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如何做好企業(yè)檔案管理工作
檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效益率的必要條件，科學規(guī)范的管理檔案水平，是衡量企業(yè)管理水平的重要標志。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于如何做好企業(yè)檔案管理工作的知識，歡迎閱讀。
一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù);另一方面有利于社會各方面了解和準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行合作奠定堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)要在競爭中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進、注重發(fā)揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢，提升企業(yè)的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。一些企業(yè)的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的態(tài)度，樂于奉獻的精神和系統(tǒng)扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，還沒有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落后。目前，一般檔案管理都采用一臺微機、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有發(fā)揮應有的作用;三是管理不規(guī)范，有的雖有微機和檔案管理軟件，但檔案并沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。
四是缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導和有關(guān)部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過后，就出現(xiàn)后勁不足，沒有建立長效機制。再由于部分干部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平
檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時，做實做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。
(一)公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來�？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度，提高檔案利用的效率。三是在堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實基礎(chǔ)。
(三)提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標準化。因此，在推進檔案工作規(guī)范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統(tǒng)的管理模式已難以適應社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識不強，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。為此新時期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發(fā)展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
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