文檔的管理制度
篇一：文檔的管理制度
一、總則。
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內(nèi)容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制。
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
�。�1）開發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
�。�2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。
（3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
�。�4）產(chǎn)品維護階段：設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交。
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的`文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔。
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準。技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度。明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用。一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料>，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱。
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關領導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>。
六、責任 追究
各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失 或者泄漏公司的技術文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任 的權利。
篇二：文檔的管理制度
一、總則。
1、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
1、公文的簽收：凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
2、公文的編號保管：
�。�1）辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
�。�2）公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
�。�1）凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
�。�2）一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
（3）為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
4、文件的傳閱與催辦。
�。�1）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
�。�2）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
�。�3）辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理。
1、發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
2、發(fā)文的范圍：
�。�1）凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
�。�2）下發(fā)文件主要用于：
①公布規(guī)章制度。
②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件。
�、酃俭w制機構變動或干部任免事項。
�、芄贾卮蠼�(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的決定。
�、莅l(fā)布有關獎懲決定和通報。
�、奁渌嘘P重大事項。
�。�3）上行文件主要用于：對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定。外發(fā)文主要用于：同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
�。�4）在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
�。�5）各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。
�。�6）各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求。
1、發(fā)文程序規(guī)定：
�。�1）各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請。擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期。
�。�2）草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
（3） 辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿。
�。�4）經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）。
（5）對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚。
�。�6）需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽。
�。�7）經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印。
�。�8）文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名。
�。�9）文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退。
1、各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
2、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
3、各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔。
1、文件的歸檔范圍。
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。
2、立卷要求。
（1）文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
�。�2）立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
（3）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
�。�4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀。
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
篇三：文檔的管理制度
1、負責收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄。
2、收集所監(jiān)理工程的技術資料，并按要求分類、編號、登記、保管。
3、負責接收業(yè)主提供的圖紙、資料，并及時發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師。
4、工程竣工后，做好項目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作。
5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作。
6、完成領導安排的其它工作。
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