HR該如何快速有效編寫崗位說明書
眾所周知，編制崗位說明書是HR非常重要的基礎性工作。許多企業(yè)都有做，但做的效果和深入度就因人而異了。崗位說明書是工作分析的結(jié)果之一，也是績效考核指標設定的來源，所以編寫崗位說明書首先要進行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說明書。我們今天就一起來探討學習一下這方面的知識。以下是YJBYS小編搜羅的HR該如何快速有效編寫崗位說明書，希望對你有幫助。
1. 崗位說明書是什么
崗位說明書是企業(yè)對某一崗位上需要什么樣的員工，期望員工做什么，指導員工應該做什么、應該怎么做，以及用什么指標來考查員工工作業(yè)績的總匯。
崗位說明書包括四個大模塊：崗位基本信息、工作權(quán)限和職責、任職資格、工作環(huán)境與工作時間、關(guān)鍵績效考核指標。
崗位說明書在整個人力資源管理中是最基本的分析工具，崗位說明書可以按照公司的需求分別用于招聘、考核、晉升等各方面。
2.編制崗位說明書最重要的原則
第一，必須符合本公司本崗位的實際情況，不能隨便到網(wǎng)上去摘抄或照搬別的公司的相同崗位說明書，而是需要去實際行動，多方面了解崗位的基本特征和實際情況，寫的越貼近實際，越能為公司各層級所接受，在推廣執(zhí)行中才能得到大部分人的支持。
第二，必須明確公司部門的組織架構(gòu)，明確崗位在組織架構(gòu)中所處的環(huán)節(jié)，才能有的放矢更好的去編輯崗位說明書。
第三，必須明確崗位說明書的作用，崗位說明書是最基本的分析單位，在編制完之后還需要進一步的進行后續(xù)工作，例如完善工作流程、相關(guān)配套制度和工作表單。
3.編寫崗位說明書的步驟
崗位說明書是工作分析的結(jié)果之一，所以編寫崗位說明書首先要進行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說明書。
崗位分析是前提
進行科學有效的崗位分析是設計崗位說明書的前提。崗位分析是對企業(yè)各類崗位的性質(zhì)、任務、職責、勞動條件和環(huán)境，以及員工承擔本崗位任務應具備的資格條件所進行的系統(tǒng)分析與研究，并由此制訂崗位規(guī)范、崗位說明書等人力資源管理文件的過程。
1.崗位分析的程序
(一)準備工作階段
1、根據(jù)工作崗位分析的總目標、總?cè)蝿�，對企業(yè)各類崗位的現(xiàn)狀進行盤點，掌握各種基本數(shù)據(jù)、信息和資料。
2、設計崗位調(diào)查方案。
(1)明確崗位調(diào)查的目的;
(2)確定調(diào)查的對象和單位;
(3)確定調(diào)查項目;
(4)確定調(diào)查表和填寫說明;
(5)確定調(diào)查時間、地點和方法。
3、進行崗位分析項目的培訓宣貫，做好員工的思想工作，使員工對崗位分析有良好的心理準備。
4、根據(jù)工作崗位分析的任務、程序，分解成若干工作單元和實施環(huán)節(jié)。
5、組織崗位分析參與人員培訓，學習并掌握調(diào)查的內(nèi)容、熟悉具體的實施步驟和調(diào)查方法。
(二)調(diào)查分析階段
根據(jù)調(diào)查方案，對各崗位進行認真細致的調(diào)查研究。調(diào)查通常是面對面的訪談和問卷調(diào)查，還可以結(jié)合資料分析、現(xiàn)場觀察、關(guān)鍵事件、工作日記、小組討論等方法，廣泛、深入地搜集有關(guān)崗位工作的各種數(shù)據(jù)和資料。
(三)總結(jié)分析階段
對崗位調(diào)查的結(jié)果進行深入的分析，并采用文字圖表等形式，作出全面的歸納和總結(jié)，最終形成工作說明書。
(四)反饋優(yōu)化階段
崗位說明書不是一層不變的，應根據(jù)公司戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、績效管理等實際情況，定期進行反饋和優(yōu)化;同時在進行崗位說明書定稿前，可組織企業(yè)內(nèi)外部有關(guān)專家召開有關(guān)工作說明書的研討會，對工作說明書的訂立、修改、優(yōu)化等提出意見或建議。
工作崗位分析并不是簡單、機械地收集和積累某些信息，而是要以正確、開放和創(chuàng)新的思路與觀念，對各個崗位的特征和要求作出全面考察，創(chuàng)造性地提出各崗位的主要成份和關(guān)鍵因素，并在深入分析和認真總結(jié)的基礎上，制定出工作說明書、崗位規(guī)范等人力資源的管理制度。
2.崗位分析的方法
通常崗位分析的方法有簡單崗位分析方法(包括工作日志法、觀察法)、常用崗位分析方法(訪談分析法、問卷調(diào)查法、關(guān)鍵事件法)、現(xiàn)代崗位分析方法(工作要素法、功能性職務分析法、職位分析問卷法、管理職位描述問卷法、臨界特質(zhì)分析系統(tǒng)、任務清單法)等方法，在此僅就崗位分析調(diào)查問卷進行舉例(例表1：電機崗位分析問卷(樣表))，其他方法不做系統(tǒng)介紹。
3.崗位信息的來源
(1)書面資料。在企業(yè)中，一般都保存著各類崗位現(xiàn)職人員的資料記錄以及崗位責任的說明，這些資料對工作崗位分析非常有用。例如招聘廣告等。
(2)任職者的報告�？梢酝ㄟ^訪談、工作日志、工作計劃、工作總結(jié)、工作匯報、工作述職等方式得到任職者的報告。
(3)同事的報告。主要通過360º法，收集擬分析崗位及任職者的數(shù)據(jù)信息資料，來彌補其他資料的不足。
(4)觀察。人力資源管理者和崗位分析工作者通過到任職者的現(xiàn)場進行直接觀察或借助于其他媒介進行間接的觀察來獲取崗位及任職者有關(guān)工作的信息。
(5) 外部客戶。只要基于客戶滿意度。
4.崗位說明書模板設計
之前已經(jīng)講過崗位說明書的模塊，崗位說明書的模板設計就在這五大模塊的基礎上填寫更細的內(nèi)容，然后形成表格(因為表格更直觀)。
�、� 崗位基本信息：部門名稱、崗位名稱、崗位編號、崗位類別、崗位編制人數(shù)、崗位管理寬度、崗位的.直接上下級、崗位對內(nèi)對外協(xié)作單位。
�、� 工作權(quán)限和職責：工作概要、工作權(quán)限、工作職責。
③ 任職資格：最低學歷、適合專業(yè)、所需知識、工作經(jīng)驗、個人素質(zhì)、其他條件。
④ 工作環(huán)境與工作時間：工作場所、工作所需設備與工具、有無污染、工作班制與時間。
�、� 關(guān)鍵績效考核指標：這里需要羅列出考核期內(nèi)能夠量化的、對工作有實質(zhì)性影響的考核指標。
只要按照以上的五個模塊進行模板編輯，就能基本寫好一份崗位說明書。
5.填寫崗位說明書的注意事項：
�、� 崗位的直接上下級，一定要寫清楚直接上下級，否則會造成權(quán)責劃分不清，相互推諉責任、多頭領導的現(xiàn)象。很多崗位上面有幾個領導同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關(guān)崗位的人員往往會把指派自己工作的領導統(tǒng)統(tǒng)認為是自己的直接上級。其實每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領導同時安排工作究竟是先做哪位領導的工作呢?直接上級是需要在明確組織架構(gòu)圖基礎上，根據(jù)公司具體安排來確定的。直接下級亦是如此。
�、� 工作概述就是用一句話來描述工作的基本情況的，一般要按照以下格式來寫：根據(jù)……的要求，負責什么工作，完成什么目的。
�、� 工作權(quán)限如何填寫：首先要劃分清楚部門職責，然后把每個人的工作領域界定清楚。工作權(quán)限關(guān)系到每個人所能行使的各項權(quán)利，也限定了每個人的工作必須承擔的義務這不僅僅能夠體現(xiàn)該崗位工作重點，而且能夠為這項工作的開展起到約束和推動作用。
④ 工作職責在填寫的時候，可以先將目前的工作分解為幾個大項，再在這幾個項目的基礎上去分解。一般的編寫原則是“動詞+內(nèi)容+目的”的方式，做到不重復、無交叉，讓每個員工在看到工作職責時能很明確的指導自己該做什么。
�、� 任職資格可以很明確的表達該崗位所需要的人最基本的條件，為公司招人、用人提供基本信息。
�、� 崗位說明書編寫完成以后并不代表這項工作已經(jīng)完結(jié)，因為工作可能因為公司需要會做出調(diào)整，所以需要不停的跟進崗位動態(tài)，使崗位說明書符合公司的實際情況。
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