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各崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)相關(guān)知識(shí)
以下是小編精心收集整理的各崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)相關(guān)知識(shí)，供大家參考和借鑒，更多資訊請(qǐng)繼續(xù)留意崗位說(shuō)明書(shū)欄目。
企業(yè)如何編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)
在企業(yè)組織中，崗位是最基本的構(gòu)成單位。想把一個(gè)企業(yè)管好，必須把一個(gè)個(gè)崗位管理好。崗位管理是一個(gè)復(fù)雜的體系，其中最基礎(chǔ)的手段就是通過(guò)工作分析對(duì)崗位進(jìn)行文字性的界定和說(shuō)明，也就是我們通常所說(shuō)的編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做什么、員工應(yīng)該作什么、應(yīng)該怎么作和在什么樣的情況下履行職責(zé)的匯總。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，科學(xué)地進(jìn)行工作分析，能夠確保將整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有員工的個(gè)人目標(biāo)，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)壓力轉(zhuǎn)化為每個(gè)員工的工作動(dòng)力和責(zé)任約束。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的主要作用
職務(wù)說(shuō)明書(shū)主要發(fā)揮四個(gè)方面的作用：首先，職務(wù)說(shuō)明書(shū)清晰地列出了員工的職責(zé)范圍，在年初的時(shí)候，看看自己的職務(wù)說(shuō)明書(shū)，就可以大致了解一年的工作目標(biāo);第二，職務(wù)說(shuō)明書(shū)囊括了崗位所需要的能力，員工可以對(duì)照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高;第三，職務(wù)說(shuō)明書(shū)令上下級(jí)關(guān)系一目了然：誰(shuí)向你匯報(bào)，你又向誰(shuí)匯報(bào);第四，職務(wù)說(shuō)明書(shū)還有利于上級(jí)主管對(duì)員工進(jìn)行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現(xiàn)，都可以參考職務(wù)說(shuō)明書(shū)的要求。一般來(lái)說(shuō)，員工及其上級(jí)主管都必須在員工的職務(wù)說(shuō)明書(shū)上簽字，表明雙方都認(rèn)可說(shuō)明書(shū)的各項(xiàng)條款，這其實(shí)就是上下級(jí)的溝通過(guò)程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。由于職務(wù)說(shuō)明書(shū)具有明確工作職責(zé)與權(quán)限、工作目標(biāo)、工作特點(diǎn)、任職要求等作用，并能為工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已受到企業(yè)重視，并成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)
企業(yè)應(yīng)該把職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識(shí)的過(guò)程。一套科學(xué)、規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)能對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)來(lái)進(jìn)行職能分解，根據(jù)職能分解來(lái)做崗位設(shè)置，根據(jù)崗位設(shè)置來(lái)做工作分析和崗位研究，最后形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)。
在開(kāi)展職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理應(yīng)和高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹(shù)立崗位責(zé)任意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。編寫(xiě)過(guò)程中，各部門(mén)的主管和員工應(yīng)積極配合，人力資源部為其提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和審核。人力資源部可靈活選用問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級(jí)關(guān)系、對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)系、任職資格等要素。行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì)給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫(xiě)出規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)后，還應(yīng)建立起職務(wù)說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理更新。
在與高層領(lǐng)導(dǎo)取得共識(shí)、進(jìn)行必要的宣教后，接下來(lái)要做的就是崗位信息的調(diào)查。崗位調(diào)查是以工作崗位為對(duì)象，采用科學(xué)的調(diào)查方法，收集各種與崗位有關(guān)的信息的過(guò)程。崗位調(diào)查必須采用科學(xué)方法認(rèn)真進(jìn)行，確保材料的真實(shí)性、可靠性和完整性。崗位調(diào)查是職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的重要組成部分，只有做好這項(xiàng)工作，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)才能順利進(jìn)行。
崗位調(diào)查的主要方式
1.面談：就是拿著崗位調(diào)查表到現(xiàn)場(chǎng)和從事這個(gè)崗位工作的員工進(jìn)行面對(duì)面的交流，了解情況。面對(duì)面調(diào)查的時(shí)候，調(diào)查者應(yīng)該做好記錄，詳細(xì)把被調(diào)查者的原話(huà)記下來(lái)，回去以后進(jìn)行分析。特別注意的就是必須記下原話(huà)，這樣才能保證獲得的信息是“綠色信息”。
2.現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)：在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行觀測(cè)，了解這個(gè)崗位的工作內(nèi)容、工作的時(shí)間和工作負(fù)荷等問(wèn)題。將現(xiàn)場(chǎng)的情況如實(shí)記錄下來(lái)，并結(jié)合通過(guò)其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況。
3.書(shū)面調(diào)查：給在這個(gè)崗位工作的員工發(fā)放一個(gè)崗位調(diào)查表，通過(guò)這些調(diào)查表進(jìn)行崗位信息的收集、整理和分析。書(shū)面形式的效果不如面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)，因?yàn)楫?dāng)面調(diào)查的時(shí)候被調(diào)查者可以提供很多信息，分析工作能夠更深入或者更能得出準(zhǔn)確的結(jié)論。但在崗位非常多的情況下，面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和成本。筆者建議對(duì)重要崗位用面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)的方法，對(duì)一般崗位可以采用書(shū)面調(diào)查的方法。
崗位信息調(diào)查表的內(nèi)容包括：
(1)工作任務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、程序、地點(diǎn)、時(shí)間
比如是做什么工作的，是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)還是某一方面的主管，是做研發(fā)的還是做銷(xiāo)售的;這些內(nèi)容里面哪些比較重要，哪些比較次要;工作經(jīng)過(guò)哪些程序，是怎么做的;完成這項(xiàng)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)有沒(méi)有在時(shí)間上的要求等等。
(2)本崗位的責(zé)任
這個(gè)崗位負(fù)哪些責(zé)任，哪些負(fù)主責(zé)，哪些負(fù)部分責(zé)任，哪些工作只是支持別人。
(3)要求的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、年齡及其他資格和條件
崗位要求什么樣的任職條件，比如對(duì)學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、年齡和身體有什么要求。比如某些崗位女同志做不太適合，要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上學(xué)歷，或者五年以上的工作經(jīng)驗(yàn)等。
(4)工作的應(yīng)知應(yīng)會(huì)的技能
負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作必須要懂某些方面的知識(shí)，比如一定要懂化工或辦公設(shè)備自動(dòng)化等等。
(5)與公司內(nèi)部和外部的關(guān)系
比如你是某某部門(mén)的職員，首先打交道的是部門(mén)經(jīng)理，再上面是分管這項(xiàng)工作的總監(jiān)或者副總，可能要和營(yíng)銷(xiāo)部、技術(shù)部打橫向交道。對(duì)外，比如說(shuō)要和工商局、技術(shù)監(jiān)督局打交道，這些情況在崗位調(diào)查的時(shí)候都要摸清楚。
(6)工作環(huán)境條件
工作處在一種什么條件下，特別是對(duì)于勞動(dòng)密集型的企業(yè)，比如說(shuō)港口行業(yè)、建筑行業(yè)、化工行業(yè)，可能涉及野外、高空作業(yè)或接觸有毒氣體等等。在做崗位分析和評(píng)價(jià)的時(shí)候要考慮這些因素，比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車(chē)間的員工除了基本工資還得給與營(yíng)養(yǎng)補(bǔ)貼。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的主要內(nèi)容
有了崗位信息以后，我們就可以著手制定職務(wù)說(shuō)明書(shū)了，大多數(shù)情況下，職務(wù)說(shuō)明書(shū)應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：
1.工作標(biāo)識(shí)：包括崗位名稱(chēng)、崗位編號(hào)、所屬部門(mén)、直屬上級(jí)、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級(jí)別。
2.管理幅度：為該崗位所直接管理的人數(shù)，它包括直接管理的崗位名稱(chēng)和人數(shù)，也就是直接向該崗位匯報(bào)工作的員工人數(shù)。
3.崗位目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明工作的主要內(nèi)容，設(shè)置此崗位的意義。
4.崗位責(zé)任：指該崗位所承擔(dān)的責(zé)任，著重強(qiáng)調(diào)必須完成的任務(wù)，一旦發(fā)生過(guò)失應(yīng)受到懲罰，責(zé)任性質(zhì)需要加以界定，包括領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、全部責(zé)任、主要責(zé)任和次要責(zé)任。
5.崗位權(quán)限：指為完成該崗位工作內(nèi)容，而賦予該崗位的權(quán)限范圍，包括業(yè)務(wù)權(quán)限、人事權(quán)限和財(cái)務(wù)權(quán)限。
6.工作關(guān)系：指該崗位與公司內(nèi)外其它崗位之間的關(guān)系，包括與上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)的溝通，以及公司外部組織等。
7.任職要求：指對(duì)從事該崗位員工的身體素質(zhì)、教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、職業(yè)資質(zhì)、工作能力的要求。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，使用淺顯易懂的文字;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化和書(shū)面化;隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，職務(wù)說(shuō)明書(shū)要在一定的時(shí)間內(nèi)給予修正和補(bǔ)充，以便與公司的發(fā)展保持同步。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)誤區(qū)
目前有很多企業(yè)在完善了職務(wù)說(shuō)明書(shū)的工作后，并沒(méi)有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。筆者認(rèn)為，這并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)本身的局限，更多是企業(yè)走進(jìn)了職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區(qū)，降低了其在管理中的應(yīng)用性。那么。職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)有哪些誤區(qū)呢?
1.功能錯(cuò)位
在談及崗位描述時(shí)，很多企業(yè)都能捧出一疊厚厚的文案，但細(xì)讀后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)，而僅僅是崗位職責(zé)制。企業(yè)的崗位職責(zé)制并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)。崗位職責(zé)制是崗位任職人應(yīng)該完成的職責(zé)，并不能全面反映崗位的信息，并沒(méi)有其行為或工作活動(dòng)的結(jié)果。但是職務(wù)說(shuō)明書(shū)則全面反映了崗位和崗位任職人的全面信息。
2.責(zé)任不清
為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，許多企業(yè)以團(tuán)隊(duì)來(lái)設(shè)計(jì)工作任務(wù)，即同一項(xiàng)工作任務(wù)需要幾個(gè)部門(mén)或幾個(gè)崗位共同完成，這就出現(xiàn)了職責(zé)交叉。正確地處理職責(zé)交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應(yīng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)時(shí)對(duì)這些職責(zé)交叉的工作沒(méi)有明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，以及對(duì)工作結(jié)果應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，反而導(dǎo)致工作中崗位職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)，工作中出現(xiàn)問(wèn)題各部門(mén)間又互相推諉，降低了工作的效率。
3.職責(zé)重疊
在企業(yè)的實(shí)際中，對(duì)于工作任務(wù)性質(zhì)相同、工作任務(wù)量較大的工作，有的崗位不可避免會(huì)出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象。在崗位描述時(shí)是否只需編制一份職務(wù)說(shuō)明書(shū)呢?很多企業(yè)在描述此類(lèi)崗位時(shí)，采取了簡(jiǎn)單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務(wù)的差別，以及由此導(dǎo)致的對(duì)任職人資格要求的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對(duì)崗位進(jìn)行描述，應(yīng)該采用“一崗一份”說(shuō)明書(shū)的方式，每個(gè)任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開(kāi)展工作分析時(shí)，卻混淆了"工作"和"崗位"這兩個(gè)概念。
4.閉門(mén)造車(chē)
目前，不少企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到職務(wù)說(shuō)明書(shū)的作用，紛紛在企業(yè)開(kāi)展工作分析的工作。但編寫(xiě)出來(lái)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)卻未真正起作用。有的企業(yè)在對(duì)工作分析缺乏正確認(rèn)識(shí)的情況下，就盲目隨大流，要各個(gè)崗位上的任職人自己編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū);有的企業(yè)，由人力資源部閉門(mén)造車(chē)，使描述脫離本崗位的實(shí)際，尤其是對(duì)任職人資格的界定缺乏客觀的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果使職務(wù)說(shuō)明書(shū)無(wú)法在實(shí)際工作中使用，成為案頭擺設(shè)，只好被束之高閣。
5.不成體系
職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識(shí)的過(guò)程。一套科學(xué)、規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)能對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責(zé)或縮小職責(zé)、任職資格主觀性強(qiáng)等問(wèn)題。有的為了節(jié)約成本，甚至只對(duì)關(guān)鍵崗位或部門(mén)進(jìn)行崗位描述，導(dǎo)致后續(xù)的崗位評(píng)價(jià)、招聘等工作缺乏客觀、統(tǒng)一的尺度，科學(xué)的人力資源管理工作也無(wú)從談起。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)誤區(qū)的原因分析
在職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作中，為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的誤區(qū)?筆者認(rèn)為會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)的主原因主要以下幾點(diǎn)：
1.為編寫(xiě)而編寫(xiě)
目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規(guī)范，或管理者本身的行為不規(guī)范等問(wèn)題，使得企業(yè)存在職責(zé)不清、工作任務(wù)隨意性較大、出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉等管理問(wèn)題，不少企業(yè)只關(guān)注職務(wù)說(shuō)明書(shū)的結(jié)果或形式，使得職務(wù)說(shuō)明書(shū)成為現(xiàn)實(shí)工作流程的再現(xiàn)。企業(yè)職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的開(kāi)展，應(yīng)該側(cè)重于工作分析的過(guò)程，把職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。
2.缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)或培訓(xùn)
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)是人力資源管理工作的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的專(zhuān)業(yè)技能或培訓(xùn)，所以也存在描述不規(guī)范，用語(yǔ)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。尤其是在崗位職責(zé)的描述上，它應(yīng)該是關(guān)于一項(xiàng)工作最終要取得的結(jié)果的陳述，因此，應(yīng)準(zhǔn)確、清晰地界定崗位任職人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，所具有的權(quán)限和工作必須達(dá)到的目標(biāo)、規(guī)范權(quán)責(zé)利的關(guān)系。但不少企業(yè)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)在描述用語(yǔ)的選擇上，籠統(tǒng)地使“負(fù)責(zé)、管理”等詞語(yǔ)，導(dǎo)致崗位職責(zé)的描述過(guò)小或者過(guò)大。標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式：動(dòng)詞+賓語(yǔ)+結(jié)果。動(dòng)詞的選擇可參照崗位職責(zé)動(dòng)詞使用規(guī)范表;賓語(yǔ)表示該項(xiàng)任務(wù)的對(duì)象，即工作任務(wù)的內(nèi)容，結(jié)果表示通過(guò)此項(xiàng)工作完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、保證、爭(zhēng)娶推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。
崗位職責(zé)動(dòng)詞使用規(guī)范表
管理職責(zé)業(yè)務(wù)職責(zé)
決策層主持、制定、策劃、指導(dǎo)、督辦、協(xié)調(diào)、委派、考核、交辦審核、審批、批準(zhǔn)、簽署、核轉(zhuǎn)
管理層組織、擬定、提交、制定、支持、督促、布置、提出編制、開(kāi)展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣
執(zhí)行層策劃、設(shè)計(jì)、提出、參與、協(xié)助、代理編制、收集、整理、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、記錄、維護(hù)、遵守、維修、辦理、呈報(bào)、接待、保管、核算、登記、送達(dá)
3.宣傳不到位
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)應(yīng)是一個(gè)由上而下的過(guò)程，涉及到企業(yè)各個(gè)層面。編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的目的就是要使員工明確自己的工作責(zé)任、作用及基本要求等，所以，在編制過(guò)程中應(yīng)得到全體員工的支持和參與。但是不少企業(yè)或各級(jí)管理者把該項(xiàng)工作作為"作業(yè)"來(lái)應(yīng)付，并沒(méi)有與員工充分交流，任職人的"反饋"或"確認(rèn)"環(huán)節(jié)，所以作用不大;有的由于宣傳不到位、員工不知道職務(wù)說(shuō)明書(shū)的作用，有些員工誤認(rèn)為職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)就是“定崗、定編”這對(duì)員工顯然是一種威脅，由此出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職務(wù)說(shuō)明書(shū)變成可有可無(wú)的擺設(shè)。
4.編寫(xiě)工作定位不明晰
不少企業(yè)把編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象、改善現(xiàn)有的職責(zé)劃分等。但是在實(shí)際工作中常常會(huì)面臨兩難的選擇：是對(duì)企業(yè)各個(gè)崗位工作現(xiàn)狀的描述還是對(duì)目標(biāo)狀態(tài)的描述，“是什么”和“應(yīng)該是什么”的問(wèn)題。若選擇后者"應(yīng)該是什么"，則在界定各個(gè)崗位職責(zé)時(shí)必須對(duì)現(xiàn)存的職責(zé)交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整，這將導(dǎo)致一部分員工的工作職責(zé)和權(quán)限的變動(dòng)，可能招致抵制的阻力。在這種情況下，企業(yè)又轉(zhuǎn)向了“是什么”，只對(duì)崗位工作現(xiàn)狀進(jìn)行描述，失去了職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的意義。 因此，職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作必須定位明晰，即是對(duì)崗位目標(biāo)狀態(tài)的描述，并得到管理者高層的認(rèn)同和支持。
5.職務(wù)說(shuō)明書(shū)的管理不及時(shí)
隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務(wù)流程也在不斷變化，由此部門(mén)職責(zé)及崗位工作內(nèi)容與要求也會(huì)不斷地發(fā)生變化。一般而言，職務(wù)說(shuō)明書(shū)應(yīng)不斷修改，修改的頻率應(yīng)根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責(zé)的變化情況靈活進(jìn)行選擇。因此當(dāng)企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)修訂職務(wù)說(shuō)明書(shū)。然而，一些企業(yè)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)并沒(méi)有隨著企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位的說(shuō)明書(shū)在新形式下已失去價(jià)值，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的規(guī)范和指導(dǎo)作用也難以發(fā)揮。
因此，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作應(yīng)該首先得到管理高層的認(rèn)可，取得高層對(duì)崗位職責(zé)“變革”的理解和支持。在員工的積極參與和配合下，逐步分層實(shí)施。根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)確定部門(mén)職責(zé)。崗位的職責(zé)應(yīng)為部門(mén)職責(zé)的分解，部門(mén)的各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)即“人人有事做，事事有人做”。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，將部門(mén)的工作任務(wù)合理地分解到具體的崗位，確定部門(mén)的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門(mén)內(nèi)各崗位的崗位職責(zé)。企業(yè)編寫(xiě)出規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)后，人力資源部應(yīng)建立職務(wù)說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理更新。
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