會議邀請函的結構與寫法

時間：2020-12-25 17:53:54 邀請函我要投稿

會議邀請函的結構與寫法

　　(一)會議邀請的含義

會議邀請函的結構與寫法

　　會議邀請是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒h，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。邀請函用于會議活動時，與會議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會議活動，發(fā)送對象不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、咨詢論證會、技術鑒定會、貿(mào)易洽淡會、產(chǎn)品發(fā)布會產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。而會議通知則用于具有縱向關系（即主辦方與參會者存在隸屬關系或工作的管理關系）性質的會議，或者與會者本身檢有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對于這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，因此只能發(fā)會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區(qū)別成員與非成員。對于團體成員應當發(fā)會議通知，面邀請非團本成員參加則應當用邀請函。

　�。ǘ⿻h邀請函的基本內(nèi)容

　　會議邀請函的.基本內(nèi)容與會議通知一致，包括會議背景、目的和名稱；主辦單位和組織機構；會議內(nèi)容和形式；參加對象；會議的時間和地點、聯(lián)絡方式以及他需要說明的事項。

　　（三）會議邀請函的結構與寫法

　　1．標題。由會議名稱和“邀請函（書）”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》�！把埡比质峭暾奈姆N名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜折開寫成“關于邀請出席**會議的函”。

　　2．稱呼。邀請函的發(fā)送對象有三類情況：

　�。�1）發(fā)送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。

　�。�2）邀請函直接發(fā)給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　�。�3）網(wǎng)上或報刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”z統(tǒng)稱。

　　3．正文。正文應逐項載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用渡句轉入下文；主體部分可采用序號加小標題的形式寫明具體事項；最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡信息和聯(lián)絡方式。結尾也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　4．落款。因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱并蓋單。

　　5．成文時間。寫明具體的年、月、日

　　例文：

　　邀請函

尊敬的×××教授：

　　我們學會決定于××年×月×日在省城××賓館舉辦民間文學理論報告會。恭請您就有關民間文學的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務請撥冗出席。

　　順祝

　　健康!

　　××省文學研究會

　　聯(lián)系人：×××

　　××年×月×日

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