崗位說明書怎么編寫
職位說明書，又稱工作說明書，是對工作分析的結(jié)果(如工作描述、工作資格等)進行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本，包括職位標(biāo)識、職位概要、工作職責(zé)，關(guān)鍵績效指標(biāo)、工作聯(lián)系、任職資格、確認簽字等七個部分。
編制職位說明書是企業(yè)各項人力資源管理中最為基礎(chǔ)的工作，也是薪酬制度、考核標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容等確立的依據(jù)。
企業(yè)中不同的崗位都有其特定的地位和職責(zé)，制作職位說明書時需要把握目標(biāo)崗位的工作流程，并熟識撰寫規(guī)范，否則會影響職位說明書的作用。筆者在從事咨詢工作中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在編寫職位說明書時經(jīng)常出現(xiàn)的問題有以下幾個：
問題一 混淆職位概要的內(nèi)容
職位概要，實際上是要求用一句話概述該職位的使命及作用。但如果簡單從字面上理解，很可能犯兩類錯誤：其一，將其與職位標(biāo)識混淆，進而省略對該部分的描述;其二，將其定位為對崗位職責(zé)的簡單陳述，導(dǎo)致該項目與“工作職責(zé)”項目之間內(nèi)容邊界的模糊，最終演變?yōu)楣ぷ髀氊?zé)的簡略版。
問題二 核心項目的遺漏或贅述
工作職責(zé)是職位說明書的核心部分之一。在描述時，如果忽視與工作分析調(diào)查和訪談結(jié)果的結(jié)合，就可能影響其周全性和完備性。比如，在人力資源部經(jīng)理的工作職責(zé)中必然有對公司制度、計劃等文件的管理，但如果撰寫者缺乏對該職責(zé)的了解很可能只會簡單地描述為“組織編制年度部門工作計劃、總結(jié)”，“組織實施人力資源管理的規(guī)章制度、文件”等，而一些報批、審核、督導(dǎo)等若干細節(jié)性職責(zé)就被忽略掉了。
任職資格是職位說明書的另一核心部分。它是任職者履行職位職責(zé)時，所應(yīng)具備的最低資格條件(或稱必備要求)，包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗，核心知識、核心能力、通用技能、素質(zhì)要求、工作環(huán)境等。如果不能區(qū)分各類項目的內(nèi)涵，可能導(dǎo)致重復(fù)描述。比如，人力資源部經(jīng)理的“核心能力”一欄中有“較強的協(xié)調(diào)能力和溝通能力”的規(guī)定，如果在“通用技能”一欄又要求任職者具備“能夠建立并維護公司內(nèi)外部良好的工作關(guān)系”的技能，很顯然，這兩部分的描述是內(nèi)含因果聯(lián)系的語義重復(fù)。
問題三 用語隨意、遣詞粗糙
職位說明書的很多項目需要以規(guī)格化的模式和語詞加以描述，如果不能謹(jǐn)慎用詞、斟酌用語，將可能產(chǎn)生歧義或弱化說明書的精準(zhǔn)性。比如，將人力資源部經(jīng)理的一項工作職責(zé)描述為“負責(zé)企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執(zhí)行”，就會產(chǎn)生以下疑問：首先是語義不清。“負責(zé)”指的是親力親為，是組織安排，還是工作監(jiān)督?第二是職責(zé)不明。“企業(yè)人力資源管理制度、計劃等文件的制定和執(zhí)行”是一個連續(xù)性的管理過程，涉及組織、管理，制定、核批、審查、督導(dǎo)、實施等諸多工作環(huán)節(jié)，僅以一句話粗略帶過，造成職責(zé)描述不清，也顯然與人力資源部經(jīng)理實際的工作內(nèi)容不符。
再比如，人力資源部經(jīng)理的任職者，應(yīng)通曉現(xiàn)代人力資源引進、開發(fā)、管理等方面的知識，精通國家及地區(qū)的勞動法規(guī)和政策，可如果在職位說明書的任職資格中被描述為“掌握現(xiàn)代人力資源引進、開發(fā)、管理等方面的知識，知道國家及地區(qū)的勞動法規(guī)和政策”，表述方式缺少了程度性詞語的修飾，無形中擴大了任職者的資格范圍，弱化了職位說明書的準(zhǔn)確性。
問題四 主次不分、輕重不明
有的企業(yè)認為，職位說明書就是一個職位的流水賬，編制時無需注意太多，只要把能想到的寫全了就好。殊不知，漂亮的職位說明書就好像崗位的“標(biāo)簽”，能夠讓不了解它的人馬上把握概況、讓熱悉它的人立刻洞悉要點，企業(yè)如果在描述職位責(zé)任、工作聯(lián)系、任職資格等項目時，不分主次、無視重點地“眉毛胡子一把抓”，那么職位說明書的作用也就被泯滅了。
實際上，如果企業(yè)能夠掌握一定的編制技巧，就能夠克服以上的問題。由于職位說明書與具體崗位相關(guān)，需要結(jié)合該崗位的特點、性質(zhì)、要求等內(nèi)容加以描述。筆者選取力資源部經(jīng)理崗位分析一下。
要點一 明確職位說明書各項目的邊界
撰寫職位說明書之前，應(yīng)準(zhǔn)確定位各項目的內(nèi)涵和邊界。職位標(biāo)識是一個職位最基本、獨特的信息，幫助人們形成對該職位的直觀印象，并與其他職位相區(qū)別。職位標(biāo)識包括職位名稱、職位所在部門、職位編碼以及編制日期等四個內(nèi)容。工作職責(zé)則是對職位概要的具體化和明細化，是對特定職位主要的職能及對應(yīng)職能下所涵蓋的主要職責(zé)的詳細描述。而職位概要則是從宏觀層面把握職位職責(zé)的一種概括性表述，不同于職位標(biāo)識和工作職責(zé)。
職位概要一般要求按照“職責(zé)+范圍+目的”的范式進行。比如，人力資源部經(jīng)理的職位概要是“組織管理公司人力資源的選、用、育、留工作，保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數(shù)量和質(zhì)量的要求。”其中，“組織管理人力資源的選、用、育、留工作”是人力資源部經(jīng)理的職責(zé)，職責(zé)的權(quán)限范圍為“公司”，目的是“保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數(shù)量和質(zhì)量的要求”。
要點二 認真梳理工作分析的結(jié)果，力求全面、無遺漏
無論是工作職責(zé)的`描述，還是任職資格的規(guī)定，都應(yīng)遵循“窮舉、互斥”原則，達到“既包括所有工作內(nèi)容，又避免相互重疊”的目的。
為確保工作職責(zé)描述的完備性，對于部門、科室等負責(zé)人的職能，原則上可分為“制度、計劃、文件管理”、“業(yè)務(wù)管理”、“部門/科室管理”、“其他”等四大類。其中，如果“業(yè)務(wù)管理”類涉及的內(nèi)容較多，還可以進—步細分為具體的業(yè)務(wù)職能。一般員工的職能，可按照其工作的流程劃分。比如，人力資源部經(jīng)理的職能就分為“制度、計劃、文件管理”、“組織與職位管理”、“招聘管理”、“培訓(xùn)管理”、“部門管理”、“其他”等幾類。“其他”類中主要涉及與平行部門的業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系，以及完成上級領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)。
為避免任職資格規(guī)定的反復(fù)性，首先要明確各項目的內(nèi)涵。比如，核心知識是完成本職位工作所需的關(guān)鍵知識;核心能力是職位對任職者的關(guān)鍵能力要求;通用技能則是一種實際操作能力，包括計算機使用技能、寫作技能、外語運用技能等。進而圈定各項目書寫的內(nèi)容或格式。比如，“核心知識”就是載入文件、書本的文字性內(nèi)容;“核心能力”的描述，最好按照“應(yīng)具備的能力+要完成的任務(wù)或活動”的模式進行;若職位要求任職者掌握CAD技術(shù)、EXCEL的使用或編寫某種計算機語言程序等，就寫入“通用技術(shù)”中。
要點三 拿捏語詞，描述準(zhǔn)確，切合實際
描述工作職責(zé)時應(yīng)特別注意用詞的恰當(dāng)性，最好選擇比較專業(yè)的詞匯，如下表：
因而，人力資源部經(jīng)理“負責(zé)企業(yè)人力資源管理制度、計劃等的制定和執(zhí)行”這一職能，就可擴展為諸如“組織建立、健全人力資源管理相關(guān)各項制度，報批后組織實施”、“組織編制年度人力資源管理工作計劃，報批后組織實施”、“審核人力資源管理相關(guān)文件并督導(dǎo)實施”、“督導(dǎo)人力資源管理制度、計劃等文件執(zhí)行”等若干明晰，具體的工作職責(zé)。
另外，在描述職位所需的“核心知識”、“核心能力”、“通用技能”等項目時，應(yīng)注意運用程度性詞匯。比如，核心知識可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三個層次。人力資源部經(jīng)理應(yīng)“熟練掌握現(xiàn)代人力資源引進、開發(fā)、管理知識”，“全面理解公司的發(fā)展遠景，熟悉公司和專業(yè)公司的業(yè)務(wù)整體運作流程及制度，熟悉公司各部門的職能、職責(zé)、職權(quán)”。再比如，核心能力可分成“很強”、“較強”、“一般”三個層次。人力資源部經(jīng)理的核心能力之一是“很強的計劃管理能力，能有效制定公司的人力資源管理工作相關(guān)制度并督導(dǎo)實施”。
要點四 主次分明，突出重點
工作職責(zé)包括職能和具體職責(zé)兩個部分。職能是根據(jù)業(yè)務(wù)流程或工作性質(zhì)、內(nèi)容對各項職責(zé)的概括;具體職責(zé)是對某項職能執(zhí)行過程的描述。為體現(xiàn)條理性，二者最好都按照業(yè)務(wù)流程的順序加以描述。若職能間缺乏必要的流程關(guān)系，也庳按照相對重要性排序確定。所謂相對重要性，即崗位職責(zé)的主次順序或占用任職者工作時間多寡的權(quán)衡。
為進一步突出重要性，一般每個職位的職能劃分以及對每項職能的描述都不宜超過六項，并遵循“窮舉、互斥”原則。書寫具體職責(zé)時，可采用動賓短語的格式，以提升精準(zhǔn)性。比如，人力資源部經(jīng)理“制度、計劃、文件管理”職能里的第一項具體職責(zé)為“組織建立、健全人力資源管理相關(guān)的各項制度，報批后組織實施”。
另外，關(guān)鍵績效指標(biāo)的確定也要注意輕重之別。首先通過現(xiàn)有制度文件、訪談、外部資料、標(biāo)桿職位信息等渠道獲取備選指標(biāo)，進而針對職位職責(zé)應(yīng)達到的績效標(biāo)準(zhǔn)進行甄選。由于該指標(biāo)主要用于考核，為體現(xiàn)“關(guān)鍵”二字，一個職位墩多選取5項指標(biāo)，并依相對重要性排序。
當(dāng)職位任職者、職位直接上級和人力資源部經(jīng)理共同在職位說明書上確認簽字后，該說明書就將成為員工工作的主要依據(jù)性文件，以及管理者對其實施管理的基礎(chǔ)。
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