商洽、紀(jì)要性公文的會(huì)議紀(jì)要及范例
一、會(huì)議紀(jì)要的含義、特點(diǎn)和類型
(一)會(huì)議紀(jì)要的含義
行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文，都以會(huì)議紀(jì)要為主要公文文種。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要：
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要：
用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。
會(huì)議紀(jì)要容易和會(huì)議記錄相混淆，其實(shí)，二者有著本質(zhì)的不同，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
首先，從文體性質(zhì)上看，會(huì)議紀(jì)要是正式的公文文種，而會(huì)議記錄只是會(huì)議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。
其次，從內(nèi)容上看，會(huì)議記錄無選擇性、提要性，會(huì)議上的情況都要一一記錄下來;而會(huì)議紀(jì)要有選擇性、提要性，不一定要包容會(huì)議的所有內(nèi)容。
其三，從形成的過程和時(shí)間方面看，會(huì)議記錄是隨著會(huì)議的進(jìn)行過程同步產(chǎn)生的，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要在會(huì)議后期、甚至?xí)h結(jié)束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。
會(huì)議紀(jì)要通過記載會(huì)議基本情況、會(huì)議主要成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括性地反映會(huì)議的基本精神，以便與會(huì)單位統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，在會(huì)后貫徹落實(shí)。會(huì)議紀(jì)要基本上是下行文，但與會(huì)單位不一定是召集會(huì)議機(jī)關(guān)的下屬，有時(shí)是協(xié)作單位，所以它作為下行文是相對(duì)而言的。事實(shí)上，會(huì)議紀(jì)要有時(shí)要向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)，有時(shí)向同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送，有時(shí)向下級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)。
(二)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)
1.紀(jì)實(shí)性
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對(duì)會(huì)議基本情況的紀(jì)實(shí)。會(huì)議紀(jì)要的撰寫者，不能更動(dòng)會(huì)議議定的事項(xiàng)，更不能隨意改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決定。除此之外，撰寫者也不能對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論�？傊瑫�(huì)議紀(jì)要必須忠實(shí)反映會(huì)議的'基本情況，傳達(dá)會(huì)議議定的事項(xiàng)和形成的決議。會(huì)議紀(jì)要的紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)，使得它具有憑證作用和資料文獻(xiàn)價(jià)值。特別是一些重要的會(huì)議紀(jì)要，多年后還會(huì)作為人們確認(rèn)那段歷史的依據(jù) 。
2.概括性
但是會(huì)議紀(jì)要并不是把會(huì)議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強(qiáng)調(diào)。在一個(gè)會(huì)議上，與會(huì)代表的話題涉及面是寬泛的，觀點(diǎn)也是多種多樣的，水平也是有高有低的，這些內(nèi)容全部進(jìn)入會(huì)議紀(jì)要，不現(xiàn)實(shí)也不必要。會(huì)議紀(jì)要重點(diǎn)說明會(huì)議的主要參加者，基本議程，與會(huì)者有哪些主要觀點(diǎn)，最后達(dá)成了什么共識(shí)，形成了什么決定或決議，就可以把會(huì)議的基本情況如實(shí)反映出來，不必像記流水帳一樣事無巨細(xì)一律照錄。所以，會(huì)議紀(jì)要需要在會(huì)議后期甚至?xí)h結(jié)束之后通過概括整理才能寫出，而不像會(huì)議記錄那樣隨會(huì)議的進(jìn)行自然而然地產(chǎn)生。
3.指導(dǎo)性
除憑證作用、資料作用之外，多數(shù)會(huì)議紀(jì)要具有指導(dǎo)工作的作用。它要傳達(dá)會(huì)議情況、會(huì)議精神，要求與會(huì)單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)展開工作，落實(shí)會(huì)議的議定事項(xiàng)。
二、會(huì)議紀(jì)要的分類
會(huì)議的內(nèi)容和目的不同，產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要性質(zhì)也有所不同。有人按會(huì)議類型的名目來稱呼會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議紀(jì)要分為辦公會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要、學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要等等，這種分法重復(fù)了會(huì)議名稱，對(duì)寫作來說并無太大意義。我們根據(jù)會(huì)議是否作出決定或決議，是交流為主還是研討為主，將會(huì)議紀(jì)要分為決策型紀(jì)要、交流型紀(jì)要、研討型紀(jì)要三種類型，這三種不同類型的紀(jì)要，其寫法是很不相同的。
(一)決策型紀(jì)要
以會(huì)議形成的決定、決議或者議定事項(xiàng)為主要內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，稱為決策型紀(jì)要。這種會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)是指導(dǎo)性強(qiáng)，會(huì)議上確定的工作重點(diǎn)，對(duì)工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會(huì)單位共同遵守或執(zhí)行。這種會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容有些類似于指示和安排工作的通知，只是發(fā)出的指導(dǎo)性意見不是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作出的，而是由會(huì)議討論議定的。這樣的會(huì)議紀(jì)要，除大家共同遵守的內(nèi)容外，還常常會(huì)有一些工作分工，每個(gè)與會(huì)單位除完成共同任務(wù)之外，還要完成會(huì)議確定自己承擔(dān)的那些工作。如《關(guān)于改革北京、太原鐵路局管理體制的會(huì)議紀(jì)要》，就議定了成立北京鐵路管理局，下設(shè)北京、太原、天津、石家莊四個(gè)鐵路局，不再設(shè)鐵路分局。確定山西煤炭運(yùn)輸主要由北京、太原及相關(guān)的鄭州鐵路局承擔(dān)，有一些具體的分工，并對(duì)各方如何協(xié)調(diào)工作進(jìn)行了安排。由于最后議定的事項(xiàng)是與會(huì)單位的共識(shí)，這樣的指導(dǎo)性公文落實(shí)起來應(yīng)該是比較順利的。
(二)交流型會(huì)議紀(jì)要
以思想溝通或情況交流為主要內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，屬于交流性會(huì)議紀(jì)要。它的主要特點(diǎn)是：以統(tǒng)一思想、達(dá)成原則共識(shí)或樹立學(xué)習(xí)榜樣為目的，而不布置具體工作，有明顯的思想引導(dǎo)性，但沒有明顯的工作指導(dǎo)性。一些理論務(wù)虛會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)形成的會(huì)議紀(jì)要，大多屬于這種類型。這樣的會(huì)議紀(jì)要，往往多處采用“會(huì)議認(rèn)為”的說法來表達(dá)會(huì)議在原則問題上達(dá)成的共識(shí)�；蛘邔�(huì)議上介紹的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及與會(huì)單位的評(píng)價(jià)、態(tài)度作為主要內(nèi)容。
(三)研討型會(huì)議紀(jì)要
這種會(huì)議紀(jì)要的鮮明特點(diǎn)是并不以共識(shí)和議定事項(xiàng)為主要內(nèi)容，而是以介紹各種不同的觀點(diǎn)和爭(zhēng)鳴情況為主。研討會(huì)和學(xué)術(shù)討論會(huì)的紀(jì)要多是這種類型。會(huì)議開完了，各家的觀點(diǎn)也發(fā)表過了，但是并沒有形成統(tǒng)一意見，當(dāng)然更談不上確定什么議定事項(xiàng)，在這種情況下，仍然有必要發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以便讓更多的人了解會(huì)議的情況，了解不同的觀點(diǎn)及其爭(zhēng)鳴過程。這對(duì)啟發(fā)和活躍思想，對(duì)百花齊放、百家爭(zhēng)鳴的學(xué)術(shù)空氣的形成是有促進(jìn)作用的。
三、會(huì)議紀(jì)要的寫法
(一)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題和成文日期
1.會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題與一般公文略有不同，因?yàn)闀?huì)議紀(jì)要是以會(huì)議的名義發(fā)出的，而不是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)出的，所以會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題多是以會(huì)議名稱、文種兩個(gè)要素構(gòu)成。如《東北三省四市工商行政管理工作第五次協(xié)作會(huì)議紀(jì)要》、《××物理學(xué)會(huì)X射線專業(yè)委員會(huì)第三屆學(xué)術(shù)交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。也有采用一般公文標(biāo)題寫法的，由主要內(nèi)容(事由)加文種組成，如《關(guān)于解決糧食購(gòu)銷體制改革后遺留問題的會(huì)議紀(jì)要》。
2.會(huì)議紀(jì)要的成文日期
會(huì)議紀(jì)要的成文日期一般加括號(hào)標(biāo)寫于標(biāo)題之下正中位置，以會(huì)議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。也有出現(xiàn)在正文之后的。
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