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辦公室智慧職場中學會給自己減壓
工作節(jié)奏的加快，讓身在職場中的人們變得越來越煩躁不安，特別是在超強工作壓力之下，焦慮、煩悶讓人苦惱不已。因此，不管你接受的工作多么艱巨，都不要埋怨，而是面帶著微笑地接受這個工作，并努力做好，千萬不要表現(xiàn)出不知如何下手的樣子。
簡單工作10法
你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。
在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。
現(xiàn)代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間;抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。
以下就是10種最實用的、最簡單的工作方法。
搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?
懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標?
主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅地減輕工作負擔
“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當地反映真實情況?如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。
報告時要有自己的觀點，只需少量的有用信息即可讓老板感到滿意
多數人在向主管或是老板報告時，總是擔心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?”根據美國商業(yè)心理顧問公司的心理學家約翰?維佛所進行的研究，有10%～15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數據不夠多，感到恐懼的人數比例又會更多。
其實，這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。“內容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰?維佛詢問多位資深主管對于簡報內容的要求時，所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準地掌控時間。
做簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間
真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?
接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其余的時間應該是與聽眾互動。
有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
郵件內容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會
“最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的范圍內;超過20個字就應換行;如果超過3行必須空行。
當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關乎好與壞。
只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預算時，必須先想清楚老板可能擔心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強調你的單位或是部門的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問題，達成目標。所以，你的重點在于老板所擔心的問題，而不是預算數字。
當你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預算的問題，通常成功機會可高達八成以上。
專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，這樣才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情：
●至少每個月詢問你的主管：“我做得如何?”盡量提出具體的問題，例如：“老板對于我所排定的進度是否有什么意見?”“我想會議流程非常順暢，你認為還有地方要改進的嗎?”
你應該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。
●至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調整?”也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設定的目標勢必做出調整，所以應該隨時確認最優(yōu)先的目標是哪些。
減壓移魂“九陰真經”
你是不是覺得整天疲于奔命卻沒升職也沒加薪，成功的目標似乎遙不可及?或者月薪逾萬卻似乎從來沒有感到真正的快樂?有時甚至會感到家庭、事業(yè)、同事關系都是一團糟?……美國心理學家協(xié)會最近公布的一項調查結果顯示，65%左右的美國就業(yè)人士內心都是消極情緒占上風，這種情緒輕則表現(xiàn)為不滿現(xiàn)狀，深感疲憊;重則不堪重負，患上嚴重的身心疾病。知道有成千上萬的人有著和自己相同的感受，也許能讓你覺得輕松許多，讀完下面專家提出的九項法則，你離輕松步入職場，全心追求成功的日子也就不遠了。
真經一：充分利用互聯(lián)網。
互聯(lián)網不僅僅只是聊天、發(fā)E-mail的工具，它還應該成為你的職業(yè)生涯中的最好幫手。如果你對求職心有疑惑，kforce.com將教會你如何做好簡歷，怎樣通過面試和以適當方式提出薪金要求。如果你正在創(chuàng)業(yè)，inc.com將向你展示如何做出規(guī)劃和籌集資金�？傊�，互聯(lián)網上的內容應有盡有，花一點時間掌握它，并在平常留心尋找那些最能給你提供幫助的網站，你就一定會常常擁有“柳暗花明”的感覺。
真經二：正確評價自己的優(yōu)缺點。
將你的優(yōu)點和缺點列出一張表，并讓那些熟悉你并能坦率直言的朋友對這張表做出修改。然后決定你該如何充分利用自己的每項長處并有效避免暴露缺點。
真經三：克服畏懼情緒。
開發(fā)出潛力的關鍵是克服人人都會有的畏懼情緒。你可以從和工作毫不相關的小事入手。比如，主動和剛認識的朋友打招呼，獨自一人去看恐怖片等。經常嘗試一些你想做卻不敢做的事，能讓你在工作中也逐漸擁有無所畏懼的魄力。
真經四：讓生活充滿秩序。
有秩序的生活會使你每天頭腦清醒，心情舒暢。每天下班前整理好辦公桌，定期清理電腦中的文件和電子郵件都是必要的。光是看見桌上堆滿了報告、備忘錄和要回的信就已足以讓你產生混亂、緊張和憂慮的情緒。另外，千萬不要小看家庭生活。事業(yè)的成功與否往往與家庭生活有直接關系。一個從容的早晨，一頓豐富的早餐也許就決定了你一天的心情和工作效率。沒有人會覺得蓬頭垢面、饑腸轆轆地趕去上班會讓人一天都有好心情。
真經五：保持平和的心境。
不要感到倍受壓力，這是保持良好心境的關鍵。為此，你每天至少得從事一種體育活動，時間不少于半小時;最好還能在家里開辟出一塊能徹底不受打擾的地方，每天去那里呆上一刻鐘，在這段時間里，只想積極的、讓你開心的事情。這種短時間的充電對你的情緒會大有幫助。
真經六：不要盲目地相信他人。
不要指望和你一起工作的人都會站在你的立場考慮問題。認識到這一點，你會減少很多失望和挫折感。一定要謹慎選擇那些你想信賴或想向其一吐為快的人。
真經七：堅持自己的價值觀。
一定要弄清楚自己最想要的到底是什么?金錢、富于變換的生活、挑戰(zhàn)的刺激還是不斷超越自我?然后想想現(xiàn)在的工作能不能給你提供這些物質條件或精神上的感受。如果兩者相去甚遠，你就應該考慮變換一下工作了。
真經八：保持活力。
如果你是一名腦力勞動者，使你疲勞的原因很少是由于你的工作過量，大部分時候我們的疲勞并不是因為工作，而是因為憂慮、緊張或不快的情緒。請嘗試著“假裝”對工作充滿熱情和興趣，微笑著去接每一個電話，在上司通知周末加班時從內心叫一聲“太好了”，每天早上都給自己打打氣……千萬不要認為這是很膚淺的事。這是心理學上非常重要的“心理暗示”。
真經九：適應不可避免的事實。
英語里有句諺語，叫“不要為打翻的牛奶而哭泣”。生活中，誰都會遇到令人不愉快的事：好不容易得到了上司的賞識，他卻又調往別處;全力以赴作了投標書卻因為最后一個數據沒有核實而失去了機會……與其讓這些無可挽回的事實破壞我們的情緒毀壞我們的生活，還不如讓自己對這些事情坦然接受，并加以適應。要記住，有些時候后悔是無濟于事的，我們已經失去了很多，只要不再失去教訓就行。
不讓工作追著跑●發(fā)揮個性張揚本色
工作步調不斷加快，得失之間也變得鮮明無比，情緒的變化常讓自己搞得頭昏腦暈，稍有心態(tài)調整不當，就有可能落入情緒憂郁的惡性循環(huán)中。在自己工作情緒不好時，你可以通過各種方法來排除它，跑到室外用自己不滿的拳頭在受氣包上、在墻壁上、在小樹上肆意打上幾拳的時候，你的心情肯定會變得好起來�？梢园炎约旱牡檬c朋友傾訴，特別是在壞情
緒降臨心頭時，可以先做做深呼吸、伸伸懶腰，再去找一位知心朋友隨便聊聊天，聊天之后你的低落情緒就會不知不覺地被迅速消除掉。多想想自己成功或者美好的時光，回憶過去的輝煌以及別人對自己的贊美，可以改善心中的郁悶。聽聽自己喜歡的音樂，也是放松自己有效的方法，輕松、明快的樂曲總能帶自己到快樂老家。不管情緒有多不好，只要聽一下自己喜歡的曲子，頓時就能感受到神清氣爽。想辦法暫時告別工作中的壓力，輕松輕松，不僅便于自己發(fā)現(xiàn)生活的樂趣，也能為再次做好工作鼓足干勁。
●努力讓環(huán)境“新鮮”
陌生的工作環(huán)境可以讓自己感到好奇、興奮、新鮮，什么事情都要躍躍欲試，不過逐漸熟悉了工作環(huán)境之后，這些心態(tài)將漸漸離自己遠去，更多體驗的是謹慎、見怪不怪、程序化地完成工作任務。長此以往，工作積極性自然下降。為此，你可以想辦法為自己創(chuàng)造各種“陌生”環(huán)境，讓自己好奇、興奮、新鮮的心態(tài)永遠存在，讓自己感到永遠“實在”;除了工作環(huán)境，你可以去外部開辟學習充電的各種不同環(huán)境，為自己的進一步發(fā)展“充電加油”，比方說積極參加單位或者社會的相關培訓，努力地爭取在各種場合結識專業(yè)人士等。
●合理調配“自我”
善于安排個人精力的人總是感覺到生活是輕松的，工作是愉快的。為了達到這種境界，你應該對所有的工作都作好計劃，并在規(guī)定的時間內完成。工作結束后，要充分利用自己的閑暇時間，切忌將工作帶回家做。對于個人的進展應該定期進行“標記”，以便讓自己明白，目前已經完成了什么，還有什么工作沒有完成;對沒有完成的任務，應該規(guī)劃好完成的時間，并在某段時間，合理分配自己的精力，從而使工作、學習、生活、娛樂盡量做到更加有效，而且能夠很好地自我循環(huán)，自我提升。
●找出壓力的根源
工作中的壓力是每個人都會有的，但最主要的一點就是你能否適應這份工作。如果適應的話，那么工作中的壓力就是自己進步的動力，你會很從容地去面對，找出壓力根源所在;如果是知識欠缺，那么你就去給大腦充電;如果是人際關系等其它方面，那么你就向有經驗的人去學習，多找公司的同事談心，其實有些事情在大家開誠布公的“談”中也就解決了!當然壓力的來源很多，但最主要的是自己永遠有顆自信的心!
●同事是最好的“減壓”醫(yī)生
在工作中難免會遇到這樣或那樣的事情，每當你遇到類似的問題，并因此而產生了無形的心理壓力時，你就找單位上情同姐妹的同事進行傾訴。因為，這時對自己知根知底的同事，往往最能客觀地“對癥下藥”。
巧妙回絕工作壓力
現(xiàn)代化的工作職場中，工作量的增加是無可避免的。你唯一能獲得解救的方法就是主動告知老板：你手上的工作已經不勝負荷。基本上，這是需要小心拿捏的訴求，而和某些老板作這樣的陳述時，也需要相當大的勇氣。假如你總是對于額外增加的工作逆來順受，那么你的老板將會很自然地認為你還有能力處理。
另外有一點也必須記住：假如其他的主管已經在抗議他們的工作太多時，如果你還是默
不做聲的話，那么你恐怕要忙著接收不公平的工作量了。且讓我們看看一些可能的狀況：
當工作量已達你的臨界點時你可以這樣說：“我會把生產流程再作壓縮，但我不認為這個月我們還能增加任何產量。”由于你已接受了額外的工作量，你的老板將不太可能對此陳述有所批評。
你也可以用書面證實你面對的兩難。有些老板可能對你口頭述說部門工作負荷超載的情況，不會給予太大的重視。甚至變成為一位不是很高明的聆聽者——不管有沒有聽到。較有說服力的做法，可能要以書面形式來說明工作負荷增加的程度。假如可行的話，用數字來比較說明以前的工作量和目前人員沒有相對增加的情?r下，工作量增加程度的對比。
而更令人印象深刻的做法應該是，就公司內部執(zhí)行類似工作的幾個單位，提出比較數字。然而，做比較時，應該要細膩一些，不需要做過分公開的宣布。再者，如果這些數據是由其他部門，例如：會計或生產控制部門所計算的話，那就更好了。這樣，就不會有偏差的推論或聯(lián)想，而由第三者提供的數字，也更具說服力。
當老板要交付新的工作時，你也許可以提供老板其他變通辦法�？赡苁前褍杉愃频墓ぷ骱喜⒊梢豁椚蝿眨蚴菍⑿鹿ぷ鞯陌才呕蚱渌稚瞎ぷ鞯耐瓿扇掌�，重新排定。
有時候，你用盡了各種方法還是得接下額外的工作。如果有這種情況，老板常常會提出一些典型的解釋說辭，例如：
“我了解你的狀況，但是其他每個人的工作負荷也都一樣超載。你只有全力以赴了。”弦外之音——我是要把這件工作交給某人，不過現(xiàn)在我既然在這里，就交給你來做。
“這次先做這項工作，接下來的幾項，我會交給其他人。”弦外之音——如果下次你再故技重施，那我必定拒絕。
“我知道你的工作負荷早已超載，但我已為你的部門申請增加兩名員額。應該很快就可以獲得核準才是。”弦外之音——不要只是屏息以待額外的協(xié)助。
縱然老板可能對你的處境深表同情，但有時就是很少或根本沒有轉移的空間或代替的選擇。如果情況真是如此，請先確定這一切已列入書面記錄，因為處在這種狀態(tài)下，進度的延遲常常是無可避免的。當問題發(fā)生時，每個人都開始找代罪羔羊，而你很有可能首當其沖，如果你能在此時證明你已盡了全力，那么你就可以免于責任的追究了。
增加工作可見度
不表現(xiàn)自己，別人就不知道你的努力。上司不是全能的，手下那么多員工，不可能做到事無巨細，一一了解。領導看重的往往是結果，而不是過程。如果你覺得自己做得多，得到少，就應該讓你的上司知道你實際付出了多少。
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