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撿起你的時(shí)間碎片
大部分人都是在別人荒廢的時(shí)間里嶄露頭角的。
每個(gè)職場(chǎng)人都會(huì)有這樣的感受：就算你把工作和生活安排得再怎么井然有序，但難免還是會(huì)在無意中多出一些預(yù)計(jì)之外的“時(shí)間碎片”——在工作或者生活中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槟撤N原因使自己預(yù)定好的行動(dòng)或者計(jì)劃出現(xiàn)短暫的空白期。
由于時(shí)間段較短，看起來并不起眼，就像玻璃碎片一樣，很難被利用起來，也往往被人們毫不在乎地忽略過去。
事實(shí)上，時(shí)間碎片倘若一日、一月、一年地不斷積累起來，其總和將是相當(dāng)可觀的。所以凡是在事業(yè)上有所成就的人，幾乎都是能有效地利用“時(shí)間碎片”的高手。據(jù)美國(guó)一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表明，能自覺地運(yùn)用“時(shí)間碎片”的人只占3%～5％左右，若能成為這3%～5％中的一分子，你的職業(yè)發(fā)展很可能比周圍其他人快很多。
時(shí)間碎片的N種情形
1.按照約定前去見客戶，對(duì)方卻表示：“不好意思，有急事需要處理，請(qǐng)稍等十分鐘。”
2.因?yàn)槎喾N原因，預(yù)定好的行動(dòng)延后一小段時(shí)間開始。例如開會(huì)時(shí)，等待部分尚未到的參會(huì)人員。
3.所乘坐的出行交通工具晚點(diǎn)或者遲到，但延遲的時(shí)間不長(zhǎng)。例如出差候機(jī)時(shí)，飛機(jī)晚點(diǎn)15分鐘到達(dá)。
4.因突發(fā)性原因，使原有的工作計(jì)劃或流程出現(xiàn)短時(shí)間的暫時(shí)中斷。例如正在處理郵件，辦公室網(wǎng)絡(luò)突然出現(xiàn)掉線情況。
5.不起眼的時(shí)間。例如午餐后到開始下午工作之間的時(shí)間、下班前的十分鐘時(shí)間。
6.已有的短暫休息時(shí)間，例如會(huì)議期間的短暫休息期。
巧妙處理時(shí)間碎片
懂得了時(shí)間碎片的價(jià)值是一回事，但如何處理時(shí)間碎片用零碎時(shí)間又是一回事。利用零碎時(shí)間，有以下幾點(diǎn)方法可供參考。
1）填補(bǔ)法：即在空白的零碎時(shí)間里加進(jìn)充實(shí)的內(nèi)容，主要用于處理“出其不意產(chǎn)生的零碎時(shí)間”。和其他原則相比較，填補(bǔ)法的處理方法最為簡(jiǎn)單、也較容易實(shí)現(xiàn)，但實(shí)施起來卻要求當(dāng)事人要有較強(qiáng)的計(jì)劃性。
正因?yàn)闀r(shí)間碎片的散碎性，所以利用時(shí)間碎片的最佳方式，就是做些“原本就決定在零碎時(shí)間完成的事情”。在這一點(diǎn)上，“液晶之父”知名物理學(xué)家雷曼做出了一個(gè)非常好的榜樣，他每天都會(huì)有提前規(guī)劃“瑣碎事務(wù)”清單的習(xí)慣——隨身攜帶記事本在每天某個(gè)固定時(shí)段，也可以是隨時(shí)隨地，先寫下可在碎片時(shí)間處理的事情，列成一份清單。而關(guān)于液晶的原理都是在一塊塊瑣碎的時(shí)間內(nèi)，思考整理出來的。
在雷曼看來，之所以必須要寫成文字的原因在于，很多事情都是“瑣碎的小事”，人的大腦很難將其一一記住——相比較而言，寫下來的事情就不會(huì)被忘記。
對(duì)于我們而言，可以在隨身的記事本（其實(shí)我們的手機(jī)就完全可以替代記事本）上寫下類似當(dāng)天需要打的一些“不是很重要但必須打”的電話、需要購買的小物品、“查詢相關(guān)資料”的記錄。
在規(guī)劃“瑣碎事務(wù)”清單時(shí)，需要注意的一點(diǎn)是，最好將瑣碎事務(wù)按照15分鐘、10分鐘及5分鐘可完成的工作量來劃分，一般來說，超出20分鐘以上的時(shí)間段，就不再算是“時(shí)間碎片”。也許有人會(huì)問，為什么不去設(shè)計(jì)1分鐘或者2分鐘的事務(wù)，這是因?yàn)椴徽撌虑槿绾沃匾�，只要是一兩分鐘�?nèi)可以解決的事情，就應(yīng)該馬上動(dòng)手做，不要讓小事快速堆積。
15分鐘可以做完的事：草擬提案、做計(jì)劃、整理名片。
10分鐘可以做完的事：擬定明天的計(jì)劃、付幾張賬單、發(fā)快遞，閱讀一篇文章或者資料，發(fā)送或是回復(fù)郵件。
5分鐘可以做完的事：寫采購列表、打電話、清架子、清理辦公桌面的檔案、放松伸展身體。
當(dāng)你把零碎清單填滿后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己面對(duì)突然冒出來的碎片時(shí)間，不至于茫然無措。比如會(huì)議推遲15分鐘開始，你就可以先填寫幾份需要發(fā)送快遞；在商業(yè)約會(huì)推遲時(shí)，可以去購買一些書籍……
2）合并法：即化零為整，通過調(diào)整不同事情的安排將可能會(huì)出現(xiàn)的多個(gè)時(shí)間碎片，集成為一段較長(zhǎng)的時(shí)間段。
該方法有些類似于計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)空間管理的方法，通過移動(dòng)、合并硬盤上不同區(qū)域文件，使空閑的小空間集中在一起形成一個(gè)大的存儲(chǔ)空間。和填補(bǔ)法相比，合并法更適合于對(duì)某個(gè)時(shí)間段也稱之為時(shí)間窗口內(nèi)（比如一天之內(nèi)）的連續(xù)性幾項(xiàng)工作。
對(duì)于時(shí)間窗口內(nèi)的工作流程，我們首先要對(duì)其可能產(chǎn)生時(shí)間碎片的環(huán)節(jié)做出一個(gè)基本預(yù)估，并根據(jù)具體情況對(duì)窗口內(nèi)的工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌安排，盡量減少碎片的產(chǎn)生。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，某經(jīng)理人需要在一天之內(nèi)拜訪兩個(gè)客戶，并和下屬開一次工作會(huì)議。最好的選擇顯然是先在公司開完會(huì)議，然后外出連貫地拜訪客戶。在拜訪客戶的過程中，很容易因各種因素（例如堵車、對(duì)方時(shí)間有小幅調(diào)整）產(chǎn)生時(shí)間碎片，積累之后，會(huì)影響下一步的工作安排。
與此同時(shí)，對(duì)工作內(nèi)容的連續(xù)性和相關(guān)性也要做出適當(dāng)?shù)念A(yù)估，減少當(dāng)事人在不同狀態(tài)中的頻繁切換。相關(guān)的研究資料表明，從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)換至另外一種狀態(tài)的過程中，或是由某種活動(dòng)轉(zhuǎn)為另一種活動(dòng)時(shí)，或多或少都會(huì)產(chǎn)生一小段時(shí)間的空白地帶。舉例來說，在電腦前處理郵件之后，最好進(jìn)行一些在網(wǎng)上查找資料的工作，然后再去做類似開會(huì)、打電話或者外出等不需要在電腦前處理的事宜。
有一點(diǎn)需要說明的是，即使通過合并法減少了時(shí)間碎片，但在完成事務(wù)的過程中，由于事物的不確定性，并不能完全避免“某件事情完成過程中產(chǎn)生時(shí)間碎片”，面對(duì)這樣的問題，就充分發(fā)揮填補(bǔ)法的作用。
3）并行法：在一段時(shí)間內(nèi)根據(jù)時(shí)間碎片出現(xiàn)的狀況，同時(shí)穿插做兩件事。比如和客戶通過電話討論事情，需要頻繁地進(jìn)行往復(fù)溝通，在幾段等待對(duì)方回復(fù)電話的時(shí)間里，就抽空可以去寫幾頁下午開會(huì)可能要用到的PPT.
不過與前兩種方法相比，并行法對(duì)個(gè)人的邏輯能力要求比較高，對(duì)流程的統(tǒng)籌能力要求也比較高，在合并法中，我們也說過最好減少狀態(tài)轉(zhuǎn)換的過程，如果你認(rèn)為并行法實(shí)施起來對(duì)自己有難度，還是盡量先做好一件事情。
另外，在處理時(shí)間碎片上還有一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)和大家分享。我們知道，計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化，即使對(duì)時(shí)間碎片有了了解和認(rèn)識(shí)，經(jīng)常還是會(huì)出現(xiàn)一些出乎自己預(yù)料之外的狀況，所以建議大家在條件允許的情況下還要做到隨身帶一些書籍和資料：一旦出現(xiàn)預(yù)料之外的時(shí)間碎片并且暫時(shí)沒有事務(wù)可以安排時(shí)，可以見縫插針地利用起來，總比無所事事要強(qiáng)很多。
出處：《新前程》
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