崗位說明書的誤區(qū)
崗位說明書的誤區(qū)
管理的現(xiàn)代化必須有科學、規(guī)范的內(nèi)部管理做保障。由于崗位說明書具有明確工作職責與權(quán)限、工作目標、工作特點、任職人員資格等作用，并能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已受到企業(yè)重視，并成為現(xiàn)代管理的基礎工作之一。但是，目前有很多企業(yè)在完善了崗位說明書的工作后，并沒有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應有的作用。筆者認為，這并不是崗位說明書本身的局限，更多是企業(yè)走進了崗位說明書編寫的誤區(qū)，降低了其在管理中的應用性。 崗位說明書編寫的誤區(qū) 崗位說明書編寫的誤區(qū)：
1、功能錯位 在談及崗位描述時，很多企業(yè)都能捧出厚厚一疊的文案，但細讀后，就會發(fā)現(xiàn)，他們并不是崗位說明書，而僅僅是崗位職責制。企業(yè)的崗位職責制并不是崗位說明書。崗位職責制側(cè)重于崗位任職人應該完成的職責，并不能全面反映崗位的信息，并沒有其行為或工作活動的結(jié)果。但是崗位說明書則全面反映了崗位和崗位任職人的全面息。
2、職責交叉 為適應外部競爭環(huán)境，許多企業(yè)以團隊來設計工作任務，即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成，這就出現(xiàn)了職責交叉。正確地處理職責交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應，取長補短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫崗位說明書時對這些職責交叉的工作沒有明確各崗位的職責權(quán)限，以及對工作結(jié)果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領(lǐng)導，工作中出現(xiàn)問題各部門間又互相推諉，降低了工作的效率。例如某企業(yè)，其員工福利工作在人力資源部由薪酬及福利主管負責，在后勤部由福利管理員負責，那么，當新員工對公司福利制度不了解時，他究竟應該找人力資源部還是應該找后勤部的福利管理員咨詢呢?
3、職責重疊 在企業(yè)的實際中，對于工作任務性質(zhì)相同、工作任務量較大的工作，有的崗位不可避免會出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象。在崗位描述時是否只需編制一份崗位說明書呢?很多企業(yè)在描述此類崗位時，采取了簡單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務的差別，以及由此導致的對任職人資格的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進行描述，應該采取“一崗一份”描述書的方式，每個任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開展工作分析工作時，卻混淆了“工作”和“崗位”這兩個概念。
4、閉門造車 目前，不少企業(yè)已經(jīng)認識到崗位說明書的作用，紛紛在企業(yè)開展工作分析的工作。但編寫出來的崗位說明書卻未真正起作用。有的企業(yè)在追求管理科學化、現(xiàn)代化對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個崗位上的任職人自己編寫崗位說明書;有的企業(yè)，由人力資源部自己閉門造車，使描述脫離本企業(yè)的實際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀的標準，結(jié)果使崗位說明書無法在實際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。
5、不成體系 崗位說明書編寫的過程，其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新認識的過程。一套科學、規(guī)范的崗位說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責或縮小職責、任職資格主觀性強等問題。有的為了節(jié)約成本，甚至只對關(guān)鍵崗位或部門進行崗位描述，導致后續(xù)的崗位評價、招聘等工作缺乏客觀、統(tǒng)一的尺度，科學的人力資源管理工作也無從談起。
崗位職責動詞使用規(guī)范表： 崗位說明書編寫誤區(qū)的原因分析 在崗位說明書編寫工作中，為什么會出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)?筆者認為出現(xiàn)誤區(qū)的原因主機有以下幾點：
1、為編寫而編寫 目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規(guī)范，或管理者本身的行為不規(guī)范等問題，使得企業(yè)存在職責不清、工作任務隨意性較大、出現(xiàn)問題互相推諉等管理問題，不少企業(yè)只關(guān)注崗位說明書的結(jié)果或形式，使得崗位說明書成為現(xiàn)實工作流程的“再現(xiàn)”。從某種意義上講，筆者認為企業(yè)崗位說明書編寫工作的開展，應該側(cè)重于工作分析的過程，把崗位說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點，或者說是一次業(yè)務流程的重組，從而明確各崗位的職責與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實現(xiàn)科學管理的目的。
2、缺乏專業(yè)的技術(shù)或培訓 崗位說明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏崗位說明書編寫的專業(yè)技能或培訓，所以也存在描述不規(guī)范，用語不準確的現(xiàn)象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關(guān)于一項工作最終要取得的結(jié)果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職入應承擔的責任，所具有的權(quán)限和工作必須達到的目標、規(guī)范權(quán)責利的關(guān)系。但不少企業(yè)的崗位說明書在描述用語的選擇上，籠統(tǒng)地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述“千崗一面”，使崗位職責描述過小或者過大。
3、宣傳不到位 不少企業(yè)把編寫崗位說明書的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導現(xiàn)象，改善現(xiàn)有的職責劃分等。但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業(yè)各個崗位工作的現(xiàn)狀的描述還是對目標狀態(tài)的描述，即“是什么”和“應是什么”的問題。若選擇后者“應是什么”，則在界定各個崗位職責時必須對現(xiàn)存的職責交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進行調(diào)整，這將導致一部分員工的工作職責和權(quán)限的變動，可能招致抵制的阻力，因此，編寫工作必須得到管理者高層的認同或支持。 與此同時，我國的一些企業(yè)，特別是一些民營企業(yè)管理極不規(guī)范，工作任務的分配通常取決于員工個人的工作能力和領(lǐng)導的意志，使得基層員工疲于應付上級的命令，“忙的忙死、閑的閑死”，造成“工作無計劃、管理打亂仗”的現(xiàn)象。
4、崗位說明書的管理不及時 隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位工作內(nèi)容與要求也會不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡時代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說明書應不斷修改，修改的頻率應根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進行選擇。因此當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時，企業(yè)應及時修訂崗位說明書。然而，一些企業(yè)的崗位說明書并沒有隨著企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位說明書在新形式下已失去價值，崗位說明書的規(guī)范和指導作用也難以發(fā)揮。
如何科學、規(guī)范地編寫崗位說明書
1、高層的支持和認可 在開展崗位說明書編寫工作之前，人力資源經(jīng)理一定要和相關(guān)的高層領(lǐng)導進行討論，明確規(guī)范崗位職責的意義、正確定位崗位說明書的編寫工作，取得領(lǐng)導對崗位職責“變革”的理解和支持，并保證在崗位說明書的.實施過程中，高層領(lǐng)導能率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變原來自由隨意的管理風格。
2、員工的參與和配合 企業(yè)在編寫崗位說明書時，各部門的主管以及員工應該參與人力資源部，要為其各個部門提供編寫技術(shù)的培訓、指導和審核。尤其是做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內(nèi)容的含義。對現(xiàn)行人員配置達不到或者遠超出企業(yè)要求的現(xiàn)象，企業(yè)應向員工解釋其原因，打消他們的各種思想疑慮，保持企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
3、逐步分層實施 崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎，因此界定崗位職責的第一步是界定部門的職責。 其次，將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務量和工作的要求，應將部門的工作任務合理地分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責。特別是對“一崗多人”的情況，運用規(guī)范的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項：會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析等(見部門職責分配圖)。 部門職責分配圖。
4、使用規(guī)范用語 規(guī)范崗位說明書的描述方式和用語關(guān)系到崗位說明書的質(zhì)量，因此這一工作不容小覷。標準的崗位職責描述格式應是“動詞 賓語 結(jié)果”。動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規(guī)范表;賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內(nèi)容，結(jié)果表示通過此項工作的完成要實現(xiàn)的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支持”。
5、建立動態(tài)管理機制 崗位說明書管理工作相當重要，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出不同的要求。因此企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，人力資源部應建立崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。目前，我國很多企業(yè)已開始注重這一問題。如聯(lián)想集團甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。
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