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辦公自動化介紹
1、定義
在古代的辦公活動中，人們習慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進的辦公設備如機械打字機、電話、電報等得到應用，但仍不能適應社會發(fā)展的需要。如今現(xiàn)代通信技術(shù)和手段的廣泛應用，使計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等先進的設備成為日常辦公活動的重要工具，加快了辦公自動化的進程。 早在20世紀40年代，美國的部分企業(yè)就開始使用機器來處理辦公業(yè)務，當時將這種手段稱為辦公室自動化。隨著經(jīng)濟和技術(shù)，特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室范圍，迅速滲透到管理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)。
辦公自動化是利用先進的科學技術(shù)，不斷使人們的一部分辦公業(yè)務活動物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構(gòu)成服務于某種目的的人機信息處理系統(tǒng)。
定義中強調(diào)三點：
①利用先進的科學技術(shù)和現(xiàn)代辦公設備;
�、谵k公人員和辦公設備構(gòu)成的人機信息處理系統(tǒng);
③提高效率和改進質(zhì)量是OA的目的。
辦公自動化主要是面向辦公室人員的辦公效率和質(zhì)量的，它著重解決人與辦公設備的人機接口問題，它是以現(xiàn)代化的辦公設備為前提的，是一個由硬件和軟件組成的系統(tǒng)。一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)是人員、辦公設備和信息資源三者密切聯(lián)系的一個整體。
通俗地講，辦公自動化就是利用現(xiàn)代化的設備和技術(shù)，全面或部分代替辦公人員的業(yè)務活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務。目前，辦公自動化已將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、科學管理思想和行為科學有機結(jié)合在一起，應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難于處理的數(shù)據(jù)量龐大的、包括非數(shù)值型信息且結(jié)構(gòu)不明確的辦公事務上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。
1. 辦公室的工作性質(zhì)
辦公室的功能很多，歸根到底表現(xiàn)在兩個方面：一是處理辦公信息;二是產(chǎn)生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報表、語言、圖形圖像等。
2. 辦公自動化的主要內(nèi)容
辦公自動化將現(xiàn)代技術(shù)裝備，科學管理思想和行為科學有機結(jié)合在一起，應用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。早期的辦公自動化主要是使用電腦、復印機等單機設備代替辦公人員大量重復勞動，而現(xiàn)代辦公自動化已構(gòu)成一個人機系統(tǒng)，使一部分辦公活動由人過渡到由設備完成。辦公自動化的主要內(nèi)容包括文字處理、報表處理、數(shù)值和非數(shù)值計算、圖形圖像處理、語言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。
2、特點
辦公自動化是信息化社會最重要的標志之一，它具有以下特點：之一，它具有以下特點：
1.辦公自動化是當前國際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學科
辦公自動化的理論基礎是行為科學、管理科學、系統(tǒng)工程學、社會學、人機工程學等，它的技術(shù)基礎是計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、自動化技術(shù)等，其中計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學、行為科學是辦公自動化的四大支柱或稱四大支撐技術(shù)。綜合起來看，辦公自動化是以行為科學為主導，系統(tǒng)科學為理論基礎，綜合運用計算機技術(shù)和通信技術(shù)完成各項辦公業(yè)務。辦公自動化不是簡單的自動化科學的一個分支，而是一個信息化社會的時代產(chǎn)物，是一門綜合的學科技術(shù)。
2.辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)
在辦公自動化系統(tǒng)中“人”是決定因素，是信息加工的設計者、指導者和成果享用者;而“機”是指辦公設備，它是辦公自動化的必要條件，是信息加工的工具和手段。信息是辦公自動化中被加工的對象，辦公自動化綜合并充分體現(xiàn)了人、機器和信息三者的關(guān)系。一個典型的OA系統(tǒng)應包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個基本環(huán)節(jié)，核心任務是向各級
3.辦公自動化將辦公信息實現(xiàn)了一體化處理
信息通常有如下形式：
•文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等;
•語言：有電話、聲音郵遞、聲音文件等;
•數(shù)據(jù)：包括數(shù)據(jù)文件、報表、紀錄等;
•圖像：有電視會議、電視監(jiān)督等動態(tài)圖像;
•圖形：包括樣品照片、統(tǒng)計圖表、傳真圖像等靜態(tài)圖形。
辦公系統(tǒng)把基于不同的技術(shù)的辦公設備用聯(lián)網(wǎng)的方式聯(lián)成一體，以計算機為主體將各種形式的信息組合在一個系統(tǒng)中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。
4.辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量
辦公自動化是人們產(chǎn)生更高價值信息的一個輔助手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。
辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，并提高自動化程度，從而提高辦公效率、方便辦公工作，獲得更大效益，對信息社會產(chǎn)生積極影響。其主要特點有：
(1)辦公自動化是涉及文秘、行政管理、電子、機械、物理等學科并利用計算機、通信、自動化等技術(shù)的一門綜合性學科。
(2)辦公自動化是融人、機器、信息資源三者為一體的人機系統(tǒng)。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個基本環(huán)節(jié)。
(3)辦公自動化包括文字、數(shù)據(jù)、語言、圖像等信息的一體處理功能。
(4)辦公自動化能夠優(yōu)質(zhì)、高效地處理辦公信息和事務。
辦公自動化系統(tǒng)從功能上可以化分為三個層次，或者三個子系統(tǒng)。他們是事務處理、信息管理和決策支持子系統(tǒng)。如上圖。
在上述三個層次中，事務處理是最基礎的層次，信息管理是第二層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯(lián)系。決策支持依賴于信息管理層提供的信息，信息管理層又依賴于事務處理層對信息的采集、處理和篩選。三個層次之間的聯(lián)系可以由計算機的數(shù)據(jù)和程序的調(diào)用來實現(xiàn)。目前，國內(nèi)事務處理級的辦公自動化系統(tǒng)最為普遍，并且仍處在逐步發(fā)展和完善的階段。
3、功能組成
1. 收發(fā)文管理
收發(fā)文管理主要負責公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程處理。現(xiàn)有起草人起草公文，之后通過網(wǎng)絡發(fā)送給審批人，審批合格后簽發(fā)。當收到一份公文時，先進行收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動發(fā)送到批辦、承辦人處，最后由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應的安全機制，具備相應的保密級別，通過指定不同級別人員具有的不同權(quán)限，還可以實現(xiàn)網(wǎng)上公文查詢。發(fā)文管理用來實現(xiàn)內(nèi)部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)、到最后的整理、歸檔的發(fā)文流程的計算機自動化控制，達到文檔發(fā)文自動化。
2. 外出人員管理
外出人員管理主要是通過電子公告板方式實現(xiàn)對外出人員進行登記管理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時聯(lián)系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知有關(guān)人員。外出歸來后再通過網(wǎng)絡撤銷外出通告。
3. 會議管理
在傳統(tǒng)方式下，召開會議時需要的大量文件讓人頭痛不已，而在OA方式下則要輕松得多，可實現(xiàn)網(wǎng)絡遠程實時會議控制，圖文、影音在線傳輸。并可通過瀏覽器安排、管理會議。
4. 領(lǐng)導活動安排
主要負責辦公室對領(lǐng)導的工作和活動進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排，包括一周活動安排和每日活動安排。相關(guān)人員可據(jù)此安排日程，以便安排相應工作，不至于發(fā)生沖突。
5. 論壇管理
所謂論壇類似現(xiàn)實生活中的公告牌，用于系統(tǒng)內(nèi)部人員在上面發(fā)布相關(guān)公開信息。論壇管理主要負責對這些信息的管理，比如信息分類、更新等等。公告牌可以用來發(fā)布各種通知或其他公用信息�？稍趦�(nèi)部開通電子郵件，并具備和系統(tǒng)外部乃至國際互聯(lián)網(wǎng)的信息交流能力。各級領(lǐng)導和業(yè)務人員可以在統(tǒng)一的圖形化環(huán)境里，方便地得到幾乎所有與其工作相關(guān)的資料、信息和其他數(shù)據(jù)，即使是在家中或出差也可不間斷工作。
6. 個人用戶管理
個人用戶工作臺用于對本人各項工作進行統(tǒng)一管理，例如安排日程、活動，查看處理當日工作，存放個人的各項資料、紀錄等。此外個人用戶還可以通過電子郵件與其他單位或個人交流意見、討論問題及傳送材料。7. 電子郵件 電子郵件系統(tǒng)可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8. 遠程辦公
每一個工作人員都不能保證一直在辦公室中工作。當遠離辦公室或出差，而又非常需要了解單位的某些數(shù)據(jù)信息時;當想在離本單位較遠的地方設立幾個辦公點時，可通過電話網(wǎng)、DDN專線等連接的遠程計算機，完成所有的有關(guān)辦公的功能。
9. 檔案管理
辦公自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)交互式的勞資人事管理。把員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結(jié)合，有效提高工作效率，降低管理費用，實現(xiàn)高速、實時的查詢管理。
10. 綜合信息
提供單位職工的電話號碼查詢，增進職工與單位和外界的溝通;提供國內(nèi)外相關(guān)法律、法規(guī)查詢，并提供相關(guān)咨詢服務。公共信息服務不僅能使本單位內(nèi)部共享其他信息資源的信息，也使社會各界能共享政府、企事業(yè)單位可公開的信息，如企業(yè)形象宣傳等。
11. 簡報期刊
提供國內(nèi)外主要報刊雜志的查詢和特定信息檢索。徹底改變傳統(tǒng)以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業(yè)的各類有用信息，為用戶提供共享信息的環(huán)境。提供信息查詢、統(tǒng)計、分析功能，協(xié)助領(lǐng)導決策管
4、國內(nèi)外發(fā)展情況
辦公自動化在美國及日本等發(fā)達國家已經(jīng)得到了迅速的發(fā)展。此表為美國的發(fā)展情形，日本則相對滯后。
世界OA系統(tǒng)的發(fā)展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統(tǒng)的發(fā)展，不惜花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業(yè)中發(fā)展得比政府部門要早，并且水平也較高。各公司、企業(yè)不僅把OA視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是利用它來加強經(jīng)營管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競爭能力的重要條件。
20世紀90年代以后，國外的辦公自動化得發(fā)展趨勢為如下四個方向： 1)OA設備向著高性能、多功能、復合化和系統(tǒng)化發(fā)展;
2)OA系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無紙化和綜合化發(fā)展;
3)以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向發(fā)展;
4)通信在OA系統(tǒng)中的地位將進一步增強，可以充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡體系。
我國的辦公自動化技術(shù)起步較晚，20世紀70年代該項技術(shù)傳入我國，80年代才真正地得到重視和發(fā)展。此表為我國的發(fā)展情況。
我國的辦公自動化發(fā)展的特點是起步晚、發(fā)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟、國防服務。國家投資建設的有經(jīng)濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領(lǐng)導機關(guān)12個大信息管理系統(tǒng)，具有規(guī)模大、體系完整、高技術(shù)和現(xiàn)代化的管理效能，是代表我國一級水平的OA系統(tǒng)。目前，我國的辦公自動化系統(tǒng)正朝著集成化、網(wǎng)絡化、多媒體和智能化的國際水平發(fā)展。
辦公自動化的實現(xiàn)，不僅僅是取代秘書的部分工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統(tǒng)習慣、工作環(huán)境和決策進程等方面的深刻變革，使辦公行為科學化、規(guī)范化和標準化。各國的經(jīng)驗表明：國家經(jīng)濟現(xiàn)代化必須依賴各級管理水平的提高和辦公自動化。因此，辦公自動化必將對我國整個社會生活的各個方面產(chǎn)生深刻的影響。
5、辦公自動化設備
為了具備和完善辦公自動化系統(tǒng)的功能，除了進行辦公人員的相應知識培訓外，必須配備相應的辦公硬件設備和軟件資源。在現(xiàn)代辦公管理中的主要業(yè)務中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統(tǒng)中，計算機使必不可少的核心設備。辦公自動化系統(tǒng)的硬件和軟件組成如圖所示。
辦公自動化系統(tǒng)的硬件是指辦公自動化系統(tǒng)中實際裝置和設備，而軟件是指用于運行、管理、維護和應用開發(fā)計算機所編制的計算機程序。
•通信設備：如：局域網(wǎng)，電話，電傳等。
•輸出設備：如：圖像掃描儀，復印機，傳真機等
•系統(tǒng)軟件：如：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序等
•支持軟件：如：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)
•通用軟件：如文字處理系統(tǒng)，圖形處理系統(tǒng)等
•專用軟件：工資管理系統(tǒng)，圖書管理系統(tǒng)等
電子計算機一般俗稱為電腦.計算機的種類很多，根據(jù)它的規(guī)模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據(jù)其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。
一套計算機系統(tǒng)必須由硬件和軟件兩大部分共同組成，兩者有機結(jié)合、相得益彰，才能是系統(tǒng)發(fā)揮功效。實際上，在計算機技術(shù)的發(fā)展進程中，計算機軟件隨硬件技術(shù)的迅速發(fā)展而發(fā)展，反過來，軟件的不斷發(fā)展與完善，又促進了硬件的新發(fā)展。
打印機是辦公自動化系統(tǒng)的主要輸出設備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產(chǎn)品。擊打式以針式點陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。
20世紀50年代美國施樂公司推出第一臺商用復印機。
按照復印機顯影方式可分：單組份和雙組份。
按照復印的顏色可分：單色和彩色。
按復印機尺寸分：普及型(A3)，手提式，大工程圖紙(A2以上)。 按使用紙型來分：特殊紙，普通復印紙。
按成像處理方式分：數(shù)字式，模擬式。
傳真機是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過通信線路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁式靜止圖像信號從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發(fā)送文件完全相同的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠距離的復印。
英文為facsimile.國際上常用FAX表示。
掃描儀是一種光機電一體化的高科技產(chǎn)品，是除鍵盤和鼠標外電腦使用最廣泛的輸入設備。掃描儀由多種用途，比如可以利用它輸入照片建立字節(jié)的電子影集;輸入各種圖片建立自己的網(wǎng)站;掃描手寫信函再用E-mail發(fā)送出去以代替?zhèn)髡鏅C;還可以利用掃描儀配合OCR軟件輸入報紙或書籍的內(nèi)容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的不凡功能，使我們在辦公、學習、和娛樂等各個方面提高效率并增加了樂趣。
數(shù)碼相機是一種能夠進行拍攝，并通過內(nèi)部處理把拍攝到的光學圖像轉(zhuǎn)換成以數(shù)字格式存放的電子圖像的特殊照相機。
6、辦公軟件介紹
Microsoft Office是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，Office XP是最新的版本(第四代)。
Word主要用來進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作;
Excel 主要用來進行又繁重任務的預算、財務、數(shù)據(jù)匯總等工作; PowerPoint 主要用來制作演示文稿和幻燈及投影片等，甚至可以制作賀卡、流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖等;
Access 是一個桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫應用程序;
Outlook 是一個桌面信息管理的應用程序，可以用于聯(lián)系人列表、日程安排等;
FrontPage 主要用來制作和發(fā)布Internet的Web頁面。
這幾個軟件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相連接，或利用復制粘貼功能共享數(shù)據(jù)資源。
Lotus公司的Smartsuite是另一個流行的辦公套件，商業(yè)辦公領(lǐng)域應用廣泛。
WPS 我國珠海金山軟件股份有限公司推出。
OpenOffice 5年前一家名為Star的德國公司開始致力于開發(fā)一個跨平臺的辦公軟件StarOffice并提供免費下載。它是世界上唯一一個非常接近Microsoft Office而又可以跨平臺的產(chǎn)品。2年前Sun公司收購了Star軟件公司，并繼續(xù)開發(fā)，直至2000年10月13日傳出驚人消息：Sun開放了StarOffice的絕大部分源代碼，并且成立了OepnOffice.org組織專門從事開放源代碼辦公軟件的開發(fā)工作。
現(xiàn)在基于OpenOffice開發(fā)的軟件遵循兩種協(xié)議：要開放源代碼的GPL協(xié)議或不開放源代碼的SISSL商業(yè)版權(quán)協(xié)議，RedOffice就是遵循后者的。
以上介紹了辦公自動化的基本概念、辦公自動化系統(tǒng)的主要功能，介紹了微型計算機、打印機、復印機、傳真機和其他常用現(xiàn)代辦公設備的基本常識，還簡要介紹了常用辦公軟件的應用場合。這里著重進行辦公自動化的知識性介紹，使大家了解辦公自動化的相關(guān)概念和基礎知識，為后面的操作應用打下基礎。
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