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信息技術(shù)項(xiàng)目檔案歸檔應(yīng)用方法
通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)技改項(xiàng)目檔案實(shí)時(shí)收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監(jiān)控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項(xiàng)目檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的管理創(chuàng)新。下面是小編為大家分享信息技術(shù)項(xiàng)目檔案歸檔應(yīng)用方法，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、信息技術(shù)在技改項(xiàng)目檔案歸檔中的應(yīng)用目標(biāo)及特點(diǎn)
通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)技改項(xiàng)目檔案實(shí)時(shí)收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監(jiān)控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項(xiàng)目檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的管理創(chuàng)新。
信息技術(shù)在技改項(xiàng)目檔案歸檔中的應(yīng)用具有以下特點(diǎn)：
1.研究技改項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)，理順各職能管理要素之間的邏輯關(guān)系，通過技改項(xiàng)目檔案收集管理系統(tǒng)，將復(fù)雜的歸檔要求進(jìn)行任務(wù)分解，實(shí)現(xiàn)檔案文件收集的實(shí)時(shí)、有效和規(guī)范。
2.實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與實(shí)際技改項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)對接，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)，制定檔案歸檔任務(wù)，進(jìn)行任務(wù)分解，落實(shí)每一項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任部門。
3.制訂一套通用的技改項(xiàng)目檔案歸檔收集模板，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)計(jì)劃快速建立，各業(yè)務(wù)部門按照歸檔任務(wù)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)檔案文件快速在線歸檔。
4.實(shí)現(xiàn)歸檔流程的在線審批，公司領(lǐng)導(dǎo)、型號總師、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)工作人員、檔案管理人員都可以實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目檔案文件收集情況，系統(tǒng)以圖表的形式顯示完整率和歸檔率。
二、信息技術(shù)在技改項(xiàng)目檔案歸檔中的應(yīng)用前景及效益
本研究技術(shù)內(nèi)容是中航工業(yè)集團(tuán)公司以新科學(xué)管理為指導(dǎo)的管理創(chuàng)新推進(jìn)整體思路的有力支撐，其應(yīng)用模式將研究過程與實(shí)踐過程緊密結(jié)合，采用的歸檔任務(wù)分解及流程審批方法已經(jīng)過多家公司實(shí)踐驗(yàn)證，具有很強(qiáng)的實(shí)用性和一定的普適性，在大中小型企業(yè)及研究院所進(jìn)行推廣應(yīng)用，均可獲得好的應(yīng)用效果。
本研究中設(shè)計(jì)了一套涉及多類項(xiàng)目的檔案文件收集模板，檔案管理人員根據(jù)實(shí)際技改項(xiàng)目文檔要求，選擇模板，制定歸檔任務(wù)計(jì)劃，將各個(gè)階段任務(wù)進(jìn)行分解，指定每項(xiàng)任務(wù)責(zé)任部門、協(xié)助部門、歸檔時(shí)間、負(fù)責(zé)人等。相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照歸檔任務(wù)要求進(jìn)行檔案文件的歸檔。
作為中航工業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的一部分，目前已經(jīng)應(yīng)用到中航工業(yè)的多家單位，包括中航工業(yè)綜合所、南京機(jī)電液壓中心、貴州紅林機(jī)械有限公司、第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院、成飛、陜飛、哈飛等單位，同時(shí)在中國商飛也得到了應(yīng)用。
為企業(yè)帶來的效益：研究針對航空行業(yè)各企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備采購升級、重點(diǎn)型號研究、重大項(xiàng)目科研設(shè)計(jì)所形成的基建、設(shè)備和項(xiàng)目檔案文件實(shí)行流程化管理，在線監(jiān)控各企業(yè)技改項(xiàng)目檔案文件歸檔情況，徹底改變技改項(xiàng)目檔案文件傳統(tǒng)的管理手段和方式，提高工作效率、節(jié)省成本、縮短工作周期、提高檔案利用率，以適應(yīng)現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的要求。
本研究能將技改項(xiàng)目的基建、設(shè)備、科研等項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案文件收集情況管理起來，能夠追蹤檔案文件的收集情況。將收集情況通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目檔案完整率/歸檔率情況，達(dá)到促進(jìn)各責(zé)任單位積極工作、提高技改項(xiàng)目檔案文件收集效率的目的。
三、信息技術(shù)在技改項(xiàng)目檔案歸檔中的應(yīng)用過程和實(shí)踐案例
各單位的技改項(xiàng)目檔案的收集和管理具有通用的業(yè)務(wù)需求，并存在著共性問題。鑒于此，金航數(shù)碼科技有限責(zé)任公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在基于中航工業(yè)西飛對技改項(xiàng)目檔案的管理要求，并調(diào)研了中航工業(yè)其他廠所對技改項(xiàng)目檔案管理的需求后，形成設(shè)計(jì)方案并展開軟件的研發(fā)和測試，首先在西飛試點(diǎn)實(shí)施，在實(shí)施過程中逐步完善，最終滿足西飛對技改項(xiàng)目檔案收集和管理的要求，后續(xù)又對多家單位進(jìn)行了實(shí)施，都取得了較好的應(yīng)用效果。
在西飛的檔案項(xiàng)目實(shí)施過程中，主要實(shí)現(xiàn)了以下幾方面功能：
一是技改項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)發(fā)布。檔案管理員創(chuàng)建技改項(xiàng)目的基建、設(shè)備等項(xiàng)目的三層管理模板，即工程—項(xiàng)目—文件，將實(shí)際的技改項(xiàng)目按工程項(xiàng)目分解，分解到具體的設(shè)備，調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)置的設(shè)備歸檔模板，并根據(jù)實(shí)際情況在此基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整。檔案管理員在歸檔模板上將任務(wù)分解到具體的責(zé)任部門并進(jìn)行任務(wù)發(fā)布。
二是技改項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)執(zhí)行。歸檔部門責(zé)任人可以在線查看本部門所負(fù)責(zé)的技改項(xiàng)目中的歸檔文件信息，并按照要求整理歸檔文件準(zhǔn)備歸檔。
三是技改項(xiàng)目檔案歸檔率設(shè)置。各單位的歸檔責(zé)任人將整理好的歸檔文件移交給檔案管理員，檔案管理員核對歸檔文件信息，并進(jìn)行歸檔文件的確認(rèn)工作，系統(tǒng)自動算出歸檔率。
四是技改項(xiàng)目檔案歸檔情況展示。公司領(lǐng)導(dǎo)通過檔案網(wǎng)站在線查看技改項(xiàng)目檔案的歸檔完成情況，通過柱圖、表格、進(jìn)度條等方式來查看工程或項(xiàng)目的進(jìn)展程度、歸檔率等信息。西飛的項(xiàng)目案例表明，通過信息化手段解決了檔案部門收集技改檔案難的問題，解決了歸檔部門不清楚歸檔文件范圍以及歸檔不及時(shí)的問題，解決了公司領(lǐng)導(dǎo)對技改檔案歸檔情況監(jiān)控不到位等問題，提高了技改項(xiàng)目檔案歸檔的工作效率，實(shí)現(xiàn)了對技改項(xiàng)目檔案歸檔工作的有效管控，達(dá)到了西飛用戶對技改項(xiàng)目檔案歸檔管理要求的目標(biāo)。
四、結(jié)束語
國家以及各個(gè)行業(yè)都出臺了有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，都突顯了檔案管理工作在企業(yè)中的重要性，本研究論述了如何通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)技改項(xiàng)目檔案的收集和管理，但再好的信息化手段也離不開企業(yè)的重視以及管理要求，因此，加強(qiáng)企業(yè)對技改項(xiàng)目檔案管理的重視和出臺相應(yīng)的管理要求，是保障技改項(xiàng)目檔案歸檔和管理得以順利實(shí)施的重要條件。綜上所述，企業(yè)只有高度重視技改項(xiàng)目檔案管理工作，應(yīng)用有效的信息化管理工具對技改檔案進(jìn)行全過程管理，才能確保技改項(xiàng)目檔案歸檔和管理的規(guī)范，才能為今后企業(yè)的重大決策和改革提供有效依據(jù)。
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