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投資項(xiàng)目檔案管理基本知識
目前，我國企業(yè)國內(nèi)檔案管理日趨成熟和完善，信息化程度越來越高。檔案的收集、管理、利用工作更加科學(xué)、規(guī)范，有效發(fā)揮了檔案的信息資源價(jià)值，促進(jìn)了檔案信息向企業(yè)現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和競爭力的轉(zhuǎn)化。那么，下面是由yjbys小編為大家整理的投資項(xiàng)目檔案管理基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。
檔案管理現(xiàn)狀及分析
當(dāng)前，企業(yè)境外基礎(chǔ)設(shè)施投資項(xiàng)目檔案管理普遍存在重視程度不高、管理不規(guī)范現(xiàn)象。尤其在非洲、東南亞等不發(fā)達(dá)國家，由于當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)不健全，檔案管理缺乏明確要求，造成項(xiàng)目檔案工作處于“所在國無約束，國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行”的狀態(tài)，對企業(yè)境外資產(chǎn)管理造成很大隱患。
一、對檔案管理重視不足
企業(yè)國內(nèi)總部和境外機(jī)構(gòu)對海外項(xiàng)目普遍存在“重建設(shè)、輕管理”的現(xiàn)象。各級領(lǐng)導(dǎo)普遍重視境外項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營工作，對檔案管理工作認(rèn)識不足，對項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營過程中形成的檔案資料收集與管理重視不夠。加之投資項(xiàng)目一般建設(shè)期時間緊、任務(wù)重，處于工作末端的檔案工作往往被忽視，經(jīng)常被其他工作任務(wù)擠占時間和精力。
二、檔案管理員缺乏專業(yè)知識
境外投資項(xiàng)目通常人手有限，檔案管理人員均為兼職，甚至身兼數(shù)職，人員流動性較大。檔案工作本身較為繁瑣，工作量大、專業(yè)性強(qiáng)、延續(xù)性強(qiáng)、人員變動頻繁，工作效率及質(zhì)量很難保證。此外，兼職檔案員缺乏工程知識，對工程建設(shè)及生產(chǎn)運(yùn)營了解不夠深入，檔案管理無法做到科學(xué)分類。
三、檔案管理制度指導(dǎo)性不強(qiáng)
企業(yè)總部下發(fā)檔案制度后，由于宣貫培訓(xùn)工作不到位，或是沒有充分考慮境內(nèi)外環(huán)境的不同，下發(fā)的制度缺乏操作性和指導(dǎo)性，造成執(zhí)行效果不佳。如移民檔案管理，在國內(nèi)，征地移民工作由政府主導(dǎo)，而在國外一些國家則由企業(yè)主導(dǎo)，檔案管理工作與國內(nèi)有很大不同。
四、實(shí)物檔案及聲像檔案遺失嚴(yán)重
境外投資項(xiàng)目獎牌、獎杯、證書及地質(zhì)取樣等各類實(shí)物檔案散落在不同部門和人員手中，缺乏整理，沒有臺賬，疏于管理，易造成損壞或遺失。此外，投資項(xiàng)目施工建設(shè)中，大多忽視對聲像資料收集要求，造成完工驗(yàn)收時聲像檔案缺失，又沒有辦法彌補(bǔ)。
五、沒有專門檔案室
境外投資項(xiàng)目大多數(shù)未規(guī)劃設(shè)置專門檔案室，僅以普通庫房或辦公室代替，不能滿足檔案管理“八防”要求。檔案資料的保管缺乏防火防盜、降溫除濕等必要設(shè)備，安全保管方面存在較大隱患。
工作建議
一、國內(nèi)總部
1.要高度重視、充分認(rèn)識境外項(xiàng)目檔案管理的重要意義，從上至下，強(qiáng)力推進(jìn)，明確職責(zé)，列入考核，注重獎懲，傳遞壓力，營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。
2.要支持和保證境外投資項(xiàng)目在檔案工作方面的資金投入。新建業(yè)主永久營地在規(guī)劃設(shè)計(jì)時要考慮檔案庫房的要求。如所在國沒有標(biāo)準(zhǔn)或要求，要參照國內(nèi)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃建設(shè)檔案室，妥善存儲境外投資項(xiàng)目在建設(shè)期以及未來幾十年運(yùn)營期所形成的檔案資料。建立項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，借助檔案管理系統(tǒng)的信息整合能力和檢索能力提升檔案信息資源的利用效率。
3.要重點(diǎn)加強(qiáng)工程檔案管理工作。工程檔案在項(xiàng)目檔案中所占比重較高，項(xiàng)目一線沒有檔案專業(yè)知識的人做不好檔案，沒有工程管理知識的人做不了檔案，工程檔案歸檔人員要具備工程管理背景。國內(nèi)總部可以成立檔案管理部門、工程部門以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理人員組成的檔案工作協(xié)作組，加強(qiáng)境外項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)日常指導(dǎo)、支持和監(jiān)督檢查。
4.要加大培訓(xùn)與指導(dǎo)。針對項(xiàng)目檔案管理人員多為兼職、缺乏專業(yè)知識的現(xiàn)象，國內(nèi)總部可以定期派出檔案專員加大一線檔案管理員“一對一、手把手”的指導(dǎo)和交流，必要時可以采取赴項(xiàng)目臨時“蹲點(diǎn)”方式，幫助項(xiàng)目快速理清分類、明確標(biāo)準(zhǔn)、做好模板、建好“抽屜”，推行“傻瓜式”和“一站式”服務(wù)，緩解檔案專業(yè)人員制約，確保工作質(zhì)量。
二、境外項(xiàng)目部
1.要切實(shí)重視檔案管理工作，配備檔案管理專職人員，加強(qiáng)對參建各方的檔案工作過程管理及監(jiān)督檢查力度，以合同為約束強(qiáng)化監(jiān)理審核責(zé)任。要全面貫徹落實(shí)企業(yè)檔案管理制度要求。所在國無明確標(biāo)準(zhǔn)的，要參照國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對于制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積極反饋，及時解決。
2.要在建設(shè)期樹立前期介入、中期管控和后期審核管理理念。在工程招投標(biāo)和合同簽訂階段，要明確工程文件歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求，并將其納入合同條款中約束參建各方;在工程建設(shè)初期階段，建立工程檔案制度體系，不斷完善實(shí)施細(xì)則;在建設(shè)過程中，加強(qiáng)對參建單位歸檔文件完整性、準(zhǔn)確性和組卷工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;在工程建設(shè)后期，要及時對參加方移交的歸檔資料進(jìn)行審核和抽查。
3.要在運(yùn)營期做到“了解家底、熟悉業(yè)務(wù)、總體規(guī)劃、有的放矢”。全面掌握前期已歸檔文件的類型、來源和內(nèi)容;熟悉業(yè)務(wù)，掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的具有歸檔價(jià)值的文件材料;對歸檔文件進(jìn)行合理分類與編號，明確保管期限;制定具有指導(dǎo)性和可操作性的運(yùn)營期檔案管理制度;按計(jì)劃完成年度的文件資料歸檔組卷工作。
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