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職場(chǎng)新人如何提高工作效率
職場(chǎng)新人如何提高工作效率
工作5年期不到的人，經(jīng)常性的會(huì)抱怨工作任務(wù)多，沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)。是不是沒(méi)有時(shí)間呢？如果去問(wèn)工作滿(mǎn)五年的職員，他們總會(huì)說(shuō)，工作就是工作，如果工作多了，就做快點(diǎn)，少了就做慢點(diǎn)，在那里沒(méi)有事情做，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的。這里姑且不論老員工管理上的問(wèn)題，但從新老職員的對(duì)話(huà)中，明顯的可以看出，新職員說(shuō)的沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)，是因?yàn)楣ぷ餍什桓咴斐傻摹?/p>
到底是那些因素導(dǎo)致新職員的工作效率低下，沒(méi)有時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)呢？根據(jù)眾多的新職員的表現(xiàn)看，主要有以下幾個(gè)方面。
工作熟練度不夠。
職場(chǎng)新人類(lèi)，由于對(duì)工作的陌生，即使在一段時(shí)間后完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學(xué)其他的工作技能。在前幾年時(shí)間內(nèi)，由于將來(lái)發(fā)展的不確定性，期望多學(xué)點(diǎn)東西以提高自己的能力，也希望多學(xué)點(diǎn)東西以確定自己的職業(yè)導(dǎo)向。這直接導(dǎo)致了新新職員在職場(chǎng)上的各種技能的不熟練，自然導(dǎo)致工作速度不快，工作成績(jī)不大了。
時(shí)間概念不強(qiáng)。
職場(chǎng)新人類(lèi)，普遍性的沒(méi)有多少時(shí)間概念。看見(jiàn)事情就做，對(duì)自己的工作時(shí)間沒(méi)有具體的安排，也不清楚自己的時(shí)間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費(fèi)的時(shí)間是否合理。拿到一份領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不明確自己能夠多長(zhǎng)時(shí)間做出來(lái)，沒(méi)有潛意識(shí)里的強(qiáng)制性概念。
任務(wù)分解能力不足。
有些復(fù)雜的工作，工作多年的好手，會(huì)仔細(xì)的把這個(gè)復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解，并逐步分類(lèi)，以各個(gè)完成。
然而新人類(lèi)并不具備任務(wù)分解的能力，這導(dǎo)致了缺乏思路無(wú)從下手，越想越繁雜，無(wú)法很好的系統(tǒng)的完成該項(xiàng)工作。
如何提高工作效率：
1、把所有工作劃分成事務(wù)型和思考型兩類(lèi)，分別對(duì)待：
所有的工作無(wú)非兩類(lèi)：事務(wù)型的工作不需要你動(dòng)腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；思考型的工作則必須你集中精力，一氣呵成。
對(duì)于事務(wù)型的工作，你可以按照計(jì)劃在任何情況下順序處理；而對(duì)于思考型的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時(shí)間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。
對(duì)于思考型的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時(shí)想，睡不著覺(jué)的時(shí)候想，在路上想，上WC的時(shí)候想。當(dāng)你的思考累計(jì)到一定時(shí)間后，再安排時(shí)間集中去做，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，成果會(huì)如泉水一般，不用費(fèi)力，就會(huì)自動(dòng)地汩汩而來(lái)，你要做的無(wú)非是記錄和整理它們而已！
2，每天定時(shí)完成日常工作：
你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個(gè)良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級(jí)的交流，瀏覽你必須訪(fǎng)問(wèn)的 BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對(duì)待，它們可能隨時(shí)都會(huì)跳出來(lái)騷擾你，使你無(wú)法專(zhuān)心致志地完成別的任務(wù)，或者會(huì)由于你的疏忽帶來(lái)不可估量的損失。
處理這些日常工作的最佳方法是定時(shí)完成：在每天預(yù)定好的時(shí)刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開(kāi)始的時(shí)候，而在其他時(shí)候，根本不要去想它！
除非有什么特殊原因（例如你在等待某個(gè)人發(fā)來(lái)的緊急郵件），否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時(shí)刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會(huì)提高，并且不會(huì)給你的其他主要工作帶來(lái)困擾。
3，列出工作計(jì)劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度：
記�。汗ぷ饔�(jì)劃必不可少！這種計(jì)劃并不是為了向某人匯報(bào)，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無(wú)形而又說(shuō)不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。
首先：在每周的開(kāi)始列出本周的計(jì)劃。計(jì)劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時(shí)間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶(hù)提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計(jì)劃無(wú)須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時(shí)間，也沒(méi)有必要詳細(xì)去說(shuō)明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不回忘記本周要做的工作；
然后，每天早上列出時(shí)間表，從周計(jì)劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時(shí)間去完成；列出所有需要打的電話(huà)，和每個(gè)電話(huà)的內(nèi)容。這張時(shí)間表應(yīng)該隨時(shí)在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個(gè)忠實(shí)的助手，隨時(shí)告訴你下一步工作的內(nèi)容！
最后，必須進(jìn)行工作計(jì)劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒(méi)有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書(shū)寫(xiě)出來(lái)。這是一個(gè)天大的誤解��！其實(shí)，工作總結(jié)隨時(shí)都在進(jìn)行，方法簡(jiǎn)單之極：用粗筆把你做完的事從周計(jì)劃和日時(shí)間表中重重地劃去�。×硪环N總結(jié)是在我們制定每日的時(shí)間表和每周的計(jì)劃表時(shí)完成的，方法也十分簡(jiǎn)單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒(méi)有完成的工作抄寫(xiě)到下一日或下一周的計(jì)劃中去！
你一定要明白，制定計(jì)劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個(gè)有序的、有準(zhǔn)備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行！同時(shí)，工作計(jì)劃還會(huì)給你帶來(lái)自信和成就感：當(dāng)一個(gè)人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！
4，不要猶豫和等待，立即行動(dòng)；
這一條是對(duì)以上四條的重要補(bǔ)充：不要猶豫和等待，立即行動(dòng)。沒(méi)有任何工作會(huì)因?yàn)槟慊乇芩詣?dòng)消失，沒(méi)有任何煩惱會(huì)因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛粕�。你沒(méi)有別的選擇，只能去面對(duì)，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。
5，安排好隨時(shí)可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時(shí)間
我們常常會(huì)遇到這樣的情況：需要打開(kāi)或下載某個(gè)網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲(chóng)；離預(yù)定好的約會(huì)還有半個(gè)鐘頭的空余時(shí)間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時(shí)候會(huì)到來(lái)；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時(shí)間還未到來(lái)。
通常，人們遇到這些情況時(shí)，會(huì)采用兩種方法去對(duì)待：或者百無(wú)聊賴(lài)地等待，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來(lái)做。無(wú)所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤?huì)在你發(fā)蒙時(shí)一刻不停地流逝；而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時(shí)間過(guò)完時(shí)必須放棄手頭的沒(méi)有完成的工作，下次再重新開(kāi)始。
對(duì)待這樣的空白時(shí)間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時(shí)間去進(jìn)行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時(shí)可以開(kāi)始，隨時(shí)可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒(méi)有時(shí)間的壓力，不必在某個(gè)時(shí)間非完成不可；能給自己帶來(lái)一定的樂(lè)趣。這樣的工作有：瀏覽報(bào)刊雜志，閱讀有益的但是非專(zhuān)業(yè)的書(shū)籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪(fǎng)問(wèn)自己感興趣的網(wǎng)站，對(duì)自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計(jì)），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。
如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時(shí)間充分利用起來(lái)，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀(guān)的文件柜，有價(jià)值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說(shuō)！
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