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手機(jī)和電腦的職場(chǎng)禮儀
手機(jī)和電腦是傳遞信息必不可少的傳輸工具，也是青年人的新時(shí)尚玩具，隨著手機(jī)和電腦的日益普及，給我們的工作帶來(lái)了很多方便，但是也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。所以，掌握手機(jī)與電腦使用的禮儀，將是職場(chǎng)新式禮儀的必修課。使用手機(jī)和電腦的人多為受過(guò)教育，屬于有一定層次和檔次的人，如果不懂使用禮儀，會(huì)讓人反感和討厭，使自己的形象受到損害，層次下降。
手機(jī)禮儀——越來(lái)越受到關(guān)注
無(wú)論是在社交場(chǎng)所還是工作場(chǎng)合放肆地使用手機(jī)，已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，手機(jī)禮儀越來(lái)越受到關(guān)注。在國(guó)外，如澳大利亞電訊的各營(yíng)業(yè)廳就采取了向顧客提供“手機(jī)禮節(jié)”宣傳冊(cè)的方式，宣傳手機(jī)禮儀。
那么在使用手機(jī)的時(shí)候應(yīng)該注意些什么，什么時(shí)候才能撥打?qū)Ψ降氖謾C(jī)？
1. 在一切公共場(chǎng)合，手機(jī)在沒(méi)有使用時(shí)，都要放在合乎禮儀的常規(guī)位置。不要在并沒(méi)使用的時(shí)候放在手里或是掛在上衣口袋外。放手機(jī)的常規(guī)位置有：一是隨身攜帶的公文包里，這種位置最正規(guī)；二是上衣的內(nèi)袋里；有時(shí)候，可以將手機(jī)暫放腰帶上，也可以放在不起眼的地方，如手邊、背后、手袋里，但不要放在桌子上，特別是不要對(duì)著對(duì)面正在聊天的客戶(hù)。
2. 在會(huì)議中、和別人洽談的時(shí)候，最好的方式還是把關(guān)掉，起碼也要調(diào)到震動(dòng)狀態(tài)。這樣既顯示出對(duì)別人的尊重，又不會(huì)打斷發(fā)話者的思路。而那種在會(huì)場(chǎng)上鈴聲不斷，象是業(yè)務(wù)很忙，使大家的目光都轉(zhuǎn)向你，則顯示出你缺少修養(yǎng)。
3. 注意手機(jī)使用禮儀的人，不會(huì)在公共場(chǎng)合或座機(jī)電話接聽(tīng)中、開(kāi)車(chē)中、飛機(jī)上、劇場(chǎng)里、圖書(shū)館和醫(yī)院里接打手機(jī)，就是在公交車(chē)上大聲地接打電話也是有失禮儀的。
4. 給對(duì)方打手機(jī)時(shí)，尤其當(dāng)知道對(duì)方是身居要職的忙人時(shí)，首先想到的是，這個(gè)時(shí)間他(她)方便接聽(tīng)嗎？并且要有對(duì)方不方便接聽(tīng)的準(zhǔn)備。在給對(duì)方打手機(jī)時(shí)，注意從聽(tīng)筒里聽(tīng)到的回音來(lái)鑒別對(duì)方所處的環(huán)境。如果很靜，應(yīng)想到對(duì)方在會(huì)議上，有時(shí)大的會(huì)場(chǎng)能感到一種空闊的回聲，當(dāng)聽(tīng)到噪音時(shí)對(duì)方就很可能在室外，開(kāi)車(chē)時(shí)的隆隆聲也是可以聽(tīng)出來(lái)的。有了初步的鑒別，對(duì)能否順利通話就有了準(zhǔn)備。但不論在什么情況下，是否通話還是由對(duì)方來(lái)定為好，所以“現(xiàn)在通話方便嗎？”通常是撥打手機(jī)的第一句問(wèn)話。其實(shí)，在沒(méi)有事先約定和不熟悉對(duì)方的前提下，我們很難知道對(duì)方什么時(shí)候方便接聽(tīng)電話。所以，在有其他聯(lián)絡(luò)方式時(shí)，還是盡量不打?qū)Ψ绞謾C(jī)好些。
5. 公共場(chǎng)合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無(wú)人地使用手機(jī)，應(yīng)該把自己的聲音盡可能地壓低一下，而絕不能大聲說(shuō)話。
6. 在一些場(chǎng)合，比如在看電影時(shí)或在劇院打手機(jī)是極其不合適的，如果非得回話，或許采用靜音的方式發(fā)送手機(jī)短信是比較適合的。
7. 在餐桌上，關(guān)掉手機(jī)或是把手機(jī)調(diào)到震動(dòng)狀態(tài)還是必要的。避免正吃到興頭上的時(shí)候，被一陣煩人的鈴聲打斷。
8. 不要在別人能注視到你的時(shí)候查看短信。一邊和別人說(shuō)話，一邊查看手機(jī)短信，對(duì)別人不尊重。
9. 在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和通話文明一樣重視。因?yàn)橥ㄟ^(guò)你發(fā)的短信，意味著你贊同至少不否認(rèn)短信的內(nèi)容，也同時(shí)反映了你的品味和水準(zhǔn)。所以不要編輯或轉(zhuǎn)發(fā)不健康的短信，特別是一些帶有諷刺偉人、名人甚至是革命烈士的短信，更不應(yīng)該轉(zhuǎn)發(fā)。
電子郵件禮儀——服務(wù)從細(xì)節(jié)開(kāi)始
1.標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題，例如：“嘿！”或是“收著！” 。添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。
2.電子郵件的文體格式應(yīng)該類(lèi)似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱(chēng)呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3.內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利的，千萬(wàn)不要寫(xiě)上，如報(bào)價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件，評(píng)估其對(duì)商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。
4. 一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國(guó)加州有一位傳播學(xué)專(zhuān)家摩根女士曾舉例說(shuō)：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問(wèn)題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動(dòng)應(yīng)答鍵，那樣會(huì)把來(lái)件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以“是的”二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5.合宜地稱(chēng)呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開(kāi)頭尊稱(chēng)收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結(jié)尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過(guò)多的人，打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的，刪除它們費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。
6.切忌全文使用英文大寫(xiě)字母。這樣寫(xiě)成的郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
7.接收到郵件，如果自己是主送方，應(yīng)當(dāng)在最快的時(shí)間內(nèi)給予回應(yīng)，表示已經(jīng)收到。簡(jiǎn)短的回應(yīng)如“已經(jīng)收到，我會(huì)盡快安排，謝謝！”。
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