分析崗位說明書的作用及案例

時間：2022-07-17 05:22:47 崗位說明書我要投稿

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分析崗位說明書的作用及案例

　　分析崗位說明書的作用及案例

　　很多人認(rèn)為人力資源工作應(yīng)從編制崗位說明書上開始，主要內(nèi)容應(yīng)包括崗位信息，基本職責(zé)，任職條件，工作聯(lián)系等等。但在編制過程當(dāng)中，更多的是動用公司整個資源，而且消耗資源也比較大。但寫完之后，大部分都是束之高閣，沒有人再理會到底寫了些什么。當(dāng)再次有機(jī)會拿出來的時候，一般是計劃重新修訂的時候，工作當(dāng)中基本沒人去閱讀，更談不到按寫的去做。所以，我經(jīng)常說崗位說明書是給人事部看的，別的部門有工作照做，沒有工作也照做，如果按寫的做了，往往又行不通�；仡^看看，我們工作中又有多少人仔細(xì)看過自己的崗位說明書，又有誰說我一直是按寫的做的。人事專業(yè)的人都不太看，就更不能要求別人了。下面和大家分析崗位說明書作用有哪些?

分析崗位說明書的作用及案例

　　崗位說明書作用1:為招聘、錄用員工提供依據(jù)

　　◎確定崗位的任職條件

　　崗位說明書里已經(jīng)確定了這個崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用只也能降格使用，例如工資等級要下降，或者職務(wù)要略微下降。

　　【案例】

　　某公司招聘人力資源部的人事培訓(xùn)專員。在崗位說明書的任職條件一欄中已經(jīng)明確要求：學(xué)歷是大學(xué)本科以上，工作經(jīng)驗要求三年以上，大中型企業(yè)或者外資企業(yè)相關(guān)崗位的工作人員。只有符合這樣的條件，公司才會錄用這名員工來擔(dān)任人力資源部的這個職位。另外，要求應(yīng)聘者具有什么樣的知識，要求了解哪些業(yè)務(wù)范圍，在任職條件中都會有明文規(guī)定。具體招聘的時候，只要照章辦事即可。

　　◎崗位說明書將作為簽訂勞動合同的附件

　　崗位說明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問題也已經(jīng)事先在崗位說明書里約定好了，企業(yè)不需要對員工重復(fù)說明。

　　◎作為入職培訓(xùn)的教材

　　員工被錄用以后，崗位說明書可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。

　　崗位說明書作用2:對員工進(jìn)行目標(biāo)管理

　　在對員工目標(biāo)管理設(shè)計的時候，依據(jù)崗位說明書所規(guī)定的職責(zé)，通過崗位說明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時也便于設(shè)計目標(biāo)。

　　◎崗位說明書是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證

　　目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說明書里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見，崗位說明書是目標(biāo)管理的一個基本依據(jù)。

　　◎依據(jù)崗位說明書可清晰設(shè)計目標(biāo)

　　在崗位說明書中，具體某個項目有幾項職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰，都有非常清楚的說明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時查閱崗位說明書，以便更明確、有效地對員工進(jìn)行目標(biāo)管理。

　　崗位說明書作用3:是績效考核的基本依據(jù)

　　◎崗位說明書確定了崗位職責(zé)

　　在績效考核的時候，只有通過考察崗位說明書，才會知道只有這個崗位才有這個職責(zé)，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說明書中根本就沒有這個職責(zé)，就不能拿這個要求考核他，因為他不需要承擔(dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說明書在工作目標(biāo)管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。

　　◎崗位說明書確定了職責(zé)范圍

　　崗位說明書明確確定了某一項職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項工作沒有完成或出現(xiàn)問題時，責(zé)任十分清楚。

　　◎崗位說明書確定了考核內(nèi)容

　　崗位說明書還規(guī)定了考核評價內(nèi)容。績效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說明書寫的是一個樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個樣。

　　崗位說明書作用4:為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

　　直接決定薪酬的是崗位評價，所以崗位說明書所提供的依據(jù)評價是間接的。崗位評價是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個薪酬體系需要以崗位評價為

　　支撐性資料。而崗位評價的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說明書，如果沒有崗位說明書、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無法進(jìn)行崗位評價。因此，從根本上說，崗位說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

　　崗位說明書作用5:員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)

　　對員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要，有針對性地對具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識和實際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說明書的任職要求。

　　【案例】

　　某公司在招聘一名銷售主管的時候，發(fā)現(xiàn)一名應(yīng)聘者銷售經(jīng)驗非常豐富，但是他的學(xué)歷達(dá)不到招聘的要求。負(fù)責(zé)招聘的人力資源部經(jīng)理覺得非常可惜，破例將他錄用。本來是用他當(dāng)銷售部經(jīng)理的，但由于其任職條件欠缺，所以先讓他擔(dān)任銷售部副經(jīng)理。在接下來一段時間，針對其學(xué)歷不高的特點，將他送去大學(xué)進(jìn)修，彌補(bǔ)學(xué)歷上的不足。這樣，經(jīng)過一段時間的考察，等他自身素質(zhì)有了提高，符合職位要求時，將他提升為銷售部經(jīng)理。

　　崗位說明書作用6：為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)

　　人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項工作提供了一個依據(jù)。

　　員工大都愿意在一家企業(yè)長期工作，并不愿意來回跳槽。主要是看有沒有發(fā)展的空間，例如現(xiàn)在是銷售員，有沒有可能做銷售經(jīng)理或銷售總監(jiān)。公司就要依據(jù)崗位說明書，有針對性地做工作。

　　根據(jù)崗位說明書做員工晉升路徑圖，作為規(guī)范化管理的一個基礎(chǔ)文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來就能升到什么職位，或幾年才能達(dá)到任職條件。

　　人力資源案例分析：一份職位說明書引起的出走事件

　　當(dāng)今社會，企業(yè)發(fā)展越迅猛，或者說企業(yè)求發(fā)展的野心越大，對人才的需求越強(qiáng)烈，這種求賢若渴的心情固然可以理解，但這種狀態(tài)也同樣造成了企業(yè)招人用人的偏頗和失誤，很多時候在新增人員到崗后，企業(yè)會發(fā)現(xiàn)入職者不勝任此職位，或者此職位的工作內(nèi)容和預(yù)期存在很大不同，給入職者造成了較大落差，從而造成了企業(yè)開人或員工主動離職的情況，究其原因，一定是在招聘環(huán)節(jié)出了問題。

　　總結(jié)并概括目前的大多數(shù)情況，無外乎企業(yè)和人選雙方對對方預(yù)期和現(xiàn)實的想法存在很大差異。

　　案例：

　　從事人力資源工作的R小姐雖沒有做到HRM級別，但其所任職的是一家知名的大型上市公司，公司對HR工作極為重視，使得R小姐在此公司任職的三年中積累了較豐富的HR經(jīng)驗，同時也具有一定的行政管理經(jīng)驗，深得領(lǐng)導(dǎo)好評。不久前，因經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響公司大面積裁員，R小姐不幸身列其中，于是開始尋求職業(yè)生涯第二次發(fā)展之機(jī)會。

　　很快，一位朋友推薦一個小公司給她，聲稱此公司在尋找人力資源經(jīng)理，并把JD發(fā)送給她，JD中明確列出了四條HRM通用的任職資格和工作描述，另外加注有一定的行政經(jīng)驗者優(yōu)秀。由此R小姐得出，此職位相當(dāng)于人力行政經(jīng)理，重點在人力資源各個模塊的運用，和自己之前經(jīng)歷相符，同時其本人也期望得到一個全面掌控HR工作的機(jī)會，由此看來，此機(jī)會很適合自己的發(fā)展。

　　不出所料，面談進(jìn)展很順利，薪水5K，隨低于之前的5.5K，但R小姐并不介意，一周后正式入職。

　　在入職10天后，R小姐卻主動提出離職，義無反顧的離開了這家公司。

　　短短十天，是什么讓R小姐的態(tài)度瞬時轉(zhuǎn)變呢?經(jīng)友人了解，R小姐很勝任此工作，并在一周內(nèi)將全公司的績效考核體系搭建起來，馬上就要實施，此時卻得到了減薪的通知，令她十分費解，找到投資方大老板溝通。

　　這次溝通直接導(dǎo)致她對工作及公司失去了信任。原來，大老板不但對其所做工作不認(rèn)可，同時明確表示自己所需要的只是一個行政人員，相應(yīng)的薪水并不能給到之前談好的5K，需要減薪至3k左右，當(dāng)時，R小姐很憤怒。

　　用R小姐的話說，行政的工作和人力資源的工作在老板眼里原來是一回事，這是對她的工作專業(yè)度的一種侮辱，這種看低HR工作的老板和公司，是不值得一起共事的。

　　同時，R小姐對公司出爾反爾的態(tài)度很費解，“說實話，如果剛開始談3K，我也不會完全拒絕，畢竟工作內(nèi)容對我以后的發(fā)展有很大幫助，也是一種挑戰(zhàn)，現(xiàn)在突然要求減薪，我不能接受。”

　　拋開薪水不談，作為HR從業(yè)者相信會很理解R小姐的遭遇，這種理解可能更多的是在同行之中，換言之，如果這種遭遇放在其他崗位從業(yè)者身上，我們是否也會報以同樣的心情和態(tài)度呢?畢竟，這種問題的出現(xiàn)不僅僅是因為老板，還有負(fù)責(zé)招聘的HR，都或多或少存在某些招聘和用人上的分歧或失誤。

　　當(dāng)然，R小姐的遭遇同樣不可避免有HR的責(zé)任，我們可以說HR不專業(yè)，但不專業(yè)可以慢慢變得專業(yè)，這是小問題，關(guān)鍵是HR需要完全去明白老板腦子里對這個職位怎么看，怎么想，我認(rèn)為這并不完全屬于專業(yè)范疇的問題，這是幾乎所有公司HR每天都要應(yīng)對的重要問題。

　　追根溯源，R小姐的遭遇，從企業(yè)方招聘角度講，是職位說明書設(shè)計的失敗。但是隱藏在一行行任職資格和職位描述背后的諸多因素，才是導(dǎo)致招聘失敗的關(guān)鍵因素。

　　職位說明書，相信專業(yè)的HR是可以寫的很漂亮，但這種漂亮在某種意義上可以和“不實際”概念偷換。

　　這種不實際在真正工作中會有很多表現(xiàn)，如：“公司的財務(wù)人員同樣肩負(fù)著行政的職責(zé)”、“以績效和培訓(xùn)見長的HR在80%的時間里忙于處理員工關(guān)系問題”、“擁有豐富的醫(yī)藥領(lǐng)域客戶資源的銷售總監(jiān)長時間的帶領(lǐng)團(tuán)隊維護(hù)FMCG客戶”……歸納一下，招聘的失敗往往體現(xiàn)在企業(yè)對人選的不滿意，或者人選對職位設(shè)置的不理解，要么大材小用，要么小材大用，要么邊用邊看。

　　對于出現(xiàn)過這種問題的企業(yè)及HR，試問一下：

　　1、對于老板的想法你是否真正領(lǐng)悟

　　2、對于職位對公司的重要性你是否真正理解

　　老板的意圖不清楚，怎么能去寫職位說明;公司需要這個職位解決什么問題你不清楚，怎么能去寫職位說明?

　　如果你想很輕松的完成職位說明的設(shè)計，那么以上兩點必須要搞清楚，同時，切忌從網(wǎng)站上或者大綱里隨便摘抄或組合一些條條框框組成一個JD，這是最平常又是最忌諱的做法。

　　如何省時省力做出一個有效地職位說明呢?在回答并實踐這個工作前，切記拋棄一些傳統(tǒng)的思維方法和習(xí)慣。

　　1、拋開“超人”理念

　　做HR的都明白“人職匹配”，這和“超人”是兩個相反的論調(diào)，老板總在想，要是這個人能幫我解決ABCDE這些問題那就輕省了，這種想法固然可以理解，但HR千萬不要跟著老板的想法走，找一個真正能解決企業(yè)某個問題的牛人就足夠了，老板和你的考慮角度不同，但是殊途同歸——最優(yōu)效的配置人力資源，只不過，HR相對于老板，不能過于理想化，世界上本不存在“超人”，念叨的人多了，一樣不存在。

　　2、拋開“優(yōu)秀”，回歸“適合”

　　世界上優(yōu)秀的人很多，但是你的公司人員有限，夸張的說，如果為了一個優(yōu)秀的人而傾家蕩產(chǎn)，血本無歸，最后只能讓自己債上加債，人是有底線的，企業(yè)同樣有。相信有不少HR都有這樣的經(jīng)歷，招進(jìn)來一個優(yōu)秀的人，落實到工作上卻只是用了他的一小部分優(yōu)秀，有時效果適得其反。小廟供不了這龕大佛，問題是，如果佛稍微大一點，很多人可能就覺得自己占了便宜，歡歡喜喜抱回家了。

　　所以說，優(yōu)秀并不代表合適，只要明確哪些人適合公司發(fā)展需求，就是一種成功。

　　另外，請不要跨階段用人，先解決眼前的問題，或者說3年之內(nèi)的問題，3年之后，企業(yè)發(fā)展到什么階段，有什么需求，再選擇相應(yīng)的人來依靠。

　　眼光太發(fā)展，未必是好事。

　　3、拋開“漂亮”，注重實用

　　如前所述，在JD的設(shè)計及撰寫過程中，漂亮的東西大家都喜歡，但這種不合理的漂亮有時候更像是一顆重磅炸彈。

　　老板看著很漂亮，應(yīng)聘者看著也覺得漂亮，不經(jīng)意間雙方對于職位的預(yù)期會攀高，老板會說“這么優(yōu)秀的人，真不錯!”應(yīng)聘者會說“這么好的機(jī)會，真不錯!”結(jié)果可想而知，雙方都覺得很冤“為什么會是這樣?”

　　故，拋開“漂亮”字眼，注重實用，真實，才有可能找到適合自己的人才。

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