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辦公室工作中的溝通技巧
想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并且達(dá)成共同協(xié)議的過(guò)程。從某種意義上來(lái)說(shuō)，溝通不但是一種職業(yè)技能，而且也是一種生存的方式。要想干好辦公室這項(xiàng)工作，除了需要具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能之外，更重要的是要做好溝通工作，不但能溝通，還要會(huì)溝通，也就是說(shuō)要掌握溝通的諸多技巧并靈活運(yùn)用，這樣才會(huì)成為一名合格的辦公室人員。
在辦公室的日常工作中需要溝通的人群大致分為三大類，一是領(lǐng)導(dǎo)，二是同事，三是群眾。結(jié)合工作實(shí)際，由筆者談?wù)勍陨先惾巳哼M(jìn)行溝通的一些拙見(jiàn)。
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通
穆罕默德曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“山不走過(guò)來(lái)，我就走向山�！睂�(duì)于辦公室來(lái)說(shuō)，要想做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，就要學(xué)會(huì)走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在同他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：
1、認(rèn)清自己的位置
無(wú)論何時(shí)何地，辦公室人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、反映問(wèn)題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說(shuō)不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、學(xué)會(huì)未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對(duì)和解決人之間溝通的基礎(chǔ)。我們?cè)谂c同事相處時(shí)，要樹(shù)立“誠(chéng)信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒(méi)有做到，也要誠(chéng)懇地向?qū)Ψ秸f(shuō)明，取得對(duì)方的諒解。對(duì)于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺;對(duì)于聽(tīng)到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問(wèn)底，要以一顆平常心對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會(huì)和同事有一些磕磕碰碰，這時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)找同事和解，只要真誠(chéng)地向?qū)Ψ浇忉屒宄�，相信一定�?huì)贏得對(duì)方的理解�？傊瑢捜菔且环N美德，它會(huì)讓周圍的人更加尊重你。
3、說(shuō)老實(shí)話、辦老實(shí)事、做老實(shí)人
有很多人認(rèn)為我們?cè)陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。所以想要消除別人對(duì)我們的這種誤會(huì)，就必須在和他人的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處?kù)乓约旱某煽?jī)，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事更好的溝通，我們還要在“情”字上下功夫，無(wú)論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì)和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請(qǐng)教時(shí)，要耐心地解答，做到知無(wú)不言，言無(wú)不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計(jì)較。這樣，會(huì)讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì)提高很多。
二、與同事的溝通
1、虛心接受前輩的意見(jiàn)。對(duì)于新員工來(lái)說(shuō)，每一個(gè)比你進(jìn)入企業(yè)的員工都是你的前輩，所以要虛心與前輩學(xué)習(xí)，只有虛心的接受，才能得到別人的幫助。
2、學(xué)會(huì)傾聽(tīng)。說(shuō)，每個(gè)人都會(huì)，但傾聽(tīng)卻不是每個(gè)人都能做到的。傾聽(tīng)是有效溝通的很重要的一部分，學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，專注并理解對(duì)方想說(shuō)明的意思，并給予對(duì)方以肯定的答案，切勿“答非所問(wèn)”。
3、學(xué)會(huì)微笑。每個(gè)人都不希望面對(duì)一張“苦瓜臉”，學(xué)會(huì)微笑，早上見(jiàn)面時(shí)，微笑著對(duì)同事說(shuō)聲“早上好”，這樣別人看到你時(shí)也會(huì)回予你一個(gè)微笑。
4、學(xué)會(huì)贊賞別人。贊賞別人，并不是指“拍馬屁”，而是一種發(fā)自內(nèi)心的欣賞，欣賞別人是一種風(fēng)度，贊美別人是一種豁達(dá)，一句話能把人說(shuō)笑，也能輕易惹怒別人，因此，學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)馁澝绖e人也是一門藝術(shù)。
5、集體意識(shí)，為大局著想。工作中，難免會(huì)與同事有分歧，但切勿因工作就對(duì)同事惡意攻擊。工作中，大家都是為公司著想，因此，同事之間要有集體意識(shí)，為大局著想，如果氛圍不好，大家不妨都沉著冷靜片刻后再討論。
6、距離產(chǎn)生美。與上司、同事之間保留一定的距離，因?yàn)樵谝粋�(gè)公司中，如果幾個(gè)人交往過(guò)密，很容易讓同事間產(chǎn)生猜疑，因此，與上司，同事交往時(shí)，保持適當(dāng)?shù)木嚯x比較好。
7、學(xué)會(huì)道歉。同事之間長(zhǎng)期相處難免會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)不愉快，如果不太時(shí)處理，則會(huì)惡長(zhǎng)成“瘤”。因此，當(dāng)與同事發(fā)生矛盾時(shí)，換位思考一下，學(xué)會(huì)忍讓，避免矛盾激化。如果矛盾已經(jīng)形成，學(xué)會(huì)放下面子，真誠(chéng)的向同事道歉，切莫入任不管，讓惡瘤增長(zhǎng)。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門，我們會(huì)經(jīng)常接觸來(lái)訪或辦事的群眾，在與他們溝通的時(shí)后一定要把握好以下兩個(gè)原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象，所以我們一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說(shuō)話的語(yǔ)氣和用詞。無(wú)論來(lái)訪者是何種身份，我們都要笑臉相迎，給來(lái)者留下一個(gè)美好的印象。要主動(dòng)詢問(wèn)來(lái)訪者的來(lái)由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽(tīng)電話時(shí)，要主動(dòng)問(wèn)候來(lái)電者，并詢問(wèn)他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來(lái)電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽(tīng)，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會(huì)遇到一些帶有負(fù)面情緒的來(lái)訪者，這時(shí)我們首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽(tīng)眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來(lái)，從中找出問(wèn)題的癥結(jié)所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無(wú)法解決的除了穩(wěn)定來(lái)訪者的情緒外，還要?jiǎng)又郧�，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對(duì)于那些不講道理、故意刁難的來(lái)訪者，最好的辦法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說(shuō)來(lái)者先回去，了解情況后再說(shuō)。
總之，辦公室的工作比較繁雜，要想當(dāng)好辦公室這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，也就是說(shuō)要學(xué)會(huì)溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)單位的整體形象在無(wú)形中得到進(jìn)一步的提高。
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