會(huì)議禮儀大全
各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。下面是小編精心整理的會(huì)議禮儀大全歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
案例
小劉的公司應(yīng)邀參加一個(gè)研討會(huì)，該次研討會(huì)邀請(qǐng)了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時(shí)也讓小劉見(jiàn)識(shí)見(jiàn)識(shí)大場(chǎng)面。
小劉早上睡過(guò)了頭，等他趕到，會(huì)議已經(jīng)進(jìn)行了二十分鐘。他急急忙忙推開(kāi)了會(huì)議室的門(mén)，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會(huì)場(chǎng)上的焦點(diǎn)。剛坐下不到五分鐘，肅靜的會(huì)場(chǎng)上又響起了搖籃曲，是誰(shuí)在播放音樂(lè)？原來(lái)是小劉的手機(jī)響了！這下子，小劉可成了全會(huì)場(chǎng)的名星……
沒(méi)過(guò)多久，聽(tīng)說(shuō)小劉已經(jīng)另謀高就了。
不管是參加自己?jiǎn)挝贿�是其他單位的會(huì)議，都必須遵守會(huì)議禮儀。因?yàn)樵谶@種高度聚焦的場(chǎng)合，稍有不慎，便會(huì)嚴(yán)重有損自己和單位的形象。
我們介紹一下最常用的三種會(huì)議禮儀：工作會(huì)議禮儀、洽談會(huì)禮儀、茶話會(huì)禮儀。
一.工作會(huì)議禮儀
工作會(huì)議禮儀的對(duì)象主要是本單位、本行業(yè)或本系統(tǒng)的人員。我們介紹會(huì)議紀(jì)律、端正會(huì)風(fēng)兩個(gè)方面。
1.會(huì)議紀(jì)律要求
如果有工作裝，應(yīng)該穿著工作裝。比規(guī)定開(kāi)會(huì)時(shí)間早到五分鐘左右到會(huì)場(chǎng)，而不要是開(kāi)會(huì)時(shí)間到了，才不緊不慢地進(jìn)會(huì)場(chǎng)，而對(duì)別人造成影響。
開(kāi)會(huì)期間，應(yīng)該表現(xiàn)出一副認(rèn)真聽(tīng)講的姿態(tài)。開(kāi)會(huì)也算是在工作，認(rèn)真聽(tīng)講的姿態(tài)不僅表現(xiàn)你的工作態(tài)度，也是對(duì)正在發(fā)言者的尊重。
那種趴著、倚靠、打哈欠、胡亂涂畫(huà)、低頭睡覺(jué)、接打電話、來(lái)回走動(dòng)以及和鄰座交頭接耳的行為，是非常不禮貌的。
在每個(gè)人的發(fā)言結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該鼓掌以示對(duì)他講話的肯定和支持。
2.端正會(huì)風(fēng)
我們要明確的是，工作會(huì)議僅是工作過(guò)程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以有必要克服開(kāi)會(huì)過(guò)多、過(guò)長(zhǎng)的形式主義作風(fēng)。
如果會(huì)風(fēng)不正，不僅誤事，還會(huì)養(yǎng)成辦事拖拉、工作效率低下的不良習(xí)慣。我們不妨從控制會(huì)議、改進(jìn)會(huì)風(fēng)兩方面入手。
控制會(huì)議，就是對(duì)于會(huì)議的數(shù)量、規(guī)模、經(jīng)費(fèi)、時(shí)間、地點(diǎn)，都要做出明確的規(guī)定。制定有關(guān)會(huì)議的審批、經(jīng)費(fèi)使用額度、管理權(quán)限的條例，并由職務(wù)較高的專(zhuān)人嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行。
改進(jìn)會(huì)風(fēng)。會(huì)風(fēng)能夠反映出一個(gè)單位及其領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)。如果會(huì)議過(guò)多，會(huì)期過(guò)長(zhǎng)，講究排場(chǎng)氣勢(shì)，都是不良風(fēng)氣。改進(jìn)會(huì)風(fēng)，就需要：
摒棄形式主義。有具體、明確的內(nèi)容再組織會(huì)議，開(kāi)會(huì)必須解決具體問(wèn)題。
嚴(yán)格限制會(huì)議。必須在會(huì)議總量上加以限制。限制會(huì)議總量對(duì)于杜絕會(huì)山會(huì)海、提高會(huì)議效率非常有用。
那么怎樣提高會(huì)議效率呢？
一是改進(jìn)會(huì)議方式。對(duì)于一般性會(huì)議，可以召開(kāi)無(wú)會(huì)場(chǎng)會(huì)議，比如運(yùn)用現(xiàn)代通訊設(shè)備：電視、廣播、電話、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行開(kāi)會(huì)，可以大幅度節(jié)約會(huì)議成本。
二是集中主題。一次會(huì)議上不管安排幾項(xiàng)會(huì)議內(nèi)容，都要使會(huì)議主題明確，這樣既方便討論，又方便執(zhí)行。
三是壓縮內(nèi)容。應(yīng)圍繞會(huì)議主題，刪掉那些可有可無(wú)的內(nèi)容。
四是限定時(shí)間。對(duì)于會(huì)議的起止時(shí)間、發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間，事先都要明確規(guī)定，并且嚴(yán)格執(zhí)行。
五是領(lǐng)導(dǎo)示范。會(huì)風(fēng)的端正，領(lǐng)導(dǎo)的示范是必須的。和自己無(wú)關(guān)的會(huì)議，不應(yīng)該參加；準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并嚴(yán)格遵守會(huì)議禮儀；提倡無(wú)會(huì)場(chǎng)會(huì)議；帶頭控制發(fā)言時(shí)間等。
二.洽談會(huì)禮儀
洽談會(huì)是重要的商務(wù)活動(dòng)。一個(gè)成功的洽談會(huì)，是既要講謀略，更要講禮儀的。
1.洽談會(huì)的禮儀性準(zhǔn)備。安排或準(zhǔn)備洽談會(huì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重自己的儀表，預(yù)備好洽談的場(chǎng)所、布置好洽談的座次，并且以此來(lái)顯示對(duì)于洽談的鄭重其事和對(duì)于洽談對(duì)象的尊重。
洽談會(huì)是單位和單位之間的交往，所以應(yīng)該表現(xiàn)的是敬業(yè)、職業(yè)、干練、效率的形象。在儀表上，要有嚴(yán)格的要求。如男士不準(zhǔn)蓬頭垢面，不準(zhǔn)留胡子或留大鬢角。女士應(yīng)選擇端莊、素雅的發(fā)型，化淡妝。摩登或超前的發(fā)型、染彩色頭發(fā)、化艷妝或使用香氣濃烈的化妝品，都不可以。
由于洽談會(huì)關(guān)系大局，所以在這種場(chǎng)合，應(yīng)該穿著正統(tǒng)、簡(jiǎn)約、高雅、規(guī)范的最正式的禮儀服裝。男士應(yīng)穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領(lǐng)帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫，配肉色長(zhǎng)統(tǒng)或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2.洽談會(huì)的座次安排
如果擔(dān)任東道主安排洽談，一定要在各方面利用好禮儀這張“王牌”。在洽談會(huì)的臺(tái)前幕后，恰如其分地運(yùn)用禮儀，迎送、款待、照顧對(duì)手，都可以贏得信賴(lài)，獲得理解、尊重。
在洽談會(huì)上，不僅應(yīng)當(dāng)布置好洽談廳的環(huán)境，預(yù)備好相關(guān)的用品，而且應(yīng)當(dāng)特別重視禮儀性很強(qiáng)的座次問(wèn)題。
座次問(wèn)題在舉行正式洽談會(huì)時(shí)，必須予以重視。只有小規(guī)模洽談會(huì)或預(yù)備性洽談會(huì)，才可以不用講究。
舉行雙邊洽談時(shí)，應(yīng)使用長(zhǎng)桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐在桌子兩側(cè)。桌子橫放的話，應(yīng)面對(duì)正門(mén)的一方為上，屬于客方。桌子豎放的話，以進(jìn)門(mén)的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方
在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。如果有翻譯，可以安排就坐在主談人員的右邊
舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國(guó)際慣例，一般要以圓桌為洽談桌來(lái)舉行“圓桌會(huì)議”。這樣一來(lái)，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就坐時(shí)，仍然講究各方的與會(huì)人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就坐。最起碼主方人員不要在客方人員之前就坐。
3.洽談的三大方針
洽談過(guò)程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等，都對(duì)洽談構(gòu)成重大的影響。
一是要依法辦事
洽談?wù)咚M(jìn)行的一切活動(dòng)，都必須依照國(guó)家的法律辦事，才能確保既得利益。
二是要禮敬于人
要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì)的整個(gè)進(jìn)程中，時(shí)時(shí)、處處、事事表現(xiàn)得對(duì)對(duì)方不失真誠(chéng)的敬意。而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化“你敬我一尺，我敬你一丈”的功效。
三是要互利互惠、平等協(xié)調(diào)
洽談是一種合作或?yàn)楹献鞫M(jìn)行的準(zhǔn)備。所以圓滿(mǎn)的結(jié)局，應(yīng)當(dāng)是洽談的所有參與方，都取得一定的成功，獲得更大的利益。如果把商務(wù)洽談視之為“一次性買(mǎi)賣(mài)”，主張贏得越多越好，爭(zhēng)取以自己的大獲全勝和對(duì)手的徹底失敗，來(lái)作為洽談會(huì)的最終結(jié)果，必將危及己方與對(duì)方的進(jìn)一步合作。而且，也會(huì)“贏得”不好的商譽(yù)。
三.茶話會(huì)禮儀
和其他類(lèi)型的商務(wù)性會(huì)議相比，茶話會(huì)是社交色彩最濃的一種。
1.茶話會(huì)目的
它是為了聯(lián)絡(luò)老朋友、結(jié)交新朋友的具有對(duì)外聯(lián)絡(luò)和招待性質(zhì)的社交性集會(huì)。參加者可以不拘形式地自由發(fā)言為主，并且備有茶點(diǎn)。茶話會(huì)一般不排座次，起碼座次安排不會(huì)過(guò)于明顯�？梢宰杂苫顒�(dòng)，與會(huì)者不用簽到。
2.茶話會(huì)的舉辦
茶話會(huì)禮儀，具體內(nèi)容主要涉及會(huì)議的主題、來(lái)賓邀請(qǐng)、時(shí)間地點(diǎn)的選擇、茶點(diǎn)的準(zhǔn)備、座次的安排、會(huì)議的議程、發(fā)言等七個(gè)方面。
第一，茶話會(huì)的主題，可以分為三類(lèi)，即聯(lián)誼、娛樂(lè)、專(zhuān)題。
以聯(lián)誼為主題的茶話會(huì)，我們見(jiàn)得最多；以?shī)蕵?lè)為主題的茶話會(huì)，為了活躍氣氛，而安排一些文娛節(jié)目，并以此作為茶話會(huì)的主要內(nèi)容，以現(xiàn)場(chǎng)的自由參加與即興表演為主；專(zhuān)題茶話會(huì)，是在某個(gè)特定的時(shí)刻，或?yàn)槟承⿲?zhuān)門(mén)問(wèn)題而召開(kāi)的茶話會(huì)，以聽(tīng)取某些專(zhuān)業(yè)人士的見(jiàn)解，或是和某些與本單位有特定關(guān)系的人士進(jìn)行對(duì)話。
第二，主辦單位在籌辦茶話會(huì)時(shí)，必須圍繞主題，來(lái)邀請(qǐng)來(lái)賓，尤其是確定好主要的與會(huì)者。
來(lái)賓可以是本單位的顧問(wèn)、社會(huì)知名人士、合作伙伴等各方面人士。
茶話會(huì)的來(lái)賓名單一經(jīng)確定，應(yīng)立即以請(qǐng)柬的形式向?qū)Ψ教岢稣窖?qǐng)。按慣例，茶話會(huì)的請(qǐng)柬應(yīng)在半個(gè)月之前被送達(dá)或寄達(dá)被邀請(qǐng)者，被邀請(qǐng)者可以不必答復(fù)。
第三，時(shí)間、空間的具體選擇。
這是茶話會(huì)要取得成功的重要條件。辭舊迎新、周年慶典、重大決策前后、遭遇危難挫折的時(shí)候，都是召開(kāi)茶話會(huì)的良機(jī)。
根據(jù)慣例，舉行茶話會(huì)的最佳時(shí)間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時(shí)候，也可以安排在上午十點(diǎn)鐘左右。在具體進(jìn)行操作時(shí)，也不用墨守成規(guī)，應(yīng)該以與會(huì)者特別是主要與會(huì)者的方便與否以及當(dāng)?shù)厝说纳盍?xí)慣為準(zhǔn)。茶話會(huì)往往是可長(zhǎng)可短的，關(guān)鍵是要看現(xiàn)場(chǎng)有多少人發(fā)言，發(fā)言是否踴躍。如果把時(shí)間限制在一個(gè)小時(shí)到兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)，它的效果往往會(huì)更好一些。
適合舉行茶話會(huì)的場(chǎng)地主要有：一是主辦單位的會(huì)議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負(fù)責(zé)人的私家客廳。四是主辦單位負(fù)責(zé)人的私家庭院或露天花園。五是包場(chǎng)高檔的營(yíng)業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉辦茶話會(huì)。
第四，茶點(diǎn)的準(zhǔn)備。茶話會(huì)不上主食，不安排品酒，只提供茶點(diǎn)。茶話會(huì)是重“說(shuō)”不重“吃”的，沒(méi)必要在吃的方面過(guò)多下功夫。
在茶話會(huì)上，為與會(huì)者所提供的茶點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)被定位為配角。我們?cè)谶M(jìn)行準(zhǔn)備時(shí)要注意的是：
對(duì)于用來(lái)待客的茶葉、茶具，務(wù)必要精心準(zhǔn)備。應(yīng)盡量挑選上品，不要濫竽充數(shù)。還要注意照顧與會(huì)者的不同口味。比方說(shuō)是綠茶、花茶還是紅茶。
最好選用陶瓷茶具，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。
除主要供應(yīng)茶水外，在茶話會(huì)上還可以為與會(huì)者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話會(huì)上向與會(huì)者所供應(yīng)的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數(shù)量要充足，并要方便拿，同時(shí)還要配上擦手巾。
按慣例，在茶話會(huì)舉行后不必再聚餐。
第五，座次的安排
從總體上來(lái)講，在安排與會(huì)者的具體座次時(shí)，必須和茶話會(huì)的主題相適應(yīng)。
安排茶話會(huì)與會(huì)者具體座次的時(shí)候，可以采取下面的辦法：
一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺(tái)，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會(huì)場(chǎng)的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽(tīng)任與會(huì)者在入場(chǎng)后自由就坐。這一安排座次的方式，與茶話會(huì)的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見(jiàn)于在室外舉行的茶話會(huì)。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會(huì)者根據(jù)個(gè)人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會(huì)場(chǎng)上擺放圓桌，請(qǐng)與會(huì)者在周?chē)杂删妥�。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會(huì)場(chǎng)中央安放一張大型的橢圓形會(huì)議桌，而請(qǐng)全體與會(huì)者在周?chē)妥�。二是在�?huì)場(chǎng)上安放數(shù)張圓桌，請(qǐng)與會(huì)者自由組合。
四是主席式。在茶話會(huì)上，這種排位是指在會(huì)場(chǎng)上，主持人、主人和主賓被有意識(shí)地安排在一起就坐，并且按照常規(guī)就坐。
第六，茶話會(huì)的基本議程
第一項(xiàng)：主持人宣布茶話會(huì)開(kāi)始。宣布開(kāi)始前，主持人要請(qǐng)與會(huì)者各就各位。宣布開(kāi)始后，主持人可對(duì)主要與會(huì)者略加介紹。
第二項(xiàng)：主辦單位的主要負(fù)責(zé)人講話。他的講話應(yīng)以闡明這次茶話會(huì)的主題為中心內(nèi)容，還可以代表主辦單位，對(duì)全體與會(huì)者表示歡迎和感謝，并且懇請(qǐng)大家一如既往的理解和支持。
第三項(xiàng)：與會(huì)者發(fā)言。這些發(fā)言在任何情況下都是茶話會(huì)的重心。為了確保與會(huì)者在發(fā)言中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先不對(duì)發(fā)言者進(jìn)行指定和排序，也不限制發(fā)言的具體時(shí)間，而是提倡與會(huì)者自由地進(jìn)行即興式的發(fā)言。一個(gè)人還可以多次發(fā)言，來(lái)不斷補(bǔ)充、完善自己的見(jiàn)解、主張。
第四項(xiàng)：主持人總結(jié)。主持人略作總結(jié)后，可以宣布茶話會(huì)結(jié)束。
第七，茶話會(huì)的發(fā)言
現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言在茶話會(huì)上舉足輕重。茶話會(huì)假如沒(méi)有人踴躍發(fā)言，或者是與會(huì)者的發(fā)言嚴(yán)重脫題，都會(huì)導(dǎo)致茶話會(huì)的最終失敗。
茶話會(huì)上，主持人更重要的作用是在現(xiàn)場(chǎng)上審時(shí)度勢(shì)，因勢(shì)利導(dǎo)地引導(dǎo)與會(huì)者的發(fā)言，并且控制會(huì)議的全局。大家爭(zhēng)相發(fā)言時(shí)，主持人決定先后。沒(méi)有人發(fā)言時(shí)，主持人引出新的話題；或者懇請(qǐng)某位人士發(fā)言。會(huì)場(chǎng)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，主持人要出面勸阻。在每位與會(huì)者發(fā)言前，主持人可以對(duì)發(fā)言者略作介紹。發(fā)言的前后，主持人要帶頭鼓掌致意。
與會(huì)者茶話會(huì)的發(fā)言以及表現(xiàn)等，必須得體。在要求發(fā)言時(shí)，可以舉手示意，但也要注意謙讓?zhuān)灰獱?zhēng)搶?zhuān)徊还茏约河惺裁锤咭?jiàn)，都不要打斷別人的發(fā)言。肯定成績(jī)時(shí)，要力戒阿諛?lè)畛小Ｌ岢雠u(píng)時(shí)，不能諷刺挖苦。切忌當(dāng)場(chǎng)表示不滿(mǎn)，甚至私下里進(jìn)行人身攻擊。
會(huì)議禮儀人員要求
會(huì)議準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會(huì)議離不開(kāi)各種輔助器材，在召開(kāi)會(huì)議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。
桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。
會(huì)議上的茶水飲料最好用礦泉水，因?yàn)槊總�(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，雖然現(xiàn)在視聽(tīng)設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛(ài)，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
各種視聽(tīng)器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。
資料、樣品
如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。
作為重要會(huì)議的參會(huì)人員，要注意以下幾點(diǎn)：
1.準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，最好提前幾分鐘趕到會(huì)場(chǎng)。
2.會(huì)議正式開(kāi)始之前，向不認(rèn)識(shí)的朋友進(jìn)行自我介紹。
3.認(rèn)真做筆記。
4.關(guān)閉手機(jī)。
5.準(zhǔn)備好與會(huì)議議題相關(guān)的有用文件。做到這一點(diǎn)意味著你已經(jīng)提前做好了功課。
6.任何時(shí)候都不要打斷別人的發(fā)言，輪到自己時(shí)再表明觀點(diǎn)。
7.如果你想發(fā)言，向主席舉手示意，等他提示后再開(kāi)始發(fā)表意見(jiàn)。
8.注意自己的姿勢(shì)。保持挺胸抬頭，精力集中。稍微流露出心神不寧或疲勞厭倦的情緒，都會(huì)傳達(dá)出你的消極態(tài)度，從而將自己置于不利的境地。不要在筆記上亂涂亂畫(huà)，更不可以打瞌睡。事先與臨坐打好招呼，一旦打盹，讓他立即把你叫醒。
9.當(dāng)別人發(fā)言時(shí)，不要通過(guò)語(yǔ)言、表情、動(dòng)作，或任何其他方式表達(dá)出你的不屑。
10.在別人發(fā)言過(guò)程中，如有任何不明白之處，可以請(qǐng)發(fā)言人進(jìn)行解釋?zhuān)灰拇骖檻]。(但要避免頻繁提問(wèn)!)
11.會(huì)議結(jié)束后，向主席致謝，向結(jié)識(shí)的新朋友友好道別。在日程表中輸入下次開(kāi)會(huì)的時(shí)間，并記下要為下次會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備的項(xiàng)目。
12.向在會(huì)議中作了精彩發(fā)言的同事表示祝賀。
會(huì)議禮儀的重要性
禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
(1)擬定會(huì)議主題
會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì)議的主題確定下來(lái)之后，才可以據(jù)此一一加以確定。
(2)擬發(fā)會(huì)議通知
它應(yīng)包括以下六項(xiàng)。
標(biāo)題，它重點(diǎn)交代會(huì)議名稱(chēng)。
主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。
會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。
報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，特別要交代清楚。
會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。
會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)和其他費(fèi)用問(wèn)題。
(3)起草會(huì)議文件
會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會(huì)者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件材料最主要的當(dāng)數(shù)開(kāi)幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。
(4)要安排好與會(huì)者的招待工作
對(duì)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊脺?zhǔn)備。
(5)要布置好會(huì)場(chǎng)
不應(yīng)使其過(guò)大，顯得空曠無(wú)人；也不可使之過(guò)小，弄得擁擠不堪。對(duì)必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備，事先要認(rèn)真調(diào)試。需用的文具、飲料，亦應(yīng)預(yù)備齊全。
(6)要安排好座次
排列主席臺(tái)上的座次，我國(guó)目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會(huì)議，在主席臺(tái)上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫(xiě)有其本人姓名的桌簽。排列聽(tīng)眾席的座次，目前主要有兩種方法。
按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。
自由就座。
在會(huì)議進(jìn)行階段，會(huì)議的組織準(zhǔn)備者要做的主要工作大體上可分為三項(xiàng)。在會(huì)場(chǎng)之外，應(yīng)安排專(zhuān)人迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應(yīng)為與會(huì)者安排一定的文體娛樂(lè)活動(dòng)。在會(huì)場(chǎng)之內(nèi)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)與會(huì)者有求必應(yīng)，聞過(guò)即改，盡可能地滿(mǎn)足其一切正當(dāng)要求。
(7)精心編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，舉行會(huì)期較長(zhǎng)的大中型會(huì)議應(yīng)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
(8)認(rèn)真做好會(huì)議記錄。
凡重要會(huì)議，不論是全體大會(huì)，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是由專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書(shū)面材料。會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內(nèi)。
(9)在會(huì)議結(jié)束階段，一般的組織準(zhǔn)備工作主要有以下三項(xiàng)。
※形成可供傳達(dá)的會(huì)議文件。
※處理有關(guān)會(huì)議的文件材料。
※為與會(huì)者的返程提供方便。一般而言，與會(huì)人員在出席會(huì)議時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的會(huì)議紀(jì)律主要有以下四項(xiàng)內(nèi)容。規(guī)范著裝；嚴(yán)守時(shí)間；維護(hù)秩序；專(zhuān)心聽(tīng)講。
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