辦公室文員崗位說明書

時間：2020-11-30 11:45:50 崗位說明書我要投稿

辦公室文員崗位說明書大全

　　范文一

辦公室文員崗位說明書大全

　　文件管理

　　1.成文 (1)內(nèi)部通啟(MEMO)成文：(2)根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿;(3)請經(jīng)理核查簽字; (4)部門管理制度成文：(5)根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿; (6)審核通過后，在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應(yīng)列明名稱; (7)審核通過后，送企業(yè)管理部審批; (8)呈報總經(jīng)理審批。

　　2.發(fā)文 (1)將文件原件復(fù)印存檔;(2)在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、發(fā)文時間、接收部門名稱; (3)到相關(guān)部門下發(fā)文件;(4)請相關(guān)部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中 “外收發(fā)簽字”一欄簽收。

　　3. 收文 (1)收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后，簽收并上報經(jīng)理; (2)將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上; (3)將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張貼;(4)監(jiān)督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽字。

　　4.分類存放 (1)對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務(wù)計劃單》、MEMO 等設(shè)專用表格夾存放; (2) 對于本部門下發(fā)的文件原件設(shè)專用文件夾存放，規(guī)章制度存放于相應(yīng)的制度夾中;(3)對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門進行分類存放; (4)在文件的每頁右上角用鉛筆標(biāo)明該文件在目錄中的序號、總頁數(shù)及當(dāng)前頁數(shù)，如 “1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁; (5)在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標(biāo)明作廢的舊制度要作出作廢標(biāo)志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件一并存放，同時在目錄上作出標(biāo)注;

　　5.裝訂整理 (1)每月月底將當(dāng)月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限; (2)每月月底要對存放的制度進行整理，對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進行合并存放。

　　6.借用 (1)部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間; (2)對于外部門借用文件的，要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù); (3)外部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負(fù)責(zé)人簽字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; (4)文件歸還后，要查看有無遺失、破損現(xiàn)象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　　7.銷毀 (1)對于到保存期限的《貴賓團體接待服務(wù)計劃單》、MEMO 等文件，請示是否銷毀; (2)同意后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字; (3)將審批簽字后的 MEMO 上報質(zhì)檢部進行審批;(4)接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀;(5)銷毀時根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; 工作項目名稱：

　　表格管理

　　⒈申領(lǐng) (1)對于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領(lǐng);(2)對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經(jīng)審批簽字后，上報質(zhì)檢部審批; (3)對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應(yīng) 根據(jù)實際使用情況，定期申請印刷使用; (4)接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領(lǐng) 回，并在《印刷申請單》中部門確認(rèn)一欄簽字確認(rèn);(5)對于酒店統(tǒng)一使用但沒有外出印刷的表格，按照酒店規(guī)定的表格領(lǐng)取時間到質(zhì)檢部領(lǐng)取。

　�、驳怯� (1)對于領(lǐng)取的表格要進行登記，設(shè)立表格臺帳;(2)部門員工在領(lǐng)用表格時，要在《領(lǐng)用登記表》上登記，注明日期、名稱、數(shù)量及領(lǐng)用人;(3)月末將當(dāng)月表格領(lǐng)用情況匯總，并在表格臺帳支出欄內(nèi)登記當(dāng)月發(fā)放的總數(shù)量。

　　⒊整理 (1)對于使用過的不需當(dāng)天上交給相關(guān)部門的表格，要每十天進行一次整理;(2)月末將當(dāng)月的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標(biāo)明名稱、月份;(3)對于需要進行總結(jié)分析的，要統(tǒng)計出有關(guān)數(shù)據(jù)。 ⒈對表格要進行分類整理。

　　⒋存放 (1)在表格存放櫥內(nèi)標(biāo)明存放期限，如一個月、三個月、半年等; (2)將整理好的表格按照保存期限分開存放。

　�、到栌� (1)對于各部門需要借用使用過的表格時，需經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù); (2)外部門辦理借用表格手續(xù)時，要持對方負(fù)責(zé)人簽字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人; (3)表格歸還后，要查看有無遺失現(xiàn)象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　�、朵N毀 (1)對于到達(dá)保存期限的表格，需請示是否銷毀; (2)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字;(3)將經(jīng)理審批簽字的 MEMO 上報質(zhì) 量管理部進行審批;(4)接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀;(5)銷毀時根據(jù)表格量的'大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式;

　　物資管理

　�、北P點(1)每月 20 日對部門辦公用品、固定資產(chǎn)、低值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與其臺帳的帳面結(jié)存數(shù)量進行核對，保證帳物相符; (2)如盤點中發(fā)現(xiàn)物資短缺現(xiàn)象應(yīng)及時查明原因，并上報部門。

　�、簿幹圃掠媱� (1)每月 24 日前根據(jù)盤點情況及部門下月的工作計劃，作出下月物資申領(lǐng)計劃;(2)填寫一式四份的《物品月計劃申報單》，列明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結(jié)存、本月申報、物品單價、每種物品的申報金額，并計算累計金額，對于特殊申領(lǐng)的物品，要在用途一欄單獨注明申領(lǐng)原因，在經(jīng)手人一欄簽字。

　�、硨徍松蠄� (1)將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經(jīng)理審批簽字;(2)將經(jīng)理審批通過的《物品月計劃申報單》在每月 25 日前上報倉管部。

　�、搭I(lǐng)取 (1)持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在規(guī)定領(lǐng)取物資的時間內(nèi)到倉管部記帳員處開具《物品申領(lǐng)單》，并由經(jīng)理簽字確認(rèn); (2)持《物品申領(lǐng)單》到倉管部相關(guān)庫房辦理物品領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取物品。

　�、档怯� 物品領(lǐng)回后，按照實際領(lǐng)取的物資名稱及數(shù) 量分別在相關(guān)的臺帳上進行登記。

　　⒍發(fā)放 (1)物品發(fā)放時，應(yīng)在臺帳支出欄內(nèi)做好登記; 由領(lǐng)用人在《領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。(2) 領(lǐng)用登記表

　�、方栌� (1)其它部門因工作需要借用物品時，應(yīng)征得理同意;(2)借用時應(yīng)持借用物品部門負(fù)責(zé)人簽 MEMO，注明借用的物品名稱、借用的原因、需借用的時間，《借用登記表》進行登記;(3) 并在上歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應(yīng) 由借用部門予以賠償;(4)檢查合格后予以接收，并由借用人在《借用登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。

　　勞保用品管理

　�、敝贫ㄓ媱� (1)每月 5 日按照《勞保用品規(guī)定》將需要領(lǐng)用的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃申報單》中。(2)遇節(jié)假日提前制定計劃;

　�、矊徍松蠄� (1)將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽字;(2)審批通過后，持勞保用品申領(lǐng)計劃到人事部勞保福利員處開具;

　�、愁I(lǐng)取到倉管部辦理領(lǐng)取手續(xù)。

　�、吹怯� 勞保用品領(lǐng)回后，在臺帳上登記。

　�、蛋l(fā)放 (1)發(fā)放時，在臺帳上做好登記;(2)由領(lǐng)用人在《領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。

　　出勤統(tǒng)計

　　⒈整理表格 (1)每天上班后整理前一日的《出勤登記表》，核對應(yīng)出勤人數(shù)和實際出勤人數(shù)，查看有無遲到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明;(2)對出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經(jīng)理; (3)根據(jù)部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》;(4)以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字; (5)按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》，并在檢查人一欄簽字確認(rèn)。

　�、蔡顚� 《出勤表》 (1)按照實際出勤情況填寫《出勤簿》;(2)如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。

　　⒊上報審批 (1)將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤登記表》和《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》上報經(jīng)理審批簽字;(2)將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題列出明細(xì)，匯報給經(jīng)理; (3)審批簽字后，于每天中午 12:00 前將上述表格與《出勤簿》一起上報人事部;

　�、慈　冻銮诓尽� 每天 16:00 后到人事部將《出勤簿》取。

　　⒌匯總統(tǒng)計 (1)每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每名員工的出勤情況，并將統(tǒng)計情況填寫到《月份出勤情況報表》上，對于缺勤情況寫明缺勤天數(shù)及原因;(2)對于當(dāng)月新到崗員工，應(yīng)注明到崗時間;(3)將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經(jīng)理審批簽字; (4)每月 2 日前報送人事部;

　　獎金核算

　�、背瓕�?yīng)劷饟苋霐?shù) (1)接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金撥入數(shù)的通知后，應(yīng)于當(dāng)日到人事部抄寫;(2) 抄寫時，注意核查所撥入的獎金數(shù)額是否正確，如有異議向人事部勞動工資核算員咨詢。

　�、卜纸饩频昕哿P (1)到質(zhì)檢部領(lǐng)取上月酒店對部門的《扣罰匯總表》; (2)按照《扣罰匯總表》上所列的扣罰情況核對《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即到相關(guān)部門進行領(lǐng)取;(3)按酒店扣罰及連帶比例，對《罰款單》進行分解，責(zé)任到人;(4)按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細(xì)表》。

　�、成暾垳p免 (1)對需要申請酒店給予減免的扣罰，應(yīng)以 MEMO 形式列出處罰項目及罰款單號，注明申請減免的原因;(2)將寫好的減免申請上報經(jīng)理審批簽字;(3)于酒店下發(fā)獎金撥入數(shù)之日起三日內(nèi)，將經(jīng) 理簽字確認(rèn)后的減免申請上報質(zhì)檢部進行審批。

　�、唇y(tǒng)計內(nèi)部扣罰 (1)參照《員工日考評表》統(tǒng)計部門員工個人的部門內(nèi)部扣罰總數(shù); (2)匯總部門內(nèi)部扣罰總數(shù)。

　�、涤嬎悛劷� (1)對部門的獎金撥入數(shù)進行二次 (2)請示經(jīng)理如何進行內(nèi)部加發(fā);(3)員工當(dāng)月獎金實發(fā) 金額=員工當(dāng)月獎金應(yīng) 發(fā)金額+加發(fā)金額-酒店扣罰金額-部門扣罰金額。

　�、短畋� (1)將每位員工的獎金應(yīng)發(fā)金額、加發(fā)金額、酒店扣罰金額、部門扣罰金額、實發(fā)金額分別填寫到《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》上;(2)在《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份獎金發(fā)放明細(xì)表

　�、穼徟蠄� (1)將做好的《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》連同《扣罰明細(xì)表》一起上報經(jīng)理審批簽字;(2)在人事部下達(dá)的規(guī)定上交的時間內(nèi)將經(jīng)理審批簽字的《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》上報給人事部勞動工資核算員。

　　⒏發(fā)放 (1)當(dāng)接到財務(wù)部現(xiàn)金出納員通知領(lǐng)取獎金的通知后，到財務(wù)部辦理領(lǐng)取手續(xù) (2)按照《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》上所列的實發(fā) 金額進行發(fā)放，并由領(lǐng)取人簽字。

　�、菇槐� 將員工領(lǐng)用簽字的《月份獎金發(fā)放明細(xì)表》交財務(wù)部現(xiàn)金出納員;

　　用心做事事例匯總

　　⒈篩選每天對員工上報的用心做事事例經(jīng)篩選后，填寫在《以情服務(wù)、用心做事典型事例匯總表》上。

　�、采蠄� (1)將填寫好的《以情服務(wù)、用心做事典型事例匯總表》上報經(jīng)理進行審閱;(2)于每天下班前將經(jīng)理審閱簽字后的《以情服務(wù)、用心做事典型事例匯總表》上報企業(yè)文化部。

　　⒊登記將當(dāng)天上報的員工用心做事的事例登記在《用心做事事例匯總表》上，要注明姓名、事例發(fā)生日期及內(nèi)容。

　　范文二

　　1. 門店及后勤辦公物資申請和發(fā)放，申請時間應(yīng)及時，以確保門店能夠有充足的物資，發(fā)放應(yīng)準(zhǔn)確，避免發(fā)錯、發(fā)漏，每月月底做本月的物資領(lǐng)取電子賬與保管賬，年底整理本年度所用物資數(shù)量;

　　2. 工程部燈具、插排的發(fā)放，發(fā)放應(yīng)經(jīng)過工程部經(jīng)理或副經(jīng)理簽字執(zhí)行，每月做保管賬與電子賬交與工程部經(jīng)理審核(暫管) ;

　　3. 辦公室設(shè)備物資(桌、椅、柜子、飲水機等)的管理與調(diào)撥，調(diào) 撥需原使用人與現(xiàn)使用人雙方簽字認(rèn)可，不得私自調(diào)撥辦公設(shè)備;

　　4. 后勤及各門店鑰匙的保管，確保鑰匙在辦公室留存不少于一把，門店再次領(lǐng)取鑰匙需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可;

　　5. 日常事物的傳遞與交接(大多指門店交與財務(wù)小票及存單等) ，要求門店把所傳遞材料封裝，在封裝外需標(biāo)明所屬門店，填寫日常事務(wù)傳遞交接登記表;

　　6. 來訪人員的接待工作及來往信件和資料的收發(fā)，外來人員來訪需將其引領(lǐng)到會客室，接待客人要熱情、周到;確保信件、資料的安全性、傳遞的及時性;

　　7. 負(fù)責(zé)辦公室公文的打印、材料的整理、資料的復(fù)印;

　　8. 過節(jié)福利的發(fā)放，保證發(fā)放數(shù)量準(zhǔn)確、及時、到位。

　　9. 確保辦公室每日擁有充足的飲用水，每月月底與飲用水供應(yīng)者的結(jié)算送水款;

　　10. 每天早晨提前到辦公室開門，下班時需檢查水、電、燈、飲水機、空調(diào)是否關(guān)閉后鎖好門窗。

　　范文三

　　1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

　　2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4. 做好會議紀(jì)要。

　　5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

　　7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。

　　10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

　　11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

　　13 社會保險的投保、申領(lǐng)。

　　14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16. 接受其他臨時工作。

　　范文四

　　1. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　2. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　3. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

　　4. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　5. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作，傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員，

　　6. 負(fù)責(zé)收發(fā)管理報紙、信函;

　　7. 負(fù)責(zé)考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監(jiān)督和引導(dǎo)作用。

　　8. 協(xié)助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

　　9. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十分鐘內(nèi)必須清洗好煙缸、茶杯。

　　10. 負(fù)責(zé)接待工作：如有訪客進入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好,請問找誰”,并請訪客入坐，請示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負(fù)責(zé)加水、更新煙缸;

　　11. 總機服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，‘XX 公司‘。”;若自動轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工;來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門;

　　12. 安全工作：下班前檢查復(fù)印機關(guān)機，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門窗;

　　13.上面交辦的其它臨時工作。

　　范文五

　　1、負(fù)責(zé)綜合部日常事務(wù)性工作;負(fù)責(zé)中心各種文稿的打印、發(fā)送，負(fù)責(zé)中心文件材料的領(lǐng) 取;

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家各項法規(guī)、政策及中心各項規(guī)章制度;

　　3、負(fù)責(zé)辦理各類文件的收發(fā)、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作;

　　4、負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，負(fù)責(zé)受理投訴和來訪接待、收發(fā)傳真、考勤登記、接聽電話等工作;

　　5、負(fù)責(zé)中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發(fā)工作，負(fù)責(zé)會議記錄和文字材料的整理。

　　6、負(fù)責(zé)收集和撰寫有關(guān)信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供信息參考和建設(shè)意見。提請領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快辦理的有關(guān)工作;

　　7、負(fù)責(zé)人事、勞資、倉庫管理等工作。

　　8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

　　辦公室文員崗位職責(zé)(2)