施工企業(yè)的合同管理制度

　　1．目的

　　為規(guī)范合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，制定本制度。

　　2．適用范圍

　　本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。

　　3．職責(zé)

　　3．1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司銷售、采購合同及其他經(jīng)濟合同的審批；

　　3．2 公司辦公室負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是：

　　3．2．1負(fù)責(zé)除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂合同；

　　3．2．2負(fù)責(zé)制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本；

　　3．2．3負(fù)責(zé)對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；

　　3．2．4負(fù)責(zé)各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；

　　3．2．5負(fù)責(zé)經(jīng)濟合同糾紛的處理；

　　3．2．6負(fù)責(zé)經(jīng)濟合同的檔案管理；

　　3．2．7負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

　　4．合同的簽訂

　　4．1合同的主體

　　訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。

　　訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。

　　公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

　　4．2合同的形式

　　訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

　　“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　4．3合同的內(nèi)容

　　4．3．1當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。

　　4．3．2合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。

　　4．3．3數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。

　　4．3．4質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。

　　4．3．5價款或報酬：價款或者報酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。

　　4．3．6履行期限、地點和方式

　　履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；

　　合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級；

　　買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運單、倉庫保管員簽單等。

　　4．3．7合同的擔(dān)保

　　合同中對方事人要求提供擔(dān)�；虮痉揭�求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。

　　4．3．8合同的解釋

　　合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。

　　4．3．9保密條款

　　對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。

　　4．3．10合同聯(lián)系制度

　　履行期限長的重大經(jīng)濟合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。

　　4．3．11違約責(zé)任

　　根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。

　　4．3．12解決爭議的方式

　　解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。

　　4．4簽訂合同的工作程序

　　4．4．1簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.1條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。

　　4．4．2銷售、采購合同，由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對合同進(jìn)行合法性審查。

　　4．4．3除銷售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責(zé)任人員會同相關(guān)部門與對方當(dāng)事人進(jìn)行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由辦公室加蓋合同專用章。

　　4．4．4法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由辦公室依法及時辦理。

　　4．4．5合同正式簽訂后，合同文本除經(jīng)辦人自行保管外，應(yīng)當(dāng)隨合同會審表交存公司辦公室一份備案。

　　5、合同的變更、解除

　　5．1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。

　　5．2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同

　　5．2．1因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；

　　5．2．2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；

　　5．2．3對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；

　　5．2．4對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；

　　5．2．5法律規(guī)定的其他情形。

　　5．3變更或解除經(jīng)濟的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報）；

　　5．4變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理；

　　6．合同的履行

　　6．1公司及所屬公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其義務(wù)。

　　6．2在合同履行過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)。

　　履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。

　　履行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。

　　6．3在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時書面上報公司辦公室處理，并報總經(jīng)理。

　　6．3．1經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；

　　6．3．2轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；

　　6．3．3喪失商業(yè)信譽；

　　6．3．4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；

　　6．4債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動時的確認(rèn)；

　　6．4．1在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；

　　6．4．2在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的'合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。

　　7．經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟

　　7．1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；

　　7．2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見，報總經(jīng)理決定。

　　對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報告公司辦公室和總經(jīng)理。

　　7．3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司辦公室。

　　8．合同的日常管理

　　8．1本公司實行二級合同管理，公司辦公室全面負(fù)責(zé)公司的合同管理；銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所在部門的合同管理。

　　8．2公司的合同專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚，分別編號。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應(yīng)及時向當(dāng)?shù)毓�安機關(guān)報案，并登報聲明。

　　8．3已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交公司辦公室隨合同保管。

　　8．4合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。

　　合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司辦公室應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。

　　9．考核與獎懲

　　9．1公司、所屬各公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護(hù)公司的整體利益。公司辦公室負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。

　　9．2對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。

　　9．3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：

　　9．3．1未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；

　　9．3．2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；

　　9．3．3應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

　　9．4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：

　　9．4．1因工作過失致使公司被詐騙；

　　9．4．2公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)；

　　9．4．3遺失重要證據(jù)；

　　9．4．4發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

　　9．4．5合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告；

　　9．4．6其他違反公司相關(guān)制度的。

　　9．5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。

　　10． 附則

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