微軟董事制度解密的創(chuàng)業(yè)問答
布拉德·史密斯先生是微軟的高級副總裁和總法律顧問,他還擔任微軟公司董事會秘書.他領導微軟公司全球的法律及公共事務部門,負責公司所有的法律事務政府關系及政府業(yè)界開展的各項事務.布拉德·史密斯先生在微軟公司的眾多公共政策議題中擔負領導職責,包括知識產(chǎn)權、公司治理、電子商務、以及與因特網(wǎng)相關的法律和政策問題.布拉德·史密斯先生曾有五年時間擔任微軟公司全球銷售部門的副總法律顧問,負責管理包括美國境外的法律及政府相關事務,以及全球銷售和服務的法律工作及知識產(chǎn)權執(zhí)法工作.在此之前,他在巴黎負責領導微軟公司在歐洲的法律及公司事務部.布拉德·史密斯先生被美國InsideCounsel雜志評為北美最有影響力的50名總法律顧問之一.
提問:我想問一個問題,您所說的10位董事是不是每天都要大公司上班?對董事如何考核薪水?
布拉德.史密斯:首先美國董事并不是全職工作,沒必要每天都上班.他親自參加討論會,頻率是每三個月兩天.他們要全年參與相關委員會的工作,一般是電話會議的形式.他們在公司獲取信息的方式通常是電子郵件,幾乎每天都有,每個工作日都有.如果說一個人想專心做一件事,而把這件事做得很好,那就行了.一個人從能力上來講,可以做好三到四個公司的董事.一般來說把一個董事當好只需要一個人三分之一、四分之一的時間.
隨著他們的工作任務越來越重,法律責任越來越大,薪酬也越來越高.一般人看,董事掙的那筆錢,確實是相當豐厚的薪水,特別是只要花三分之一、四分之一的時間就能掙這么多錢,確實不錯.每年我們都要進行公司董事薪酬水平的一個調(diào)查,因為這個本身是公開披露的信息,所以我們可以進行調(diào)查.一個大公司的董事一年的報酬是25萬美元,也就是公司給他作為董事的報酬.我們給董事的薪酬一般比平均水平略低一點.我們告訴他們,工資稍微低一些,但是工作的趣味性比別人要多一些.董事有他自己做最后的決定,一般都會接受我們的邀請.
您剛才也問到任期的問題,那么就微軟來講,董事會的成員每年都要選一次.這個也反映出這十年的趨勢發(fā)展.在微軟的任期是兩年,每年改選二分之一的董事.現(xiàn)在這樣一個制度在美國也是比較受爭議的.因為每年要接受選舉考驗的只是董事會的一半成員.這樣的話想更換董事會的難度就比較大一些.所以即使說有些企業(yè)原來董事會長期不變,現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)也每年都改選董事會了.但是董事會選舉的改變還存在其它方面的不同,董事的選舉跟美國政府官員以及政治家的選舉有很大不同.一般董事會選舉是"等額選舉"的性質(zhì),也就是說需要10個董事,給股東大會提交的也就是10個候選人.這樣的話得到多數(shù)選票的這10個人就會當選這10個董事.所以,這樣一個選舉并沒有什么懸念.既然有10個空缺,有10個人參選,所以猜出誰當選并不是太難的事.從去年開始,現(xiàn)在也出來一個新的越來越受歡迎的概念,就是所謂多數(shù)選舉的形式.微軟可以說是首批實施這樣一個選舉形式的公司之一.在這樣一個新的公司治理指南要求下,如果說一個董事沒有得到多數(shù)票的話,他就要提交辭呈.董事會作為一個整體來決定,到底是接受還是拒絕這樣的辭呈.我覺得在美國看不到任何一個董事會會允許一個得不到多數(shù)贊成的人留在董事會的.
提問:這些董事是不是要進行薪酬考核?
布拉德·史密斯:是要考核的,既包括董事個人,也包括董事會整體.作為董事個人的績效考核有一些指標也是非常主觀的.比如說董事是不是參加董事會全會,如果說一個董事他缺席董事會的次數(shù)達到70％的話,我們按照一個規(guī)定會在公開場合中給予披露.但是僅僅靠曝光還不能夠打造一個好的董事.另外,作為一個獨立董事來講,也有其它的業(yè)績考核指標.這種反饋機制每年都要進行.我想一個更重要的問題并不是董事個人做得怎么樣,而是董事會整體發(fā)揮的作用怎么樣.所以說這個時候,微軟也是跟其它公司的董事會做同樣的事情.我們進行年度董事會業(yè)績考核,給每一位董事發(fā)放一個書面問卷,就不同的一些領域給他們一些問題:比如說你有沒有從管理層得到你想要的信息,哪些信息你需要能夠更經(jīng)常的獲得,或者說呈報方式有所改革;你認為在董事會討論公司戰(zhàn)略的時候,討論進行得怎么樣;對那些可能進行的公司購并,董事會開始討論的時間是不是夠早;還比如在每年都要進行的關于公司戰(zhàn)略的務虛會上,大家是不是覺得談得很好,把要談的問題都反映了出來.所以說我們提出30個不同的問題,然后從董事會那邊得到他們個人的書面反饋意見.然后我們用電話來訪談每一個董事.我們是跟我的助理董事會秘書,也就是副董秘來一起做這樣的訪談,這樣的話我有機會做兩件事,第一,可以根據(jù)這個董事所提出的反饋意見提出一些較為深入的問題.我們還可以就其他董事提出的問題和想法征求董事會的意見.每年12月份我都會就如何來改進公司董事會的工作提出一個建議,然后提出備忘錄.公司治理以及提名委員會會針對這樣一個建議備忘錄進行討論.然后再提交董事會整體討論.然后我們每年都要提出一個行動計劃,其實包括一些切實的工作步驟,來改進董事會的工作水平.因此,我們把我們在公司高管層提出的坦率同時也是意義深遠的一些問題也帶給董事會,向他們也提出同樣的問題.
提問:我有兩個問題,第一個問題是你剛才提到微軟的員工可以通過電子郵件和電話向董事會提出他的擔心或者顧慮,那么在微軟有沒有機制能夠保護員工確實實行這樣的權利,保證員工不會因為提出這樣的問題受到懲罰或開除,并且同時保證這樣的機會不被員工濫用,使得員工因為個人和高管有矛盾來隨便實行舉報的權利?
第二個問題,剛才您說到獨立董事都是非全職的董事,比如BMW的CEO,那么如何確保他們真正履行董事的責任?CFO和CEO不履行職責的時候會受到懲罰,比如受到監(jiān)禁,那么微軟的獨立董事在沒有履行職責的時候,會得到怎么樣的處理?
布拉德·史密斯:我們有舉報的渠道,那么如何來確保這個渠道的有效運轉?第一,員工應該舉報哪些內(nèi)容?第二,怎樣保證公司不會因員工濫用舉報的權利而受到損失?先回答第一個問題.在員工保護方面我們有哪些方面可以做呢?第一,我們針對這些法律問題進行舉報的員工有非常明確的政策,非常明確的規(guī)則,來防止任何打擊報復行為.這恰恰是我作為公司的總法律顧問要確保的事情,也就是確保公司當中任何一個經(jīng)理人不要打擊報復舉報的員工.我們也確實有一些工作機制來確保這方面的保障.第二,他們可以根據(jù)自己的愿望選擇匿名舉報.確實有時候公司員工的舉報是匿名的.有些人撥打了熱線,但是不講自己的姓名.也有些員工首先開一個雅虎的信箱,然后用外部的信箱來反映問題.
第二個問題您問得非常好,也就是如何保護公司不受員工濫用舉報權利.我當這個公司的總法律顧問有四年了,只在一個事件當中看到人們擔心有可能公司的制度受到濫用.在一個國家,一個公司的員工,根據(jù)捏造的事實情況進行舉報,他的目的是要打擊另外一個利益集團.實際上對于公司最有效的,最徹底的一個保護機制就是在舉報提出之后,公司能夠有機會針對這樣的一個舉報進行徹底的調(diào)查.我們工作的一個重點就是要加強內(nèi)部的調(diào)查工作.我們所有調(diào)查工作有三個目標,第一就是要做得徹底,也就是要能夠收集并且審查所有的事實.第二,要做到高效、快捷,我們的目的是讓所有調(diào)查活動,從開始到終止,能夠在6周之內(nèi)完成.第三,也是我頭腦當中最重要的一個,就是要做到公平.公平一方面是員工能夠從自己的視角把問題反映出來.公平的另一面就是確保公司能夠有一個制衡機制.我們有一個小團隊,就是法律和合規(guī)辦公室,來為我們做工作.這個制度是這樣的,他們這些人自己本身是配合調(diào)查工作,他們獨立的對調(diào)查的結果進行審查,然后把他們的意見提交給我和相關人員,這樣對調(diào)查程序和最后結果都是公平的.
第三個問題,實際上是關于董事保護的.跟以前相比,董事承擔法律責任的風險大大提高了.多數(shù)公司的這樣一個問題,都是為董事提供一種保護,特別是保護他們的金融資產(chǎn),如果一旦這個董事沒有盡到自己的責任,比如像安然公司的情況,這個時候可以針對董事個人提出訴訟.在公司提供給董事的保障過程當中可能采取兩種不同的步驟:第一,給予董事一個賠償?shù)恼埱髾?一個董事如果因為自己的恰當?shù)男袨?或者是自己本身業(yè)務行為被起訴的話,他的責任公司可以報銷.法庭在多數(shù)的情況下會允許公司補償董事行為.但是并不是總能夠這樣.第二,多數(shù)公司會建立一個獨立的基金,這個基金是由董事會來控制.剛才說只有是在董事受到追訴,要承擔個人責任的時候,才被執(zhí)行.我們需要有這樣一個保護機制,這樣才能夠說服那些非常有才智的`人士加入我們董事會.
提問:我有三個問題,第一個問題,你說你們微軟有10個董事,當有分歧的時候誰的投票權更大一些?
布拉德·史密斯:因為沒有任何一票比別的票更有分量,所以我們決策的時候需要多數(shù)票,需要有6票.我工作這么多年也從來沒有看到這樣的情況出現(xiàn).
提問:作為董事會的成員,您是否認為應該引入第三方進行董事的績效考核?
布拉德·史密斯:首先要澄清我本人不是董事會的成員,我只是董事會的支持人員,我的身份是公司高管的身份.確實有公司引入第三方來做業(yè)績考核工作.一般都是由一個外部的律師事務所合伙人來做.這兩種做法各有利弊.作為一個獨立的第三方來講,他的客觀性和獨立性都能得到保障.但是這樣一個外部第三方不見得能夠很好的理解公司的情況,以及董事會的情況.那么微軟選擇這樣一個方式,可以說很大程度上是基于對我個人的一個信賴,認為我本身能夠維持這樣一個客觀性和坦率性.毫無疑問,我認為如果說董事會喪失對我個人的坦率性、客觀性的信賴話,那就另請高明,找另外一個人來做.如果說這樣的情況出現(xiàn)的話,那我估計我就得卸任了.因此,對于我個人來講,我有足夠的激勵措施來鼓勵我自己,保持我的客觀性和坦率性.
提問:我是一個軟件外包企業(yè)的,想了解微軟對合作伙伴是否有同樣的要求?
布拉德·史密斯:過去在很長時間當中,關于我們合作的業(yè)務伙伴,他們在責任方面的標準是大家談得很多的一個話題.對于那些向我們提供他們產(chǎn)品和服務的公司,我們也有一個行為準則給他們.對于任何一個真正的全球性公司來講,這個問題都是比較復雜的.我們的問題是,有哪些價值觀是我們認為我們有足夠信心能夠提出讓全世界其他人來效仿、實施.在什么樣的情況下我們應該尊重世界的多樣性,尊重跟我們有不一樣價值觀的其它國家,其它公司.確實在有些領域中我們有足夠的信心,讓其它公司跟我們統(tǒng)一步調(diào).比如說在雇傭童工問題上,全球有一個統(tǒng)一的價值觀認識,至少在政府上是一樣的.比如說關于帳單和一些財務報表的準確性來講,這也是一個全球能接受的價值觀.我們不會說把賽爾巴尼-奧斯立法的所有內(nèi)容都照搬,然后列到我們行為準則中去.我們也意識到與我們有業(yè)務往來的公司不見得都是上市公司,所以他們也有自己的規(guī)模體系.即使合作的公司確實是上市公司,但他們上市的地方未必就是美國.所以說我們有一些規(guī)則是普遍適用的規(guī)則,有些規(guī)則是針對我們的特點,特殊的使用規(guī)則,我們在兩者之間會劃一個很清晰的界限.
提問:我提三個小問題,董事的產(chǎn)生要不要代表某些具體的股東?大股東對董事的裁決有沒有操作或支配的權利?第二個問題,董事大部分都是外界的人士,他要了解公司除了通過電子郵件和財務報表等這些書面的信息之外,還有哪些了解公司的其它方式?第三個,董事會下屬的工作機構、專業(yè)委員會有沒有具體的專業(yè)機構,比如說薪酬委員會,他要提出薪酬方案的話,他需要一些專家支持的時候,需要工作機構支持的時候,這樣的組織方面的保證是怎么樣的?還有一個附帶的問題,董事有沒有股權和期權,這個期權的收入占收入當中多大的比重,是不是在25萬的范圍之內(nèi)?（謝謝!）
布拉德·史密斯:根據(jù)《美國證券法》,沒有說股東就一個法定的權利可以來提名或者任命一個董事.那么根據(jù)法律來講,每一個董事所盡的法定義務都是針對所有股東的.作為一種非正式的做法,有時候會出現(xiàn)這樣一個情況,由董事會來讓大股東說你能不能提出一到兩個董事的人選,然后根據(jù)這個人選由董事會把他的提名提交給股東大會來選舉.我們微軟不這么做,但是有些美國大公司是這么操作的.
第二個問題,外部董事如何獲得內(nèi)部信息?主要有兩個渠道.一個就是這些董事本身主動去獲取信息.如果說一個董事他想去訪問一個分支機構,或者去跟任何一個人談一下的話,那么他們有這樣請求的權利,他們有權利見到任何一個人,了解任何信息.第二個渠道,他們不是主動的去要求,但信息會自動的遞交給他們.作為我們這些管理層來講,我們肯定要給董事會呈報大量的信息.但同時還有另外一個渠道,任何一個股東都可以通過電子郵件來給股東發(fā)送信息.我們也有一個專門的工作程序來收集這樣的信息或者問題在董事會內(nèi)部分享,所以,他們?nèi)昕梢垣@得信息支持是相當全面、相當有力的.
第三個問題,為董事會工作的有兩類人,我們只是一小撥作為董事會秘書存在的人,因為我作為董事會秘書,我要負責管理向董事會提交的這些信息.當然有些為我工作,幫助我來做好這個工作的人.我下面還有一個全職員工專門負責董事會的信息.另外一個人就是作為我們的顧問,來為董事會和下屬委員會做顧問.比如說剛才您講的薪酬委員會,他們就有一個常年的顧問,他們第一可以根據(jù)這個公司整體的薪酬制度提供他們的建議,同時他也可以評估市場的薪酬水平,就高管人員的薪酬水平提供建議.另外,我們還有一個委員會,也就是反壟斷合規(guī)委員會,他們聘請了一個法律專業(yè)人士.這是一個律師,是哥倫比亞大學的教授,在法學、教學之外的時間專職做委員會的顧問.另外,我們還專門有一個制度是允許任何一個委員會及董事會整體外聘,不管是會計師也好,律師也好,只要他們有一個特殊的項目,同時他們需要得到這方面的支持.一般一年會有一回有一個委員會需要外部人士的支持.
第四個問題,這個問題提得很好,就多數(shù)公司來講,它在給董事會進行薪酬回報的時候分成兩個部分,一部分是現(xiàn)金方面的薪酬,另一方面是基于股權的薪酬.就微軟來講,董事的薪酬當中25％來自現(xiàn)金薪酬,另外75％是個人股票.在規(guī)則上,我們要求這些董事他要持有他的股票,持有期可能是若干年,在接受期當中是不能賣的.另外,這個《公司治理指南》也要求任何一個要成為微軟董事的人在三年之中要購買,并且是購買很大數(shù)量的股票.這個原則在美國公司當中還是非常常見的.因為從我們的期望來講,需要這些董事來代表股東的利益,最有效的方式就讓他們自己成為股東,而還不是很小的股東.大家如果看美國大公司普遍的做法的話就會發(fā)現(xiàn)這樣一個現(xiàn)象.
提問:我請教一下關于內(nèi)部信息的問題,因為這些獨立董事他們得到的信息總是有一個優(yōu)先的時機,比如剛才您講到的吃晚飯,使他們有權利獲取這些信息.那么怎么能夠阻止這些信息被不正常的利用?還有這些高級管理人員也有一個信息的優(yōu)先權,盡管有些人是無意中露出來的.你怎么確保無意的透露能盡量避免,有意的透露行為能夠被客觀地識別出來?
布拉德·史密斯:剛才您談到的是問題的兩個方面,我們通過一個制度,一個機制來達到這兩方面的平衡.因為美國的上市公司宣傳中有一句話,就是說你買賣股票的窗戶是開著的呢,還是關著的.不管是作為一個董事來講,還是一個公司的高管來講,他只有當這個窗戶是開著的時候,才能買這個公司的股票.那么只有當我們有足夠的信心認為所有這些重要的財務信息都已經(jīng)是在公眾可以獲得的范圍之內(nèi)的時候,那么這樣一個交易的窗口才是開放的,也就是我們在公布季報之后的兩天,這個窗口才打開.那么在每一季的最后一個月,這個窗口是關著的.所以,真正說一個人他能夠買公司股票的時間也就是每三個月當中的一個月.即使在短短的一個月當中,如果產(chǎn)生了任何對公眾很重要信息的話,那么這樣一個窗口又關上了.比如說我們?nèi)绻幸粋�比較大規(guī)模的購并,到最后比較成熟階段的時候,所有的董事,所有的高管,以及了解這方面情況的員工,他們的交易窗口都是關著的.我們整個做法是想依法保護所有的投資者,同時也保護這些投資者個人以及這些董事、高管員工的利益.我們在內(nèi)部專門設了一個專業(yè)的法律人員來處理這方面的問題,回答員工經(jīng)常提出來的問題,比如員工經(jīng)常會問,我現(xiàn)在到底能不能買,能不能賣?這個專職人員就回答這個問題.所以說一年當中,確實有很多時候員工們都會談這方面的問題.
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