合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問題
一個(gè)企業(yè)的合同種類繁多，管理也會(huì)帶來很大的壓力，合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問題，讓我們一起來閱讀下吧。
詳解合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問題
一、合同調(diào)查
第一，審查被調(diào)查對(duì)象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件。
第二，獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。
第三，對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。
第四，與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。
二、合同談判
第一，收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況，做到知己知彼。
第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格的.確定方式與支付方式，履約、違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。
第三，對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過程中的得失，研究下一步談判策略。
第四，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。
第五，加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。
第六，對(duì)談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。
三、合同文本擬定
第一，企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。
第二，嚴(yán)格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致。
第三，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草，法律部門審核，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門應(yīng)當(dāng)各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。
第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴(yán)格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。
第五，由簽約對(duì)方起草的合同，應(yīng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見，特別留意“其他約定事項(xiàng)”等。
第六，合同文本須報(bào)經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。
四、合同審核
第一，審核人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行審核。
第二，建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部門、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。
第三，慎重對(duì)待審核意見，認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄，必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。
五、合同簽署
第一，對(duì)外正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。
第二，嚴(yán)格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回保管，以防止他人濫用。
第三，采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。
第四，按照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
六、合同履行
第一，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。
第二，對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。
第三，對(duì)于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，以及無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的處理;對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同解決問題;對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。
第四，加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。
七、合同結(jié)算
第一，財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。
第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。
八、合同歸檔
第一，合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同歸檔管理，充分利用信息化手段定期對(duì)合同全過程封閉管理。
第二，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。
第三，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著極為重要的作用，只有認(rèn)識(shí)到它的重要性，高度重視企業(yè)合同管理工作，才能更好的保障企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效力。同時(shí)也可以更加完善企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范制度。
道本科技新版智能產(chǎn)品中的“合同管理”模塊能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的管理。系統(tǒng)動(dòng)態(tài)管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，協(xié)同個(gè)合同參與部門的工作，嚴(yán)把合同審查環(huán)節(jié)。通過合同預(yù)警機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)異動(dòng)管理起到事前風(fēng)險(xiǎn)防范、事中風(fēng)險(xiǎn)控制、事后風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)救的效果。
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