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電力企業(yè)檔案綜合管理的重要性
伴隨著電力行業(yè)的不斷發(fā)展，以及電力改革的不斷深入，在電力企業(yè)中對(duì)檔案的綜合管理也發(fā)生了一些新的變化。同時(shí)由于目前在電力行業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、職工身份無(wú)法得到合適以及一些技術(shù)檔案丟失，造成企業(yè)的核心產(chǎn)品遭到別人復(fù)制等問(wèn)題，已經(jīng)越來(lái)越影像到電力企業(yè)的發(fā)展。因此，必須認(rèn)識(shí)到在電力企業(yè)中實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理的重要性。
一、檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
當(dāng)前，檔案管理的現(xiàn)代化主要是管理人員的現(xiàn)代化，它要求管理人員具有較高的道德素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)，作為一名電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代的科學(xué)文化知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理。廣泛涉獵于現(xiàn)代的科學(xué)文化知識(shí)，逐步完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己成為一個(gè)復(fù)合型的檔案管理人員。實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，積極的開發(fā)檔案的信息資源，從而為電力企業(yè)提高較高的服務(wù)。
二、檔案綜合管理在電力企業(yè)管理中的重要性
1.實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理是電力企業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)部分
由于電力企業(yè)檔案的管理隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：第一，檔案管理機(jī)構(gòu)各自為政，管理方法以及標(biāo)準(zhǔn)不一樣，管理裝備也就不一樣，檔案管理管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，不能為電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。第二，由于管理人員不同的看法造成不同的做法，在檔案管理中可能會(huì)出現(xiàn)有的檔案已經(jīng)進(jìn)行登記過(guò)，而有的檔案還沒(méi)有進(jìn)行記錄，甚至出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況，這樣一來(lái)，就不利于電力企業(yè)檔案的完整性以及準(zhǔn)確性。第三，一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案呢管理肯定存在不同的認(rèn)識(shí)，從而影響檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃以及安排。因此，對(duì)于這幾方面的原因，在電力企業(yè)中實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理是非常重要的，有利于實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)化管理，
2.是實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有力保證
由于電力企業(yè)檔案中包含的信息容量比較大，涉及到的范圍也比較廣，門類也比較多，有電力企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中具有價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字以及圖片等，是電力企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，涵蓋很多科學(xué)資源信息，對(duì)這些檔案進(jìn)行綜合管理，有利于電力企業(yè)在今后發(fā)展中得到很好的借鑒，在電力行業(yè)中贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。一旦檔案中的信息資源遭到丟失或者是科研信息泄露，就會(huì)遭到別人的復(fù)制，影響企業(yè)的發(fā)展。
3.是企業(yè)管理體制不斷變化的需求
隨著我國(guó)改革開放的不斷深入，電力企業(yè)的管理體制也在不斷發(fā)生改變，正在逐漸的由封閉性的生產(chǎn)型企業(yè)向綜合開放性企業(yè)過(guò)渡，正在成為自負(fù)盈虧的生產(chǎn)者。當(dāng)電力企業(yè)面對(duì)著日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)，為了在市場(chǎng)中占有一席之地，必須引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，不斷的開拓外界市場(chǎng)，檔案管理作為電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，記載著電力企業(yè)的生產(chǎn)能力、經(jīng)營(yíng)狀況以及生存環(huán)境等各種信息，只有對(duì)它進(jìn)行綜合的開發(fā)以及利用，充分發(fā)揮其信息作用，是電力企業(yè)發(fā)展的必然選擇，因此，對(duì)檔案進(jìn)行綜合管理是電力企業(yè)體制不斷變化的需求。
4.電力企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)
因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的檔案是電力企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，里面包含的信息類別非常復(fù)雜，對(duì)檔案進(jìn)行綜合的管理能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用，為電力企業(yè)的科學(xué)決策以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)研究成果提供重要的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面以及準(zhǔn)確的服務(wù)，更好的促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展。
三、當(dāng)前，電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)的各部門在企業(yè)生產(chǎn)、管理以及經(jīng)營(yíng)的活動(dòng)直接性的形成的反應(yīng)本企業(yè)政治以及文化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、生產(chǎn)以及組織的原始記錄。然而，隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理顯得尤為重要，還面臨著一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：
1.電力企業(yè)檔案管理存在安全隱患
由于電力企業(yè)自身具有的特點(diǎn)，在檔案管理上存在一些安全隱患。例如：某些電力企業(yè)的檔案室建設(shè)在比較潮濕的地方，濕度比較大，檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的浸潤(rùn)后，就會(huì)散發(fā)出霉味，甚至有的已經(jīng)受到侵蝕;還有某些電力企業(yè)將檔案室建設(shè)在面向陽(yáng)光的地方，當(dāng)檔案資料長(zhǎng)期在陽(yáng)光下暴曬，就會(huì)使某些檔案資料受到損害，不能夠確保檔案資料的完整性;最后，有的檔案室并沒(méi)有滿足安全防護(hù)要求，像某些電力企業(yè)的檔案室就采用的還是玻璃窗戶，在窗戶上涂抹一層紙。這些因素共同使檔案管理陷入危險(xiǎn)之中。
2.管理體制存在不規(guī)范
近幾年來(lái)，隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，檔案數(shù)量也在不斷增加，原始的手工管理方式已經(jīng)不能夠滿足各個(gè)方面對(duì)檔案的使用需求。特別是過(guò)去的信套式的檔案袋上填寫案卷標(biāo)題，同時(shí)文件的檢索也不規(guī)范，直接影響了管理工作的效率。單個(gè)的用戶檔案內(nèi)容更比較少，但是占用的檔案袋數(shù)量還是挺多的，既不美觀又浪費(fèi)地方，并且容易出現(xiàn)丟失，不方便進(jìn)行保管。對(duì)于調(diào)動(dòng)檔案時(shí)還是采用原來(lái)的手工操作方式，就會(huì)使紙張變黃以及發(fā)脆，甚至出現(xiàn)字跡褪色現(xiàn)象，直接性影響檔案資料的安全。
3.檔案管理與電力生產(chǎn)不能夠有效結(jié)合在一起
電力服務(wù)涉及到千家萬(wàn)戶，電力的生產(chǎn)、運(yùn)行、傳輸以及使用、管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，為了能夠適應(yīng)安全管理的需要，大多數(shù)電力企業(yè)往往建設(shè)了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，大多承載著企業(yè)的管理信息。然而，一些電力企業(yè)在開發(fā)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)初期并沒(méi)有將檔案的信息管理也加入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。檔案管理人員也就不能夠順利的進(jìn)入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，從而不能夠很好的掌握其企業(yè)的核心，從而也接收不到更多的信息，對(duì)檔案管理不能進(jìn)一步的完善。
4.缺乏完善信息建設(shè)
檔案管理信息化是最近幾年才提出來(lái)的，因此，在大多數(shù)電力企業(yè)中，技術(shù)不夠全面。主要表現(xiàn)在以下兩方面：檔案信息化建設(shè)初期，有很多電力單位的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀進(jìn)行掃描，從而轉(zhuǎn)變成電子檔案。然而，目前由于使用的掃描儀價(jià)格都比較便宜，質(zhì)量上沒(méi)有得到保證，速度較慢，也就無(wú)法適應(yīng)在短期內(nèi)將檔案信息轉(zhuǎn)化成電子的需求。
5.電力企業(yè)檔案管理缺少專門人進(jìn)行管理
由于，很多電力企業(yè)檔案管理人員并不是由專業(yè)的檔案畢業(yè)的人員進(jìn)行整理的，在電力企業(yè)的認(rèn)識(shí)中，檔案管理僅僅只是資料的簡(jiǎn)單收集以及存放和分類，并不需要多高的文憑，只要你有耐心，就能夠做好檔案管理工作。還有一部分電力企業(yè)并沒(méi)有獨(dú)立設(shè)置專門的檔案管理部門，檔案管理部門往往都是與其他的部門進(jìn)行融合，像以往的庫(kù)房也作為檔案的管理室。這樣一來(lái)，就不方便檔案歸還以及借出，往往會(huì)出現(xiàn)一種情況，那就是沒(méi)有價(jià)值的資料倒是保存了很長(zhǎng)時(shí)間，有價(jià)值的資料沒(méi)有得到相應(yīng)的保存，在某種程度上還加大了電力企業(yè)的生產(chǎn)成本。
四、電力企業(yè)檔案綜合管理工作的創(chuàng)新機(jī)制
通過(guò)上面的分析，得知檔案綜合管理對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，因此，在電力企業(yè)的檔案管理中應(yīng)該實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新機(jī)制，值得一提的就是將檔案管理納入到合同管理中。特別在當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步完善的條件下，合同起著至關(guān)重要的作用。主要是用來(lái)約束各方有利的法律證據(jù)。作為電力企業(yè)，在進(jìn)行工程的招標(biāo)以及投標(biāo)過(guò)程中，簽訂合同以及協(xié)議，應(yīng)該將保證建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全以及準(zhǔn)確的要求納入到合同管理中，同時(shí)采用經(jīng)濟(jì)手段對(duì)另一方進(jìn)行約束，明確另一方按期交付檔案后，才及時(shí)的給予全款，一旦發(fā)現(xiàn)檔案齊全或者是不完整，應(yīng)該相應(yīng)的扣除費(fèi)用。這主要是對(duì)于電力企業(yè)中建設(shè)項(xiàng)目檔案的方法。最后，要想使檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及信息化，就必須加強(qiáng)檔案過(guò)程的管理;與其他單位的合作，力求檔案收集的完整性以及準(zhǔn)確性;還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員在工作中的監(jiān)督以及指導(dǎo)，更好的促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于在電力企業(yè)中，檔案管理存在著一定的問(wèn)題，同時(shí)檔案中包含有大量的信息資源，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，做好檔案的綜合管理工作，能夠使檔案信息得到充分的發(fā)揮，從而更好地為電力企業(yè)服務(wù)。
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