職場秘書工作禮儀
秘書在一天中，主要通過郵件和電話來幫老板溝通安排日程。每天，從客戶、內(nèi)部團(tuán)隊(duì)、公司PR、行政各處傳來的關(guān)于會議邀請、事務(wù)進(jìn)展、辦公室消息等郵件總有一百多封，怎樣處理這些郵件呢?Samantha教給了我們?nèi)缦锣]件禮儀：
如果某人：
為你做了某事——確認(rèn)并簡略感謝;
請你做某事——確定優(yōu)先程度，讓對方知道你會馬上著手，立即將此事放到任務(wù)列表上并設(shè)置鬧鐘提醒，給自己留出足夠的時(shí)間;
請你做的事你沒有做到——如果因?yàn)榭陀^原因確實(shí)無法完成，讓別人知道為什么，這個原因應(yīng)該是有一定分量的，不要涉及無意義的細(xì)節(jié)。
如果你：
想請別人回復(fù)你的郵件——為郵件留下開放性結(jié)尾。比如提出疑問或者列出幾個選擇，永遠(yuǎn)不要匯報(bào)，而要詢問意見，落款寫上“Would you please advise if all the above are ok for you?”如果你寫“以上是我要說的事情”，那按照邏輯，別人只會想，“哦，那是你要說的事情唄!”
為別人做了某事——確認(rèn)此事已經(jīng)圓滿完成，并詢問是否對方還需要其他幫助;
請別人做某事——那么如果你需要別人的回復(fù)才能進(jìn)行下一步的工作，給自己留出預(yù)計(jì)需要回復(fù)的時(shí)間，在此基礎(chǔ)上設(shè)置一個提醒并抄送給那個人，而不是在整件工作的'最后期限設(shè)置提醒。
正在為別人做某事——用簡短的郵件讓別人了解事情的每一步進(jìn)展，感覺到你對他們的尊重，即使最后任務(wù)沒有完成，別人也可以看到你努力的過程。
想表現(xiàn)出主動性——總是早一步為對方可能沒有預(yù)想到的事情做好準(zhǔn)備，比如為不同地區(qū)的人組織會議或電話時(shí)，總是提醒他們注意時(shí)區(qū)或直接在郵件中列明該事件在不同時(shí)區(qū)的時(shí)間。
此外，Samantha還建議我們記住一些小訣竅以避免陷入郵件的海洋，比如不要同時(shí)處理多封郵件，回復(fù)或?yàn)g覽完一封郵件再打開下一封，這樣在團(tuán)隊(duì)成員相似而項(xiàng)目不同時(shí)，可以有效避免混淆;為一些特定的發(fā)件人，比如老板設(shè)置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發(fā)現(xiàn)并首先處理他們的郵件。
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