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最新資料檔案整理及分類

時間:2024-10-23 05:52:00 資料員 我要投稿
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最新資料檔案整理及分類

  以各單位全部檔案為對象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式,保持檔案之間的有機聯(lián)系,實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。下面是小編為大家分享最新資料檔案整理及分類,歡迎大家閱讀瀏覽。

  一、檔案的分類原則:

最新資料檔案整理及分類

  以各單位全部檔案為對象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式,保持檔案之間的有機聯(lián)系,實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

  二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

  (一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個大類,即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

  (二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

  1、文書檔案分類有4種方法

  (1)保管期限---年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法,采用這種分類比較便于操作,尤其對于小單位,而對于大一些的單位,雖說不用份問題,但為了查找方便,還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則,將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件,在實際操作中,如果上、下級文件不多,則和本級合并裝盒歸檔,如果上級文件和下級文件較多,則將上、下級文件與本級文件分開,上級排前,本級排中,下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi),從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖:

  (2)保管期限---年度---問題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類,此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位,以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的,在按問題整理檔案前,先要按級別分類,上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中,除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的,上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

  (3)問題---年度----保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每各問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司),此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi),從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一年度內(nèi),同一保管期限下,從“1”開始編制一個流水號。

  (4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類,此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用,他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規(guī)定辦的,此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi),從“1”開始編制一個流水號,件號編制方法是同一保管期限下,從“1”開始編制一個流水號。

  2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

  3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

  4、會計類檔案分類有2種方法

  (1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開,再按年度時間排列,歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

  (2)年度---類別---保管期限的分類方法,首先應(yīng)分開會計年度,再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證),然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列,一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

  5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法,按載體形式設(shè)置三級類目時,音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

  6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

  7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-,實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類,也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

  8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

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