（1）貴函
Your letter; Your favour; your esteemed letter; Your esteemed favour; Your valued letter; Your valued favour; Your note; Your communication; Your greatly esteemed letter; Your very friendly note; Your friendly advice; Yours.
　
（2）本信，本函
Our (my) letter; Our (my) respects; Ours (mine); This letter; these lines; The present.
　
（3）前函
The last letter; The last mail; The last post; the last communication; The last respects（自己的信）; The last favour（來信）
　
（4）次函
The next letter; The next mail; The next communication; The letter following; the following.
　
（5）貴函發(fā)出日期
Your letter of (the) 5th May; Your favour dated (the) 5th June; Yours of the 3rd July; Yours under date (of) the 5th July; Your letter bearing date 5th July; Your favour of even date(AE); Your letter of yesterday; Your favour of yesterday's date; Your letter dated yesterday.
　
（6）貴方來電、電傳及傳真
Your telegram; Your wire; Your cablegram（從國外）; Your coded wire（密碼電報）; Your code message; Your cipher telegram; Your wireless telegram; Your TELEX; Your Fax.
　
（7）貴方電話
Your telephone message; Your phone message; Your telephonic communication; Your telephone call; Your ring.
　
（8）通知
(Noun)
Advice; Notice; Information; Notification; Communication; A report; News; Intelligence; Message.
(Verb)（通知，告知）
To communicate (a fact) to; To report (a fact) to...on; To apprise (a person) of; To let (a person) know; To acquaint (a person) with; To intimate (a fact) to; To send word; to send a message; To mail a notice; to write (a person) information; To give notice（預告）; To break a news to（通知壞消息）; To announce（宣布）.
　
（9）回信
(Noun)
An answer; A reply; A response.
(Verb)
To answer; To reply; To give a reply; To give one's answer; To make an answer; To send an answer; To write in reply; To answer one's letter.
（特此回信）
Reply to; Answering to; In answer to; In reply to; In response to.
（等候回信）
To await an answer; To wait for an answer.
（收到回信）
To get an answer; To favour one with an answer; To get a letter answered.
　
（10）收訖，收到
(Noun)
Receipt（收到）; A receipt（收據）; A receiver（領取人，取款人）; A recipient（收款人）
(Verb)
To receive; To be in receipt of; To be to (at) hand; To come to hand; To be in possesion of; To be favoured with; To get; To have; To have before (a person); To make out a receipt（開出收據）; To acknowledge receipt（告知收訖）.
　
（11）確認
To confirm; Confirming; Confirmation; In Confirmation of（為確認...,為證實...）; A letter of confirmation（確認函或確認書）
　
（12）高興，愉快，欣慰
To have the pleasure to do; To have the pleasure of doing; To have pleasure to do; to have pleasure in (of) doing; To take (a) pleasure in doing (something); To take pleasure in doing (something); To be pleased to (with)(by); to be delighted at (in)(with); To be glad to (of)(about); To be rejoiced in (at).

　　1貴函

　　Your letter； Your favour； your esteemed letter； Your esteemed favour； Your valued letter； Your valued favour； Your note； Your communication； Your greatly esteemed letter； Your very friendly note； Your friendly advice； Yours.

　　2本信，本函

　　Our （my） letter； Our （my） respects； Ours （mine）； This letter； these lines； The present.

　　3前函

　　The last letter； The last mail； The last post； the last communication； The last respects（自己的信）； The last favour（來信）

　　4次函

　　The next letter； The next mail； The next communication； The letter following； the following.

　　5貴函發(fā)出日期

　　Your letter of （the） 5th May； Your favour dated （the） 5th June； Yours of the 3rd July； Yours under date （of） the 5th July； Your letter bearing date 5th July； Your favour of even date（AE）； Your letter of yesterday； Your favour of yesterday's date； Your letter dated yesterday.

Chapter1 Unit 1

What is business writing?
什么是商務寫作？

1. 商務寫作是指在商業(yè)領域中會應用到的寫作方法，包括：

2. 商務寫作不是為了娛樂而閱讀的

我們閱讀商務寫作是為了得到信息（information），不是為了娛樂或放松。商務寫作的讀者不想和看小說一樣享受曲折的情節(jié)，而是想立刻就看到最后的建議（recommendation）或結論（conclusion）。

3. 商務寫作是功能性寫作

商務寫作的讀者會利用它去完成某件事。商務寫作通常用來作決定，比如說雇用新員工、改變某個企劃小組的`成員、與另外一家公司解除合作關系或是購買產品或服務。商務寫作的讀者可能會用它在演講或會議中與他人交換信息。

（本書由華東理工大學出版社授權英語發(fā)布，嚴禁轉載。）

英文商務書信 范例&應用——英文商務書信，看這本就夠了！

該書可助您掌握各種商務書信的格式與寫法，將成為您工作上不可或缺的好幫手。

采用圖解說明，清晰呈現書信格式，幫助理解和應用。

作者：威特（Witte, M ）

 出版社：華東理工大學出版社

Chapter1 Unit11 

How can I write a good opening and a good ending?
如何寫出好的開頭與結尾？

• 如何寫出好的開頭？
1) 想想你的讀者和主題。
2) 清楚說明你的主題或寫作目的。
3) 說明你的.目的，同時考慮到你希望讀者如何處理這份文件。
4) 點出文件的內容大綱。

• 如何寫出好的結尾？
1) 把重點再復述一遍，有可能的話指出相關細節(jié)。
2) 確定新的信息被清楚地標示出來
3) 向對方致謝。
4) 表示愿意回答任何問題，也愿意盡量提供更多信息。
5) 如果其他地方沒有寫明，提供絡方式。

忙碌的商務讀者會略讀，只搜尋關鍵的信息。人們在略讀的時候，會先閱讀開頭，然后閱讀結尾，但是中間一大部分往往都略過去。因此要協(xié)助你的讀者善用這份文件，就把重要的信息擺在他們最有可能找到的地方，也就是文件的開頭或結尾，或者用項目符號把它們編成醒目的列表。

如果你的文件內容比較多，里面可能會包含好幾個不同的小主題，在開頭的地方就點出這些小主題，協(xié)助讀者迅速了解文件的內容。例如，在一份講到最新營銷活動的備忘錄里，你可以把內容分成“new print campaign”（最新平面廣告營銷活動）、“new radio campaign”（最新廣播營銷活動）、“new direct mail solicitations”（最新電子郵件營銷活動）等部分。下面就來看一份報告的兩種開頭，看看哪一個寫得比較好：

Chapter1 Unit3 

Business letter styles
三種商務書信格式

1.什么是商務書信？

商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，并以商業(yè)流程或商業(yè)交易等為主要內容。

2.什么時候需要寫商務書信？

你會用商務書信與顧客、客戶、商業(yè)伙伴和其他公司進行溝通。有些商務書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個人之間的書信往來。商務書信的格式，與學術寫作或創(chuàng)意寫作不同。通常一家公司會就所有的內部文件和通信，采用一種固定的格式。如果你的公司已經有固定的格式，那就按照公司的格式。

3.信的'長度超過一頁時，如何安排格式？

如果信的內容比較長，會超過一頁，那就換一張紙繼續(xù)打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至于第二頁的格式要怎么安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。你可以把所有這些信息都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠右，然后空三行，繼續(xù)信的內容。

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作者：威特（Witte, M ）

 出版社：華東理工大學出版社

Chapter 1 Unit 4

The envelope
信封的寫法

1.寄件人地址（你的地址）

如果你的地址沒有預先印在信封上，那就把它打在信封的左上角。盡量不要手寫，先打姓名和頭銜，然后是公司的地址。地址當中不要有句號，但是逗號、破折號、連字符和表示縮寫的句號，該用的
時候還是要用。地址當中最長的一行長度，不要超過信封長度的一半，或是信封寬度的三分之一。

第一印象在商務領域中非常重要，而信封就是對方收信時第一個會看到的部分，所以信封的版面務必要清楚專業(yè)。信封上最重要的，就是你的地址和收件人的地址。

2.收件人地址

打完你自己的地址后，想象剩下空白的部分有一個 1.5 厘米寬的邊緣；這個邊緣里不要寫東西。把收件人地址打在信封的中央，同時往上不要超過郵票的`下緣。先寫收件人的姓名與頭銜，接著依照對方國家的習慣寫地址，地址當中同樣不要有句號。如果你想把該信標示為“私人信件”或“機密信件”，可以把這幾個字寫在信封右上角郵票的旁邊。如果你用的是有透明窗口的信封（開窗信封，window envelope），把信紙折好，讓信紙上的收件人地址正好對著窗口。

（本書由華東理工大學出版社授權英語發(fā)布，嚴禁轉載。）

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Chapter1 Unit12

How can I create good tone?
如何營造恰當的語氣？

•如何營造恰當的語氣？
1) 一開始就把最重要的信息寫出來，
2) 內容要有組織，
3) 語言要清楚直接，
4) 格式安排要清晰，方便讀者找到信息，
5) 檢查并修正錯誤。

“語氣”（tone）是寫作當中最難掌握的概念之一。語氣
就是文章聽起來的感覺。語氣能反映出作者對讀者的態(tài)度，
以及作者跟讀者的關系。視你的寫作主題而定，語氣可以正
式、也可以不正式，可以溫馨、也可以冷酷，可以親切、也
可以客觀，可以幽默、也可以嚴肅。你在撰寫過程當中所做
的每一項決定幾乎都會影響到語氣。會影響語氣的因素包
括：

1. 你的'遣詞造句
2. 你決定要寫入的細節(jié)
3. 信息出現的順序
4. 標點符號
5. 格式及其他因素

商務寫作并非一定要采用非常正式的語氣，太過正式的語氣反而跟太過隨便的語氣一樣，引起讀者的反感。要避免這種狀況，就使用你跟對方說話時會采用的語言即可。另外，如果你讀到一份滿是拼寫錯誤和格式錯誤的文件，心里會有什么感覺？你會覺得這份文件專業(yè)嚴肅，還是粗心大意？你對文件里的信息又會有什么反應？你覺得這些信息可靠嗎？錯誤也會影響到文件的語氣，使文件顯得不夠專業(yè)。下面來看看遣詞造句如何影響語氣：

（本書由華東理工大學出版社授權英語發(fā)布，嚴禁轉載。）

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Chapter 1  Unit 5

Basic business letter format and parts
商務信件基本要素

商務書信包含幾個特定的.部分，你要學會其正確使用與格式安排。下面就是商務書信的主要構成要素，下一頁有詳細說明。

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作者：威特（Witte, M ）

出版社：華東理工大學出版社

Chapter1  Unit 6

Sample business letter
書信范例格式套用

DISCUSSION & EXERCISE 2

1. Review the concepts.
1) What does“ flush left” mean?
2) Which format lines up every part of the piece of writing flush left?
3) In which format will the sender’s address be on the right side of the paper?
4) Which is the oldest format for business writing?
5) How is the modified block style a combination of indented style and block style?
6) In the modified block style, what parts of your letter will be on the right side of the paper, not flush left?
7) Where should the receiver’s address go on a business envelope?
8) What is a“ window envelope”?

Chapter1 Unit10

Principles for business writing: AIDA & the eight Cs
商務寫作的原則：AIDA 和8C

AIDA是一個詞首縮寫，用來描述一種有效的書面溝通。AIDA 四個字母分別代表Attention(注意力）、Interest（興趣）、Desire（欲望）和Action（行動）。AIDA 通常用于銷售和廣告領域，但也可
以應用于書面溝通，如附函（附于包裹或信件中，額外提供說明）。

1. Attention 注意力

① 一開始就吸引讀者的注意力，比說，你可以先來個語出驚人，觸及讀者的問題或需求，吸引讀者繼續(xù)讀下去，比如：

② 問問題也是吸引讀者注意力不錯的方式。格式安排在這個階段非常重要，粗體、色彩、字體、項目符號或列表等都有助于抓住讀者的'注意力。

③ 格式安排在這個階段非常重要，粗體、色彩、字體、項目符號或列表等都有助于抓住讀者的注意力。

2. Interest 興趣

① 引起讀者的注意之后，立刻激發(fā)他們的興趣，說明一下你的產品或服務；而且這一步要盡快，這樣讀者才會一直保持興趣。

② 如果有好幾點要說明，用項目符號或數字編成列表。

③ 我們也經常用問題來引起讀者的興趣：

④ 確定你的問題跟你的產品或服務是直接相關的。接著給答案，而且答案要寫得盡量有趣：

⑤ 提供一點事實信息，但是不要太多，否則內容太枯燥，讀者就會開始感到無聊。語氣盡量輕松。