文書管理制度

時(shí)間：2020-09-21 10:05:33 制度我要投稿

文書管理制度范本

　　第一章總則

文書管理制度范本

　　第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條所謂“文書”是指日常工作上往來(lái)的公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等一切的公文和用書。

　　第三條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)。其他部門的文書管理，也應(yīng)參照本制度。

　　第二章文件的收發(fā)和催辦

　　第四條對(duì)文件、信凼的處理，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟單位發(fā)來(lái)的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機(jī)要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

　　第五條文件登記后，機(jī)要秘書應(yīng)即編號(hào)登記并在文件首頁(yè)加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報(bào)積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。

　　第六條學(xué)院外出開會(huì)人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機(jī)要秘書登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個(gè)人保存。

　　第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機(jī)要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報(bào)后應(yīng)立即指定專人辦理。如關(guān)系到二個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過(guò)二天（特殊情況除外）。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門經(jīng)辦人員要征得院長(zhǎng)辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

　　第八條各部門要指定專人負(fù)責(zé)收交、保管文件并負(fù)有催辦、督促、保密、檢查的責(zé)任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負(fù)責(zé)并備查考。

　　第九條機(jī)要員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門對(duì)學(xué)院統(tǒng)一編號(hào)的文件要及時(shí)處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。

　　第三章文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級(jí)的文件，需經(jīng)院長(zhǎng)辦公室處長(zhǎng)同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時(shí)間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。

　　第十二條嚴(yán)格文件清退制度。機(jī)要員除對(duì)承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級(jí)限期清退的文件及時(shí)催交上報(bào)，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫出書面報(bào)告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。

　　第四章文件的保管和歸檔

　　第十三條凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：

　�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，上級(jí)對(duì)學(xué)院報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

　�。�2）學(xué)院發(fā)出的'報(bào)告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、組織、各類年報(bào)等；

　�。�3）學(xué)院黨代表會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、學(xué)院黨政辦公會(huì)、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會(huì)、學(xué)院行政辦公例會(huì)、學(xué)院中層干部擴(kuò)大會(huì)及各種專業(yè)會(huì)議記錄；

　�。�4）參加上級(jí)召開的各種會(huì)議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；

　�。�5）反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；

　�。�6）反映學(xué)院有關(guān)獎(jiǎng)懲的材料；

　�。�7）學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡(jiǎn)報(bào)；

　　（8）向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料等；

　�。�9）上級(jí)部門直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長(zhǎng)辦公室由機(jī)要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。

　　第五章文件立卷與銷毀

　　第十四條立卷要求

　�。�1）文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔；

　　（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無(wú)誤后方可歸檔；

　�。�3）立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；

　�。�4）要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；