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員工檔案管理制度（通用23篇）
在快速變化和不斷變革的今天，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度具有合理性和合法性分配功能。我們?cè)撛趺磾M定制度呢？下面是小編為大家整理的員工檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
員工檔案管理制度 1
一、目的
規(guī)范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調(diào)研和分析，與公司相關(guān)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。
四、制度具體內(nèi)容
1、制度名稱：?jiǎn)T工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效評(píng)價(jià)檔案等。
3、目的：
規(guī)范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
4、內(nèi)容：
�。�1）員工檔案的建立與保管
�、傩聠T工入職時(shí)，人力資源部門要按照公司規(guī)定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
②公司應(yīng)建立完善的'員工檔案保管制度，統(tǒng)一管理員工檔案資料。負(fù)責(zé)人力資源部門應(yīng)該對(duì)員工檔案的管理負(fù)責(zé)，并責(zé)令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
（2）員工檔案的檢索和使用
�、賳T工需提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)人力資源部門審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過(guò)人力資源部門審批，任何人員不得查看員工檔案。
②員工檔案只能由人力資源部門有關(guān)管理人員出具證明、報(bào)表或備案等審批事項(xiàng)時(shí)使用。
�。�3）員工檔案的保存和銷毀
�、賳T工檔案必須保存至員工離職后的15年。
�、趩T工檔案保存期限屆滿后，如無(wú)特殊需要，應(yīng)予以銷毀。銷毀過(guò)程要求人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門和保險(xiǎn)部門等有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)同，并制定銷毀計(jì)劃和報(bào)告。
5、責(zé)任主體：
本制度執(zhí)行主體為人力資源部門，但其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工協(xié)同配合，確保制度的有效執(zhí)行。
6、執(zhí)行程序：
�。�1）人力資源部門負(fù)責(zé)制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內(nèi)容和要求。
（2）各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和落實(shí)制度的執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決。
7、責(zé)任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規(guī)定，構(gòu)成違法行為的，依法追究相應(yīng)法律責(zé)任；如構(gòu)成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。
員工檔案管理制度 2
1.目的
規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責(zé)
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4.程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴(yán)格保密員工的.信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代保管
本單位員工檔案。如公司對(duì)員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料，獎(jiǎng)懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門應(yīng)及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙
質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎(jiǎng)罰記錄、職位調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職申請(qǐng)、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理
部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員
檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。
員工檔案管理制度 3
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度，維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理，請(qǐng)各部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司對(duì)檔案的有效利用。
1、檔案的完整：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè)，雜亂無(wú)章；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
2、檔案的安全：一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說(shuō)，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；另一方面，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的`丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程，并將派遣員工在各階段簽署形成的書(shū)面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案，編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目：
1、應(yīng)聘登記表；
2、筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表；
3、體測(cè)表；
4、體檢表；
5、培訓(xùn)登記表；
6、考核登記表；
7、社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息收羅表；
8、派遣員工告知書(shū)；
9、無(wú)犯罪記錄證明（聲明）；
10、個(gè)人答應(yīng)書(shū)；
11、勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件；
12、派遣員工手冊(cè)簽收憑證（公司聯(lián)）；
13、個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、職稱證明等材料復(fù)印件；
14、員工離職相關(guān)材料；
15、解除（終止）合同證明；
16、其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書(shū)面文件。
四、檔案管理
1、管理部門
派遣員工檔案歸口XXX（綜合辦公室），歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編纂，同一管理。
2、歸口管理
2.1、歸檔前，要對(duì)歸檔材料進(jìn)行辨別，按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.2、歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3、及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3、檔案的查（借）閱
3.1、查（借）閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)前方可，特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批，并進(jìn)行借閱登記。
3.2、使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后，可以出具證明材料。
3.3、檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人要及時(shí)催還，必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
3.4、檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料，并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞，如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4、檔案的保存和銷毀
4.1、檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
4.2、檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲(chóng)蛀，防火、防水、防盜。
4.3、檔案原則上永久保存，對(duì)于已辭（退）職派遣員工的個(gè)人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷毀，銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1、本檔案管理制度自即日起開(kāi)始實(shí)施，在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不竭進(jìn)行完善，重新編纂或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2、《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
員工檔案管理制度 4
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫人事資料的`名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度 5
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
�。�1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的.培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
（3）部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
�。�4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料；
3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2、項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書(shū)面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
員工檔案管理制度 6
一、目的
為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔范圍
全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、離職檔案)、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)
由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內(nèi)容
(一)員工入職檔案：
1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；
2)員工入職登記表
3)應(yīng)聘人員登記表；
4)面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；
5)筆試結(jié)果報(bào)告；
6)身份證復(fù)印件
7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復(fù)印件材料
8)離職證明；
9)試用期員工跟蹤表；
10)試用期考核表；
11)各類合同及協(xié)議；
12)員工異動(dòng)履歷表.
(二)員工培訓(xùn)檔案：
1)培訓(xùn)通知；
2)培訓(xùn)簽到表；
3)培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告(或考評(píng)結(jié)果)；
4)派出培訓(xùn)審批表；
5)員工外派培訓(xùn)合同
6)外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)；
7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
(三)績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定
(一)基礎(chǔ)管理
1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的.真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。
4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。
6、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
9、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編簽號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
(二)檔案的查、借閱
1、公司檔案分為保密級(jí)與非保密級(jí)兩個(gè)級(jí)別，保密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級(jí)檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。
3、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長(zhǎng)期限)，對(duì)借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閱檔案注意事項(xiàng)
1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。
3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷毀
(一)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
(二)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
(三)凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
(五)在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施
本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。
員工檔案管理制度 7
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應(yīng)聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎(jiǎng)懲、職位、薪資變動(dòng)情況。
以下資料納入公司人事檔案范圍內(nèi)：
1、應(yīng)聘登記表（含簡(jiǎn)歷）
2、身份證、學(xué)歷證書(shū)、駕駛證等復(fù)印件
3、無(wú)犯罪記錄證明、擔(dān)保人資料
4、入職自薦信、入職培訓(xùn)記錄表、上崗承諾書(shū)
5、員工轉(zhuǎn)正考核表、申請(qǐng)書(shū)、申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正承諾書(shū)
6、勞動(dòng)合同
7、崗位變動(dòng)記錄
8、薪資調(diào)整記錄
9、獎(jiǎng)懲記錄
10、保險(xiǎn)繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：?jiǎn)T工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護(hù)：
人力資源管理人員負(fù)責(zé)員工檔案的建立及維護(hù)工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉(zhuǎn)正、崗位變動(dòng)、薪酬調(diào)整等資料在調(diào)整后的一周內(nèi)放入員工檔案。為保證檔案的'時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續(xù)保存。員工檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨(dú)保管
三、檔案查詢權(quán)限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內(nèi)容，HR經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門經(jīng)理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)HR經(jīng)理同意后方可查詢員工檔案。
四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案
員工檔案管理制度 8
第一條要建立工作業(yè)績(jī)檔案，對(duì)各段時(shí)期的工作要有評(píng)價(jià)和考核，對(duì)其主要表現(xiàn)記入檔案�？己藰�(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)崗位責(zé)任制中的職責(zé)范圍等內(nèi)容，考核工作可分配到各部門進(jìn)行，最后由人事部匯總。
第二條建立員工工作業(yè)績(jī)檔案的目的是便于對(duì)員工正確全面地評(píng)價(jià)，對(duì)工作突出、成績(jī)和貢獻(xiàn)較大者要給予表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)、晉級(jí)等。對(duì)工作不踏實(shí)、消極怠工、屢屢出現(xiàn)差錯(cuò)者要進(jìn)行批評(píng)、處罰、降級(jí)或撤職。
第三條員工工作業(yè)績(jī)檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個(gè)部分：
1.文件材料。主要文件包括“員工人事調(diào)動(dòng)表”、“書(shū)”、員工身份證、專業(yè)文憑、證書(shū)、待業(yè)證明等文件的復(fù)印件等;
2.考評(píng)記錄。主要是“員工工作表現(xiàn)評(píng)估表”。公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)定期定時(shí)進(jìn)行考評(píng)。考評(píng)記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的`查考作用;
3.出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按年度匯總歸納，以專設(shè)的統(tǒng)計(jì)表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面，體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和對(duì)工作的責(zé)任感;
4.獎(jiǎng)懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄是對(duì)其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù);
5.職位變更。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。因此，員工工作檔案對(duì)員工職位的變動(dòng)記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。
第四條在員工工作檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表?yè)P(yáng)或投訴員工的信件(復(fù)印件)等資料。這對(duì)于全面、有效地考查員工表現(xiàn)都有重要作用。
員工檔案管理制度 9
1、目的
規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3、職責(zé)
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4、程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的'個(gè)人檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為x臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴(yán)格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代保管
本單位員工檔案。如公司對(duì)員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加xx、共青團(tuán)的材料，獎(jiǎng)懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門應(yīng)及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎(jiǎng)罰記錄、職位調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職申請(qǐng)、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。
員工檔案管理制度 10
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進(jìn)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓(xùn)、晉升、薪酬、員工關(guān)系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后頒布實(shí)施；
2、制定本制度前收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，充分考慮符合中國(guó)法律要求；
3、本制度的修訂由人力資源部根據(jù)業(yè)務(wù)需要及時(shí)評(píng)估并提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行。
四、制度內(nèi)容
1、員工檔案的設(shè)置和管理
�。�1）員工檔案包含個(gè)人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績(jī)效考核、培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲記錄、離職資料等各種資料。
（2）人力資源部負(fù)責(zé)整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個(gè)月內(nèi)建立員工檔案。
�。�3）員工檔案應(yīng)當(dāng)按照員工姓名、工號(hào)、入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔，存放于人力資源部?jī)?nèi)的安全地方，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的`使用和保密
�。�1）員工檔案資料只能在公司相關(guān)管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權(quán)不得隨意借閱、查看和復(fù)制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉(zhuǎn)移，如有必要，應(yīng)提前征得本人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。
�。�3）員工檔案涉及到個(gè)人隱私問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)妥善保密，除法律法規(guī)規(guī)定允許或經(jīng)本人授權(quán)同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷毀
�。�1）員工離職或合同到期后，應(yīng)當(dāng)保存員工檔案六個(gè)月以上，以備查閱。
�。�2）員工檔案的保存期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定和公司需求進(jìn)行制定，且不得少于五年。
�。�3）員工檔案根據(jù)涉密性和保密等級(jí)的高低進(jìn)行分類，定期進(jìn)行清理整理和銷毀，銷毀應(yīng)當(dāng)有憑有據(jù)，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審核。
五、責(zé)任主體及執(zhí)行程序
1、人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準(zhǔn)確。
2、所有管理人員有義務(wù)及時(shí)更新員工檔案中的各種資料，確保資料的真實(shí)和完整。
3、對(duì)于檔案存放地點(diǎn)和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，確保制度的實(shí)施。
4、對(duì)于泄露個(gè)人隱私問(wèn)題，人力資源部門應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行處理，并嚴(yán)肅追究責(zé)任人的責(zé)任。
六、責(zé)任追究
如發(fā)現(xiàn)未按照制度規(guī)定進(jìn)行操作、管理失職等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照公司制度的規(guī)定和工作流程進(jìn)行處罰和追究責(zé)任。追究責(zé)任人的責(zé)任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責(zé)任意識(shí)和規(guī)范化的辦公環(huán)境。
員工檔案管理制度 11
第一章總則
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類及運(yùn)用
第三條個(gè)人社會(huì)檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。
第四條員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的補(bǔ)充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。
第五條公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容：
1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復(fù)印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復(fù)印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績(jī)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第六條收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì)檔案：個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請(qǐng)，由行政人事部統(tǒng)一向申請(qǐng)人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料，在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標(biāo)準(zhǔn)：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
第九條有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。
第十一條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五章檔案的轉(zhuǎn)接
第十二條員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。
第十三條員工調(diào)動(dòng)或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的`資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。
第十六條員工檔案編號(hào)管理，檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào)，包括前兩位公司部門編號(hào)和后兩位員工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場(chǎng)所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對(duì)故意損壞或擅自銷毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責(zé)
1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
員工檔案管理制度 12
員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應(yīng)列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門應(yīng)在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的員工檔案。
一、員工檔案管理部門
公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門，安排專人負(fù)責(zé)日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。
二、電子檔案的建立和管理
1、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員電子檔案，并根據(jù)子公司整理上報(bào)的電子檔案，整理出全集團(tuán)人員的電子檔案；
2、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團(tuán)人力資源部備案；
3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報(bào)集團(tuán)人力資源部一份。
三、紙質(zhì)檔案的建立和管理
1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內(nèi)建立完善，內(nèi)容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對(duì)于勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正和晉級(jí)手續(xù)、任命文件、獎(jiǎng)懲記錄等資料在管理過(guò)程中結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充完善。
2、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
3、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
4、集團(tuán)人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；
5、一線工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告等。
四、紙質(zhì)檔案的`借閱權(quán)限
1、各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)行政人事部門負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本部門所有人員的紙質(zhì)檔案，無(wú)權(quán)借閱其他部門人員的紙質(zhì)檔案；
2、行政人事部相關(guān)招聘和薪資專員經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱部門負(fù)責(zé)人以下所有人員紙質(zhì)檔案；
3、子公司行政人事部門負(fù)責(zé)人經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本公司部門負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案，無(wú)權(quán)借閱其他公司部門負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案；
4、子公司部門負(fù)責(zé)人以上高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后可以借閱所轄部門所有人員紙質(zhì)檔案，借閱其他部門人員紙質(zhì)檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門負(fù)責(zé)人紙質(zhì)檔案須經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意；
5、集團(tuán)公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意可以借閱下轄員工紙質(zhì)檔案；如果需借閱子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)董事長(zhǎng)同意；
6、子公司人員均無(wú)權(quán)借閱其他公司員工的紙質(zhì)檔案。
員工檔案管理制度 13
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的.人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
員工檔案管理制度 14
1、 接 收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。
2、 整 理：
（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門的`檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個(gè)全宗。
�。�3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。
�。�4）、按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。
3、 保管及利用
�。�1）、酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，并定期進(jìn)行檢查。
�。�2）、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
�。�3）、借閱結(jié)束后，請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。
�。�2）、銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)
�。�3）、銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
�。�4）、檔案移交要按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
�。�5）、檔案員調(diào)動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
員工檔案管理制度 15
一、目的
本制度的目的.是規(guī)范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并依法進(jìn)行保管、使用和保護(hù)；同時(shí)，明確公司部門之間對(duì)員工檔案管理的職責(zé)與權(quán)利，確保員工個(gè)人信息得到嚴(yán)格保護(hù)。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個(gè)人檔案、部門檔案等，并適用于各部門及公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫小組。
2、編寫小組成員調(diào)研與討論，收集整理相關(guān)法律法規(guī)、公司內(nèi)部政策文件等相關(guān)資料。
3、編寫小組起草初稿。
4、組織有關(guān)部門內(nèi)部審批，并評(píng)審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實(shí)施。
四、員工檔案的內(nèi)容
員工檔案主要包括以下內(nèi)容：
1、員工簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、戶籍、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應(yīng)聘者應(yīng)聘材料、面試記錄、面試評(píng)價(jià)、筆試材料、考試成績(jī)等，及入職手續(xù)、畢業(yè)證書(shū)、身份證復(fù)印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務(wù)、職稱、工資、獎(jiǎng)金、崗位說(shuō)明書(shū)、工作任務(wù)分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報(bào)告、病歷、職業(yè)病防護(hù)檢查記錄等。
5、培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等。
6、辭職/退休/離職手續(xù)：包括辭職申請(qǐng)、離職申請(qǐng)、退休申請(qǐng)、離職原因、離職說(shuō)明、身份證復(fù)印件等。
7、其它：包括獎(jiǎng)懲證明、個(gè)人評(píng)優(yōu)材料、用工合同、個(gè)人社保、公積金賬戶檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴(yán)格保密，任何單位和個(gè)人未經(jīng)授權(quán)不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責(zé)任主體為員工檔案保管員和相關(guān)部門管理人員。
六、追究責(zé)任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應(yīng)處罰，并由公司追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。如果因管理不善造成員工個(gè)人信息泄露，公司將承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當(dāng)月內(nèi)必須整理好并轉(zhuǎn)入離職檔案室，經(jīng)過(guò)五年以上后，留存已過(guò)時(shí)且重要檔案，并有計(jì)劃銷毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫特殊出入登記表，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
3、員工應(yīng)當(dāng)確保其檔案中信息的真實(shí)性和完整性，如有虛假、失實(shí)或遺漏情況，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
員工檔案管理制度 16
一、 建立《職工安全教育卡》
職工的安全教育檔案管理要求由企業(yè)安全管理部門統(tǒng)一規(guī)范，為每位在職員工建立《職工安全教育卡》。
二、 分級(jí)管理
《職工安全教育卡》由職工所屬的安全管理部門負(fù)責(zé)保存和管理。車間人員的《職工安全教育卡》由所屬車間負(fù)責(zé)保存和管理;機(jī)關(guān)人員(包括干部和工人)的《職工安全教育卡》由企業(yè)安全管理部門負(fù)責(zé)保存和管理。
三、 跟蹤管理
《職工安全教育卡》實(shí)行跟蹤管理，職工調(diào)動(dòng)單位時(shí)，交由職工本人帶到新單位，由新單位的安全管理人員保存和管理。
四、 職工日常安全教育規(guī)定
1. 職工日常安全教育包括：全員安全教育，休息時(shí)間較長(zhǎng)的節(jié)假日的產(chǎn)前安全培訓(xùn)等。
2. 職工的日常安全教育由公司安全管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
3. 日常安全教育結(jié)束后，安全管理部門負(fù)責(zé)在職工的《職工安全教育卡》中“安全教育情況記錄”欄內(nèi)作出相應(yīng)的記錄。
五、 新入廠職工安全教育規(guī)定
1. 新入廠職工必須按規(guī)定經(jīng)公司、車間(或部門)、班組三級(jí)安全教育，分別由公司安全部門、車間(或部門)安全員、班組安全員在《職工安全教育卡》中“安全教育情況記錄”欄內(nèi)作出相應(yīng)的記錄，并簽名。
2. 新入廠職工經(jīng)一級(jí)、二級(jí)安全教育合格后，帶本人《職工安全教育卡》到廠級(jí)安全部門驗(yàn)卡開(kāi)票，領(lǐng)勞防用品;然后經(jīng)班組級(jí)安全教育合格后，方可上崗。
六、 工作變動(dòng)人員安全教育規(guī)定
1. 工作變動(dòng)員工需帶本人《職工安全教育卡》到新單位報(bào)到，由車間(或部門)安全員在“工作變動(dòng)記錄”欄內(nèi)填寫相應(yīng)的工作變動(dòng)記錄，并分別由車間(或部門)安全員、班組安全員按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行二、三級(jí)安全教育;在“安全教育記錄”欄內(nèi)填寫二、三級(jí)安全教育情況。
2. 工作變動(dòng)的職工必須經(jīng)新單位的二、三級(jí)安全教育合格后，方可上崗。
七、 變換工種職工安全教育規(guī)定
1. 車間變換工種職工按規(guī)定由車間辦理工種變更審批手續(xù)后，由車間安全員在“工作變更記錄”欄內(nèi)填寫相應(yīng)的工種變更記錄，并分別由車間安全員、班組安全員按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行二、三級(jí)安全教育;在“安全教育記錄”欄內(nèi)填寫二、三級(jí)安全教育情況。
2. 車間變換工種的人員必須經(jīng)新工種的二、三級(jí)安全教育合格后，方可上崗。
八、 機(jī)關(guān)人員安全教育規(guī)定
1. 機(jī)關(guān)人員(包括干部和工人)的日常安全教育由安全管理部門統(tǒng)一組織，并負(fù)責(zé)作相應(yīng)的`安全教育記錄。
2. 機(jī)關(guān)人員變換工種按規(guī)定由部門辦理工種變更審批手續(xù);機(jī)關(guān)人員的換崗教育分別由部分安全員、班組安全員按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行二、三級(jí)安全教育;并在“安全教育記錄”欄內(nèi)填寫二、三級(jí)安全教育情況。二、三級(jí)安全教育合格后，方可上崗。
九、 考核規(guī)定
1. 公司安全管理部門每月抽查《職工安全教育卡》一次。
2. 對(duì)丟失《職安全教育卡》的部門進(jìn)行相應(yīng)考核。
3. 對(duì)未按規(guī)定對(duì)本部門職工進(jìn)行安全教育的進(jìn)行相應(yīng)考核。
4. 對(duì)未按規(guī)定對(duì)本部門職工的安全教育情況進(jìn)行登記的部門進(jìn)行相應(yīng)考核。
員工檔案管理制度 17
為加強(qiáng)公司檔案及文件管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，需要對(duì)檔案做好管理。
一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分
1、公司級(jí)檔案管理范圍，由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)印、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件：
(1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
(2)業(yè)務(wù)來(lái)往方面的文件材料(含合同、對(duì)方資料、銀企聯(lián)系函件等);
(3)政府、項(xiàng)目批文、合同;
(4)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料;
(5)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)文件流程、公司決定等);
(6)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
(7)公司月度、年中、年度工作計(jì)劃;
(8)公司簽訂的各類合同;
(9)公司有效證件、印章;
(10)公司重要的`會(huì)議材料、包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄等;
(11)公司大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、相片、錄像等;
(12)其他具有法律效益力及保護(hù)價(jià)值的文件。
(13)各項(xiàng)目相關(guān)資料分類存放。
2、檔案管理范圍，有指定專職文書(shū)管理。檔案文件如下：
(1)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;
(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
(3)公司媒體宣傳資料;
二、公司檔案管理準(zhǔn)則
1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅(jiān)持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。
2、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。
3、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。
4、承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記。
三、檔案管理、歸檔文件整理
1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。
2、歸檔時(shí)限
各部門專職文書(shū)就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。
3、歸檔文件的整理
1) 歸檔材料必須時(shí)辦理完畢的正式材料。
2) 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。
3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。
4) 不同年度的文件分開(kāi)存放。
5) 合同按內(nèi)分開(kāi)，分別分為工程合同、設(shè)計(jì)合同、申元合同、申德合同。
四、檔案的銷毀
1、個(gè)人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和和無(wú)保存價(jià)值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。
五、檔案保管
1、防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;
2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
3、隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清理，清除不必要保存的材料;對(duì)破壞褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
員工檔案管理制度 18
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料，公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào)，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的'檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng)，報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí)，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng)，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級(jí)審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無(wú)法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì)，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
員工檔案管理制度 19
為做好文件材料的歸檔文件工作，按照《歸檔文件規(guī)則》進(jìn)展、歸檔，結(jié)合我局詳細(xì)情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)展歸檔文件。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的.左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度——-保管期限——-問(wèn)題分類法進(jìn)展分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問(wèn)題、保管期限。
6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)展編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要標(biāo)準(zhǔn)，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
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第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門，并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔;
(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項(xiàng)目批文、合同，公司董事會(huì)形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等)，發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙，工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
(十)公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;
(十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的`檔案材料，如材料還需使用，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊(cè)，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫頁(yè)號(hào);
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)及時(shí)歸還。
(二)各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級(jí)別:
(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
員工檔案管理制度 21
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的`公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
員工檔案管理制度 22
一、檔案內(nèi)容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn)，五是政審、審計(jì)類，六是黨、團(tuán)材料，七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級(jí)并行、(境)審批，十是報(bào)到(派譴)證、計(jì)生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時(shí)應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時(shí)移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請(qǐng)，
由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的`檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。
查檔(含復(fù)制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。
員工檔案管理制度 23
第一條 各級(jí)保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動(dòng)為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺(jué)接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第二條 在對(duì)外交往與合作中，對(duì)方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機(jī)密事項(xiàng)時(shí)，將由公司保密委員會(huì)立會(huì)研究決定后，方可提供。保密委員會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅(jiān)決不提供。
第三條 對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報(bào)一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷毀。
第五條 絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級(jí)的文件混放于同一信封中。密級(jí)的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級(jí)。封口時(shí)，不應(yīng)用釘書(shū)釘封口的`方式，應(yīng)采用密封的方式。
第七條 涉及國(guó)家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時(shí)，要用密碼傳真?zhèn)魉�，不允許用普通傳真機(jī)和電子郵件傳送；絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸；不得以明碼電報(bào)拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。
第八條 保密文件接收時(shí)應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號(hào)，要與一般文件分開(kāi)進(jìn)行。
第九條 傳閱保密文件時(shí)，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時(shí)，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅(jiān)持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時(shí)追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調(diào)動(dòng)或其它原因而長(zhǎng)期離開(kāi)崗位前，必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘密文件全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊(cè)、清點(diǎn)、核對(duì)，并且要履行簽收手續(xù)。
第十三條 保密人員每年對(duì)辦理完畢的保密文件收集齊全，對(duì)有查考價(jià)值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。
第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過(guò)程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C(jī)密事項(xiàng)，不讓無(wú)關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無(wú)保密措施的無(wú)線電話中談?wù)摍C(jī)密事項(xiàng)等等。
第十六條 公司印制各類簡(jiǎn)報(bào)、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開(kāi)發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國(guó)家及公司秘密。
第十七條 公司工作人員在外出訪問(wèn)、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級(jí)文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。
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