職場電子郵件禮儀

　　一、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

　　尤其是回復(fù)的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲(chǔ)存。

　　二、忌不寫稱呼

　　許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是你應(yīng)該知道我是誰；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

　　三、忌亂用稱呼

　　比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當(dāng)然高興了。但是會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。

　　通常稱呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱呼姓氏+總；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

　　四、忌全文使用英文大寫字母

　　這樣寫郵件太強(qiáng)勢，甚至暗示寄件人懶得使用標(biāo)準(zhǔn)的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。

　　五、理清回復(fù)的內(nèi)容

　　比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒有必要知道這些訊息。

　　留意回答題目的技巧，當(dāng)回件答復(fù)題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復(fù)，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。

　　六、忌人名不排序

　　收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

　　最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

　　七、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫第二段；如果說的事項(xiàng)較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項(xiàng)，否則不容易記住。

　　當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對方與自己合作，說句感謝就能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì)給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

　　發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰發(fā)來的郵件（更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

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