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無紙辦公自動(dòng)化
在黨和國家號(hào)召構(gòu)建節(jié)約型社會(huì)、和諧社會(huì)，倡導(dǎo)綠色環(huán)保的今天，我們對(duì)于紙張的浪費(fèi)和由于對(duì)已經(jīng)普及的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)利用率低的原因而造成的紙張無必要使用的情況應(yīng)該有所行動(dòng)。
在文秘這個(gè)崗位上的一年多時(shí)間里，在日常收發(fā)文件的過程中接受著紙張無必要的浪費(fèi)實(shí)施，對(duì)于這種現(xiàn)狀分管領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)也都看在眼里，急在心里，所以今天我想把自己對(duì)于無紙化辦公的一點(diǎn)不成熟想法彈出來，看是否符合本單位的實(shí)施前提。從而為綠色環(huán)保作出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。
一、背景
隨著現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于日常工作中。它在提高工作效率的同時(shí)，有效地壓縮了辦公成本，好處顯而易見。因此，倡導(dǎo)“無紙化辦公”模式是加快現(xiàn)代行政事業(yè)單位發(fā)展的重要步驟。
所謂“無紙化辦公”，顧名思義就是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)及事務(wù)的處理。它的最終目的是規(guī)范辦公流程、提高辦事效率。我們說任何一項(xiàng)系統(tǒng)的上線都應(yīng)該代表著合理、簡(jiǎn)便、安全的作業(yè)方式或方法。“無紙化辦公”的第一作用就應(yīng)該是提高生產(chǎn)效率，達(dá)到避免浪費(fèi)，降低辦公成本的目的。
當(dāng)今中國經(jīng)濟(jì)正在走轉(zhuǎn)變發(fā)展方式之路，從外延式向內(nèi)涵式轉(zhuǎn)變。因此，深刻理解“無紙化辦公”的真正內(nèi)涵，從而建立起發(fā)展科學(xué)化、辦公規(guī)范化、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理節(jié)約化的新“四化”行政辦公顯得尤為重要。
二、具體實(shí)施
我處現(xiàn)在收到的主要上級(jí)來文單位：市交通運(yùn)輸局和省運(yùn)管局基本可以做到了電制版的傳送，故是否有望跟主要的上級(jí)主管部門進(jìn)行銜接和協(xié)調(diào)將來文方式改變?yōu)殡娮影妗Ｈ缬胁糠值闹匾募枰堎|(zhì)存檔，在有電子版的情況下，也十分簡(jiǎn)便，打印存檔便可。而公文的傳閱及辦理均可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)�？蓪㈩I(lǐng)導(dǎo)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。通過對(duì)文件傳閱、審批流程的定義，便可在網(wǎng)絡(luò)中對(duì)文件進(jìn)行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶可對(duì)所傳閱討論的文件發(fā)表各自的意見、相互交流并進(jìn)行最終的定稿及簽署，對(duì)文件進(jìn)行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進(jìn)行打印輸出。只要會(huì)寫字，不需要學(xué)習(xí)繁瑣的鍵盤輸入方法，就和日常在紙上辦公時(shí)批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而大大減少了培訓(xùn)工作量，這對(duì)最終用戶和開發(fā)商都有利。
領(lǐng)導(dǎo)辦公可以與工作的各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，動(dòng)態(tài)電子簽名認(rèn)證保證了領(lǐng)導(dǎo)簽名內(nèi)容的不可更改性和來源的真實(shí)性�？梢岳脛�(dòng)態(tài)電子簽名認(rèn)證可以實(shí)現(xiàn)可靠的身份確認(rèn)功效，比傳統(tǒng)鍵盤密碼更安全、更有效。用動(dòng)態(tài)簽名認(rèn)證來替代傳統(tǒng)密碼口令驗(yàn)證，極大增加系統(tǒng)中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。
含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以大大減少重復(fù)勞動(dòng)，它可以使各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理工作串聯(lián)起來，同時(shí)也能處理流程上多環(huán)節(jié)的任務(wù)�？梢苑奖氵M(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的審核、批復(fù)、簽字，同時(shí)也可以進(jìn)行不同環(huán)節(jié)批復(fù)的查詢。不僅解決了傳統(tǒng)辦公的效率低下和紙張浪費(fèi)狀況，而且也解決了因領(lǐng)導(dǎo)無法使用煩瑣的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)而閑置的信息化投資。
那么厚重的文件，占用巨大空間的文檔室逐步都可以濃縮在電腦和移動(dòng)硬盤里，不知環(huán)保還可以為單位節(jié)省空間和資源。對(duì)于安全性的考慮我們可以將文件多備份幾份便可。至于購置移動(dòng)硬盤的成本肯定低于每年大量的紙張使用和浪費(fèi)而付出的代價(jià)。
三、無紙化辦公的效果
無紙化辦公實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理，提供了一個(gè)科學(xué)、開放、先進(jìn)的信息化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，并進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公或在外辦公，改善工作進(jìn)度方便工作者。
無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對(duì)信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。通過信息化建設(shè)，開展電子商務(wù)、電子政務(wù)，其具體效果有四個(gè)方面:
(一)整合資源
通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的人力資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，形成正規(guī)、科學(xué)、開放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續(xù)發(fā)展。
(二)加快信息流通
領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。工作人員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和單位文化。 規(guī)范辦公流程
建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，讓單位充滿活力，促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。
提高辦事效率
有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時(shí)查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。
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