�。ㄒ�)電話鈴聲一響，應盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話應先自報家門，“您好，這里是X X公司×X部，請問找哪位?”;詢問時應注意在適當?shù)臅r候，根據(jù)對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態(tài)度應熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，并且已經(jīng)理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內(nèi)容應簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重復對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。

　　(三)電話交談完畢時，應盡量讓對方結(jié)束對話，若確需要自己來結(jié)束，應解釋、致歉。通話完畢后，應等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　(四)選擇適當?shù)臅r間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

　　(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時，應詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。

　　(六)在電話上談生意，時問觀念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽得清楚，這是很關鍵的。

　　(七)如果要把對方的話做成備忘錄，最好是一邊重復對方的話，一邊做記錄，最后把記錄重復一遍，請對方確認。當然，電話的用語要謙虛恭敬。

　　(八)接到和自己業(yè)務不相關而又必須當場給予答復的電話，除非自己確實有完整的咨料.否則.決不可信口開河，妄做決定。與其信口開河以抓住客人，不如據(jù)實回答以保公司的信譽。

　　(九)不要在外面打電話做聯(lián)絡。萬一真的有必要，通電話時應該避免讓對方聽到背景聲音，例如咖啡店的音樂。另外，在沒有聯(lián)絡到對方時，要采取主動再聯(lián)絡的方法，而不要請接電話者留話要對方打電話過來。

　　此外，文員作為公司的職員，在使用電話時務必注意以下幾點禁忌：

　　1.不要在公司打私人電話;

　　2.少打長話。

　　辦公室文員其他禮儀

　　一、儀態(tài)儀表禮儀

　　1、著裝:團隊活動要求隊員統(tǒng)一著裝，顯示良好的團隊精神。

　　2、站姿抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩(wěn)健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩(wěn)，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動時，不得喧笑打鬧。

　　4、坐姿入坐時要輕穩(wěn)，走到座位前，轉(zhuǎn)身后退，輕穩(wěn)坐下。女子裙裝入座時，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時，右腳向后收半步而后站立。

　　二、見面禮儀

　　1、握手通常年長(尊)者先伸手后，另一方及時呼應。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時，時間一般控制在3秒鐘內(nèi)。

　　2、介紹介紹時應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長，內(nèi)容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。

　　3、致意 表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

　　三、談話禮儀

　　人際交往中應隨時注意使用禮貌用語，是談話中的基本要求。

　　1、問候 根據(jù)彼此的關系問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說“您好，見到您很高興”。

　　2、道歉 做了不應該做的事，應及時道歉“對不起，實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”�；蛘呤遣唤�(jīng)意打擾別人應說：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。

　　3、應答“您不必客氣”、“沒關系，這是我應該做的”、“照顧不周，請多指正”。

　　4、慰問“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

　　四、迎送接待禮儀

　　1、接站對遠道而來的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時間，保證提前迎候，接站時，準備迎客牌，并在客人到達時高舉，以便客人辨認。

　　2、會面客人到達，應主動迎接，熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應上前挽扶，客人手中提有重物應主動接過來。

　　3、入室陪客者應走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達會客室門口，應打開門，讓客人先進，并把客人介紹給在場的有關人員。

　　4、送客按照接待時的規(guī)格對等送別。離開時，應與客人熱情話別。