如何接待外賓
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。以下小編為大家提供的如何接待外賓，供大家參考借鑒，希望可以幫助到大家。
如何接待外賓
邀請的方式
外賓來訪，通常要由東道國先發(fā)出邀請，這既是禮節(jié)，也是一項(xiàng)必要的手續(xù)。邀請一般應(yīng)以局面方式進(jìn)行，被邀者在接到邀請函后，應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。邀請函除表示歡迎之意外，也表明被邀請者的身份、訪問的性質(zhì)以及訪問的日期和時(shí)間等內(nèi)容。有時(shí)，為了表示客氣，也可請被邀者在他認(rèn)為"方便的時(shí)候"來訪，或?qū)r(shí)間留待以后"另行商定"。
有些國家對邀請外國領(lǐng)導(dǎo)人來訪，做出了某些規(guī)定。例如，我國規(guī)定，應(yīng)邀來訪的國家元首、政府首腦訪華天數(shù)一般以5天為限，最長不超過7天。其抵京日期，應(yīng)避開中方的節(jié)假日和星期天。如因航班等原因?qū)嶋y避開，則抵京當(dāng)日中方不安排正式活動(dòng)。關(guān)于接待外賓的費(fèi)用，國際上比較通行的做法是，來訪者的國際旅費(fèi)由來訪者自己負(fù)擔(dān)，在抵達(dá)東道國國境后的住宿交通等，由東道主招待。告別宴會(huì)或答謝宴會(huì)的費(fèi)用，由來訪者自理。但費(fèi)用問題也可由雙方通過協(xié)商決定。例如，對某些外賓安排自費(fèi)來訪，東道主除付設(shè)宴招待的費(fèi)用外，全部住宿交通費(fèi)均由來訪者自行負(fù)擔(dān)。還有的國家因財(cái)力所限，對來訪代表團(tuán)有人數(shù)限制，或在邀請時(shí)，即言明邀請的人數(shù)，超出部分的人員，費(fèi)用自理。據(jù)俄羅斯《消息報(bào)》1995年月日1月3日報(bào)道，外國總統(tǒng)訪俄，俄方只負(fù)擔(dān)12~15人的費(fèi)用，俄總統(tǒng)出訪，對方也是這么辦。隨領(lǐng)導(dǎo)人來訪的企業(yè)家、記者等的費(fèi)用一般自理;專機(jī)機(jī)組人員的費(fèi)用，除雙方民航有互惠協(xié)定外，一般亦應(yīng)自理。
接待事前準(zhǔn)備
為了搞好接待，在外賓抵達(dá)以前，就應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。首先，要搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。例如，來訪外賓的總?cè)藬?shù)，是否包括主賓和其他人員的配偶，來訪人員的職務(wù)、性別、禮賓次序等情況，這些均可請對方事先提供。重要國賓來訪，其隨訪人員中，有正式隨行人員(或代表團(tuán)團(tuán)員)和工作人員之分，而正式隨行人員中有的還是政府的高級官員。此外，有的國家領(lǐng)導(dǎo)人來訪，隨行的還有企業(yè)家、記者以及專機(jī)的機(jī)組人員等。這些都應(yīng)在事先了解清楚，以便由有關(guān)單位做好相應(yīng)的接待準(zhǔn)備。
對于外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等也可事先向?qū)Ψ教皆�，必要時(shí)，還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者的血型資料。擬訂來賓訪問日程前，還要向?qū)Ψ搅私馇宄蛛x的日期和時(shí)間、交通工具和施行路線、對參觀訪問的具體愿望等。飛機(jī)起降的具體時(shí)間，可經(jīng)由民航部門密切掌握。
訪問日程安排注意事項(xiàng)
訪問日程一般應(yīng)由東道國道國首先提出。日程草案擬訂后，可先將主要內(nèi)容告知對方，以便聽取對方意見，并使對方有所準(zhǔn)備。日程安排的好壞，對訪問的成功與順利進(jìn)行具有重要的意義。特別是國家領(lǐng)導(dǎo)人的訪問，既要使日程安排符合禮議規(guī)格的一般要求，又要避免使人感到所有這類訪問都千篇一律。在擬訂日程草案時(shí)，除了遵循通常的禮儀程序以外，還要考慮以下一些因素：
1、訪問的目的和性質(zhì);
2、訪問者的愿望;
3、訪問者同東道國的哪些人和事有特殊的關(guān)系;
4、訪問者過去是否曾經(jīng)來訪過，哪些項(xiàng)目過去已經(jīng)看過，如何使本次訪問更具特色;
5、來訪者的年齡及身體狀況能適應(yīng)的活動(dòng)限度;
6、代表團(tuán)其他成員的特殊要求與安排，特別是主賓的夫人，有時(shí)可以另行排一些有意義的活動(dòng)。除了以上因素以外，主方領(lǐng)導(dǎo)人的時(shí)間安排是一個(gè)十分重要的因素，事先應(yīng)當(dāng)同有關(guān)的辦公室聯(lián)系好。
日程安排的松緊應(yīng)適當(dāng)。活動(dòng)安排太少，讓客人有時(shí)在賓館里無所事事，會(huì)感到受冷遇;活動(dòng)安排太多，又會(huì)令客人筋疲力盡。要保持日程安排適當(dāng)平衡確非易事。為了讓客人在有限的時(shí)間內(nèi)，多看一些東西，多接觸一些人，常常容易把日程排得太滿，沒有輕松休息的時(shí)間。美國前總統(tǒng)艾森豪威爾談起英國女王緊張的訪美日程時(shí)說："她們一定希望有時(shí)間休息安靜一下�！绻魏沃指野盐业娜粘贪才诺孟袼齻兊哪菢�(緊張)，我就要把他解雇。"
有些大型代表團(tuán)來訪，為了達(dá)到更好的效果，可以安排他們分組活動(dòng)。有的次要活動(dòng)，可以安排代表團(tuán)其他成員參加，以減輕主賓的勞累。接待規(guī)格的高低，體現(xiàn)了對來訪客人的重視程度和歡迎的熱烈程度，來訪者對于接待規(guī)格的高低也往往比較敏感。因此，對于來訪客人的接待規(guī)格要妥善掌握。
接待規(guī)格
接待規(guī)格的高低常常從各方面表現(xiàn)出來。例如，宴會(huì)規(guī)模的大小，出席宴會(huì)的主方人員的身份;某些禮儀活動(dòng)的隆重程度等，甚至有時(shí)住房和交通工具的安排，也會(huì)被人視為接待規(guī)格高低的反映。因此，對于同一級別的國賓，應(yīng)保持大體上差不多的接待規(guī)格，以免給人以厚此薄彼的感覺。而對于某些在政治上或兩國關(guān)系上有特殊需要的國賓給以"破格"的接待，則可能會(huì)收到明顯的效果。
接待規(guī)格雖然可以從多方面反映出來，但領(lǐng)導(dǎo)人的接見尤其重要。由誰接見，談得怎么樣，都是人們所關(guān)注的熱點(diǎn)。有時(shí)候，東道國的主要領(lǐng)導(dǎo)人不在首都，來賓亦愿特意去外地會(huì)見。所以，在擬訂接待計(jì)劃和安排活動(dòng)日程時(shí)，對領(lǐng)導(dǎo)人的接見，要給予特別的重視。
外賓的生活
各國對來訪外賓，尤其是國賓的安全，都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時(shí)，采取特別的安全警戒措施。這是因?yàn)闁|道國政府有責(zé)任保證客人在其境內(nèi)逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法，國賓來訪，自入境之時(shí)起，其安全保衛(wèi)的責(zé)任，就落在東道國肩上。東道國政府應(yīng)同來訪國政府配合，精心制定保護(hù)他們的計(jì)劃，包括警察護(hù)送、現(xiàn)場控制、近身保衛(wèi)、食物品嘗、交通安全以及其他一切必要的技術(shù)和預(yù)防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動(dòng)現(xiàn)場的安排時(shí)，也應(yīng)將安全因素考慮在內(nèi)。
外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居，要盡量使其舒適、方便、安全，飲食應(yīng)當(dāng)可口。住地應(yīng)當(dāng)選擇在環(huán)境優(yōu)美安靜的地段，以便使來賓在繁忙緊張的活動(dòng)之后得到適當(dāng)?shù)男�。國事訪問一般以住國賓館、高級飯店為多，這些地方設(shè)備好，服務(wù)周到有經(jīng)驗(yàn)。也有的國家為了講究禮儀規(guī)格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應(yīng)升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配，身邊工作人員，如秘書、譯員、近身警衛(wèi)和服務(wù)人員等應(yīng)住在靠近主賓的房間。對代表團(tuán)中的高級官員亦應(yīng)妥善安排。除非不得已的情況，單身漢亦應(yīng)安排單獨(dú)房間，而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配后，再征求客人意見;也可將房間位置圖提前交給對方，請對方自行安排。
常年有外賓居住的高級賓館、飯店，都應(yīng)把搞好生活接待、不斷提高服務(wù)質(zhì)量作為其孜孜不倦的奮斗目標(biāo)，不但要配備先進(jìn)的生活設(shè)備，而且要有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對客人要細(xì)致周到、體貼溫馨，于細(xì)微處見精神。有一位紐約商人是泰國曼谷東方飯店的�？�，有一次他在星期五住進(jìn)這家飯店，發(fā)現(xiàn)飯店把他的房間安排在二樓靠近樓梯的地方，他見此深受感動(dòng)，因?yàn)榛谧诮痰木売�，他在星期五不能搭乘電梯。事情雖小，其情可嘉。
關(guān)于飲食，應(yīng)按外賓的習(xí)慣和愛好，盡量搞好。還應(yīng)按外賓習(xí)慣，在房間內(nèi)準(zhǔn)備一些飲料、水果等，供其隨時(shí)取用。
對于來賓國家的國旗(元首旗)的旗樣和制作說明，國歌的樂譜可以通過外交途徑向?qū)Ψ剿饕�。此外，還要收集一些來訪國的樂曲，供奏席間樂及晚會(huì)表演時(shí)用。
寒暄
國賓來訪，一般都要送禮給東道國的領(lǐng)導(dǎo)人和工作人員，東道國亦相應(yīng)贈(zèng)禮答謝。領(lǐng)導(dǎo)人互贈(zèng)禮品，可在會(huì)見時(shí)當(dāng)面致送，也可通過禮賓工作人員轉(zhuǎn)交;給一般隨行人員和工作人員的禮品，則可收禮賓人員轉(zhuǎn)交。送禮要避免千篇一律，重復(fù)雷同，因此對每次來訪國賓的禮物，應(yīng)有所記載，以備日后查閱。送給來訪國賓的禮物，應(yīng)爭取隨專機(jī)帶走。如無專機(jī)，則一般不宜贈(zèng)送大件易碎難運(yùn)的禮品，以便于賓客作為隨身行李運(yùn)走。
我國做法是，外國國家元首來訪，我駐該國的大使可以提前或陪同來賓回國，參加接待工作。有時(shí)，外國政府首來訪，亦可作此安排。這不但有利于溝通情況，做好接待工作;而且有利于我駐外大使在訪問結(jié)束返館后，在當(dāng)?shù)亻_展工作。這也是符合一般國際禮儀的做法，其他國家也有類似做法。來訪國賓去首都以外的其他城市訪問，交通工具一般應(yīng)由東道國安排。外國元首、政府首腦一般安排乘坐專機(jī)或火車專列，也有乘包機(jī)或火車上加掛專用車廂的。其他一般代表團(tuán)乘坐班機(jī)。公路交通發(fā)達(dá)的國家，也可視情況乘汽車。
國家元首、政府首腦去外地，均由政府派其他高級官員陪同前往。當(dāng)?shù)氐氖虚L、省長舉行歡迎宴會(huì)，致歡迎詞，來訪的主賓或其他主要官員答詞。省、市長一般應(yīng)陪同參觀訪問。政治性會(huì)談一般在首都舉行，個(gè)別情況下也在外地舉行的。著名的中美《上海公報(bào)》就是最終在上海談定并公布的。
接待外賓，特別是接待重要國賓，任務(wù)重，時(shí)間緊，是一項(xiàng)涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等許多單位和人員的綜合工程。國家主要領(lǐng)導(dǎo)人常常親臨參加，親自主持，并有廣泛的群眾參與。因此，各國都有一支精明、干練、經(jīng)過培訓(xùn)能相互默契配合的接待人員隊(duì)伍。這也是做好接待工作的一項(xiàng)基本保證。
接待外賓禮儀
形象問題不僅僅是個(gè)人的容貌問題，還涉及到其它一些問題。比如說：在外事交往中非常重要的一點(diǎn)就是要干凈、整潔。古人曾經(jīng)講過：衣不必華服，唯整潔為要。在外事接待中，一定要注意自己的服飾禮儀，這不僅是個(gè)人風(fēng)度的體現(xiàn)，也是我國民族精神的展示：同時(shí)，還是對客人的尊重、禮貌之需。在涉外社交場合，服飾可以分為便裝和禮裝兩種。
儀表：注重個(gè)人的儀容儀表、儀態(tài)舉止、談吐、著裝等。從儀容儀表說，要求整潔干凈：臉、脖頸、手都應(yīng)洗得干干凈凈;頭發(fā)按時(shí)理、經(jīng)常洗;指甲經(jīng)常剪;注意口腔衛(wèi)生，不當(dāng)眾嚼口香糖;經(jīng)常洗澡、換衣服，消除身體異味。
儀態(tài)：要從站、坐、行以及神態(tài)、動(dòng)作等方面嚴(yán)格要求自己，優(yōu)美的站姿給人以挺拔、精神的感覺;所謂站有站相、座有座相，儀表要端莊，舉止要文明，姿勢要端正。站時(shí)不要東倚蹺靠;坐時(shí)不要蹺二郎腿、晃腿;坐姿要端正挺直、大方得體。
服飾：服裝應(yīng)整潔大方。男士著西服，著西服時(shí)須系領(lǐng)帶，夏季可穿硬領(lǐng)短袖襯衫系領(lǐng)帶或質(zhì)地較好的短袖敞領(lǐng)衫;女士應(yīng)按季節(jié)與活動(dòng)性質(zhì)的不同，可穿西裝、民族服裝、中式上衣配長裙或長褲、旗袍或連衣裙等，夏季也可穿長、短袖衫配裙子或長褲。參加正式外事活動(dòng)，不能穿茄克衫、牛仔褲、超短裙、旅游鞋、布鞋、長筒靴。
談吐、語言：比如，語音、發(fā)音是不是標(biāo)準(zhǔn)，語速是不是適當(dāng)，音調(diào)是不是恰當(dāng)，在公共場合下，禮儀交往中講究說話聲音低一點(diǎn)、低一點(diǎn)、再低一點(diǎn)，這樣即是一種教養(yǎng)也是對他人的`一種尊重，社會(huì)公德問題。另外交談時(shí)不能用手或刀叉匙筷子指著對方。
稱呼：與外賓相見，首先遇到的是稱呼問題。通常對男子稱呼‘先生’(mr、)，對已婚婦女稱‘夫人’(mrs、)，對未婚女子稱‘小姐’(miss)。如果不知她是否已婚，可稱‘小姐’或‘女士’(ms、)。
介紹：與外賓相見時(shí)如果需要介紹，可由第三者進(jìn)行，也可以由自己介紹。要把對方的職銜介紹出來。介紹的順序是把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的，把男子介紹給女子。
握手：許多國家相互見面，特別是初次見面時(shí)要握手。依照慣例，握手時(shí)主人先向客人伸手，地位高的人先向地位低的人伸手，女士先向男士伸手。女士握手時(shí)可以不脫禮服手套。在人多的情況下，不要交叉握手。握手時(shí)，要顯得自然大方，面帶微笑，兩眼應(yīng)注視對方。
致意：如果在同一個(gè)場合多次見面，可以點(diǎn)頭致意。男士與女士見面，如果女士不主動(dòng)握手，男士可以點(diǎn)頭致意。
第一大戒律：不打無準(zhǔn)備的戰(zhàn)爭
在選擇用餐的餐館之前，可以先通過餐館的網(wǎng)站了解餐館的菜品、特性和地理位置等，這樣在您同客人見面時(shí)就可以做到心中有底，在點(diǎn)餐時(shí)也不會(huì)顯得猶豫不決。
第二大戒律：用餐時(shí)不要如狼似虎
即使您已經(jīng)饑腸轆轆，但是在用餐時(shí)千萬不要變現(xiàn)得太過明顯，如狼似虎地用餐會(huì)給客人留下非常低劣的印象。如果您只專注于盤中的美食，可能您同客人的談話就會(huì)顯得心不在焉，這是對客人的不尊重，也喪失了商務(wù)西餐的意義，到頭來您也是得不償失。
第三大戒律：點(diǎn)餐時(shí)不要同您的客人唱反調(diào)
如果客人是一個(gè)素食主義者，您在點(diǎn)餐時(shí)最好就不要大魚大肉了。如果客人不點(diǎn)開胃菜，您也就不要點(diǎn)了�？偨Y(jié)起來就是，客人點(diǎn)什么樣的菜，您盡量選擇風(fēng)格相似的，并且要保證菜品的數(shù)量同客人保持一致。
第四大戒律：點(diǎn)餐時(shí)不要點(diǎn)“風(fēng)險(xiǎn)”菜品
這些“風(fēng)險(xiǎn)”菜品可能弄臟您的衣物，也可能會(huì)讓您吃相全無(如塞牙)，如意大利面可能會(huì)從叉子從溜走，帶有過多醬汁的菜品可能會(huì)飛濺到您的襯衫上，菠菜可能會(huì)夾在您的牙縫中。所以在點(diǎn)餐時(shí)盡量選擇那些容易入口、吃起來不那么困難的菜品，還有菜品中的醬汁要盡量少，以免玷污您的衣物，影響美觀。
第五大戒律：切勿酩酊大醉
一般在商務(wù)西餐中都不會(huì)喝酒，特別是商務(wù)午宴喝酒對于很多人來說更是大忌。如果在用餐時(shí)非要喝酒，您一定要時(shí)刻注意飲用量，要讓頭腦時(shí)刻保持清醒狀態(tài)，酒后胡言亂語就等同于自毀前程。
第六大戒律：不要犯常識(shí)性的錯(cuò)誤
(1)不要用餐巾擦鼻子;
(2)不要在咀嚼食物時(shí)張嘴;
(3)用手抓食物后不要吮手指;
(4)離開座位時(shí)不要將餐巾放在餐桌上，要放在座椅上;
(5)避免拿錯(cuò)杯盤，記住bmw原則，面包(bread)盤在您的左邊，主菜盤在您的中間，水杯酒杯等在您的右邊;
第七大戒律：不要將移動(dòng)設(shè)備放在餐桌上
將移動(dòng)設(shè)備(如手機(jī)、平板電腦)放在餐桌上，不單單會(huì)影響您的用餐，也會(huì)分散您的注意力，讓您無法同客人進(jìn)行良好溝通，這對客人來說也是一種極大的不敬。所以在用餐前，就應(yīng)該將手機(jī)調(diào)成振動(dòng)模式，并且放在公文包里，以免影響您同客人的用餐。
第八大戒律：不要雞腸小肚
即使有服務(wù)員不小心把一杯葡萄酒扣在您筆直的西服上，您也應(yīng)該忍讓大度，不要怒氣沖天。這個(gè)時(shí)候正是客人仔細(xì)觀察您的時(shí)候，也是人在壓力狀態(tài)下的一種表現(xiàn)，您的反應(yīng)正好是您抗壓能力的最直接體現(xiàn)。
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