7、如需外出提前向辦公室說明外出原因，否則視為早退。
四、請(qǐng)假規(guī)定除非特殊情況，員工請(qǐng)假必須提前辦理請(qǐng)假手續(xù)，到辦公室領(lǐng)取《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，并依人事權(quán)限給予審批后方為生效；否則按曠工處理。
1、員工因病或非因公受傷請(qǐng)假一天以內(nèi)者，應(yīng)補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。
2、員工因病或非因工傷請(qǐng)假超過一天者，須持醫(yī)院開具的病假證明辦理請(qǐng)假手續(xù)，連續(xù)病假3天以內(nèi)有直接由直接主管上級(jí)批準(zhǔn)，3天以上由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、員工到醫(yī)院看病視為病假，以實(shí)際離崗時(shí)間填報(bào)病假申請(qǐng)單，辦理請(qǐng)假手續(xù)。
4、員工醫(yī)療期自病假之日起計(jì)算。
五、事假規(guī)定
1、員工確因私事須親自處理，可請(qǐng)事假。事假必須提前一天向所在部門提出書面申請(qǐng)，辦理相應(yīng)請(qǐng)假手續(xù)。
2、請(qǐng)假期滿，如需延長，應(yīng)提前辦理請(qǐng)假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)方可延假。如遇急事無法在事前辦理手續(xù)時(shí)，可采用通訊辦法報(bào)告相應(yīng)主管上級(jí)，事后補(bǔ)辦手續(xù)。
3、員工因特殊原因遲到，經(jīng)補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)可作為事假處理。
4、員工連續(xù)請(qǐng)事假兩天以內(nèi)有直接主管上級(jí)批準(zhǔn)，兩天以上由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、病假、事假為無薪假。
六、加班規(guī)定
1、本公司如因工作需要，可于辦公時(shí)間以外指定員工加班，如員工無特殊原因拒絕加班而對(duì)公司造成損失或延誤工作者，視情節(jié)輕重分別處于批評(píng)、罰款、除名等處罰。
2、公休日加班可補(bǔ)休，補(bǔ)休時(shí)間由主管批準(zhǔn)安排，交辦公室備案辦公室無備案的不予承認(rèn)。
第三章、辦公用品的購買
一、采購
1、統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公室用品的購買，都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一購買。
2、定購數(shù)量：根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公室報(bào)告，確定定購數(shù)量，必須以書面形式提出正式申請(qǐng)，經(jīng)主管經(jīng)理審批確定后，通知送貨單位在指定時(shí)間內(nèi)將辦公用送到公司。
3、采購方法：在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下按照成本最小的原則，訂購所需要的辦公用品。
4、支付：收到辦公用品后，對(duì)照訂貨單開具支付發(fā)票，經(jīng)主管及主管部門經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交給出納負(fù)責(zé)人支付或結(jié)算。
二、分發(fā)
辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購，分發(fā)給各部門，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品申請(qǐng)書”的前提下就近采購，在這種情況下，辦公用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核。
第四章、衛(wèi)生制度
一、辦公室日常衛(wèi)生由值班人員負(fù)責(zé)；其他人員保持自己辦公桌周邊整潔，清爽。
二、積極參加公司的每一次大掃除，平時(shí)要保持個(gè)人辦公臺(tái)和電腦桌的干凈整潔，嚴(yán)格杜絕紙張、雜志、工具書等物品亂堆亂扔。
三、公司內(nèi)嚴(yán)禁隨地吐痰，亂丟垃圾。
第五章、人事管理制度
一、人員入職第一天，應(yīng)按要求認(rèn)真填寫準(zhǔn)員工檔案，如發(fā)現(xiàn)所填個(gè)人資料有任何捏造、虛構(gòu)等，公司將無條件開除。
二、正式員工因特殊原因離職者，必須提前一個(gè)月向經(jīng)理提出辭職申請(qǐng)，否則公司將不予辦理工資結(jié)算等辭職手續(xù)。員工離職時(shí)，應(yīng)將所有公司財(cái)物、硬件資料、設(shè)備以及鑰匙歸還公司。
第六章、合同檔案管理制度
一、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。
二、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
三、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
四、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
五、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
六、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
七、合同文檔必須專人負(fù)責(zé)。
第七章、財(cái)務(wù)管理制度
企業(yè)應(yīng)有較完善的旅行社財(cái)務(wù)管理制度，并加以實(shí)施。具體操作如下：
一、對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求
1、所有參與財(cái)務(wù)管理的人員要有高度責(zé)任心，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，按章辦事。
2、總經(jīng)理審批一定要嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，如果因特殊情況超出必須經(jīng)總經(jīng)理同意方可執(zhí)行。主管會(huì)計(jì)要及時(shí)做好各項(xiàng)報(bào)表和賬目，現(xiàn)金會(huì)計(jì)要及時(shí)準(zhǔn)確地把每天發(fā)生的收支情況報(bào)給主管會(huì)計(jì)，并要謹(jǐn)慎審核各項(xiàng)開支實(shí)行錢賬分開。
3、現(xiàn)金會(huì)計(jì)和主管會(huì)計(jì)一定要配合好，把所有賬目要每月一結(jié)，每月一核算，每月一公布，做到賬款相符，不得拖延。
4、任何人不得擅自挪用公款，不得損公肥私，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以1000元--5000元的罰款。
二、辦公室開支審批
1、所有辦公室開支要先做出預(yù)算，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理簽字批復(fù)后憑借條從現(xiàn)金會(huì)計(jì)處借款，憑發(fā)票報(bào)銷。無批條擅自開支的不予報(bào)銷，由個(gè)人自理。如總經(jīng)理不在單位時(shí)，必須經(jīng)電話征求同意后方可執(zhí)行。
2、辦公開支必須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，若時(shí)間緊急且有人外出必須電話征求同意后方可執(zhí)。
3、各位員工的開支要及時(shí)報(bào)給總經(jīng)理簽字后到財(cái)務(wù)處報(bào)賬。
4、所有報(bào)銷單據(jù)一律粘好，干凈、利落、美觀。
三、團(tuán)隊(duì)賬目審批
1、所有團(tuán)隊(duì)、散客一經(jīng)簽訂合同，應(yīng)及時(shí)把所收?qǐng)F(tuán)款交到財(cái)務(wù)部，不得個(gè)人保留團(tuán)款，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以100元---1000元的罰款。
2、原則上團(tuán)款�？顚Ｓ茫瑢�(dǎo)游外出帶團(tuán)需從財(cái)務(wù)部借款時(shí)，現(xiàn)金會(huì)計(jì)必須查看該團(tuán)團(tuán)款回收情況，以計(jì)調(diào)部出具的預(yù)算單上所需金額為準(zhǔn)借出費(fèi)用。如需墊款必須經(jīng)總經(jīng)理同意簽字，以保持公司正常的現(xiàn)金流量。
3、所有團(tuán)隊(duì)的支出一律由計(jì)調(diào)部出具團(tuán)隊(duì)預(yù)算單，并簽字后報(bào)給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部要嚴(yán)格審核各項(xiàng)開支是否在預(yù)算內(nèi)，各種票據(jù)數(shù)字是否吻合且有效后，方可予以報(bào)賬。
4、所有團(tuán)隊(duì)團(tuán)款出團(tuán)前付80％，余款在團(tuán)隊(duì)返回后三日之內(nèi)必須全部結(jié)清，出現(xiàn)呆賬、壞賬追究責(zé)任，誰造成的損失誰負(fù)責(zé)；散客出團(tuán)前必須全部交清費(fèi)用，否則不予發(fā)團(tuán)，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
5、所有團(tuán)隊(duì)在報(bào)賬時(shí)必須有協(xié)議合同、費(fèi)用確認(rèn)單、費(fèi)用明細(xì)清單等，缺一不可，否則不給予報(bào)賬。并裝訂成冊(cè)。
四、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)開支審批
1、公司所有因業(yè)務(wù)需要的開支必須事先征求總經(jīng)理同意后方可支付，否則公司不予報(bào)銷。
2、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)包括：請(qǐng)客、送禮、乘車費(fèi)、等其他開支。
3、總經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行監(jiān)督。
五、其它補(bǔ)助
1、員工當(dāng)月業(yè)務(wù)電話費(fèi)用按照各自的標(biāo)準(zhǔn)，月初有辦公憑話費(fèi)清單統(tǒng)一報(bào)銷，總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)打?qū)崍?bào)；部門經(jīng)理：120元/月，不超過120元按實(shí)際發(fā)生報(bào)銷；業(yè)務(wù)員：80元/月，不超過120元按實(shí)際發(fā)生報(bào)銷。
2、伙食補(bǔ)貼按每天10元，30天計(jì)算，300元/月。
六、財(cái)務(wù)部與計(jì)調(diào)部的合作
1、財(cái)務(wù)部與計(jì)調(diào)部之間要協(xié)作共進(jìn)，互相幫助，共同把公司的核心工作做好，為公司的其他工作做好后勤工作。
2、計(jì)調(diào)部每天下班之前把當(dāng)天的所出團(tuán)隊(duì)情況報(bào)給財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)及時(shí)掌握所出團(tuán)隊(duì)的情況，并做好團(tuán)款的預(yù)支。
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