公司行政專員崗位說明書
崗位名稱：行政專員
崗位編號：
所屬部門：行政人事部
崗位定員：1人
直接上級：行政人事經(jīng)理
所轄人員：
直接下級：
【本職概述】公文管理、行政管理、設(shè)備、辦公用品管理、臨時交辦的各項任務(wù)。
【職責與工作任務(wù)】
職責一
職責表述：負責起草企業(yè)各項行政管理規(guī)章制度及業(yè)務(wù)報告
工作任務(wù)
1、根據(jù)公司發(fā)展，制定符合公司發(fā)展的各項行政管理制度，包括但不限于公文管理及流程、合同管理及流程、車輛管理及流程、辦公用品管理及流程等相關(guān)制度
2、就各項制度執(zhí)行，跟蹤管理，提出可行性修改意見并完善
3、負責起草行政類合同，協(xié)調(diào)參與合同談判、簽約和履行流轉(zhuǎn)
職責二
職責表述：負責行政管理工作
工作任務(wù)
1、負責公司辦公場所基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與管理工作，做好日常維護，并做好維修申報工作
2、負責公司證照年檢、備案、變更管理工作
3、負責公司會議的組織和聯(lián)系工作，會議安排，檢查和會議紀要整理及執(zhí)行情況
4、負責公司內(nèi)外部房屋租賃事宜，包括租賃辦公場所事務(wù)、股東等住房房屋租賃事務(wù)
職責三
職責表述：辦公用品管理
工作任務(wù)
1、負責編制辦公用品管理制度及配置標準
2、收集辦公用品信息，參與辦公用品供方審核，建立辦公用品信息庫及采購渠道，進行辦公用品采購
3、按各部門：辦公用品申購計劃進行匯總、申購、領(lǐng)取、發(fā)放等工作
4、辦公用品的清點、統(tǒng)計，各部門：使用情況并整理存檔，做到帳實相符
5、編制辦公用品申領(lǐng)流程，審核辦公用品申請
職責四
職責職責表述：資產(chǎn)管理
工作任務(wù)
1、負責收集資產(chǎn)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，進行購置資產(chǎn)價格調(diào)查，參與資產(chǎn)采購，不斷拓寬資產(chǎn)采購渠道
2、負責固定資產(chǎn)盤點、建立固定資產(chǎn)臺帳，每月進行一次資產(chǎn)盤點工作
3、編制辦公資產(chǎn)申領(lǐng)流程，審核辦公資產(chǎn)申請單并合理配置
4、負責公司資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥使用的審核，做好資產(chǎn)調(diào)撥的記錄
5、負責辦理公司報廢資產(chǎn)處理事宜，協(xié)助財務(wù)部做好處理資產(chǎn)的賬務(wù)處理
6、負責公司實物資產(chǎn)的出入庫管理工作，填寫資產(chǎn)出入庫單，正確填寫資產(chǎn)編號：，出入庫數(shù)量及時間
7、負責建立辦公資產(chǎn)臺賬
職責五
職責表述：行政費用管理
工作任務(wù)
1、負責編制公司行政費用總預算及各部門：行政費用預算，建立費用控制指標
2、負責每月底依據(jù)部門：行政費用預算表審核各部門：行政費用，對超預算費用項目，提出審核意見
3、負責公司各項涉及行政費用的統(tǒng)計登記工作，正確填寫歸屬科目，登記時間及發(fā)生部門：，數(shù)字核對無誤
4、行政費用月報表的'統(tǒng)計，報部門：經(jīng)理審核
5、負責行政費用控制指標合理分析及調(diào)整
6、負責建立行政類合同臺賬，詳實記錄合同付款情況
職責六
職責表述：車輛管理
工作任務(wù)
1、編制、執(zhí)行車輛管理制度及使用流程
2、負責車輛的調(diào)度管理，協(xié)調(diào)車輛使用情況
3、根據(jù)車輛管理制度，負責對車輛進行管理
4、定期或不定期檢查駕駛員交通違章記錄，監(jiān)督落實處理結(jié)果
5、控制車輛油料、維修費用
職責七
職責表述：后勤服務(wù)管理及安全管理
工作任務(wù)
1、編制、組織、執(zhí)行公司環(huán)境衛(wèi)生管理制度
2、(不)定期檢查公司各部門：環(huán)境衛(wèi)生情況，提出環(huán)境衛(wèi)生整改意見
3、監(jiān)管行政前臺做好公司消防、安全管理工作
4、其他后勤服務(wù)工作
職責八
職責表述：企業(yè)文化及其他
工作任務(wù)
1、負責公司新聞、要事的匯編
2、負責組織員工文化活動，開展豐富多彩的員工活動
3、完成領(lǐng)導交代的其他工作
權(quán)限范圍：
1、對于各部門：之間制度不清、職責不明的問題有建議權(quán)
2、對任何損害公司利益的行為有制止權(quán)
3、對辦公設(shè)施的維護權(quán)、管理權(quán)
4、對公司的后勤服務(wù)管理情況的監(jiān)督權(quán)、檢查權(quán)
5、監(jiān)督資產(chǎn)使用情況，對提出資產(chǎn)合理配置有建議權(quán)
【工作協(xié)作關(guān)系】
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系
公司內(nèi)部所有部門：及員工
政府有關(guān)部門：各有關(guān)采購供應(yīng)商
【任職資格】
教育背景
學歷：
大學�？萍耙陨蠈W歷：
專業(yè)：
秘書、中文、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)：
培訓經(jīng)歷：
相關(guān)專業(yè)：培訓及其他
經(jīng)驗與專業(yè)：資格
經(jīng)驗:
3年以上行政工作經(jīng)驗
【能力與素質(zhì)要求】
1、掌握企業(yè)行政管理知識及實踐應(yīng)用，對房地產(chǎn)行業(yè)有深入的認識，具備綜合分析能力、應(yīng)變能力、撰寫文書能力
2、做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè);工作細致認真，謹慎細心、責任心強
3、具有很強的人際溝通協(xié)調(diào)能力，團隊意識強;較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致
4、熟練使用辦公軟件，辦公自動化設(shè)備
【工作條件】
辦公設(shè)備：計算機、一般辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)
工作環(huán)境：辦公室
職業(yè)安全：基本無危險，無職業(yè)病危險
時間特征：正常工作時間，根據(jù)工作情況加班
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