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學(xué)校合同管理制度
合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。
學(xué)校合同管理制度
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范學(xué)校合同管理，加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱合同是指以河南大學(xué)的名義，與其他平等主體的自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系所訂立的書面協(xié)議。
第三條 學(xué)校對(duì)外簽訂的合同可分為一般合同和重大合同。
一般合同是指合同周期較短(一年以下)、標(biāo)的金額較小(50萬元以下)的合同;重大合同是指合同周期較長(一年以上)、標(biāo)的金額較大(50萬元及以上)或事項(xiàng)重大抑或法律關(guān)系復(fù)雜的合同。
第四條 學(xué)校簽訂合同，必須遵守國家法律、法規(guī)、規(guī)章或其他規(guī)范性法律文件以及政策等，堅(jiān)持平等互利、協(xié)商一致、誠實(shí)守信的原則，符合學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，維護(hù)學(xué)校的正當(dāng)權(quán)益，任何部門和個(gè)人不得利用學(xué)校合同損害學(xué)校利益。
第五條 學(xué)校合同實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)，分級(jí)分類歸口管理、各負(fù)其責(zé)的制度。
第二章 合同管理職責(zé)
第六條 學(xué)校成立合同審查小組對(duì)重大合同進(jìn)行審查。審查小組成員由學(xué)校黨政辦公室、財(cái)務(wù)處、國有資產(chǎn)管理辦公室(以下簡(jiǎn)稱國資辦)、審計(jì)處、各業(yè)務(wù)歸口職能部門(以下簡(jiǎn)稱歸口部門)負(fù)責(zé)人和學(xué)校法律顧問組成，黨政辦公室主任任審查小組組長。
合同審查小組職責(zé)主要包括：
(一)對(duì)重大合同和必要的合同進(jìn)行會(huì)簽;
(二)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同范本進(jìn)行審定。
第七條 學(xué)校黨政辦(法制工作辦公室)負(fù)責(zé)合同法律事務(wù)工作，主要職責(zé)包括：
(一)協(xié)調(diào)法律顧問對(duì)重大合同和必要的合同進(jìn)行審核;
(二)協(xié)調(diào)法律顧問參與學(xué)校重大合同的談判和簽
訂，并召集校內(nèi)相關(guān)部門參與解決合同糾紛與調(diào)解、仲裁與訴訟活動(dòng);
(三)監(jiān)督有關(guān)合同的履行。
第八條 國資辦負(fù)責(zé)學(xué)校合同的統(tǒng)一指導(dǎo)和管理，主要職責(zé)包括：
(一)制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本，報(bào)合同審查小組審定;
(二)審核合同文本格式和主要內(nèi)容及簽訂程序;
(三)參與合同糾紛調(diào)解、仲裁等活動(dòng);
(四)管理合同專用章;
(五)監(jiān)督和考核合同管理;
(六)合同文本以及相關(guān)材料的保管和備案。
第九條 學(xué)校各業(yè)務(wù)歸口部門根據(jù)其職責(zé)范圍，分類歸口管理相關(guān)合同的審核和管理工作。各歸口部門主要負(fù)責(zé)人為合同管理的責(zé)任人。歸口部門主要職責(zé)包括：
(一)對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行可行性論證，涉及金額10萬元及以上的技術(shù)服務(wù)、技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目須進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，重大項(xiàng)目或涉及較高專業(yè)技術(shù)合同條款要聘請(qǐng)有關(guān)專家、財(cái)會(huì)人員和法律顧問參加論證或評(píng)估;
(二)審核項(xiàng)目相對(duì)方主體資格及信用狀況;
(三)審核合同基本條款的完備情況;
(四)審核合同的內(nèi)容是否與招投標(biāo)文件或談判內(nèi)容一致，是否符合學(xué)校規(guī)定;
(五)負(fù)責(zé)法定代表人授權(quán)簽署合同及授權(quán)管理制度的落實(shí);
(六)對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性、可行性、合法性及價(jià)款的合理性等負(fù)有審核責(zé)任;
(七)協(xié)調(diào)處理合同糾紛;
(八)監(jiān)督合同的履行。
第十條 合同承辦單位(人)負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)合同的相關(guān)工作。主要職責(zé)包括：
(一)核對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信情況、履約能力以及簽約代表的合法身份，并進(jìn)行調(diào)查和驗(yàn)證;
(二)負(fù)責(zé)合同談判、起草、會(huì)簽和履行等工作;
(三)跟蹤合同履行情況，根據(jù)合同履行中問題，提出解決問題的意見或建議;
(四)對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性、可行性、合法性及價(jià)款的合理性等負(fù)直接責(zé)任;
(五)及時(shí)上報(bào)和處理合同糾紛。
第三章 合同的起草、審查與簽訂
第十一條 合同的訂立除即時(shí)結(jié)清方式以外，均應(yīng)采用書面形式。通過傳真、信函、電子文件等就合同條款達(dá)成協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)簽訂確認(rèn)書，確認(rèn)合同的成立。
第十二條 為規(guī)范格式，合同原則上應(yīng)采用國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，沒有合同文本的，學(xué)校國資辦統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并經(jīng)學(xué)校合同審查小組審定。
第十三條 承辦單位(人)根據(jù)學(xué)校制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本和學(xué)校相關(guān)制度要求起草合同。起草合同前需要進(jìn)行談判的，應(yīng)及時(shí)向歸口部門和國資辦報(bào)告;合同談判涉及重大分歧或需要法律專業(yè)支持的，承辦單位(人)應(yīng)聯(lián)系學(xué)校黨政辦(法制工作辦公室)協(xié)調(diào)法律顧問參加。
第十四條 合同文本完成后，承辦單位(人)應(yīng)當(dāng)填寫《河南大學(xué)合同審批表》，連同合同文本報(bào)送歸口部門審查，重大合同經(jīng)歸口部門初審，黨政辦(法制工作辦公室)和學(xué)校法律顧問提出書面審查意見后，報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。
第十五條 合同涉及到承辦單位(人)之外其他部門的，需經(jīng)其他部門審簽。涉及金額5萬元及以上的經(jīng)濟(jì)利益合同需經(jīng)校財(cái)務(wù)、審計(jì)部門審簽。
校財(cái)務(wù)部門主要審查經(jīng)濟(jì)類合同條款是否符合財(cái)稅法律、法規(guī)、準(zhǔn)則規(guī)定以及學(xué)校有關(guān)財(cái)經(jīng)政策和財(cái)務(wù)管理規(guī)定，合同款項(xiàng)支付是否有經(jīng)費(fèi)來源保障，資金結(jié)算及付款方式是否合理等;審計(jì)部門主要審查合同的必要條款是否具備，內(nèi)容是否合理合法等。
第十六條 各審查單位應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽。重大合同及涉及到預(yù)付款項(xiàng)目的要上報(bào)該項(xiàng)目主管校領(lǐng)導(dǎo)審定的，可適當(dāng)延長審批期限。
第十七條 承辦單位(人)向國資辦報(bào)送合同初審稿時(shí)，除提供《河南大學(xué)合同審批表》外，需按以下要求提供相關(guān)材料：
(一)符合學(xué)校招標(biāo)采購管理規(guī)定的，需提供招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書或招標(biāo)、談判紀(jì)要等;
(二)其它需要提交的材料。
第十八條 合同文本經(jīng)審查需要修改的，起草單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)審查部門的修改建議，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改，并送相關(guān)部門復(fù)查通過。合同文本通過審查但在簽訂前有異動(dòng)的，應(yīng)重新審查。
第十九條 根據(jù)我校校長書面授權(quán)，合同由項(xiàng)目歸口部門主要負(fù)責(zé)人簽署。接受校長授權(quán)的各部門，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)合同簽署授權(quán)責(zé)任，制訂內(nèi)部合同管理實(shí)施細(xì)則，明確內(nèi)部分工，加強(qiáng)內(nèi)部管理，確保校長授權(quán)管理工作落到實(shí)處。
涉及個(gè)人申請(qǐng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)合同(含科研任務(wù)書)，圖書出版類等項(xiàng)目合同，由歸口部門根據(jù)我校校長授權(quán)要求，結(jié)合實(shí)際情況，制訂本部門授權(quán)管理細(xì)則，研究確定部門授權(quán)簽署合同人員名單，經(jīng)本部門主要負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，將部門授權(quán)人員名單、授權(quán)范圍和授權(quán)起止時(shí)間等，以書面形式報(bào)國資辦備案。
第二十條 各類合同統(tǒng)一使用“河南大學(xué)合同專用章”。合同文本正式簽訂后，項(xiàng)目承辦單位(人)送國資辦審核無誤,統(tǒng)一加蓋“河南大學(xué)合同專用章”。
第四章 合同的履行
第二一條 合同簽訂后，即具有法律效力，合同承辦單位(人)應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用的原則全面履行合同義務(wù)，及時(shí)跟蹤和了解合同相對(duì)方履行合同義務(wù)的情況，歸口部門應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督，督促合同承辦單位(人)依法履行合同。
第二十二條 合同履行過程中，確需變更或解除合同的，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)，簽訂變更或解除合同文本。變更或解除合同，必須采用書面形式并說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項(xiàng)、履行期限、與原合同的關(guān)系等，并按規(guī)定的合同審查權(quán)限和程序再報(bào)批。
第二十三條 合同履行過程中，若對(duì)方?jīng)]有按合同約定履行，承辦單位(人)應(yīng)及時(shí)以書面函件形式通知對(duì)方，并保存通知證據(jù)，必要時(shí)聽取學(xué)校法律顧問的意見或建議，同時(shí)應(yīng)及時(shí)將出現(xiàn)的問題、擬采取的措施向歸口部門和主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，積極采取措施以防止損失擴(kuò)大。如發(fā)現(xiàn)合同簽訂或執(zhí)行過程中存在欺詐等行為，承辦單位(人)應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)通知財(cái)務(wù)部門中止付款。
第二十四條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款及相關(guān)部門提供的資產(chǎn)驗(yàn)收、入賬等憑據(jù)，辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)務(wù)部門不予付款。
第二十五條 合同履行過程中發(fā)生糾紛，合同承辦單位(人)和歸口部門應(yīng)及時(shí)處理。處理時(shí)應(yīng)先協(xié)商解決，經(jīng)協(xié)商雙方達(dá)成一致的，應(yīng)當(dāng)訂立書面協(xié)議;不能協(xié)商解決或經(jīng)協(xié)商不成能達(dá)一致的，應(yīng)當(dāng)在法定的訴訟時(shí)效期間內(nèi)向人民法院提起訴訟;或根據(jù)合同約定向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁。
第二十六條 對(duì)需仲裁或法律訴訟程序解決的合同糾紛，歸口部門應(yīng)書面向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意后，由黨政辦公室召集歸口部門、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、國資辦、承辦單位，以及法律顧問、經(jīng)濟(jì)顧問組成處理小組，研究確定該合同糾紛解決的`具體方案，參與該糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或者訴訟活動(dòng)。合同糾紛處理完畢，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料歸檔備查。
第二十七條 合同履行完畢或合同權(quán)利義務(wù)終止時(shí)，承辦單位(人)應(yīng)及時(shí)將履行、變更、解除合同的有關(guān)資料送國資辦存檔，
第二十八條 國資辦應(yīng)建立電子和紙質(zhì)合同檔案，指派專人負(fù)責(zé)管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本以及初審稿、合同訂立至合同履行完畢時(shí)間段內(nèi)所有與合同有關(guān)的文書、資料(包括合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、書面簽證、變更文件、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報(bào)、合同履行記錄及索賠報(bào)告等)。合同檔案應(yīng)在合同履行完畢15個(gè)工作日內(nèi)按照時(shí)間先后順序編號(hào)，整理成冊(cè)，并按照學(xué)校檔案管理要求定期移交學(xué)校檔案館保管。
第五章 責(zé)任追究與獎(jiǎng)勵(lì)
第二十九條 有下列情形之一，未給學(xué)校造成損失的，對(duì)直接責(zé)任者或負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育;給學(xué)校造成經(jīng)濟(jì)損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重追究直接責(zé)任人的黨紀(jì)、政紀(jì)責(zé)任。
(一)合同承辦單位(人)、歸口部門未調(diào)查或?qū)徍藢?duì)方資信情況，未審查對(duì)方主體資格，以致簽約被騙的;
(二)違反程序和規(guī)定擅自對(duì)外簽訂合同的;
(三)委托代理人超越學(xué)校委托權(quán)限簽訂合同的;
(四)應(yīng)簽訂書面合同但未簽訂的;
(五)合同審查部門、合同管理部門、合同承辦單位(人)和有關(guān)人員沒有按本辦法的規(guī)定履行職責(zé)的;
(六)丟失或者擅自銷毀、隱匿合同和合同附件，以及合同履行過程中形成的各種函件、單據(jù)等相關(guān)材料的;
(七)在學(xué)校處理合同糾紛的過程中不及時(shí)匯報(bào)、消極應(yīng)對(duì)或不及時(shí)提供必要支持的。
第三十條 未經(jīng)學(xué)校法定代表人書面授權(quán)，擅自以學(xué)校名義簽訂合同的單位或者個(gè)人，應(yīng)對(duì)該合同承擔(dān)全部責(zé)任。同時(shí)，學(xué)校將依照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任單位及責(zé)任人員的黨政紀(jì)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任;觸犯法律的，移送司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。
第三十一條 學(xué)校所屬的不具有法人資格的單位或個(gè)人擅自對(duì)外簽訂合同的，該單位應(yīng)對(duì)合同承擔(dān)一切法律責(zé)任;給學(xué)校造成損害的，學(xué)校將追究該單位負(fù)責(zé)人及有關(guān)責(zé)任人的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
第三十二條 在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權(quán)謀私，損害學(xué)校利益的，學(xué)校依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第三十三條 在合同簽訂或履行過程中，各相關(guān)責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極預(yù)防，降低風(fēng)險(xiǎn)、避免或減少損失，保障合同依法履行。為學(xué)校帶來重大利益的，學(xué)校將對(duì)相關(guān)部門和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
第六章 附 則
第三十四條 學(xué)校下屬獨(dú)立法人實(shí)體可參照本辦法管理合同事務(wù)。
第三十五條 本辦法中未盡事宜，依據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行。
第三十六條 本辦法由國資辦負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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