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制度建設(shè)的重要意義
規(guī)范化管理是企業(yè)一項(xiàng)艱巨的、需要持續(xù)改進(jìn)的工作，它是企業(yè)各項(xiàng)工作正常有效開展的基礎(chǔ)，是企業(yè)健康有序發(fā)展的有力保障。規(guī)范化管理同時(shí)也是提高工作效率和工作質(zhì)量，降低業(yè)務(wù)運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)的重要管理手段，缺少規(guī)范管理的企業(yè)其經(jīng)營管理工作必將一盤散沙。規(guī)范化管理涵蓋的內(nèi)容很廣，按照當(dāng)今比較權(quán)威的解釋，它主要包括以下幾個(gè)層面，一是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)管理的規(guī)范化，二是企業(yè)組織流程設(shè)計(jì)的規(guī)范化，三是組織構(gòu)架設(shè)計(jì)的規(guī)范化，四是制度建設(shè)（指制度的編制、執(zhí)行、修訂完善）的規(guī)范化，五是信息化建設(shè)的規(guī)范化。而制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化管理的一個(gè)極其重要的部分，各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理水平則直接體現(xiàn)在制度的建設(shè)上。制度建設(shè)的基本流程為制度的編制、制度的執(zhí)行、制度的修訂完善，三個(gè)環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性與系統(tǒng)性對(duì)是否能逐步形成適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展需求的規(guī)范制度體系有著決定性的作用，也是能否進(jìn)一步提高公司規(guī)范化管理水平的關(guān)鍵所在。下面筆者就制度建設(shè)三個(gè)環(huán)節(jié)的一些思路方法談?wù)勛约旱囊恍┯^點(diǎn)。
第一部分 制度的編制
一、制度編制的基本原則
一個(gè)企業(yè)編制的制度必須是規(guī)范的，必須符合企業(yè)科學(xué)管理原理和企業(yè)行為涉及到的每一個(gè)事物的發(fā)展規(guī)律和規(guī)則，沒有規(guī)范的制度，就沒有規(guī)范的制度執(zhí)行過程。企業(yè)編制的制度應(yīng)具有可操作性、系統(tǒng)性、合法性、平等性——四大基本原則。制度的可操作性是指，在編制制度時(shí)應(yīng)從業(yè)務(wù)實(shí)際需求和管理規(guī)律出發(fā)，以現(xiàn)有體系和制度為基礎(chǔ)逐步地進(jìn)行優(yōu)化和完善，特別要注意的是，編制的制度不能脫離當(dāng)前管理體系、人員素質(zhì)、文化習(xí)慣的前提來實(shí)施徹底式的變革，否則這樣的制度不但很難具有可操作性，還有可能帶來較大的管理風(fēng)險(xiǎn)；制度的系統(tǒng)性則是指在編制制度時(shí)要堅(jiān)持全面、統(tǒng)一的原則，要從全局的角度出發(fā)，避免發(fā)生相互矛盾的情況，保證制度體系整體的協(xié)調(diào)順暢；另外兩個(gè)方面的基本原則是制度的合法性和平等性，合法性是指制度不能與法律法規(guī)發(fā)生沖突，否則就會(huì)缺少法律效力，平等性則指編制的制度對(duì)各級(jí)管理層都應(yīng)該一視同仁，不能因職位等方面的高低而有所區(qū)別，應(yīng)堅(jiān)持責(zé)任、權(quán)限、利益相一致的原則，權(quán)利與義務(wù)不均衡是推進(jìn)規(guī)范化管理的大敵，不平等的制度必將引起內(nèi)部的矛盾與沖突，影響企業(yè)正常工作的開展。
二、制度編制的基本思路
1、全員參與 制度制訂是一個(gè)“自上而下”和“自下而上”的過程，各項(xiàng)制度制訂都要經(jīng)過全方位的論證，都要充分考慮和吸收各方面的建議和意見，以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度，大家遵守合理的制度。編制制度時(shí)僅僅單靠一個(gè)或幾個(gè)人的苦思冥想是很難達(dá)到理想效果的，全員參與，多溝通、多論證是制度編制必須要做好的一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、借鑒引進(jìn) 每個(gè)企業(yè)都有自己優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗(yàn)，而這些優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶往往都體現(xiàn)在制度或管理模式上，所以在制度編制時(shí)可以將其他企業(yè)好的管理制度借鑒到自己的企業(yè)中，與自己的管理文化和管理體系有機(jī)結(jié)合，形成企業(yè)自己的特色，為自己的企業(yè)服務(wù)。借鑒引進(jìn)同時(shí)也是搞好企業(yè)制度建設(shè)的一項(xiàng)捷徑。
3、調(diào)查研究 調(diào)查研究就是要運(yùn)用正確的觀點(diǎn)、合理有效的方法，抱著謙虛、學(xué)習(xí)的態(tài)度，深入企業(yè)實(shí)際了解情況，掌握第一手材料，進(jìn)行綜合分析，制訂出切合實(shí)際、規(guī)范有效的制度，調(diào)查研究是編制制度極其有效的一種科學(xué)方法。調(diào)查的方式一般可采用普遍調(diào)查、典型調(diào)查、會(huì)議調(diào)查、訪問調(diào)查、收集書面材料等，編制時(shí)可根據(jù)制度類型的需要選取一種或幾種調(diào)查方式。只有經(jīng)過調(diào)查研究制訂的制度才會(huì)更科學(xué)、更具有可操作性。
4、事無巨細(xì)制度化 事無巨細(xì)制度化實(shí)際上是關(guān)于制度有效覆蓋面的問題，是制度相對(duì)企業(yè)管理需要的充分性問題。企業(yè)每一個(gè)重要的管理、工作和技術(shù)事項(xiàng)都應(yīng)該用制度加以合理規(guī)范，使各項(xiàng)工作規(guī)范有序的進(jìn)行，以提高工作效率，減少管理成本。制度健全完善的程度也體現(xiàn)出了一個(gè)企業(yè)的規(guī)范化管理水平的高低。
另外，在編制制度時(shí)，制度內(nèi)容的文字表述也是一個(gè)不可忽視的方面，應(yīng)做到語言準(zhǔn)確、概念清楚、文字簡練、通俗易懂。
第二部分 制度的執(zhí)行
再完善的制度，如果不能得到很好的執(zhí)行，對(duì)推進(jìn)企業(yè)的規(guī)范化管理也是無濟(jì)于事，大到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、小到企業(yè)日常工作的開展都需要制度執(zhí)行力和執(zhí)行效率來做強(qiáng)有力的保證。制度執(zhí)行力弱是企業(yè)都普遍存在的不良管理現(xiàn)象，也是企業(yè)管理中始終存在的矛盾和焦點(diǎn)，因此幾乎所有的企業(yè)都在強(qiáng)調(diào)制度執(zhí)行力的問題，在這方面大做文章。
一、加強(qiáng)制度的宣傳與學(xué)習(xí)
在企業(yè)內(nèi)部，因年齡、文化、生活實(shí)踐等方面的不同，每個(gè)人的規(guī)范化管理意識(shí)、制度執(zhí)行意識(shí)也存在著較大的差異，必然有一部分人在意識(shí)上有所落后，而這些人也是企業(yè)管理的重點(diǎn)對(duì)象。面對(duì)他們，首先要做到的是通過宣傳、組織學(xué)習(xí)來提高他們的規(guī)范化管理意思，一個(gè)人只有意識(shí)提高了，觀念改變了，才會(huì)改變自己的行為，從而
改變自己。因此，宣傳制度、組織學(xué)習(xí)制度、提高制度執(zhí)行意識(shí)是一個(gè)企業(yè)提高制度執(zhí)行力和執(zhí)行效率的基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)工作做好了，才會(huì)創(chuàng)造一個(gè)良好的制度執(zhí)行環(huán)境。
二、干部應(yīng)樹立榜樣作用
陳總說過，一個(gè)員工差差一點(diǎn)，一個(gè)干部差差一片，這句話就非常精辟地闡述了干部榜樣的作用。干部的一言一行是員工爭先競仿的對(duì)象，對(duì)員工有著非常大的影響，因此干部能做好自身形象，帶頭執(zhí)行好各項(xiàng)制度，對(duì)員工會(huì)產(chǎn)生一種潛移默化的積極影響，反之，如果干部不注重自身形象或帶頭違反制度，就極有可能導(dǎo)致整個(gè)部門制度執(zhí)行力的下降，就極有可能產(chǎn)生較差的管理局面和結(jié)果。
三、加強(qiáng)日常的監(jiān)督、檢查和溝通
日常的監(jiān)督、檢查和溝通是及時(shí)了解制度執(zhí)行情況的重要手段，也是企業(yè)控制和提高制度執(zhí)行力必須做好的前期工作。監(jiān)督是每時(shí)每刻都應(yīng)該進(jìn)行的工作，一個(gè)企業(yè)應(yīng)把監(jiān)督融入到日常工作中，開展好部門內(nèi)部的自我監(jiān)督、橫向部門的相互監(jiān)督、職能部門的專業(yè)監(jiān)督；檢查則可采用多種形式進(jìn)行，一般來說可采用自查、職能部門抽查、專業(yè)檢查、專項(xiàng)檢查等多種形式，不同的檢查形式所產(chǎn)生的效果會(huì)有所不同，但對(duì)推進(jìn)規(guī)范化管理都有著不可忽視的作用；溝通是了解制度執(zhí)行情況的主要手段，及時(shí)溝通可以及時(shí)了解到制度執(zhí)行情況，從而可以及時(shí)采取有效措施來確保制度的執(zhí)行力，溝通一般可采取召開階段性座談會(huì)、開展問卷調(diào)查、下入基層了解等方法進(jìn)行。
四、將考核處理與教育激勵(lì)相結(jié)合
規(guī)范化管理應(yīng)與人性化管理有機(jī)結(jié)合，對(duì)受到處理的干部員工，要通過引導(dǎo)、教育、溝通，讓干部員工被處理后有好的表現(xiàn)，讓部門管理工作有新的提高。這個(gè)方面工作往往容易被忽視，其實(shí)制度的目的不是處理人，而是用以規(guī)范人的行為、提高人的素質(zhì)，因此對(duì)違反制度的干部員工，做好他們的思想教育工作，提高他們的思想水平和思想素質(zhì)，是提高一個(gè)企業(yè)整體制度執(zhí)行力的一個(gè)不可忽視的環(huán)節(jié)。
五、規(guī)范制度執(zhí)行過程
一個(gè)企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持一切管理活動(dòng)只對(duì)制度、標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)，做到制度面前人人平等。在制度執(zhí)行過程中，一是要做到規(guī)范優(yōu)先，即：制度執(zhí)行時(shí)，大家有意見也要等制度執(zhí)行后再開展討論，避免扯皮，維護(hù)制度嚴(yán)肅性。二是對(duì)于重復(fù)問題和典型問題，嚴(yán)格考核處理。三是嚴(yán)格實(shí)行分級(jí)管理，避免考核過程中的推諉、扯皮現(xiàn)象，同時(shí)也要杜絕護(hù)短、說情、辦事拖拉等不良現(xiàn)象。
第三部分 制度的修訂完善
企業(yè)的制度不是一成不變的，更不是一個(gè)“封閉的、靜止的”的系統(tǒng)，隨著業(yè)務(wù)流程、組織構(gòu)架、市場需求的變化，制度要被不斷地修訂、更新、廢止，以保持其有效性和適用性，適應(yīng)企業(yè)管理和發(fā)展的需要。企業(yè)內(nèi)部任何一位干部員工都可以對(duì)制度提出修訂完善的建議。制度修訂完善的原則與制度的編制原則是一致的，應(yīng)考慮制度的可操作性、系統(tǒng)性、合法性和平等性。制度修訂完善的思路方法除在制度編制中提到的幾個(gè)方面外，還應(yīng)該注重以下兩個(gè)方面。
一、制度的修訂完善應(yīng)具有時(shí)效性。
沒有及時(shí)修訂制度，沒有致力于制度建設(shè)而導(dǎo)致制度失去適用性，這將會(huì)嚴(yán)重影響制度的權(quán)威性，甚至給工作帶來一定的負(fù)面影響，因此對(duì)制度的有效性、適宜性、充分性進(jìn)行不斷的評(píng)審與更新，是企業(yè)任何一個(gè)部門都不可忽視的工作，這項(xiàng)工作也是一項(xiàng)需要花費(fèi)較大精力的、有較大難度的工作。要想較好的保證制度的時(shí)效性，企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)都應(yīng)該抽出一定的人員和花費(fèi)一定精力來致力于制度建設(shè)這個(gè)工作。
二、制度的修訂完善應(yīng)堅(jiān)持“邊制訂、邊執(zhí)行、邊完善、邊上報(bào)備案”的四邊原則。
在工作過程中，隨時(shí)可能碰到一些不確定的管理事項(xiàng)，甚至一些管理漏洞，這就需要我們通過完善制度來規(guī)范工作。但制度的修訂完善和正式發(fā)布是需要一段時(shí)間的，為彌補(bǔ)缺少明文規(guī)定的制度可能給管理工作帶來的不良影響，及時(shí)避免和減少不規(guī)范的行為或做法，這時(shí)候我們就需要采取“邊制訂、邊執(zhí)行、邊完善、邊上報(bào)備案”的方法來解決這個(gè)問題。在日常管理工作中，只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照?qǐng)?zhí)行，而不是等到正式制度文件下發(fā)后才執(zhí)行。同時(shí)，按“四邊”的要求來開展制度工作這也是較好保證制度時(shí)效性的一個(gè)有效方法。
另外，有一點(diǎn)要在這里特別指出，那就是流程的修訂完善，這個(gè)工作是制度建設(shè)中的一個(gè)的難點(diǎn)。對(duì)已有的流程進(jìn)行完善、創(chuàng)新或精簡，減少一些重復(fù)工作和累贅環(huán)節(jié)，提高流程的效率與效果，是一個(gè)企業(yè)應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注的問題。
第四部分 小結(jié)
制度建設(shè)是一項(xiàng)長期的、艱巨的任務(wù)。任何制度都要經(jīng)歷一個(gè)從建立到不斷完善的過程，任何制度的內(nèi)容和形式都需要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷廢止和更新。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的重要性，不斷的思考、不斷的總結(jié)，不斷推進(jìn)制度建設(shè)，努力建立健全并保持一個(gè)適應(yīng)企業(yè)自身需要的規(guī)范制度體系，為提高企業(yè)的規(guī)范化管理水平提供一個(gè)強(qiáng)有力的制度保證。
制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作的保證
俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。社會(huì)秩序的建立與維護(hù)靠的是法律與道德，企業(yè)內(nèi)部秩序的建立靠得是制度和文化。作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，制度建設(shè)就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度制定、頒布、實(shí)施、修改、梳理直至廢止的動(dòng)態(tài)全過程，制度沒有“最好”，只有“更好”，科學(xué)實(shí)用的制度，可以為企業(yè)降低“風(fēng)險(xiǎn)”、減少“成本”、提高“效益”。 制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作的必要保障，制度建設(shè)的目的是使企業(yè)內(nèi)部做到“有章可依，有章必依，執(zhí)章必嚴(yán)、違章必究”，也就是使所有的人按規(guī)矩辦事，如果不按規(guī)矩辦事，就要受到處罰。從這個(gè)角度來講，制度是企業(yè)的內(nèi)部法律，企業(yè)內(nèi)部的行為規(guī)范以執(zhí)行制度為最低標(biāo)準(zhǔn)，做到在制度面前“人人平等”。
企劃處的主要職責(zé)之一就是進(jìn)行制度建設(shè)，原來的凱元制度也是自成體系的，有一系列比較完備的規(guī)章制度，但是由于職能部門的簡化與合并，導(dǎo)致監(jiān)督和制約的職能無法體現(xiàn)，具體執(zhí)行起來就存在著一定的弊端，制度就成了一紙空文。現(xiàn)在職能部門已經(jīng)根據(jù)監(jiān)督與制約的機(jī)制建立起來了，下一步工作就是清晰的界定各部門的職責(zé)并進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，將企業(yè)運(yùn)行規(guī)則調(diào)整到最適合企業(yè)發(fā)展的狀態(tài)，將優(yōu)化后的規(guī)則以制度的形式合理地傳播和固定下來，體現(xiàn)到管理的各個(gè)層面，從而達(dá)到促進(jìn)管理水平提升的效果。我們進(jìn)行制度建設(shè)的重點(diǎn)在于：把各種簡潔高效的工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)則，按照凱元的特色以制度的形式確定下來。
第一、“說”的階段——把我們要做的正確的事情大張旗鼓的進(jìn)行宣傳。
凱元公司作為熱電行業(yè)，有自己的行業(yè)特點(diǎn)，我們進(jìn)行制度建設(shè)就要緊緊圍繞集團(tuán)文化結(jié)合凱元特色來進(jìn)行。我們首先要做的，就是將正確的信息通過各種渠道傳導(dǎo)到管理對(duì)象層面。制度編寫并非單純寫作，而是將管理要求通過正確的形式表達(dá)出來。檢驗(yàn)管理制度編寫質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)是：制度要求能否被執(zhí)行并產(chǎn)生預(yù)期效果。所以在編寫制度過程中該說的，一定要說全面，要考慮操作時(shí)有無難度或?qū)崿F(xiàn)的可能性，要讓員工在理解上沒有什么障礙。
以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制為例，在按照集團(tuán)的統(tǒng)一要求建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的過程中，企劃處在考核指標(biāo)的設(shè)定中不斷的征求相關(guān)部門的意見和建議，力求把應(yīng)該說的在制度中講的明白。同時(shí)在制定責(zé)任制的過程中幾次進(jìn)行修訂，把需要考核的指標(biāo)逐步的增加到責(zé)任制中，讓制度給全體員工傳達(dá)這樣一個(gè)信息：作為企業(yè)的一員就要關(guān)心企業(yè)的效益，企業(yè)效益好了我們的工資才更有保障，崗位工資要向效益工資過渡。在責(zé)任制制定后，加大宣傳力度，通過宣傳欄、黑板報(bào)、競賽臺(tái)、班前會(huì)等各種形式讓全體員工了解責(zé)任制考核什么，工資如何計(jì)算。讓職工真正了解責(zé)任制，認(rèn)同效益工資，這樣廣大員工就會(huì)真正把企業(yè)的利益與自身的利益緊密聯(lián)系起來，讓員工更加明確地認(rèn)識(shí)到自己在文化變革和制度變革中的位置，并力求讓他們心甘情愿地?fù)碜o(hù)新的制度，扮演新角色，從而減少在執(zhí)行的過程中的難度。
第二、“聽”的階段——要讓所有的人都聽到，而且要保證讓人聽的有所偏差。
管理制度是企業(yè)“法規(guī)”，應(yīng)該通過適當(dāng)?shù)�、正式的和順暢的信息渠道發(fā)布。在發(fā)布制度時(shí)，我們一定要保證我們所說的，全體員工都能夠聽得見，而且能夠聽得全面，可以“原汁原味” 的理解，并不折不扣的記住執(zhí)行。
應(yīng)該充分利用多種信息傳播工具，特別注意信息渠道的可選擇性，以避免過多無關(guān)信息而使接受對(duì)象產(chǎn)生選擇疲勞。使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立制度公布和管理的信息平臺(tái)，并建立制度學(xué)習(xí)的責(zé)任矩陣關(guān)系，是比較可行的方式之一。建立信息讀取的責(zé)任機(jī)制，如接收簽名、閱讀登記等等，也有利于制度信息的有效傳達(dá)。
同時(shí)，制度不但要傳達(dá)到位，而且要促使管理對(duì)象理解到位，這就需要建立和完善企業(yè)制度培訓(xùn)職能。只有向制度執(zhí)行者提供及時(shí)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和咨詢支持，才能促使其全面理解制度要求，掃清認(rèn)知障礙。
最后，建立定期的制度應(yīng)知應(yīng)會(huì)考核，強(qiáng)化制度執(zhí)行者對(duì)制度內(nèi)容的記憶，有助于其在日后工作中具體執(zhí)行，也是一件常抓不懈的工作。
第三、“做”的階段——“聽到了，也記住了，可是，照做了嗎？”
制度建設(shè)，有人說，有人聽，最終的目的是有人去“做”。制度表達(dá)和傳播過程的合理性、適宜性和有效性，直接影響制度的貫徹落實(shí)和遵守執(zhí)行。合理、清晰、正確、目的性強(qiáng)的規(guī)則，對(duì)企業(yè)員工來說，沒有不予執(zhí)行的理由；晦澀、繁雜、漏洞百出、不易理解的制度，光在理解層面就讓人望而卻步，員工拒絕執(zhí)行，也是必然的結(jié)果。在制度表達(dá)和傳播都做到位的前提下，作為一項(xiàng)監(jiān)督機(jī)制，頻密程度合理，深度和廣度適中的制度執(zhí)行檢查工作，對(duì)企業(yè)制度建設(shè)也有很強(qiáng)的促進(jìn)作用，是一件不可缺少的工作。
通過檢查，管理者應(yīng)該至少發(fā)現(xiàn)這些方面的問題：我們的制度有條件做到嗎？制度執(zhí)行結(jié)果有效嗎？執(zhí)行的過程有監(jiān)控和指導(dǎo)嗎？制度在多大程度上被執(zhí)行著？做的對(duì)不對(duì)？有無反饋？ 如果沒有這些管理也就成為了一種空話，管理制度就成了一紙空文。
通過檢查發(fā)現(xiàn)制度在執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題，并和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行交流，找出出現(xiàn)問題的原因，找出對(duì)策，逐一解決。經(jīng)過執(zhí)行、反饋，調(diào)整，執(zhí)行的循環(huán)過程，才能搞好制度的建設(shè)。
總之，搞好制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范運(yùn)作的保證，制度建設(shè)的好壞影響到企業(yè)效益的好壞，影響到職工的熱情，所以我們一定要把制度建設(shè)搞好，使其規(guī)范化、程序化。
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