助理文員崗位職責

　　導語：不管發(fā)生什么，都不要在背后討論別人，只要自己做好就行。以下小編為大家介紹助理文員崗位職責文章，歡迎大家閱讀參考!

　　一:深入了解企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時向上級領導提出改善或補救辦法,并起草書面文稿呈交上級領導審閱批示.

　　二,文員應做好企業(yè)外部來函的接收,登記,報送,報批,復函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,,回收以及文件起草等工作.

　　三:文件資料校對是文員工作中比較重要的一個環(huán)節(jié),文件格式書寫是否規(guī)范,文字,標點是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應特別注意校對.

　　四:負責文件資料的管理工作,可根據(jù)文件來源對文件進行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找,使用.

　　五:經(jīng)常對公司內(nèi)部相關事務進行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結后,為領導提供一些真實的分析數(shù)據(jù).

　　六:負責本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)絡,日常打印,登記臺帳,考勤統(tǒng)計,等事務.

　　文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復雜的工作,上面這些只是最基本的職責, 其實文員因企業(yè),公司不同,還有很多內(nèi)部職責,我們在具體崗位上還需要嚴格執(zhí)行,認真對待!

　　辦公室文員工作職責

　　辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責：

　　1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

　　2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4、做好會議紀要。

　　5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6、負責傳真件的收發(fā)工作。

　　7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

　　10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

　　11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13、 社會保險的投保、申領。

　　14、 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15、 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16、接受其他臨時工作.

　　人事文員工作職責

　　(1)、行政隸屬

　　上級主管：行政部經(jīng)理

　　工作對象：各辦事處(區(qū)域)相關業(yè)務人員

　　(2)、主要職責

　　a． 協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。

　　b． 負責營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調(diào)整結果記入檔案。

　　c． 負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　d． 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。

　　e． 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　f． 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。

　　行政人事文員崗位職責

　　行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領導下工作，對行政人事部經(jīng)理負責。履行以下職責：

　　一、負責公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

　　二、負責辦理員工的進廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

　　三、全面負責員工考勤工作。

　　四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。

　　五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗收、發(fā)放、登記、管理。

　　六、外來客人的接待和服務。

　　七、外來電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(送)。

　　八、復印機、傳真機的管理和使用。

　　九、公司內(nèi)部其它事務性工作。

　　十、領導交辦的其它工作

　　行政文員在工作中應具備的條件和要求:

　　一、學歷：中專高中以上文化程度比較合適；

　　二、工作經(jīng)驗：有文件管理工作經(jīng)驗,有一定的交流經(jīng)驗會更好；

　　三、應具備的知識：

　　1、具備文秘方面的知識工作中經(jīng)常會遇到'秘書'方面的工作；

　　2、文件管理,文檔知識,這應該算文員基本要求了；

　　3、會做賬表也就是能操作辦公軟件,word,excel之類的；

　　四、具有強烈的責任心與團隊意識,你會經(jīng)常處理公司人力,員工崗位調(diào)動等工作,沒有責任心是不行的；

　　五' 工作內(nèi)容及方法簡述

　　1、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；

　　2、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；

　　3、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；

　　4、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；

　　5、負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；

　　6、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；

　　7、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；

　　8、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；

　　9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制；

　　10、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關任務。

　　1、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責；

　　2、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!

　　文員的接待工作規(guī)范與職責

　　文員的接待工作,顧名思義,也就是關于接待方面的工作規(guī)范,職責,包括對來訪者的一些基本情況進行登記,接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動問好,問清來訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當安排.

　　工作地點不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別,按照精細分工,我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進行接待工作

　　一;負責前臺的清潔工作.

　　二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.

　　三:看到客人,必須起身,然后問候,并點頭微笑.

　　四:如果是事先預約的客人,要確認一下:您是xxx先生嗎?并帶其到接待室.

　　五:如果同時還有別的客人訪問其他負責人時,要代為接待,引見.

　　六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進入接待室!

　　七:負責報刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

　　八:負責下班后前臺電源的關閉和正門關閉.

　　九:檢查辦公設備,發(fā)現(xiàn)故障后及時報修.

　　十:領導接待重要客人時,要根據(jù)服務規(guī)范要求,做好各項工作,不得馬虎!

　　十一:要有強烈的責任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時配合領導的接待工作.

　　十二:嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進入接待室!

　　十三:負責各類文件資料的打印,復印.整理資料,文件.

　　十四:負責收發(fā)各類傳真,信函,郵件等

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